Udbud med forhandling Muligheder og rammer Svend Bjerregaard, advokat (L), associeret partner, Holst, Advokater
Anvendelsesområde 2
Udbud med forhandling kan anvendes i følgende tilfælde: 1. Ved bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der opfylder et eller flere af følgende kriterier: a) ordregiverens behov kan ikke imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, b) kontrakten omfatter design eller innovative løsninger, c) når kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed ikke kan tildeles uden forudgående forhandling, eller d) når ordregiveren ikke kan fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkeligt præcist med henvisning til en standardiseret europæisk teknisk vurdering, fælles teknisk specifikation eller teknisk reference, jf. punkt 2-5 i bilag VII til lovens bilag 1 2. Når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun afgives ikke-forskriftsmæssige eller uacceptable tilbud. 3
Kontrakter, hvor udbud med forhandling typisk bør overvejes Bygge- og anlægskontrakter - Større kontrakter, der tillige indeholder projekteringselement, dvs. typisk totalentrepriser og visse hovedentrepriser Tjenesteydelseskontrakter - Samtlige større kontrakter Varekontrakter - Kontrakter vedrørende varer, der kræver tilpasning med henblik på opfyldelse af den almene boligforenings særlige behov 4
Gennemførelse af udbud med forhandling 5
Tilbudsfase Prækvalifikationsfase Forhandlingsfase Tildelingsfase - Offentliggørelse af udbudsbek. og udbudsmat. - Udvælgelse af ansøgere - Meddelelse om resultat af prækval - Informationsmøde - Udsendelse af spm/ svar og rettelsesblade - Afgivelse af indledende tilbud - Gng. af tilbud - Udsendelse af bem. til tilbud samt dagsorden for forh. - Afholdelse af forhandlingsmøder - Afgivelse af reviderede og endelige bud - Endelig tilbudsevaluering - Underretning til de bydende - Standstill - Kontraktindgåelse - Evt. rettelsesblade 6
Indledende fase Indledende fase: Som et begrænset udbud, hvor der som udgangspunkt prækvalificeres 3-5 tilbudsgivere. Der skal som minimum prækvalificeres 3, og prækvalificeres der mere end 5, skal det sagligt begrundes. Udbudsbekendtgørelsen skal indeholde oplysninger om følgende forhold: - Hvorvidt ordregiveren forbeholder sig ret til at tildele kontrakt på grundlag af det indledende tilbud - Forventninger til forhandlingsforløb (ordregiver er berettiget til at ændre undervejs), herunder om der er tale om faseopdelte forhandlinger - Hvorvidt der ydes vederlag til de deltagende tilbudsgivere 7
Indledende fase Indledende fase (fortsat): - Det øvrige udbudsmateriale skal offentliggøres elektronisk på tidspunktet for udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse det skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen, hvor udbudsmaterialet er offentliggjort. - Det øvrige udbudsmateriale skal indeholde oplysninger om det udbudte projekt, mindstekrav og tildelingskriterier (komplet udbudsmateriale). - Der kan ikke efter udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse foretages ændringer til grundlæggende elementer - det er imidlertid ikke helt klart, hvad der kan betegnes som grundlæggende elementer. - I løbet af prækvalifikationsfasen er ordregiver kun forpligtet til at svare på spørgsmål, der er direkte relevante for prækvalifikationen. - Fristen for modtagelse af ansøgninger er min. 30 dage fra udbudsbekendtgørelsens afsendelse. 8
Indledende fase Indledende fase (fortsat): - Prækvalificerede tilbudsgivere skal samtidig modtage underretning herom, og der er pligt til at begrunde udvælgelsen. - Fristen for modtagelse af indledende tilbud er min. 30 dage fra udsendelse af opfordring til at afgive tilbud. 9
Forhandlingsfasen Forhandlingsfasen: - Ordregiver skal på baggrund af de indledende tilbud føre forhandlinger med alle tilbudsgiverne, medmindre andet er anført i udbudsbekendtgørelsen. - Der kan forhandles om alt undtagen grundlæggende elementer. Fastsatte mindstekrav og kriterier for tildeling er grundlæggende elementer i forbindelse med proceduren udbud med forhandling. - Forhandlingerne skal tage afsæt i de enkelte tilbud. - På forhandlingsmøderne kan det drøftes, hvordan udbudsmaterialet (med undtagelse af mindstekrav) og tilbuddet kan tilpasses med henblik på at opnå et bedre tilbud fra den enkelte tilbudsgiver. 10
Forhandlingsfasen Forhandlingsfasen (fortsat): Forud for forhandlingerne bør fremsendes dagsorden til tilbudsgiverne, hvor rammerne for forhandlingen er opridset (tid, forhandlingsemner, etc.) Dagsorden for en forhandling kan fx se ud som følger: 1. Præsentation af tilbud (45 min.) 2. Drøftelse af udvalgte emner i tilbuddet (90 min.) 3. Drøftelse af udvalgte emner i udbudsmaterialet (60 min.) Forud for forhandlingen bør emnerne i tilbuddet, som ordregiver ønsker drøftet, fremsendes. 11
Forhandlingsfasen Forhandlingsfasen (fortsat): - Dagsordenen for forhandlingsmøderne bør i medfør af ligebehandlingsprincippet være ens, mens indholdet af drøftelserne skal tilpasses det enkelte tilbud. - Der er ikke adgang til at videregive fortrolige oplysninger fra andre tilbud medmindre, der er opnået samtykke hertil. - En ordregiver skal dokumentere forhandlingsforløbet samt sikre, at alle tilbud under forløbet indgives skriftligt. - Hvis der som følge af forhandlingerne foretages ændringer i udbudsmaterialet, skal alle tilbudsgivere orienteres herom samtidig. - Det anbefales, at referat og evt. rettelsesblade udsendes samtidig til alle tilbudsgivere, når forhandling med den sidste tilbudsgiver er afsluttet. 12
Tildelingsfasen Udbudslovens 66 Tildelingsfasen: - Tildeling sker som ved alle andre tilbud på baggrund af de på forhånd fastsatte tildelingskriterier. - Sker der udskillelse af tilbudsgivere undervejs i forhandlingsforløbet (faseopdelt forhandling), skal udskillelsen ske på baggrund af fastsatte tildelingskriterier. - Underretning om resultatet af udbudsforretningen skal sendes samtidig til alle tilbudsgivere og indeholde begrundelse for den trufne beslutning. 13