Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: +45 6543 2030 Mobilnummer 30548733 E-Mail: lho@medcom.dk www.medcom.dk Dato 16. Nov. 2016 Vor ref. lho Referat fra 4. Møde i Videotolke Erfagruppen Tidspunkt: 1. november 2016 kl. 10 14 Sted: MedCom, Odense Deltagere: Claus Terkelsen, Region Syddanmark Halfdan Eika, Region Midtjylland Hanne Damgaard Jensen, Region Midtjylland Anders Horst Petersen, Region Midtjylland Christian Kuno Pedersen, Region Nordjylland Karin Hedegaard, Aalborg Sygehus Lars Ole Larsen, Region Nordjylland Helena Christensen, Region Syddanmark Stephanie Irene Flowers, Region Hovedstaden Peder Illum, MedCom Lone Høiberg, MedCom Fraværende: Per Fly Hansen, Region Hovedstaden Per Veng Jensen, Region Hovedstaden Jonatan Damgaard Trip, Region Nordjylland Eva Bjørnhøj Ingevold, Region Sjælland Pia Drostgaard, Region Sjælland Per Abildgaard, MedCom Iben Søgaard, MedCom
Referat: 1. Velkomst og kort præsentation Velkommen. Der er en kort præsentationsrunde. Der er planlagt pauser undervejs. Tak til Helena og Stephanie, som præsenterer det fællesregionale tolkeudbud. De deltager til og med punkt 4. 2. Godkendelse af referat fra sidst Godkendt. 3. Det fællesregionale tolkeudbud og implementering af det fællesregionale tolkeudbud 4. v/helena og Stephanie Tak for vi måtte komme. Vi har et stort projekt. Udbudsprocessen har været i gang i to år, der har været en innovativ tilgang til processen. Vi har holdt workshops med bred deltagelse af tolkeudbydere, IT repræsentanter og regionsrepræsentanter. Vi har set på, hvad der findes af eksisterende aftaler, businesscases mm. samt samlet op på kvalitative gevinster på video-, fremmøde- og telefontolkning. Vi har også været omkring tolkens kompetencer, bestilling og fakturering. Udbudsmaterialet er klar. It understøttelse af booking er ikke med, det har været for tidskrævende. Information ud, er meget vigtigt. Udbuddet er kørt. Kontraktstart Nordjylland, Syddanmark og Hovedstaden. Drift med kontrakterne 1. februar. De sidste regioner starter 1. februar og drifter fire måneder, overlap med gamle leverandør, hvor der kan være indsigelser til kontrakten. Øget fokus på anvendelse af videotolkning i udbuddet. Ønsker videotolkning som primær tolkning. Det kræver ændring af bruger adfærd og ledelsesopbakning. Vægtning af pris på videotolkning i udbuddet. I kontrakten er der stillet krav til samarbejde. Det skal være muligt at drøfte priserne. Der udarbejdes en implementeringspakke til regionerne. Vi vil gerne gøre arbejdet nemmere for regionerne med anbefalinger og fælles vejledninger. Fx omkring business case inspiration omkring besparelser, gevinst realiseringsdiagram og best practice eksempler. Formålet med business casen er at understøtte regionerne i udbredelse af teletolkning. Business casen viser økonomiske gevinster ved telefon- og videotolkning. Der redegøres også for kvalitative gevinster i business casen. Der spørges til, hvordan besparelserne i business casen er beregnet, Helena sender business casen til denne gruppe, når den er klar. Praksisafdelinger skal vurdere, om der er brug for nyt udstyr hos almen praksis. Input fra forberedelsesfasen er blevet samlet til forudsætninger for succesfuld implementering af de nye kontrakter på tolkeydelser. Der skal udarbejdes anbefalinger til, hvordan regionerne kan arbejde med gevinstrealisering i forbindelse med implementering og kvalitetssikring. Der er tre forskellige målgrupper. Der er udarbejdet diagrammer for hver målgruppe, diagrammerne er ret komplekse. De er sendt til hver region til kommentering. Viser et eksempel på diagram for målgruppen med praksisafdelingen. Når it-support er drøftet, har I så tænkt på klinikerens rolle i den sammenhæng? Kliniker som 1. håndssupport. Ja. Det er tænkt ind med nøglepersoner. Uddannelse og træning af klinikere er eneste rigtige vej. De skal kunne identificere problemerne. Det vil der være fokus på i vejledningerne. Det er en fælles opgave at få det til at fungere. Digital parathed, der er to typer af brugere, dem som bruger det dagligt og dem, der bruger det x 1 månedligt. Bedst practice tænker det ind. Der er tre eksempler, men der er plads til flere. To vejledninger, hvor det er nødvendigt. 2
Vi er i gang med brugervejledninger og anbefalinger. Fælles oplæg til sundhedsdirektørkredsen vedrørende øget udbredelse af videotolkning. Er der medtaget en beregning over egne tolke business casen? Det er ikke med, blev drøftet tidligt i forløbet og det er en større opgave. Århus og Odense kommune har inhousetolke og deler. Der er ikke set et forslag lagt op i gruppen. I justitssektoren er det sådan. Der er ikke noget uddannelse for tolkene endnu. Hvordan med bestilling og fakturering, er der set på et elektronisk system i udbudsprocessen? Det er ikke med i udbuddet med fælles system for bestilling og fakturering. Bestiller via bureauerne. Der er forsat fokus på området. Statistik over tolkning. Der er et bilag i kontrakten med månedsstatistik. Ønsker sammenlignelige tal. Det er et krav. En faktura pr. tolkning med start og slut og hvem. Christian, så skal du sidde med underbilag og betaler, hvis det ser ud til ikke at passe. Heidi, der kommer et landsdækkende system for praksis, nyt system er under udarbejdelse. Tidsplanen for implementering: Nord, Syd og hovedstaden er i gang fra 1. oktober. Udkast til brugere vejledninger. Indkøberne mødes. Overgang fra de gamle leverandører til de nye. Midt har holdt møde med eksisterende leverandør. Der er aften og nat priser. Er der nogen som med tekniske øjne har set på leverandørernes tekniske løsninger? Der er besøgsdage i Hovedstaden og Sjælland. Det er op til regionerne at etablere det. Der er stillet mindste krav til udstyr og sikkerhed og forbindelse. Ingen leverandører er helt nye, de er kendte i regionerne fra tidligere. Region Sjælland, Midtjylland og Hovedstaden har indgået aftale med TolkDanmark. Region Syddanmark har indgået aftale med Tolke Danmark og Region Nordjylland har indgået aftale med Tolkecenteret. Hvilken support leverer tolkebuerauet og regionen hver især? Det skal afstemmes. Er der taget stilling til hjemmearbejdspladser i udbuddet? Der er stillet krav om, hvad der skal til for at have hjemmearbejdspladser. Tolken skal kunne identificeres med bureauet. Ingen tolkning i offentlige rum. Fint det er kommet med, med krav. Internt tolketopmøde, video, indkøb og brugere. Første møde planlægges i midt. Kontrakten skulle være klaret inden og opstart med tolkninger, claus 5. Indsats og muligheder for at få mere videotolkning til almen praksis Drøftet under punkt 6. 6. Siden sidst Midt: Hvordan får vi implementeret den nye kontrakt. Uvist om prisen er ens i alle regioner. Video og telefontolkning er på 15 minutter, fremmøde ½ time. Det er meget kort tid. Der er i kontrakten mulighed for, at tolken skal blive til tolkningen er slut, såfremt tolken har mulighed for det. Almen praksis bekymrer sig for, når Jabber er ude. Situationen er forsat uafklaret. Udfordring at Pexip skal opdateres af lægen selv. Pexip er ikke helt klar. Det bliver for teknisk. 3
Har nået 50 pct. Teletolkninger(Video og telefon), det er telefontolkninger som stormer frem. Ved ikke helt hvorfor, måske fordi at det er let at anvende telefonen og videoen ikke spiller helt. I praksis er det omkring 5 pct.. Midt Deltager på lægedage. Nord: Telefontolkning bruges mest på hospitalerne. Noget skyldes at udstyr, skal koble op flere steder. Det tager for lang tid at koble op. Overvejer at pc en har videoklient. Forsøgt at motivere med et økonomisk incitament. Akilleshælen er, at terminalerne ikke er klar. Vil i 2017 slå et slag for videotolkning. I udbuddet har leverandøren haft mest erfaring med fremmødetolkning. Nord er stærkt bekymrede for om deres leverandør kan levere. Der er totalpris for tolkning og transport, det bekymrer Karin. Hospitalet elsker fremmøde tolkning. Økonomisk incitament. Prisen er meget tæt, set på video og fremmødetolkning i Nordjylland. Praksis møde med it-afdeling i foråret. Snakkede alternativer. Har ikke mulighed for Pexip, når Jabber stoppes. Har nok 20 jabber klienter, kan måske få konverteret til Pexip. Har ikke penge til en server. Regionsnetværk ud? Nesa løsning. Ikke den store interesse for det. 6-7 praksis i gang med videotolkning. Syddanmark: Claus har ikke fået statistik fra tolkeudbyderen endnu. 132 almen lægepraksis er i gang med videotolkning, 40 nye praksis og 21 genbesøg. Jabber Klienten er meget stabil. Er åben for at teste Pexip, helst hvor lægen har XMO, hvor portene er åbne og det ikke koster noget. Anvendelsesgraden stiger. Målet er 20 pct. i praksis. 7. Teknik Videokonference generelt. Peder har skematiseret kvalitet og pris for videoudstyr og netværk. Kvaliteten er afhængig af, at alle deltagere optimerer deres egen platform så der f.eks. ikke er støj eller at deltagerne hører sig selv. Det kan anbefales at anvende et headset. Ved trådløst netværk må man forvente, der kan være udfald. Trådløs teknologi er delt teknologi, hvor alle deles om den båndbredde, der er til rådighed på acces punktet, derudover er trådløse netværk på 2,4 GHz ofte forstyrret af andre ISM-enheder, fx mikrobølgeovne. Ved Facetime og Skype er der ikke styr på hvilke servere, videomødet går igennem. Der skal være databehandleraftaler med leverandørerne. Vidyo ser ud til stadig at levere den bedste kvalitet på de lave båndbredder fx 3G. VDX fokuserer på videomøderum til at skabe platformsintegration. Der kan Skype for Business, Cisco Jabber og Lync m.m. snakke sammen på en sikker platform. Tablets (specielt ipads) skal installere Pexips egen videoklient for at kunne deltage i møder browseren understøtter ikke flash. Udbud på VDX er gennemført. Kontrakt er indgået med TDC/NetDesign på både drift og licenskøb. Drift håndbog er undervejs. Den nye drift kontrakt giver 2.line driftssupport 24/7 til it-afdelingerne, altså ikke slutbrugersupport. Ny version af Synergy SKY (4.6). Det er administrationsmodul med booking af møderum og engangsmøderum. Per har lavet en præsentationsvideo, der demonstrerer booking af engangsmøderum. Videoen var et første take, den endelige udgave gøres tilgængelig på MedComs hjemmeside. 4
Engangsmøderummene er unikke og eksisterer kun i det tidsrum, de er booket. De er beskyttet af en 5-cifret kode. Der kan bookes møder på vegne af andre. Bookingportalen forventes udrullet i dag kl. 10.00 og skal testes af i forskellige brugsscenarier sammen med Region Midtjylland og Region Syddanmark. Vi opfordrer til at fremsende de vejledninger, der bliver udarbejdet lokalt, så vi kan dele informationen. En af de tekniske ting, der også skal testes, er integration med flere forskellige Exchange-domæner. Andre nyheder: Acano er blevet til Cisco (CMS=Cisco Meeting Server) Codian (den gamle MCU-platform) udfases ultimo Q4 2016 Jabber/Movi ønskes udfaset Q1 2017 og afløst af Pexip klienter og Jabber UC, men tilbagemeldingen fra deltagerne gør, at det nok først bliver Q2 2017, fordi tidsplanen bliver for presset. Der udvikles ikke længere på den gamle Jabber Telepresence platform og klienterne er begyndt at fungere dårligt under Windows 10, de kan låse og skal genstartes. Så for at undgå fejl vil vi gerne udfase platformen. I forhold til systemforvaltning af VDX bliver det den nye brugergruppe (hvor regionerne er repræsenteret), der skal træffe den endelige beslutning om at køre videre med en ikke-supporteret platform (med de udfordringer det kommer til at medføre). Claus synes ikke at have oplevet fejl med Jabber TP. Pexip klienterne opdaterer ikke selv, så en opdatering kræver, at der skal hentes og installeres en ny klient. Vi vil melde ønsket om autoupdate tilbage til Pexip. Region Nordjylland har ikke en videoinfrastruktur. Man kan overveje at sætte sin egen Pexip konferencenode op, så man kan oprette egne møderum med Region Nordjyllands eget logo. Dette tilbud gælder alle regioner. Regionerne leverer hardwaren og driften af konferencenoden og MedCom leverer den virtuelle konferencenode, der trækker på MedComs pulje på 250 samtidige licenser. Region Midt er sat op på denne måde. Forventningen er, at antal videotolkninger vil vokse. Der er 250.000 tolkninger i praksis om året og Anders mener, at man skal højde for dette allerede nu og allokere ressourcer fremadrettet. Claus bekymrer sig for, om udgifterne stiger som følge af licenskøb. Hvis der skal tilkøbes flere licenser under licenskøbsaftalen, skal økonomien heri godkendes af MedComs styregruppe, da et tilkøb kan resultere i en øget egenbetaling. MedCom har aktuelt 125 samtidige Acano porte, der udløber i september 2018 og 250 samtidige Pexip porte, der udløber i 2023. Hvis der tilkøbes nye licenser bliver det typisk etårige, så der mulighed for regulering både op og ned i antal. Regionerne kan beslutte, om de selv vil betale en udvidelse af egen videoinfrastruktur til at håndtere videokommunikation med borgerne eller om det skal være via MedCom. MedCom leverer primært videoservicen til regioner og kommuner og overvejer, om mandatet skal skærpes i forhold til at levere til private aktører, så snitfladen til andre leverandører bliver mere klar. Man skal være på SDN for at kunne bruge Bookingportalen. Hvis en læge skal have adgang til at booke møderum til borgersamtaler, kræver det typisk aftaler med lægesystemleverandøren. MedCom er ved at udarbejde en specifik databehandleraftale for VDX, samt en samarbejdsaftale om delt drift af decentrale Pexip konferencenoder. 5
Systemforvaltningsmæssigt etableres der både på SDN og VDX en brugergruppe med repræsentation fra regioner og kommuner. VDX-brugergruppens rolle er at være bindeled mellem de forretningsmæssige behov i regioner og kommuner og den tekniske videreudvikling af VDX. Forhåbentligt vil den store teknikviden fra både regioner og kommuner stadig være repræsenteret. 8. Opsamling og evt. Datoer i 2017: Onsdag d. 5. april og onsdag d. 22. november. Lone sender mødeindkaldelse ud. 6