UDBUD MED FORHANDLING I VEJSEKTOREN. Bo Tarp, Vejdirektoratet

Transkript

1 UDBUD MED FORHANDLING I VEJSEKTOREN Bo Tarp, Vejdirektoratet

2 Udbud med forhandling giver nye muligheder og behøver hverken være kompliceret eller tidskrævende Udbudsloven fra 1. januar 2016 åbner op for brug af udbud med forhandling også i vejsektoren. Der kan være store fordele ved at anvende udbud med forhandling. Så der er ved planlægning af udbud altid grund til at overveje udbudsformen.

3 Udbud med forhandling giver nye muligheder og behøver hverken være kompliceret eller tidskrævende Udbud med forhandling afhjælper den ulempe ved fx begrænset udbud, at kommunikationen mellem udbyder og tilbudsgiver i tilbudsfasen er meget formel og kun skriftlig. Der er ikke mulighed for en værdiskabende dialog om opgaven. Det bremser en fælles optimering af udbudsmaterialet og det overlader ofte tilbudsgivere på herrens mark, når de skal aflæse, hvad udbyder reelt lægger vægt på, når der indgår kvalitative underkriterier.

4 For at lette brug af udbud med forhandling i vejsektoren har Vejregelgruppen Struktur og jura udarbejdet en vejledning, som giver korte og koncise svar på og belyser følgende Muligheder for at anvende udbud med forhandling iht. udbudsloven Udbudstyper inden for vejsektoren, hvor udbud med forhandling kan være relevant Planlægning af udbud med forhandling Gennemførelse af udbud med forhandling Bygherreforeningen har udarbejdet en Drejebog for udbud med forhandling. Denne omtales sidst i dette indlæg.

5 Udbud med forhandling - hvad siger Udbudsloven? (1) En ordregiver kan anvende udbud med forhandling ved bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der opfylder et eller flere af følgende kriterier: a) Ordregiverens behov kan ikke imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, b) kontrakten omfatter design eller innovative løsninger,

6 Udbud med forhandling - hvad siger Udbudsloven? (2) c) kontrakten kan på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed ikke tildeles uden forudgående forhandling, eller d) ordregiveren kan ikke fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkelig præcist med henvisning til en standard, en europæisk teknisk vurdering, en fælles teknisk specifikation eller en teknisk reference

7 Udbud med forhandling - forudsætnnger Udbud med forhandling forudsætter brug af prækvalifikation og udvælgelse af tilbudsgivere (som ved begrænset udbud), idet der udvælges minimum 3 tilbudsgivere. Udbud med forhandling skal gennemføres ved brug af et af tildelingskriterierne Bedste forhold mellem pris og kvalitet, Omkostninger eller Pris. Ved udbud med forhandling vil det som regel være mest hensigtsmæssigt at anvende tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet, bl.a. fordi tilbud med kreative/innovative løsninger i så fald bedst kan tilgodeses i evalueringen af tilbuddene.

8 Udbud hvor udbud med forhandling kan anvendes (1) Udbud med forhandling kan anvendes, når opgaven omfatter design (både æstetisk og teknisk design). Udbud med forhandling kan i nogle tilfælde anvendes ved udbud af en hovedentreprise, når der åbnes op for optimeringer af elementer i udbudsmaterialet og/eller hvis der kan opnås fordele ved at inddrage tilbudsgivernes kompetencer i endelig fastlæggelse af anlægslogistik og udførelsestidsplanen.

9 Udbud hvor udbud med forhandling kan anvendes (2) Udbud med forhandling kan anvendes ved indkøb af specialmateriel (som ikke er en hyldevare). Eksempler kan være: -Specialmateriel, som fx kabelinspektionsvogn til Ny Lillebæltsbro -Selvkørende saltspreder -PC-styring af broklap og bomme på klapbro -Levering af webbaseret løsning til styring af og betaling ifm. parkering

10 Udbud hvor udbud med forhandling kan anvendes (3) Udbud med forhandling kan anvendes ved indkøb af specialmateriel (som ikke er en hyldevare). Eksempler kan være: -Specialmateriel, som fx kabelinspektionsvogn til Ny Lillebæltsbro -Selvkørende saltspreder -PC-styring af broklap og bomme på klapbro -Levering af webbaseret løsning til styring af og betaling ifm. parkering

11 Udbud hvor udbud med forhandling kan anvendes (4) Udbud med forhandling kan anvendes ved rådgivningsopgaver, som ikke er rutinearbejder. Udbud med forhandling kan generelt anvendes ved udbud af totalentrepriser, som indeholder projektering. Udbud med forhandling kan anvendes ved indkøb af vejudstyr, hvor der er behov for innovative løsninger. Det vil sige løsninger, som ikke findes på markedet eller som kræver en betydelig ændring og/eller forbedring af foreliggende løsninger. Udbud med forhandling kan anvendes ved rammeaftaler om rådgiverydelser, hvor der ønskes en innovativ tilgang til opgaveløsningen.

12 Udbud hvor udbud med forhandling kan anvendes (5) Udbud med forhandling kan anvendes ved udbud af en drifts- og vedligeholdsentreprise, som indeholder afregning i fast pris på opfyldelse af funktionskrav (fx fejlafhjælpning på tekniske anlæg). Udbud med forhandling kan anvendes ved udbud af en drifts- og vedligeholdsentreprise, som helt eller delvist indeholder entreprenørens investering, hvor entreprenøren som vederlag godtgøres den besparelse, som investeringen afstedkommer. Der kan fx være tale om el-besparelse i forbindelse med vejbelysning. Udbud med forhandling kan anvendes ved udbud af OPP projekter, hvor OPP selskabet (tilbudsgiver) står for projektering og udførelse, drift og vedligehold, finansiering, mv.

13 Fordele ved udbud med forhandling Fordele ved muligheder for at optimering af udbudsmaterialet Løsningsmuligheder i forbindelse med ændringer i udbudsmaterialet Fjerne unødige, fordyrende krav i udbudsmaterialet (cost drivers) Fjerne eller ændre krav til kvalitet, som ikke giver ordregiver værdi Kvalitetssikring af udbudsmaterialet - bedre samarbejde og færre Konflikter Fordele ved tilbudsgiveres optimering af deres tilbud Sikring af at ordregivers behov kan opfyldes Forbehold kan bortforhandles Uklarheder og misforståelser i tilbud kan reduceres og ideelt set helt undgås Innovation og optimal kvalitet af tilbud

14 PLANLÆGNING AF UDBUD MED FORHANDLING Et udbud med forhandling indledes med en ansøgningsfase om prækvalifikation svarende til fremgangsmåden ved begrænset udbud med den vigtige forskel, at der kun skal prækvalificeres mindst 3 tilbudsgivere - og max. 5 - ved udbud med forhandling, mens der ved begrænset udbud skal prækvalificeres mindst 5 tilbudsgivere.

15 Udbudsbekendtgørelsen og BUT der skal bla. tages stilling til: Om der kun gennemføres én forhandlingsrunde eller om ordregiver forbeholder sig ret til at gennemføre flere forhandlingsrunder Om forhandlingerne skal forløbe i flere faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles Om ordregiveren vil forbeholde sig ret til at tildele en kontrakt på grundlag af det indledende tilbud Hvorledes forhandlingsforløbet forventes at forløbe Om ordregiveren vil yde vederlag til deltagerne i forhandlingerne Ordregiveren skal i udbudsmaterialet fastsætte udbuddets genstand og mindstekrav og kriterierne for tildelingen

16 Skematiseret forhandlingsproces ved udbud med forhandling Note 1: Procesdiagrammet forudsætter, at pris indgår i forhandlingerne, og at 2 kuvertsystemet anvendes ifm. de endelige tilbud, som afgives efter forhandlingerne. Note 2: Ordregiver skal anføre i udbudsbekendtgørelse, pkt IV.1.5, om ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontraktenn pga. det indledende tilbud. Indledende tilbud modtages Ret til at tildele pga. indledende tilbud (note 2) nej ja Note 3: B&A = Udbud af bygge- og anlægsarbejder, hvor tilbudslovens 7 er gældende. Tilbudsgivere får oplyst priser. For varer og tjenesteydelser afholdes ikke prislicitation Foreløbig evaluering af indledende tilbud (både pris og kvalitet, mv.) Ved B&A afholdes prislicitation (note 3) Evaluering af indledende tilbud (både pris og kvalitet, mv.) Overordnet orientering om evalueringen sendes til tilbudsgiverne sammen med dagsorden til første forhandling nej Beslutning om tildeling pga. indledende tilbud Første forhandling ja Evt. rettelsesblad udsendes Reviderede tilbud modtages (note 4) Note 4: Hvis ordregiver forbeholder sig ret til at gennemføre flere forhandlingsrunder, skal der afholdes prislicitation ved B&A Evt. reduktion i antal tilbudsgivere samt 2. forhandlingsrunde (note 5) Endelige tilbud modtages Note 5 Hvis der gennemføres mere end én forhandlingsrunde skal det oplyses i udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.1.4, om ordregiver forbeholder sig ret til at reducere antal tilbud undervejs. Endelig evaluering af tilbud Endelig evaluering af tilbud Ved tjenesteydelser og varekøb: Priskuverter åbnes (note 6) Ved B&A: Prislicitation (note 7) Note 6 og 7: Forudsætter anvendelse af 2 kuvertsystemt ifm. endelige tilbud. Rekvisition af serviceattest eller tilsvarende dokumentation fra vinder Meddelelse om tildeling Stand still periode Kontraktindgåelse

17 Om tildeling på grundlag af det indledende tilbud Der er fordele og ulemper ved at forbeholde sig ret til tildeling på grundlag af det indledende tilbud. Én fordel er, at forhandlingsprocessen i givet fald kan spares. En anden fordel er, at tilbudsgivernes indledende tilbud ikke vil være forhandlingsoplæg, men at der formentligt vil være mere gennemarbejdede tilbud, hvor priser vil være tilbudsgivernes egentlige tilbudspriser, og hvor alle løsningsforslag vil være beskrevet fuldt ud. Ulemperne er, at fordelene ved forhandlingsprocessen i givet fald ikke opnås.

18 PLANLÆGNING AF UDBUD MED FORHANDLING Forhandlinger kan ske ved: Møder med fysisk tilstedeværelse af parterne Videomøder, Skype møder Telefonmøder Mailudveksling Forhandlinger gennemføres med tilbudsgiverne individuelt.

19 Forhandlingsmøder - dagsorden - Velkomst og præsentation - Ordregivers redegørelse for mødets forløb og indhold - Eventuelt en kort præsentation fra tilbudsgiverne af deres tilbud - Tilbudsgiverens eventuelle kommentarer til udbudsmaterialet, herunder påpegning og vurdering af fordyrende krav (cost drivers) og risikobehæftede forhold samt bestemmelser, som fx ønskes præciseret - Tilbudsgivernes forslag til ændringer af krav i udbudsmaterialet med henblik på at kunne tilbyde optimale løsninger - Ordregivers bemærkninger til tilbuddet og foreløbig, overordnet evaluering af hvert underkriterium - Bortforhandling af eventuelle forbehold

20 Krav i udbudsmaterialet Ved krav forstås forhandlingskrav, som ordregiver i princippet har lagt sig fast på, men tilbudsgiverne kan i deres indledende tilbud eller under forhandlingerne foreslå, at kravene justeres, eller tage forbehold overfor dem. Hvis ordregiver beslutter sig for at ændre kravene, dokumenteres det overfor alle tilbudsgiverne i et rettelsesblad. Ved mindstekrav forstås grundlæggende krav, som ikke må ændres under forløbet. Hvis en tilbudsgiver tager forbehold overfor et mindstekrav i sit indledende tilbud, skal det forhandles væk. Hvis en tilbudsgiver tager forbehold overfor et mindstekrav i sit endelige tilbud, skal tilbuddet afvises.

21 Tildeling ved udbud med forhandling Hvis der anvendes Bedste forhold mellem pris og kvalitet bør de kvalitative underkriterier formuleres under hensyn til, at formuleringen og vægtningen, som den er fastlagt i udbudsmaterialet, ikke må ændres ved evaluering af de endelige tilbud. Det er en balance at formulere underkriterierne rummeligt, således at uforudsete gode løsninger - som følge af forhandlingsprocessen - kan tilgodeses ved karaktergivningen.

22 GENNEMFØRELSE AF UDBUD MED FORHANDLING Ved forhandlingerne skal deltagere fra ordregiver samlet set besidde kompetencer indenfor: mødeledelse forhandlingsledelse relevante faglige kompetencer relevante udbudsjuridiske kompetencer Man bør dog begrænse antal deltagere fra ordregiver til max. 5. Der kan således være specialfaglige kompetencer, som ikke vil være repræsenterede, men hvor en behandling i bygherreregi må ske efter mødet. Det bør tilstræbes, at der deltager ca. lige mange fra ordregiver og fra tilbudsgiver.

23 Forberedelse af forhandlingerne Forhandlingsprocessen skal tilrettelægges, således at fordele ved udbud med forhandling opnås i størst muligt omfang. På grundlag af vurderingen af de indledende tilbud kan ordregiver formentligt formulere, hvilke tilbudte løsningsforslag, der ønskes inddraget i forhandlingerne. Allerede på dette stade (før forhandlingerne) bør ordregiver søge afklaret, om tilbudte løsningsforslag er relevante og om disses realisering indebærer ændringer i udbudsmaterialet, fx ved lempelser i eller ændringer af krav.

24 Ordregivers feed back på de indledende tilbud Ordregiver fremlægger evaluering af det indledende tilbud. I denne fremlæggelse orienteres tilbudsgiver om svagheder og styrker på opfyldelse af de kvalitative underkriterier, mens der ikke oplyses foreløbige karakterer. Ordregiver kan også oplyse, om den afgivne pris er konkurrencedygtig eller ej. Ved meget store prisforskelle kan en meget dyr tilbudsgiver oplyses om, at der skal ske en reduktion af en antydet størrelse i tilbudsprisen, for at tilbuddet kan vinde.

25 Referat af forhandlingsmødet Ordregiver udarbejder referat af forhandlingsmødet. Inspiration til et referat findes fx i bilag 3. Referater har til formål at dokumentere, at forhandlinger har fundet sted, samt indeholde praktiske aftaler om det videre forløb. Referaterne indgår således ikke i det reviderede udbudsmateriale. Referatet bør udsendes kort efter forhandlingen. Som udgangspunkt er referater af forhandlingsmøder fortrolige og ikke tilgængelige for aktindsigt.

26 Rettelsesblade Ordregiver udarbejder rettelsesblade i løbet af forhandlingsprocessen. Rettelsesblade sendes til alle tilbudsgivere samtidigt. Efter gennemførelse af forhandlingerne udarbejder ordregiver revideret udbudsmateriale, hvor rettelser i henhold til rettelsesblade er indarbejdet. Det reviderede udbudsmateriale er grundlag for afgivelse af endelige tilbud, og dermed indgåelse af kontrakt.

27 Fortrolighed Ordregiver skal holde de oplysninger og løsningsforslag, der gives af tilbudsgiverne på forhandlingsmøderne, fortrolige. En løsning fra én tilbudsgiver, må således ikke - direkte eller indirekte - bringes på banen overfor en anden tilbudsgiver med mindre dette er aftalt med tilbudsgiveren.

28 Ligebehandling Ordregiver skal sikre ligebehandling og gennemsigtighed i forhandlingsprocessen. Ligebehandling indebærer bl.a. at ordregiver ikke må give oplysninger til én tilbudsgiver på et forhandlingsmøde, uden at denne oplysning gives til alle tilbudsgivere. Gennemsigtighed kan fx indebære, at tilbudsgivere, som udskilles under forhandlingsforløbet, modtager en fyldestgørende begrundelse for udskillelsen.

29 Cases i vejledningen 1 Drift af Odins Bro, Odense 2 Levering af udstyr til busstoppesteder, Nordjylland 3 Københavns Lufthavne, Udvidelse af landingsbane 4 Vejdirektoratet, Totalentreprise Motorvej syd om Regstrup 5 Vejdirektoratet, Rammeaftale om rekruttering Casene beskriver udbuddet, forhandlingerne og ordregivers erfaringer eksempel på erfaringer på næste slides

30 Erfaringer - Totalentreprise Motorvej syd om Regstrup (1) På forhandlingsmøderne var der en god dialog om tilbuddene, herunder de besparelsesforslag, som tilbudsgiverne havde beskrevet i deres tilbud, og på møderne fremkom tilbudsgiverne endvidere med yderligere besparelsesforslag. Efter forhandlingsrunden tilpassede Vejdirektoratet en række krav i udbudsmaterialet, og det gav tilbudsgiverne muligheder for at reducere tilbudssummerne. Forhandlingsprocessen havde endvidere en positiv effekt på tilbuddenes kvalitet, idet tilbudsgivernes beskrivelse af anlægslogistikken blev forbedret, og omfanget af forbehold blev reduceret til et minimum.

31 Erfaringer - Totalentreprise Motorvej syd om Regstrup (2) Vejdirektoratet havde i udbudsbekendtgørelsen forbeholdt sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af de indledende tilbud i forventning om, at det ville sikre, at de indledende tilbud indeholdt en realistisk tilbudssum. Prisforskellen mellem de indledende tilbud og de endelige tilbud indikerede dog, at hovedparten af tilbudsgiverne har haft en forventning om, at forhandlingerne ville blive gennemført. Underkriteriet Omkostninger medvirkede til, at tilbudsgiverne traf totaløkonomiske valg i de tilbudte løsninger. Der blev gennemført én forhandlingsrunde, og erfaringen fra forløbet var, at det var passende for et udbud af denne type, dvs. en relativt traditionel totalentreprise.

32 En hurtig oversigt fra Bygherreforeningen

33

34