Mødrehjælpshåndbog Bestyrelsesarbejde
Indhold Bestyrelsens arbejde... 2 Generalforsamling... 2 Konstituering af bestyrelsen og ansvarsfordeling... 2 Organisering af bestyrelses- og udvalgsarbejdet i lokalforeningen... 5 Årets gang i bestyrelsen... 5 Bestyrelsens forretningsorden... 5 Planlægning af bestyrelsesmøder... 6 Indkaldelse til bestyrelsesmøderne... 6 Selve bestyrelsesmøderne... 7 Referater... 7 Bilag 1 Organogram for lokalforeningsstruktur... 8 Bilag 2 Notat om bestyrelsesansvar af 9. februar 2011... 9 Bilag 3 Eksempel på dagsorden og referat... 12 Senest opdateret august 2016/los 1
Bestyrelsens arbejde Når en lokalforening oprettes, nedsættes en bestyrelse. Det er bestyrelsens opgave at planlægge og gennemføre aktiviteter i henhold til Mødrehjælpens formål og inden for lokalforeningens vedtægter. Det vil sige, at bestyrelsens arbejde går ud på at udvikle og koordinere aktiviteter samt sørge for, at de kan føres ud i livet. Udover at drive butik med genbrug til børn samt igangsætte aktiviteter for brugerne, handler bestyrelsesarbejdet også om at rekruttere medlemmer og frivillige, som står i butikken og fører aktiviteterne ud i virkeligheden. Bestyrelsen sørger for, at de økonomiske aspekter af foreningsarbejdet udføres i overensstemmelse med god praksis og instrukser fra Fonden Mødrehjælpen. Endelig har bestyrelsen et samlet ansvar for, at lokalforeningen får medieomtale og profilerer sig lokalt. Generalforsamling Generalforsamlingen er lokalforeningens øverste myndighed. Her godkendes bestyrelsens beretning og det reviderede årsregnskab, og bestyrelsen for det kommende år vælges. Generalforsamlingen skal være afholdt hvert år inden den 22. februar, således at bestyrelsen kan være repræsenteret på det ordinære repræsentantskabsmøde i april. Lokalforeningerne melder tilbage til frivilligafdelingen med deres årsberetning, underskrevet beslutningsreferat og et revideret regnskab efter generalforsamlingen senest tre hverdage efter d. 22. februar. Lokalforeningens bestyrelse indkalder medlemmer af lokalforeningen til generalforsamlingen for at gennemgå foreningens arbejde i det forgangne år og fremlægge bestyrelsens planer for det kommende år. Generalforsamlingen kan ses som bestyrelsens rettesnor over for medlemmerne. Bestyrelsen har til ansvar at følge beslutninger, som er truffet på generalforsamlingen og sikre at eventuelle arbejdsopgaver bliver udført. Der følges op på beslutninger og opgaver ved generalforsamlingen det følgende år. Generalforsamlingen kan således ses som medlemmernes sikkerhed for, at bestyrelsen arbejder inden for rammerne af Mødrehjælpens og lokalforeningens formål. For bestyrelsen er generalforsamlingen en unik mulighed for at få gode råd og feedback på de aktiviteter og arrangementer, der er blevet holdt i det foregående år. Derudover er der ligeledes mulighed for at få nye folk ind i bestyrelsen. Vær opmærksom på, at der gælder særlige formalia ved en generalforsamling fx er dagsordenen vedtægtsbestemt, og der gøres brug af en ekstern dirigent, som kender til formalia i forbindelse med generalforsamlinger. Det er en god idé at læse lokalforeningens vedtægter for de præcise regler for generalforsamlingen samt de formelle regler for bestyrelsesmøderne. Find gældende vedtægter på www.moedrehjaelpen.dk/vedtaegter-lokalforeninger/. Konstituering af bestyrelsen og ansvarsfordeling Der er mange opgaver, som går på tværs af bestyrelsen og som ikke specifikt knytter sig til en bestemt post i bestyrelsen. Det er op til bestyrelsen af fordele opgaver og ansvarsområder imellem de siddende bestyrelsesmedlemmer. Tværgående opgaver kan fx være: Rekruttering af frivillige og medlemmer Fundraising af midler til aktiviteter Planlægning og gennemførelse af diverse møder Udarbejdelse af handleplaner og vedtagelse og godkendelse af budgetter 2
En bestyrelse i Mødrehjælpens lokalforeninger skal mindst bestå af 5 og højst 7 medlemmer + suppleanter. På det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig. Det vil sige, at bestyrelsesmedlemmerne rent formelt fordeler de forskellige poster og ansvarsopgaver imellem sig. Her besættes som minimum følgende poster jf. lokalforeningens vedtægter: Formand Næstformand Kasserer Derudover kan bestyrelsen fordele andre poster eller ansvarsområder til bestyrelsesmedlemmerne eller vælge at dele ansvaret imellem sig. Alt efter bestyrelsens størrelse og arbejdsopgaver anbefaler Mødrehjælpen, at bestyrelsen fordeler følgende ansvarsområder mellem bestyrelsesmedlemmerne: Kommunikationsansvarlig (sekretær) Butiksansvarlig Aktivitetsansvarlig Fundraisingansvarlig Hvert år efter afholdt generalforsamling informeres frivilligafdelingen om konstitueringen og ansvarsfordelingen via bestyrelsesskabelon-skemaet, som findes på www.moedrehjaelpen.dk/materialer-tilfrivillige. Dette dels med et formelt sigte, men også med et praktisk, således at hjemmesidens kontaktpersoner samt kontaktlister kan opdateres. Poster og ansvarsområder Overordnet set deler bestyrelsen det juridiske og økonomiske ansvar for lokalforeningen og ingen bestyrelsesmedlemmer kan således stilles individuelt ansvarlig for eventuelle økonomiske eller juridiske problemstillinger medmindre de handler ulovligt, ufornuftig og uden rettidig omhu. Se bilag 2 Notat om bestyrelsensansvar for uddybning. Formand Som formand har man det overordnede ansvar for lokalforeningens drift. Det vil sige, at det er formandens opgave at sørge for, at der afholdes arrangementer og aktiviteter i tråd med foreningens vedtægter, samt at afrapporteringer, budgetter og regnskaber bliver udarbejdet på de rigtige tidspunkter jf. årshjul for lokalforeninger udarbejdet af Fonden Mødrehjælpen. Selvom bestyrelsen kan vælge at organisere arbejdet anderledes er det typisk formanden, som har ansvar for følgende arbejdsopgaver: Ledelse af bestyrelsen og bestyrelsesmøder Planlægning af generalforsamling Repræsentation overfor eksterne aktører Opfølgning på arbejdsopgaver i bestyrelsen Bindeled mellem lokalforeningen og Fonden Mødrehjælpen Pressekontakt og ansvarlig for at videresende eller besvare henvendelser Bevare overblik over lokalforeningens aktiviteter, beslutninger og økonomiske situation Næstformand Som næstformand er man stedfortræder for formanden. Næstformandens primære opgave er at støtte op omkring formandens arbejdsopgaver og at fungere som sparringspartner. Kasserer Kassereren er ansvarlig for at føre lokalforeningens regnskab, overvåge økonomien og komme med forslag til budgettet. Det er den samlede bestyrelse, der har det fulde ansvar for at økonomien hænger sammen og at regnskaber samt budgetter udarbejdes korrekt. Kassereren tager typisk ansvar for følgende opgaver: Holder styr på bonner og kassebeholdning Bogfører udgifter i regnskabsprogram og opdaterer regnskab 3
Udarbejder forslag til budget Holder løbende bestyrelsen informeret om økonomiens udvikling Udarbejder årsregnskab Det er hele bestyrelsen, og ikke kun kassereren, som er ansvarlig for økonomien. Det er kassererens ansvar løbende at bogføre udgifter og indtægter samt at sørge for, at regnskabet er revideret til generalforsamlingen. Men det er den samlede bestyrelses ansvar at have styr på økonomien og derudfra beslutte, hvad pengene skal bruges til. Som bilag 2 er vedlagt Notat om Bestyrelsesansvar af jurist Trine Rørdam. Kommunikationsansvarlig Som kommunikationsansvarlig i bestyrelsen har man til opgave at sikre en fornuftig kommunikation mellem lokalforeningens medlemmer, frivillige, udvalg og bestyrelsen samt med lokalforeningens eksterne partnere. I det daglige vil mange af disse opgaver være uddelt til andre frivillige, men det er den kommunikationsansvarlige, som hjælper med at gøre kommunikationen så effektiv som muligt. Derudover kan flere af de administrative opgaver lægges hos den kommunikationsansvarlige. Administration, herunder mødeindkaldelser, referater, vedligeholdelse af adresselister Kommunikation med udvalg og aktivitetsgrupper Opsøgende arbejde og samarbejde med lokale parter Administration af lokalforeningens mail og herunder distribution af mails Formidling af designguide og kvalitetssikring af skriftlige materialer såsom annoncer og pressemeddelelser Aktivitetsansvarlig Med aktiviteter forstås frivillige sociale aktiviteter, som varetages af frivillige med henblik på netværksdannelse, hverdagsmestring og forældreevne hos Mødrehjælpens målgruppe. Den aktivitetsansvarlige fungerer som kontaktperson for de forskellige aktivitetstovholdere, som koordinerer de enkelte aktiviteter. Som aktivitetsansvarlig varetager man opgaver såsom: Sparring med de enkelte aktivitetsansvarlige omkring rekruttering af frivillige og kontakt til potentielle brugere, som ønsker at deltage i aktiviteterne Igangsættelse af nye aktiviteter Registrering af deltagere og evaluering af aktiviteter Støtter aktiviteterne fx med sparring omkring konflikthåndtering, organisering og koordinering Fungerer som bindeled mellem bestyrelse og aktiviteter ved at holde bestyrelsen opdateret på aktiviteternes fremskridt og udfordringer, samt holde aktiviteterne opdateret på relevante diskussioner og beslutninger i bestyrelsen Butiksansvarlig Som butiksansvarlig i bestyrelsen drejer opgaverne sig om at støtte butikstovholderne med information og sparring. Formålet med butikken er at tiltrække et stort antal kunder og derigennem tjene mest muligt til lokalforeningen og Fonden Mødrehjælpen. Opgaverne for den butiksansvarlige er blandt andet: Sparring omkring salg, service og kundekontakt i butikken Assistere butikken med rekruttering af frivillige og marketing med henblik på at optimere salget Komme med ideer til butiksindretning og koordinere med butikskonsulent i Fonden Mødrehjælpen Fungere som bindeled mellem bestyrelse og butik ved at holde bestyrelsen opdateret på omsætning mm., samt holde butikstovholderne opdateret på relevante diskussioner og beslutninger i bestyrelsen 4
Fundraisingansvarlig Som fundraisingansvarlig i bestyrelsen har man til opgave at koordinere lokalforeningens arbejde for at finde økonomiske midler til projekter, aktiviteter mm. Der oprettes et udvalg, som kan bestå af en lille gruppe frivillige, der ikke er med i bestyrelsen. Disse frivillige støtter lokalforeningen med at udvikle projekter og aktiviteter, samt hjælper med at gøre ideerne til støtteværdige projektbeskrivelser. Som fundraisingansvarlig koordinerer man arbejdet i udvalget, som har til opgave at: Sætte sig ind i de problemstillinger, som vores målgruppe oplever og være med til at udvikle nye indsatser Finde frem til og ansøge mulige lokale fonde, virksomheder og sponsorer Opbygge og pleje kontakten til donorerne Følge op på evt. dokumentationskrav fra fondene Organisering af bestyrelses- og udvalgsarbejdet i lokalforeningen Udover at fordele ansvarsområder mellem sig i bestyrelsen, anbefaler vi, at lokalforeningen opretter udvalg, der kan varetage forskellige opgaver i lokalforeningen. Både for at undgå at bestyrelsesmedlemmerne overbebyrdes med opgaver samt for at inddrage og give de øvrige frivillige i lokalforeningen mulighed for at tage ansvar. Det kan være et aktivitetsudvalg, der står for Den Rullende Kagemand eller Måltidet. Eller det kan være et fundraisingudvalg, det står for at opsøge fonde, virksomheder mv. Ved oprettelse af udvalg, er det altid godt at sikre, at udvalget har en kontaktperson/ansvarlig, der sidder i bestyrelsen, så bestyrelsen altid er informeret om, hvad der arbejdes med i udvalget. Mødrehjælpen har udarbejdet et organogram for lokalforeningsstruktur se bilag 1, der beskriver, hvordan bestyrelses- og udvalgsarbejdet kan organiseres i lokalforeningen. Årets gang i bestyrelsen Som bestyrelse fastsætter man selv tempo og form for lokalforeningens aktivitetsniveau, men fra Mødrehjælpens side er der nogle frister, som skal overholdes. Derfor har Mødrehjælpens frivilligafdeling udarbejdet et årshjul for lokalforeninger, som løbende holdes opdateret. Dette findes altid opdateret på Mødrehjælpens hjemmeside: www.moedrehjaelpen.dk/materialertil-frivillige. Bestyrelsens forretningsorden Det kan være en fordel for bestyrelsen at udarbejde en forretningsorden for bestyrelsesarbejdet. En forretningsorden er en nedskrivning af de spilleregler, man beslutter at arbejde efter i bestyrelsen. Det er op til bestyrelsen af afgøre indholdet i forretningsordenen, men det kan være nyttigt at overveje følgende: 1. Bestyrelsesmøder - hvor ofte skal der afholdes bestyrelsesmøder, og med hvilken tidsfrist skal der indkaldes til møderne? 2. Dagsordenen Lav gerne en skabelon, som man kan tage udgangspunkt i ved hvert møde. Se bilag 3 for inspiration. 3. Referater - hvilke krav stilles til form, udsendelse og godkendelse af referatet? 4. Beslutningsdygtighed - hvor mange skal der være til stede for, at bestyrelsen kan træffe beslutninger? 5. Afstemningsregler - gælder almindelig stemmeflerhed? I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme da afgørende? 6. Opgavefordelingen - hvem klarer hvilke opgaver? Og hvilket arbejde indebærer posterne: formand, næstformand, kasserer, sekretær mv. Se organogram bilag 2 for inspiration. 7. Udvalg/arbejdsgrupper - hvilke udvalg og/arbejdsgrupper skal nedsættes? Fx arbejdsgruppe, som står for rekruttering af frivillige og medlemmer eller udvalg for hver af de aktiviteter, bestyrelsen vælger at igangsætte? Hvem er tovholder for udvalg/arbejdsgruppen? Hvordan refererer tovholder tilbage til bestyrelsen? 5
8. Habilitetsregler fastsæt rammerne for hvornår man som bestyrelsesmedlem er habil og inhabil i forhold til at træffe beslutninger, som vedrører lokalforeningen. Gennemgå og følg lokalforeningens og Mødrehjælpens vedtægter samt Mødrehjælpens regnskabsinstruks for lokalforeninger. 9. Tavshedspligt Gennemgå og følg Mødrehjælpens retningslinjer for tavshedspligt 10. Børneattest Gennemgå og følg Mødrehjælpens retningslinjer for indhentning af børneattest. 11. Økonomiopfølgning - hvor ofte skal bestyrelsen præsenteres for et opdateret regnskab? I det nedenstående behandles nogle af punkterne til inspiration. Planlægning af bestyrelsesmøder Der er ingen regler for, hvor ofte der skal holdes bestyrelsesmøder, men de fleste lokalforeninger holder 6-8 møder om året. Møderne kan planlægges ved det første møde efter generalforsamlingen eller afholdes når der er behov for at følge op på uddelegerede arbejdsopgaver, iværksætte nye aktiviteter eller når udefrakommende begivenheder, kræver en beslutning fra den samlede bestyrelse. Det er en god idé at aftale møder for et halvt år af gangen. Dette vil give alle et klart billede af de arbejdsopgaver, der ligger i bestyrelsesarbejdet i den kommende tid. Lad dog altid sidste punkt på dagsordenen være punkter til næste bestyrelsesmøde, da det sagtens kan ske, at mødeplanen skal revideres. Overvej også hvilke møder, I ønsker, at Mødrehjælpens konsulenter deltager på. Der kan være emner på dagsordenen, hvor I har behov for at få konsulentens viden og sparring (fx ift. handleplansudarbejdelse, igangsættelse af aktiviteter, butiksdrift). Det kan også være, at I ønsker at konsulenten faciliterer et møde for omkring en særlig tematik. Det kan være en god idé at aftale perioder, hvor man holder lidt længere pauser mellem møderne. Selv om arbejdet er drevet af socialt engagement, er der stadig behov for perioder, hvor man ikke behøver at tænke på bestyrelsesarbejdet. Eksempelvis kan bestyrelsen vælge at holde fri i sommermånederne. Den letteste måde at strukturere bestyrelsesåret på er ved at tage udgangspunkt i de vedtagne handleplaner og budgetter. Hvilke arrangementer og aktiviteter er der sat penge af til, og hvornår vil det passe bedst at afholde aktiviteterne? Alt afhængig af bestyrelsens rolle i forskellige aktiviteter kan det give mening at afholde udvalgsmøder som fokuserer eksempelvis på planlægningen eller evalueringen af de pågældende aktiviteter. Indkaldelse til bestyrelsesmøderne Vi anbefaler, at bestyrelsen i forretningsordenen bliver enige om at indkalde til bestyrelsesmøde senest 8 dage forinden, også selvom mødet har været aftalt måneder i forvejen. Med mødeindkaldelsen følger en dagsorden og eventuelle bilag til gennemlæsning. Internt i bestyrelsen må man aftale, hvornår punkter til dagsordenen senest kan modtages. Det kan være før fristen for mødeindkaldelsen, således at den dagsorden, der følger med mødeindkaldelsen, er den endelige. Det kan også være efter fristen for indkaldelsen, således at punkter til dagsordenen modtages eksempelvis 3 dage før mødet, i så fald skal der sendes en revideret dagsorden ud senest dagen forinden. Baggrunden for, at der er frister for indkomne dagsordenspunkter er, at de bestyrelsesmedlemmer, som ikke kan deltage i mødet, skal have mulighed for at komme med deres skriftlige kommentarer til punkterne på dagsordenen. Det er også grunden til, at der ikke tages beslutninger om noget under punktet eventuelt, da de bestyrelsesmedlemmer, der ikke er til stede, ikke har haft mulighed for at komme med deres besyv til dette punkt. 6
Selve bestyrelsesmøderne Det er vigtigt at aftale en mødestruktur og holde sig til den. Bestyrelsesmøder kan let trække i langdrag, hvis ikke man indarbejder en mødedisciplin. Hvordan man vælger at strukturere møderne er forskelligt, men nogle af de typiske problemer undgås ved at sørge for At alle møder velforberedte op til mødet. Det vil sige, at alt, med indkaldelsen udsendt materiale er gennemlæst, og kommentarer og tanker er afklaret. At der vælges ordstyrer, hvis vigtigste opgave er at styre diskussionerne og samle op på punkterne på dagsordenen. Det kan anbefales, at ordstyreren og formanden ikke er en og samme person. Både for at aflaste formanden, men også for at sprede ansvaret på flere personer. Referater Det er op til bestyrelsen at vælge en måde, hvorpå man sikrer, at der tages referat af bestyrelsesmøderne. Det kan fx gå på tur eller være et bestemt bestyrelsesmedlem, som har denne specifikke opgave. Aftal en procedure for godkendelse af dagsorden. Referaterne indeholder alle trufne beslutninger samt oplysninger om, hvilke personer, der er ansvarlige for de planlagte aktiviteter. I de tilfælde, hvor der er modstridende synspunkter i bestyrelsen, bør man kort beskrive de holdninger, der gives udtryk for, og derefter hvilken beslutning, der blev taget. For at sikre åbenhed og overblik over beslutningerne, bør referaterne sendes bredt ud fx inden for de første 10 dage efter mødet. Vær dog obs på, at der ikke fremgår personfølsomme informationer, inden referatet offentliggøres. Se bilag 3 for eksempel på dagsorden og referat. Rigtig god fornøjelse med bestyrelsesarbejdet. 7
Bilag 1 Organogram for lokalforeningsstruktur 8
Bilag 2 Notat om bestyrelsesansvar af 9. februar 2011 Hvad: Bestyrelsesansvar defineres som det ansvar, personer kan ifalde under udøvelsen af deres hverv som bestyrelsesmedlem. Hvem: Mødrehjælpens lokalforeninger er selvstændige juridiske personer. Dette til trods for at de rammer, de agerer inden for, følger af nogle af Fondens Mødrehjælpens bestyrelse fastsatte vedtægter. Lokalforeningen kan selv indgå aftaler med tredjemand og er ikke underlagt økonomiske restriktioner i forhold til, hvor meget lokalforeningen kan tegne sig for. Alle medlemmer i en bestyrelse uanset om arbejdet er frivilligt eller lønnet - kan ifalde personligt ansvar for deres handlinger eller undladelser. Der er ikke en maksimumgrænse for, hvor stort et beløb, man hæfter for. Det betyder, at man som bestyrelsesmedlem i princippet kan blive erklæret personlig konkurs, hvis man bliver mødt med et erstatningskrav, man ikke kan honorere. Hvordan: 3 betingelser skal altid være opfyldt for at statuere erstatningsansvar uanset af hvilken grund i dansk ret: 1. man har handlet culpøst 2. der er lidt et økonomisk tab som følge heraf, og 3. tabet var påregneligt for skadevolder. Der tages udgangspunkt i, hvordan en almindelig samvittighedsfuld person ville have forholdt sig i en given situation dvs. der ses helt konkret på, om en handling eller en undladelse har været uforsvarlig ud fra de oplysninger, der forelå på tidspunktet for handlingen, om skadevolder (i dette tilfælde bestyrelsen eller bestyrelsesmedlemmet) burde have vidst dette, og om nogen som følge af handlingen eller undladelsen har lidt et økonomisk tab. Det betyder i praksis, at man kun ifalder ansvar, hvis man disponerer på en ufornuftig måde, ud fra det kendskab man har om sin lokalforening, og denne disponering har som konsekvens, at tredjemand lider et tab. Dette er det teoretiske ansvar. Noget helt andet er, hvor stor risikoen er for at ifalde et bestyrelsesansvar: Jo større en organisation er, desto større må eksponeringen for bestyrelsesansvar antages at være. Retspraksis Hvordan og hvornår ifaldes bestyrelsesansvar? Ansvaret bliver først interessant i det øjeblik kreditorer (banker eller leverandører) i forbindelse med en lokalforenings konkurs har lidt et økonomisk tab, som kreditorerne så forsøger at gøre bestyrelsesmedlemmerne personligt ansvarlige for. AOF-dommen Dette er den seneste Højesteretsdom fra 2006. Højesteret statuerer her, at selvom man arbejder i en frivillig forening (AOF i Århus) af en vis størrelse, kan man ifalde ansvar på helt samme måde som bestyrelsesmedlemmer i professionelle bestyrelser. Det forhold, at man ikke har erfaring med bestyrelsesarbejde har ikke afgørende vægt. Man skal derfor vurderes i tråd med de standarder, der gælder for virksomhedsledelser. I den konkrete sag blev bestyrelsen ikke gjort erstatningsansvarlig på trods af at virksomheden gik konkurs efter flere års tabsgivende drift, fordi Højesteret mente, at der ikke var noget at bebrejde bestyrelsen, der efter bedste evne havde gjort, hvad der stod i deres magt for at undgå konkurs. 9
OKS-dommen Højesteret behandlede i 1998 sagen om Odense Kammeraternes Sportsklub, der blev erklæret konkurs. Kreditorerne (konkursboet) nedlagde påstand om, at bestyrelsen skulle betale erstatning for det tab, der var lidt som følge af, at OKS havde fortsat driften af selskabet, selvom alt håb for at drive selskabet, reelt var ude. Højesteret gav kreditorerne ret i, at det var uansvarligt, at bestyrelsen ikke havde undladt at indstille aktiviteterne i foråret 1989 efter årsregnskabet for 1988 viste et underskud, der gjorde egenkapitalen negativ. Bestyrelsen ifaldt ansvar uanset bestyrelsesarbejdet var ulønnet. Rideklubs køb af foder Østre Landsret afsagde dom i denne sag om en rideklub, der havde svært ved at betale sin foderregninger til sælger. Bestyrelsen havde igennem længere tid haft et begrundet håb om en bedre økonomi, idet kommunen var blevet ansøgt om et ekstraordinært kommunalt tilskud. Det lykkedes imidlertid ikke for klubben at få tilskuddet, hvorefter de måtte stoppe driften. Østre Landsret udtalte dels, at eftersom sælger vidste, at rideklubben var en forening, kunne bestyrelsesmedlemmerne ikke gøres personligt ansvarlige, og dels at bestyrelsesmedlemmerne ikke havde udvist en sådan uansvarlighed, at der forelå særlig grund til at gøre dem personligt ansvarlige. Sælger kunne derfor kun søge sig fyldestgjort i foreningens formue og ikke i bestyrelsesmedlemmers privat økonomi. Håndboldklubben Virum-Sorgenfri Foreningen havde besluttet at oprette en eliteafdeling med professionelle håndboldspillere og ansatte to trænere. Der blev iværksat mange initiativer for at øge sponsorer og dermed indtjening, bl.a. ved at ansætte en sportsdirektør. Klubben gik konkurs i 2002 og trænerne kunne ikke få deres løn. Der blev derfor anlagt sag med påstand om personlig hæftelse i bestyrelsen, da bestyrelsen efter konkursboets opfattelse ikke burde have indgået kontrakterne med lønnede trænere på det givne tidspunkt, hvor den økonomiske situation i klubben ikke var god nok, hvilket bestyrelsen burde have indset. Landsretten lagde vægt på de særlige usikre forhold, der gør sig gældende for sportsklubber, der kan være nødt til at disponere over fremtidige usikre indtægter for at kunne indgå kontrakter med spillere og trænere. Der blev tillige lagt vægt på, hvor realistisk og forsvarligt budgettet, der dannede baggrund for ansættelsen af trænerne, var. Landsretten konkluderede, at bestyrelsen ikke havde grundlag for at stille spørgsmålstegn ved, at det ikke ville lykkes dem at skaffe de fornødne sponsormidler, og kunne derfor ikke gøres personligt ansvarlige, da der ikke var noget at bebrejde dem. De havde ikke haft grund til at tro, det ville være uansvarligt at ansætte trænerne ud fra klubbens økonomi og kalkulationer. Konkursboet kunne derfor kun søge sig fyldestgjort i foreningens formue og ikke i bestyrelsesmedlemmers privat økonomi. Konklusion Der skal ret meget til, for at en bestyrelse ifalder personligt ansvar. Retspraksis viser, at en bestyrelse skal have handlet ufornuftig og ikke med rettidig omhu. I den daglige drift har bestyrelsen et ret stort spillerum. Spørgsmålet om personligt ansvar bliver først aktuelt, når en lokalforening ikke kan svare sit. Derfor bør større investeringer eller forpligtelser overvejes nøje. I dag består lokalforeningernes største forpligtelse i huslejekontrakter. Dvs. at de højst kan blive mødt med et krav på husleje svarende til uopsigelighedsperioden eller for de fleste kontrakter (uden uopsigelighedsperiode) med et krav på 6 måneders husleje. Det bør derfor altid sikres, at lokalforeningerne har et beløb svarende hertil stående på kontoen. Det er vigtigt for Fonden Mødrehjælpen at sikre sig, at kreditorer ikke med føje opfatter identitet mellem Fonden Mødrehjælpen og lokalforeningerne. Dette sikres ved at indskærpe overfor lokalforeninger, at de alene må forpligte sig overfor tredjemand i form af titlen Mødrehjælpens lokalforening i [bynavn]. 10
Fonden Mødrehjælpen har på lokalforeningsbestyrelsernes vegne tegnet en bestyrelsesansvarsforsikring for alle bestyrelsesmedlemmer. Denne dækker evt. tab medmindre bestyrelsen eller et bestyrelsesmedlem disponerer på en ufornuftig måde, ud fra det kendskab man har om sin lokalforening, og denne disponering har som konsekvens, at tredjemand lider et tab. Trine Rørdam, tidligere juridisk konsulent i Fonden Mødrehjælpen 11
Bilag 3 Eksempel på dagsorden og referat Bestyrelsesmøde den [dato] [år] kl. [tid] i X lokalforening Sted: Tilstede: Afbud fra: Referent: Dagsorden 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af dagsorden 3. Godkendelse af referat 4. Økonomi 5. Meddelelser 6. Afholdte arrangementer 7. Kommende arrangementer 8. Næste møde 9. Eventuelt Ad 1: Godkendelse af dagsorden Den her viste dagsorden er en typisk standarddagsorden, der kan tilpasses efter behov. Ad 2: Godkendelse af referat Referatet fra forrige møde bør godkendes. Evt. rettelser angives. Ad 3: Økonomi Kassereren giver en orientering om lokalforeningens økonomi og gør status over afsluttede arrangementer. Ad 4: Meddelelser Her orienteres bl.a. om, hvad der sker i lokalforeningen, i Mødrehjælpen. Indkomne henvendelser behandles. Diverse tovholdere giver orientering fra lokalforeningens arbejdsgrupper/udvalg vedr. løste/igangsætte opgaver. Ad 5: Afholdte aktiviteter De aktiviteter, der er afholdt siden sidste møde evalueres. Ad 6: Kommende aktiviteter Lokalforeningens kommende aktiviteter gennemgås, og det noteres i referatet hvem, der er ansvarlig for gennemførelsen. Ad 7: Næste møde Næste mødedato aftales eller bekræftes. Punktet kan også bruges til at angive særlige arbejdsopgaver, der skal udføres til næste møde. Ad 8: Eventuelt Under dette punkt kan der ikke besluttes noget. 12