105-00 Søllerød ÆB Referat fra organisationsbestyrelsesmødet Torsdag den 31. maj 2012 kl. 13.00 i fælleslokalet beliggende Krogholmgårdsvej 1, 2950 Vedbæk Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Søllerød ÆB... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2 2.4 Bestyrelsesforhold... 2 2.5 Bestyrelseshonorar... 3 2.6 Boligselskabets årsregnskab... 3 2.7 Revisionsprotokol... 3 2.8 Bestyrelsens årsberetning... 3 2.9 Godkendelse af styringsrapport... 4 2.10 Genforhandling af eksisterende forretningsføreraftale med Domea.... 4 2.11 Boligselskabets budget... 4 2.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 2.13 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 5 3 Boligselskabets afdelinger... 5 3.1 Årsregnskaber... 5 3.2 Driftsbudgetter... 6 3.3 Tillægspunkt... 6 4 Mødeplanlægning... 6 5 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Leif A.B.C. Hansen, formand Jørgen Berg, næstformand Johannes Langhoff Kirsten Winther-Larsen (afbud) Egon Winther-Larsen (afbud) Else Kjeldsen (udeblev) Karin Thomsen Øvrige deltagere: Kjeld Skelmose, Domea Lars Wallin, Ejendomsfunktionen Domea Boligcenter Høje Taastrup, den 26. juni 2012
1 Godkendelse af dagsorden Referat: Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden med et tillægspunkt vedr. hegnssagen på Krogholmgård, anmodet af formanden. 2 Søllerød ÆB 2.1 Orientering fra formanden Leif A.B.C. Hansen fortalte sidste nyt om vores berømte nøddehegn, planer om renovering af det hvide palæ i afd. 10501 og at man har haft et par bestyrelsesmøder på Krogholmgård afd. 10502 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Karin Thomsen fortalte at man var ved at kigge på evt. struktur ændringer i 2015 i Domea og fortalte at der den 8. juni 2012 er repræsentantskabsmøde i Domea 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. 2.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Leif A.B.C. Hansen Formand Kommunen 2013 Jørgen Berg Næstformand Repræsentantskabet 2014 Bet Mering Medlem Repræsentantskabet 2013 Erik Voss-Jensen Medlem Repræsentantskabet 2014 Karin Thomsen Medlem Domea 2012 Med Domea som forretningsfører. Side 2 af 6
2.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Referat: Bestyrelsen besluttede at man ikke skal have honorar, men at bruge honoraret til evt. en middag eller andet. 2.6 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. januar 2012 til 31. december 2012 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud/underskud på kr. 7.322 Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter blev forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2011 vedlægges som bilag. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter blev forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.8 Bestyrelsens årsberetning Side 3 af 6
Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 9 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 2.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Referat: Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne og Jørgen Berg fortalte at han gerne vil deltage, i det næste styringsmøde med kommunen, Leif A.B.C. Hansen og Kjeld Skelmose syntes dette var en god ide. 2.10 Genforhandling af eksisterende forretningsføreraftale med Domea. Med baggrund i, at nuværende forretningsføreraftale med Domea udløber den 31. december 2012. Domea vil på mødet gennemgå nyt ydelseskatalog med henblik på indgåelse af ny aftale. Referat: Bestyrelsen underskrev en ny forretningsføreraftale med Domea. 2.11 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. januar 2013 til 31. december 2013 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter blev forelagt det efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Side 4 af 6
2.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Søllerød ÆB kan vælge op til 1 repræsentant. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Referat: Bestyrelsen udpegede Jørgen Berg af sin midte for 1 år. 2.13 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Referat: Bestyrelsen udpegede Jørgen Berg og Bet Mering af sin midte for 1 år, til Domeas regionsmøder. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2011 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Side 5 af 6
Afdeling 10501: overskud på kr. 348.973,- Afdeling 10502: underskud på kr. 207.565,- Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 3 og side 4. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. januar. 2013 til 31. december 2013 vedlægges som bilag. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 3.3 Tillægspunkt Leif A.B.C. Hansen ville gerne have bekræftet, at han må få en advokat til at kigge på hegnsagen til et max. Beløb af 5000.- kr. Referat: Bestyrelsen godkendte at Leif A.B.C. Hansen, måtte gå videre med sagen 4 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2012. 25-10-2012 Bestyrelsesmøde kl. 14.00 på Nærum Hovedgade 5 Eventuelt Referat: intet under evt. Side 6 af 6