Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 13. oktober 2011 kl. 17.00, Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen (Jan Kjello deltog fra punkt x), Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz (ref.) Afbud: Susan Sagnsby, Lars Emanuel, Rikke Aa. Linnemann Mødeleder: Villy Sørensen Indstillings- og drøftelsespunkter Referat 1.. Referater Referat af bestyrelsesmøde 16. september 2011 indstilles til godkendelse og underskrift. (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 4. oktober er vedlagt til orientering. Referat fra mødet den 16. september blev godkendt. Referat fra forretningsudvalgsmøde den 4. oktober blev taget til 2. Revisionsprotokol Siden seneste bestyrelsesmøde er indskrevet siderne 203 til 208, om afdeling 6084 Grønrisvej. Revisionsprotokollen er udarbejdet i forbindelse med afslutning af byggeregnskab for badeværelsesrenoveringen. Som det fremgår af protokollen, er der taget forbehold for finansieringen, idet der på nuværende tidspunkt ikke foreligger en godkendelse fra Landsbyggefonden vedr. finansiering af overskridelsen på 555.511,66 kr. via afdelingens reguleringskontomidler. BFR anførte, at det nævnte forbehold er det eneste, revisionen har taget. Indskrivningen i protokollen blev herefter taget til Byggeregnskab vedlagt til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager revisionsprotokollen til 3. Politik for anvendelse af arbejdskapital, dispositionsfond og egen trækningsret Den nuværende politik for anvendelse af 3B s kapital blev fastlagt i forbindelse med fusionen og godkendt af sammenlægningsbestyrelsen på møde den 12. september 2007. Oversigt over, hvad der er givet tilskud til og overskud over formuen fremskrevet til 2016 blev udleveret på mødet. Behandling af punktet blev herefter udskudt til januar mødet.. På baggrund af erfaringerne fra de første fire år indstilles, at bestyrelsen drøfter politikken. Til brug for drøftelsen er vedlagt politikken, oversigt over hvad der er givet tilskud til og en oversigt over formuen fremskrevet til 2016. 13-10-2011 / ral 1
4.. Evaluering og opfølgning på bestyrelsesmøde / - seminar den 16. og 17. september 2011 Kort opfølgning af bestyrelsesmødet og temadrøftelserne den 16. og 17. september. Referat fra temadrøftelser vedlagt. Hans Peter Nielsen har på baggrund af beslutning på seneste bestyrelsesmøde ønsket at få behandlet følgende: I forbindelse med behandlingen af problematikken om garager og adm.bidrag blev der ved afstemning truffet en klar beslutning om ikke at ændre på noget. Men samtidig er det uklart for mig om bestyrelsens holdning er begrundet i a. at bestyrelsen vurderer at det nuværende bidrag er nogenlunde kostægte Det var et godt arrangement. Stedet var fint og vi havde nogle gode diskussioner, der foregik i en rigtig god tone. VS: Hensigten med Hans Peters henvendelse er at få at vide, hvorfor vi stemte, som vi gjorde. FU valgte at det skulle med på bestyrelsesmødet, da Hans Peter skrev et brev til udvalget. Bestyrelsesmedlemmerne redegjorde hver især kort for, hvordan de havde stemt og deres bevæggrunde. eller b. at bestyrelsen mener det er irrelevant om det nuværende bidrag er nogenlunde kostægte. Det vil jeg gerne have afklaret. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter henvendelsen. 5. Strategi 2015 Bestyrelsen har besluttet, at der på alle bestyrelsesmøder skal være en opfølgning på strategi 2015. a. Status Der vil på mødet blive givet en status på organiseringen af projekterne, herunder arbejdet med projektkontrakter. b. Orientering om indkøbsfunktion og indkøbspolitik Boligforeningen 3B har i fællesskab med Boligkontoret Danmark oprettet en stilling på indkøbsområdet. Finansieringen heraf sker i forholdet 1/3 til Boligforeningen 3B og 2/3 til Boligkontoret Danmark. Ad a: Status Organisationsbestyrelsen besluttede på møde den 16. og 17. september hvilke projekter, der sættes i gang i 2011 / 12. Siden har ledelsen og alle afdelingsledere arbejdet på at få lavet projektkontrakter, formål, milepæle etc. Alle projektkontrakter er færdige sidst i uge 41. I den kommende periode vil bestyrelsen så skulle tage stilling til eller drøfte forskellige oplæg. Punkt b og c er eksempler på det. 13-10-2011 / ral 2
Det overordnede formål er at sikre en bedre anvendelse af boligafdelingernes indkøbsbudgetter gennem en effektivisering og professionalisering af de indkøb, som foretages i Boligforeningen 3B og Boligkontoret Danmark med tilhørende selskaber og afdelinger. På grundlag af de indhøstede erfaringer vil administrationen senere komme med forslag til udmøntning af strategien på området - herunder indkøbspolitik mv. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til Administrationen vil til mødet i december udarbejde udkast til indkøbspolitik. På baggrund af drøftelse i FU er det besluttet, at projektkontrakterne lægges på X3B, så bestyrelsen kan følge med og se den samlede oversigt. Ad b. Orientering om indkøbsfunktion og indkøbspolitik På baggrund af de faldne bemærkninger udarbejder administrationen oplæg til indkøbspolitik / - strategi til december mødet.. c. Drøftelse af udkast til serviceaftaler og tidsplan Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 14. oktober 2010, at administrationen fortsatte arbejdet med at beskrive driftsopgaverne, så afdelingernes budgetter for 2012 kunne underbygges af serviceaftaler. Serviceaftalen er grundet revideret opstartstidspunkt ikke klar til budget 2012, men det administrative og driftsmæssige forarbejde er i fuld gang, og det forventes at serviceaftalen kan anvendes i en række afdelinger i f.m. udarbejdelse af budget 2013, jf. vedlagte bilag samt tidsplan. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om det igangværende arbejde med projektet om serviceaftaler til Det indstilles endvidere, at bestyrelsen drøfter materialets form og herunder opdelingen mellem minimumsydelser og variable ydelser. Ad c: Drøftelse af udkast til serviceaftaler og tidsplan PJA gav en kort uddybning af materialet, herunder det har været vigtigt at lave et system, hvor der er gennemsigtighed og synlighed omkring leverancer og tidsforbrug: Udrulningsplan Vi er klar til budgetterne 2013. Og så skal vi aftale, om de skal se sådan ud afdeling for afdeling. Bestyrelsen havde følgende kommentarer til materialet: I Hjortegården har der været en konsulent ude. Det er godt at få at vide, hvor tit noget bliver gjort. Så kan man fortælle beboerne om det. Og til egenkontrol er det også godt. I nogle afdelinger har man det allerede - fx Danalund. Rigtigt godt og god gennemskuelighed. Dokumentationen er i orden. Glæder mig til det kommer i gang. Det er nok udmærket. Men jeg synes dog ikke, der er grund til at have en minimumspakke. Kald det grundpakken i stedet. Jeg synes faktisk det er godt. 13-10-2011 / ral 3
Når vi nu har det her hvornår bliver det så revurderet og hvem skal udfylde tingene. Skal der udføres bestillingsarbejde for et kvartal af gangen? Bestil og udfør. Hvorfor skal bestyrelsen have det her? Det er fordi vi ikke vil holde det hemmeligt og fordi vi gerne vil vise, hvordan vi omsætter tekstopgaver til konkrete opgaver. Vi har købt ekstra hjælp til at få det første klar til budgettet 2013 og derefter vurderes det årligt. I udviklingsarbejdet ligger også spillereglerne. Hvor hurtigt kan man komme ud af aftalerne og lignende. Hvad gør vi, hvis der sker noget ekstraordinært efterretning og konkluderede samtidig, at det ser fint ud og at der arbejdes videre ud fra de faldne bemærkninger. 6. Indstilling vedr. domicil Bestyrelserne fra 3B og Boligkontoret Danmark har på fællesmøde den 12. oktober 2011 fået præsenteret mulige domiciler. Der vil på mødet blive fremlagt en indstilling om valg af nyt domicil. På mødet den 12. oktober var der en klar prioritering på 13-1 i Havneholmens favør. BDK havde 8-8, men de lægger mere vægt på samarbejdet end stedet. Konklusionen er, at vi er 90 % i hus i forhold til Havneholmen, men sker der noget uventet, vender FU tilbage til bestyrelsen. Der vil være en status på hvert bestyrelsesmøde, så alle medlemmer er grundigt og løbende orienteret. Der vil til novembermødet komme en konkret indstilling. 13-10-2011 / ral 4
7. Indstilling vedr. godkendelse afdelingsbudgetter Som bilag er vedlagt oversigt over budgetreguleringer for foreningens Familieboliger Ældreboliger Institutioner og særboliger Med henvisning til oversigten for lejereguleringer indstilles, at bestyrelsen godkender samtlige budgetter godkendt af afdelingsmødet. Afdeling Hørgården har endnu ikke afholdt afdelingsmøde (afholdes den 13. oktober). Derfor indstilles, at bestyrelsen godkender ovennævnte budgetter under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse. Som det fremgår af oversigten, er budgettet blevet forkastet på afdelingsmødet i Afdeling 3055 Dyvekevænget og Afdeling 3045 Egedalsvænge. BFR orienterede. Hørgården har møde i aften og vi går ud fra, at de godkender deres budget. Bestyrelsens godkendelse er således under forudsætning af, at Hørgårdens afdelingsbestyrelse godkender det. Der har været problemer i to afdelinger: Dyvekevænget her stemte 8 mod og 4 for. Beboerne synes, at huslejen i det hele taget er for dyr. 3B havde efterfølgende aftalt møde med afdelingen, men der mødte kun to op. Der vil til novembermødet blive udarbejdet indstilling om lån til afdelingen, således at huslejen kan nedsættes For afdeling 3055 Dyvekevænget udarbejdes nyt budget for 2012 og der forventes en huslejenedsættelse i forhold til budgettet for 2011. Det forventes at huslejen kan nedsættes med 3,03 pct., så huslejeudviklingen fra 2010 til 2012 indebærer en samlet stigning på 2,5 pct., under forudsætning af at foreningen yder afdelingen et lån til mobilsug og elevatorer. Der vil blive udarbejdet særskilt indstilling herom til november mødet. Der vil snarest blive indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde om budget 2012. Det indstilles, at bestyrelsen godkender huslejenedsættelsen. I Egedalsvænge fremlægger afdelingsbestyrelsen et budget, der svarer til det, der blev forkastet. Bestyrelsen godkendte alle indstillinger, med forbehold for de sidste tre afdelingers godkendelse af budgettet. Afdeling 3045 Egedalsvænges budget blev forkastet på afdelingsmøde. Administrationen indstiller til bestyrelsen at budgetlejeforhøjelsen varsles under forudsætning af at ekstraordinært afdelingsmøde godkender lejeforhøjelsen. Med henvisning til særlig oversigt med institutioner, særboliger, m.v., indstilles, at de forelagte budgetter godkendes af bestyrelsen. 13-10-2011 / ral 5
8. Evaluering budgetforløbet og de netop afholdte budgetafdelingsmøder Til organisationsbestyrelsens orientering hermed et kort rids dels af administrationens indtryk fra debatterne på afdelingsmøderne dels oplevelsen af årets budgetproces. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter afviklingen af de afholdte afdelingsmøder og budgetprocessen. Erfaringen viser, at nyhedsbreve op til mødet samt børnepasning og spisning kan forøge antallet af deltagere. På den måde kan man på forhånd fange beboerne med de ting, der skal stemmes om. efterretning og besluttede samtidig at: Monia Stoltz udarbejder et notat til Demokrati- og trivselsudvalget vedr. forløbet af budgetmødet i Egedalsvænge. Dirigenterne skal uddannes/klædes bedre på - kursusudvalget overvejer om der skal laves et kursus for dirigenter. Bestyrelsen laver et dirigentkorps, som meldes ud og tilbyder sig til afdelingerne forud for næste års budgetafdelingsmøder. 9. Indstilling vedr. byggeskadeforsikring på renoveringssager Hidtil har det ikke været muligt at tegne en særskilt byggeskadeforsikring for renoveringsprojekter. Skete der noget efter en renovering, var den normale praksis, at Landsbyggefonden behandlede sagen som en byggeskade og denne blev behandlet i lighed med byggeskader i byggerier fra før Byggeskadefonden blev oprettet. Byggeskadefonden har imidlertid nu indført både en obligatorisk byggeskadeforsikring for renoveringsprojekter, der er startet efter 1. juli 2011, og en frivillig byggeskadeforsikring for projekter, der er startet inden og først afsluttes efter 1. juli 2011. Notat vedlagt. 13-10-2011 / ral 6
Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning bestyrelsen godkender, at 3B tilmeldes overgangsordningen, som betyder, at renoveringsarbejder påbegyndt før 1. juli 2011 og afleveret efter 1. juli 2011 tilmeldes Byggeskadefonden efterretning og godkendte samtidig tilmeldingen til overgangsordningen. 10. Indstilling vedr. valg af forsikringsleverandør Bestyrelsen blev på bestyrelsesmødet den 16. september orienteret om det igangværende udbud af forsikringsleverandør. Resultatet heraf forelægger først umiddelbart op til mødet, hvorfor indstilling vil blive udleveret på mødet. Indstilling til bestyrelsen er ikke klar, men det indstilles, at FU bemyndiges til at træffe valg om forsikringsleverandør. Bestyrelsen orienteres om beslutning på decembermødet.. 11. Indstilling vedr. husorden og vedligeholdelsesreglement for Møllergården og Bostedet Amager fælledvej Bestyrelsen behandlede på seneste bestyrelsesmøde vedligeholdelsesreglement og husorden for de to bosteder, Amagerfælledvej og Møllergården. Bestyrelsen godkendte vedligeholdelsesreglementet for Møllergården, mens administrationen blev bedt om at gennemgå materialet for Amagerfælledvej endnu engang, da der var usikkerhed om flere forhold. Efterfølgende har det vist sig, at der var sket den fejl, at vedligeholdelsesreglement gældende for Bostedet Amagerfælledvej havde fået påtrykt afdeling Signalgården. Administrationen anser derfor vedligeholdelsesreglementerne for de to plejecentre/bosteder som realitetsgodkendt. På baggrund af bestyrelsens bemærkninger til husorden for de to afdelinger har administrationen gennemgået dem på ny og indstiller dem til bestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen godkendte husordenen for Møllergården og Bostedet Amager Fælledvej. 12. Indstilling vedr. ipad til organisationsbestyrelsen Bestyrelsen har ønsket at undersøge, om brug af fx digitale medier på bestyrelsesmøderne kan afløse papir. Administrationen har derfor undersøgt fordele og ulemper ved brug af ipad - bilag vedlagt. Ipaden er let at have med rundt og har god og tydelig skærm til at læse dokumenter på. Udgiften kan nogenlunde tjene sig hjem i løbet af tre år i sparet print, porto og papir. 13-10-2011 / ral 7
Ulempen er, at man måske bruger mere tid på at åbne og lukke dokumenter, end man gør på at bladre i papirer. Det indstilles, at bestyrelsen i første omgang udpeger tre medlemmer, der udstyres med ipad til i alt 15.600 kr. samt de i en periode tester, om de mener, den reelt kan afløse papirerne. Herefter afgøres, om alle i bestyrelsen skal have ipad en udgift på i alt ca. 78.000 kr. Bestyrelsen besluttende at indkøbe en ipad til samtlige organisationsbestyrelsesmedlemmer inden for de næste par måneder (med et godt og funktionelt omslag) med henblik på at spare print, papir og porto i forbindelse med bestyrelsesmøderne. 13. Vedtægtsforhold Hans Peter Nielsen har sendt nedenstående forslag til behandling på det kommende bestyrelsesmøde Jeg vil gerne have en diskussion om (mis)fortolkningen af vedtægterne på årets afdelingsmøder. Specielt vedrørende dagsordenpunktet om valg af afd. bestyrelsesmedlemmer (for 1 hhv. 2 år) og dagsordenpunktet om eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. Drøftelsen kunne lede frem til at vi lægger op til at vedtægterne justeres, men det kunne også føre til at vi får præciseret den måde vedtægterne skal fortolkes på, og at direktionen lader denne præcisering tilgå lokalinspektørkorpset Punktet er uddybet i det efterfølgende Ved næst-seneste revision havde jeg et gennemarbejdet forslag der indarbejdede de folkelige begreber valgt for et år etc. i vores vedtægter. Det blev nedstemt, velsagtens fordi man ikke var enig med mig i at der overhovedet var et problem. Men der er et problem. Følgende pkt. 7 og 8 er klippet fra en af årets dagsordner. De er ikke i overensstemmelse med vedtægterne og lægger umiddelbart op til en forkert fremgangsmåde. 7. Valg af 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år. 8. Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 1 år. Inden bestyrelsen kaster sig ud i diskussionen om vedtægtsforhold, blev det foreslået, at der bliver nedsat et udvalg, der kunne kigge på 3B s vedtægter - i første omgang dagsordenen til repræsentantskabsmøderne. Bestyrelsen vedtog at nedsætte et udvalg, der består af: Monia, Hans Peter, Anders og Lars - 3B stiller sekretariatsbistand. Der skal ligge en indstilling klar fra udvalget til bestyrelsen til martsmødet, så bestyrelsen kan nå at forholde sig til det og det kan blive klar til repræsentantskabsmødet i maj. Jeg påpegede samme fejl for et år siden! Jeg agter ikke at fremture med mit udmærkede forslag, men beder bare om at lokalinspektørerne bliver instrueret i hvad der er ret og forkert. 13-10-2011 / ral 8
Ang. valg af medlemmer til repræsentantskabet: Flg. pkt. giver anledning til misforståelse og forvirring. 10. Eventuelt valg af medlem(mer) og suppleanter til repræsentantskabet. Jeg synes det lægger op til misforståelse, og det har jeg også tidligere fremført. Jeg synes næsten man nu må medgå at der er noget om snakken - når jeg nu påpeger at punktet er blevet fejlfortolket af beboermødet i Remisevænget Øst med en lokalinspektør, Jan Kjello og Aksel til stede og med Lars Emanuel som dirigent. Det skulle vi måske også gøre noget ved. Det ønskes, at bestyrelsen drøfter henvendelsen. 14. Evaluering af studieturen den 6. til 9. oktober til Stockholm Bestyrelsen har været på studietur til Malmø / Stockholm fra den 6. til 9. oktober. På turen var der fokus på miljø- og energitiltag, boligsociale projekter, arkitektur og omdannelse af gamle industriområder til blandende byggerier med boliger og erhverv. Regnskab for turen vil blive udarbejdet i forbindelse med årsregnskabet. Hans Peter Nielsen har ønsket, at på fremtidige studieture, hvor temaet er arkitektur / bebyggelsesplan / lejlighedsplan, skal hele byggeudvalget inviteres, dvs. også medlemmer af byggeudvalget, der ikke er valgt til bestyrelsen. Bestyrelsen var enige om, at det var en meget udbytterig tur både fagligt og socialt. Bestyrelsen vedtog at det også fremadrettet kun er medlemmer af organisationsbestyrelsen, der deltager i studieturen. Anette Hertz vil samle fotos og info fra turen, så materialet er tilgængeligt for alle. Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer studieturen og drøfter forslag fra Hans Peter Nielsen. 15. Drøftelse af formandsmøde den 26. oktober På seneste bestyrelsesmøde var der enighed om at sætte fokus på strategi 2015, herunder planen for implementering. Forretningsudvalget har drøftet plan for mødets afvikling og vil orientere herom. Det indstilles, at orienteringen tages til 13-10-2011 / ral 9
16. Drøftelse af det kommende repræsentantskabsmøde den 23. november Repræsentantskabsmødet den 23. november er det ordinære møde, hvor budget 2012 er til behandling. Mødet holdes på Hotel Marriott, Kalvebod Brygge Dagsorden for mødet er 1. valg af to dirigenter 2. valg af stemmeudvalg 3. fastlæggelse af forretningsorden for repræsentantskabsmødet 4. aflæggelse af beretning for perioden siden sidste møde til orientering 5. forelæggelse af budget for det kommende år til godkendelse 6. eventuelt Bestyrelsen foreslog Anders Brøgger og Lars Emanuel som dirigenter. Villy aflægger beretningen og Bent forelægger budgettet. Drøftelse af indhold til beretningsdel og fordeling af opgaver m.v. Byggesager 17. Indstilling vedr. miljøkvarterstation Afd. Hørgården Steffen Morrild og Bent Frederiksen har den 13. september holdt møde med afdelingsbestyrelsen i Hørgården. Baggrunden for mødet var, at afdelingsbestyrelsen ønskede at sætte forslag om kvarters miljøstation på dagsordenen til det kommende afdelingsmøde. Da opførelsen af miljøstationen er igangsat, fandt administrationen det uheldigt, at det sættes til afstemning, da det kan påføre 3B store udgifter hvis projektet ikke gennemføres. På trods af dette fastholder afdelingsbestyrelsen, at punktet sættes på dagsordenen, da formalia ikke er overholdt i forhold til afdelingsmødet. Sagen har gennem årene været behandlet og godkendt i afdelingsbestyrelsen. Sagen har ligeledes været omtalt på flere afdelingsmøder ( i formandens beretning), men den er desværre aldrig blevet behandlet som forslag på afdelingsmøde. 13-10-2011 / ral 10
Projektet indeholder en egenbetaling fra afdelingen på 200 t.kr. Desuden stiller afdelingen grundareal til rådighed for miljøstationen, idet der udformes en lejekontrakt med kommunen som lejer. Det er afdelingsbestyrelsens vurdering, at forslaget vil falde, hvis bidraget på 200 t.kr. fastholdes. Derfor blev det aftalt, at det indstilles til 3B s bestyrelse, at 3B afholder udgiften på 200 t.kr. og at afdelingsbestyrelsen søger at fremme sagen, så sagen kan blive formelt godkendt på mødet. Forretningsudvalget har drøftet sagen og indstiller til bestyrelsens godkendelse, at der ydes et tilskud på 200 t.kr. fra arbejdskapitalen og at grundareal udlejes til kommunen. Bestyrelsen godkendte FU s indstilling og 3B afholder udgiften på kr. 200.000. Beløbet dækkes af dispositionsfonden. Det indstilles, at bestyrelsen følger forretningsudvalgets indstilling. 18. Solvangcentret Administrationen har arbejdet med udvikling af Solvangcentret igennem længere tid. Bestyrelsen vedtog på mødet d. 20. oktober 2009 at afsætte kr. 350.000 inkl. moms til at få udarbejdet et volumenstudie af, hvad man kunne bygge på arealet, hvis Solvangscentret blev revet ned. Administrationen har arbejdet på forskellige løsninger og er i en dialog med kommunen om området, notat vedlagt. Det blev anført, at planen for Solvangscentret kunne betyde tomme institutioner i Remisevænget Ø med efterfølgende lejetab. Bemærkningen blev taget til efterretning og vil indgå i de videre overvejelser. Det indstilles, at orienteringen tages til 19. Orientering om altanprojektet i afd. Porthuset Bestyrelsen godkendte på møde den 21. juni 2011 ansøgning om egen trækningsret i forbindelse med altanprojekt. Bestyrelsen ønskede dog, at administrationen undersøgte muligheden for at projektet gennemføres som en individuel kollektiv ordning. På afdelingsmøde den 7. september behandlede afdelingen igen spørgsmålet og konklusionen blev ligesom første gang, at man ønsker et projekt, hvor alle boliger ekskl. stuelejligheder får altan. 13-10-2011 / ral 11
Beslutningen påvirker således ikke det tidligere ansøgte beløb, som udgør 480 t.kr. fra egen trækningsret. Redegørelse vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 20. Orientering om Grønningen Bestyrelsen godkendte på møde den 21. juni 2011 et maksimums budget på 2 mio. kr. til etablering af Grønningen på Amager Fælledvej. På baggrund heraf har administrationen arbejdet videre med projektet og foretaget nogle justeringer, som betyder, at projektet kan gennemføres indenfor en ramme på ca. 1,9 mio. kr. Projektet for Grønningen bliver udført sideløbende med færdiggørelsen af plejecentret og de almene boliger på trekantsgrunden, så det samlede område står klar til ibrugtagning december 2011. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til Orienteringspunkter 21. Opfølgning på revisionsprotokol i forbindelse med årsregnskab 2010 Revisionsprotokollen i forbindelse med årsregnskab 2010 indeholdt en række bemærkninger, både til administrationen og til afdelingsregnskaberne. Vedlagte notat følger op på bemærkninger og anbefalinger. Det indstilles, at orienteringen tages til 22. Ledige boliger og lejetab Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 31. august, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 31. august 544.936,75 kr. 13-10-2011 / ral 12
Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge, Rådmandsbo, Dyvekevænget og Blækhuset samt Brohuset. I Egedalsvænge er der 15 ledige ungdomsboliger. En aftale er indgået med DTU, hvor de i forbindelse med studiestart i august/september 2011 har fået 14 ungdomsboliger til udlejning. Der er udlejet ni fra den 15.8.2011. Boligerne i Rådmandsbo, Dyvekevænget og Blækhuset er udlejet I Brohuset er tre boliger ledige. De er henholdsvis lejet ud fra den 1. august, 15. august og 1. september. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 23. Miljø- og energipris 2011 Interessen for at deltage er ganske beskeden i afdelingerne. Det er gennem en relativt aktiv indsats indtil videre kun lykkedes at finde to mulige kandidater. FU har derfor besluttet, at miljø- og energiprisen sættes i bero indtil videre. FU har bedt administrationen overveje en alternativ pris en kultur- eller demokratipris eller lignende. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 24. Ledelsesinformation 1. halvår Administrationen anbefaler, at bestyrelsen tager vedlagte halvårsrapport for 1. halvår 2011 til Rapporten indeholder en opdatering på en række centrale nøgletal hvoraf de fleste er på afdelingsniveau. Administrationen fortsætter arbejdet med at videreudvikle rapporterne. Årsrapporten for 2011 fremlægges til marts 2012. I forbindelse med årsrapporten vil administrationen samtidig følge op på de mål, bestyrelsen tidligere har fastsat. 13-10-2011 / ral 13
De fleste mål vedrører data, der kun er tilgængelige i årsrapporter. Derfor er der ikke gjort status i forhold til denne halvårsrapport, men administrationen arbejder selvfølgelig løbende med indfrielsen af målene. Administrationen vil til marts 2012 komme med en indstilling om revurdering af målene også under indflydelse af Strategi 2015-arbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 25. Fælleskonference 2011 Der vil på mødet blive givet en status på forberedelserne af årets konference. 26. Hjemfald i 3B s afdelinger Hjemfald i Københavns Kommune blev løst i 2000 ved en stor aftale mellem kommunen og boligorganisationerne i Københavns Kommune. Efterfølgende er hjemfaldsaftaler i en række andre kommuner løst, så der i dag kun er hjemfaldsproblem i de københavnske omegnskommuner. BL har derfor igangsat et udredningsarbejde for at få dette problem løst. Problemet er svært at løse, da det er forbundet med meget store omkostninger at indfri hjemfaldsforpligtelsen. BL overvejer derfor forskellige strategier. 3B er også ramt af hjemfaldsproblemet. Senest har vi oplevet problemet i Toftegård i f.m. de nye boliger og i Egeløvparken, hvor vi ikke umiddelbart kunne optage et 30 årigt lån. Til bestyrelsens orientering er vedlagt notat der kort samler op på hjemfaldet i 3B. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til 27. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Aksel Nielsen er udtrådt af bestyrelsen, da han ikke længere bor i en 3B afdeling. 13-10-2011 / ral 14
Fra direktionen: Andre: Vedr. BUS-samtaler vil Steffen og Villy tage fat i de enkelte bestyrelsesmedlemmer og aftale en dato for samtale. 28. Øvrigt 13-10-2011 / ral 15