Dette brev indeholder betingelser og vejledning om afgivelse af tilbud på ovennævnte opgave.

Transkript

1 Udbudsbrev dato Sagsnavn - udbud med forhandling Dette brev indeholder betingelser og vejledning om afgivelse af tilbud på ovennævnte opgave. 1. Generelt Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til 61 til 66 i lov nr af 15. december 2015 (Udbudsloven). Det er en forudsætning for at afgive tilbud, at man er prækvalificeret. Ønsker man at blive prækvalificeret, skal man sende en ansøgning, der overholder de krav, der fremgår af den til opgaven hørende udbudsbekendtgørelse. Bygningsstyrelsen vil kontakte samtlige ansøgere, når den i udbudsbekendtgørelsen anførte frist er udløbet med besked om, hvem der er prækvalificeret til at byde på opgaven. Det bemærkes, at aftaleindgåelse forudsætter godkendelse af de bevilgende myndigheder. 2. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende: Dette brev Udbudsbekendtgørelsen Fra dags dato er udbudsmaterialet tilgængeligt på webadressen (også benævnt Byggeweb). Udbuddet har titlen [indsæt titel] og udbudsnr. TNxxxxxx. Prækvalificerede firmaer vil modtage besked om adgang til et særskilt udbudsnr., hvor tilbudsfasen vil foregå. Spørgsmål vedrørende anvendelse af Byggeweb Udbud kan rettes til: RIB A/S Tlf support@rib-software.dk Carl Jacobsens Vej Valby T bygst@bygst.dk CVR Bygningsstyrelsen er en del af Transport- og Bygningsministeriet

2 3. Spørgsmål til udbudsmaterialet i perioden inden aflevering af indledende tilbud Alle henvendelser vedrørende udbudsmaterialet skal ske skriftligt. Spørgsmål sendes til: xxxxx@bygst.dk Emne: [indsæt sagsnavn] Spørgsmål Alle spørgsmål inklusive svar vil i anonymiseret form blive gjort tilgængelige på Byggeweb. 3.1 Spørgsmål under prækvalifikation Spørgsmål, der modtages senest den [10 dage inden ansøgningsfristens udløb], vil blive besvaret senest [6 dage inden ansøgningsfristens udløb]. Spørgsmål, der modtages efter [10 dage inden ansøgningsfristens udløb], vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest [6 dage inden ansøgningsfristens udløb]. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden dato for aflevering af indledende tilbud, vil som udgangspunkt først blive besvaret efter ansøgningsfristens udløb. 3.2 Spørgsmål fra prækvalificerede firmaer i perioden inden aflevering af det indledende tilbud Spørgsmål, der modtages senest den [10 dage inden udløb af fristen for indledende tilbud], vil blive besvaret senest [6 dage inden fristen for indledende tilbud]. Spørgsmål, der modtages efter [10 dage inden fristen for indledende tilbud], vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest [6 dage inden fristen for indledende tilbud]. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden fristen for indledende tilbud, vil som udgangspunkt først blive besvaret efter udløbet af fristen for indledende tilbud. 3.3 Besigtigelse/informationsmøde Ud over muligheden for at stille skriftlige spørgsmål, er der mulighed for prækvalificerede firmaer at deltage i besigtigelse/informationsmøde. Nærmere oplysninger om mødet vil fremgå af meddelelsen om prækvalifikation. 3.4 Rettelsesblade Eventuelle rettelsesblade vil løbende blive lagt på Byggeweb og for så vidt angår rettelserne fremkommer efter prækvalifikation, annonceret pr. mail til samtlige tilbudsgivere. 4. Aflevering af indledende tilbud 4.1 Digital tilbudsafgivelse Tilbud skal afleveres digitalt på For nærmere oplysninger herom henvises til "Brugermanual til Byggeweb Udbud. Tilbudsgiver". Når man er logget ind som bruger på findes filen ved at gå ind på undermenuen Support og trykke på linket "Tilbudsgiver, manual". Side 2 af 7

3 4.2 Tilbudsfristen Tilbud skal afleveres i sin helhed senest: xxxdag den xx. xxxxx 20xx kl. xx.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke komme i betragtning. 4.3 Sprog Tilbud skal afgives skriftligt og på dansk. 4.4 Udformning af tilbud Tilbud skal indeholde: tilbudsliste xxx xxx 4.5 Forbehold Det forhandlingsforløb, der skal gennemføres, omfatter en drøftelse af eventuelle forbehold over for kravene i udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at gøre opmærksom på forhold, som kan give anledning til forbehold. 4.6 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 4.7 Accept af indledende tilbud Bygningsstyrelsen forbeholder sig retten til at tildele kontrakten med udgangspunkt i et indledende tilbud. Det er en forudsætning for at gøre brug af denne ret, at det pågældende tilbud ikke indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Såfremt Bygningsstyrelsen gør brug af denne ret, gennemføres forhandlingsforløbet, jf. pkt. 5 nedenfor, ikke. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriteriet Tildelingskriteriet er det bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende underkriterier, hvor Bygningsstyrelsens vægtning af det enkelte underkriterium er vist: 1. Pris (xx %) 2. [underkriterium 2] (xx %) 3. [underkriterium 3] (xx %) Side 3 af 7

4 Ad 1, Pris Tilbudsgiverne skal anvende den fremsendte tilbudsliste. Tilbudsprisen fremgår af tilbudslistens forside. Ad 2, underkriterium 2 Tilbudsgivere opfordres til at fremsende.. Bygningsstyrelsen vil i sin vurdering af dette underkriterium lægge vægt på i hvor høj grad Ad 3, underkriterium 3 Tilbudsgivere opfordres til at fremsende. Bygningsstyrelsen vil i sin vurdering af dette underkriterium lægge vægt på i hvor høj grad 5.2 Evalueringsmodel Bedømmelse af [underkriterium 2] og [underkriterium 3] Underkriterierne bedømmes hver for sig med udgangspunkt i en karakterskala, hvor 10 points gives til et fremragende tilbud, og 0 points gives til et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt. Bedømmelse af underkriteriet pris Ved bedømmelse af underkriteriet pris anvendes en lineær skala, hvor tilbud med laveste pris tildeles karakteren 10, mens et tilbud med en pris, der ligger 75 % højere end laveste pris, tildeles 0 points. Såfremt et eller flere konditionsmæssige tilbud har en pris, der ligger mere end 75 % højere end den laveste pris, ændres bedømmelsesintervallet, således at den højeste pris tildeles 0 points. 6. Forhandlingsforløbet Medmindre Bygningsstyrelsen vælger at tildele kontrakten med udgangspunkt i et indledende tilbud, gennemføres der et forhandlingsforløb som nedenfor beskrevet. Det skal bemærkes, at der under forløbet kan ske mindre ændringer. I tilfælde af behov for ændringer i forløbet vil de relevante parter blive informeret. Det er et grundlæggende vilkår for et udbud med forhandling, at der ikke må videregives oplysninger om en tilbudsgivers løsningsforslag til anden tilbudsgiver. Forhandlingsforløbet skal endvidere gennemføres under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper. Tilbudsgiverne vil derfor blive inviteret til parallelle forhandlingsmøder og blive bedt om at levere materiale til brug for forhandlingerne på samme vilkår. Tilbudsgiverne vil også få tilbagemeldinger fra Bygningsstyrelsen samtidigt. I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om Side 4 af 7

5 tilbudsgivernes konkrete løsningsforslag, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. For en god ordens skyld bemærkes det, at såfremt et spørgsmål eller forbehold fra en tilbudsgiver giver Bygningsstyrelsen anledning til at overveje en ændring i udbudsmaterialet, forbeholder Bygningsstyrelsen sig retten til at forelægge det pålæggende ændringsforslag for samtlige tilbudsgivere. Forhandlingsforløbet vil blive dokumenteret på Byggeweb. 6.1 Første forhandlingsmøde Der afholdes første forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver i uge x. Formålet med det første forhandlingsmøde er at sikre, at tilbudsgiverne er opmærksomme på, hvor deres tilbud bør forbedres. Bygningsstyrelsen vil i den forbindelse kommentere de allerede afgivne tilbud. Tilbudsgiverne får lejlighed til at udfordre udbudsmaterialet. Dagsordenen for første forhandlingsmøde er: 1. Præsentation af deltagerne 2. Kort gennemgang af og spørgsmål til nærværende beskrivelse af udbud med forhandling 3. Bygningsstyrelsens kommentarer til det allerede afgivne tilbud 4. Tilbudsgivers spørgsmål til det foreliggende udbudsmateriale 5. Opsamling fra mødet og det videre forløb 6. Eventuelt Forhandlingsmødet vil foregå på adressen [indsæt adresse]. Forhandlingsmødet er berammet til at foregå i tidsrummet [kl. x til kl. y]. Efter mødet vil hver tilbudsgiver på Byggeweb modtage et kort notat om, hvad der er drøftet på mødet. Bygningsstyrelsen vil i den forbindelse sikre, at der ikke videregives oplysninger om en tilbudsgivers løsning til en anden tilbudsgiver. Sammen med notatet vil der endvidere komme en beskrivelse af de nærmere krav til et første forhandlingstilbud, som tilbudsgiverne skal afgive, jf. herom nedenfor. 6.2 Sidste og bedste bud Efter forhandlingsmødet med hver tilbudsgiver vil de blive opfordret samtidigt til at afgive et sidste og bedste bud (SBB) på Byggeweb indenfor en nærmere angivet frist. SBB skal indeholde det samme som det oprindelige tilbud, således at der i forhold til de enkelte dele henvises til det oprindelige tilbud med angivelse af, hvorved det nye tilbud adskiller sig fra det oprindelige. Tilbudsgiverne skal generelt bestræbe sig på at forbedre de dele af deres tilbud, som Bygningsstyrelsen har peget på. SBB, der indeholder forbehold over for udbudsmaterialet, risikerer at blive afvist som ukonditionsmæssige. Side 5 af 7

6 6.3 Spørgsmål under forhandlingsforløbet Under hele forhandlingsforløbet kan tilbudsgiverne stille spørgsmål pr. mail til [indsæt mail]. Besvarelse af spørgsmål vil ske hurtigst muligt og løbende via Byggeweb til samtlige tilbudsgivere, dog således at der senest vil blive afgivet svar 6 dage før fristen for afgivelse af SBB. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristen for afgivelse af SBB, vil ikke blive besvaret. 6.4 Udskillelse af tilbudsgivere under forhandlingsforløbet Bygningsstyrelsen forbeholder sig retten til at udskille tilbudsgivere under forhandlingsforløbet. En sådan udskillelse vil kunne finde stede, såfremt Bygningsstyrelsen mener, at det er urealistisk at forvente, at den pågældende tilbudsgiver vil levere et konkurrencedygtigt SBB. Udskillelsen vil kunne finde sted i perioden mellem afgivelsen af det indledende tilbud og afholdelsen af forhandlingsmødet. Inden Bygningsstyrelsen træffer beslutning om at udskille en tilbudsgiver, vil Bygningsstyrelsen advisere den pågældende tilbudsgiver om sin hensigt, og vedkommende tilbudsgiver vil få en passende frist til at adressere de forhold, som efter Bygningsstyrelsens mening vil gøre vedkommende tilbudsgivers SBB ukonkurrencedygtigt. En tilbudsgiver, der udskilles, får hverken mulighed for at deltage resten af forhandlingsforløbet eller for at afgive et SBB. 7. Licitation Når Bygningsstyrelsen har valgt at acceptere et tilbud, vil samtlige tilbudsgivere modtage besked om, hvornår tilbudssummerne og eventuelle forbehold gøres tilgængelige på Byggeweb. 8. Vedståelse af tilbud Vedståelsesfristen for alle tilbud er 4 kalendermåneder fra tilbudsfristens udløb. For så vidt en tilbudsgiver opfordres til at afgive et nyt tilbud, bortfalder det ældre tilbud på det tidspunkt, hvor det nyere tilbud kommer frem til Bygningsstyrelsen. 9. Vederlag De tilbudsgivere, der vælges fra efter at have afgivet SBB, vil modtage [kr. x] i kompensation. Dette forudsætter, at SBB er konditionsmæssigt og i øvrigt udarbejdet i overensstemmelse med udbudsmaterialets retningslinjer. Tilbudsgivere, der udskilles under forhandlingsforløbet vil modtage [kr. x/2] i kompensation. Side 6 af 7

7 Den tilbudsgiver, som tildeles opgaven, vil ikke modtage kompensation. Bygningsstyrelsen ser frem til at modtage dit firmas indledende tilbud. Med venlig hilsen Sagsansvarlig T 4170xxxx E xxxxx@bygst.dk Side 7 af 7