Møde den 26. juni 2015 kl. 10.30-11.30 Aarhus 5361-212, Emdrup A112 REFERAT LAMU-møde nr. 1 i AU Forskning og Eksterne Relationer Til stede: John Westensee (fmd.), Jeppe Dørup Olesen, Anders Frølund, Anne-Marie Bach, Karsten Skov, Henriette Zinck-Bramsen (ref.) Afbud: Ad 1 - Velkomst og præsentation John bød velkommen i det nye LAMU. Ad 2 - Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Dato: 12.august 2015 Ref: JW/HZB Side 1/3 Ad 3 Orientering ved formanden John deltog i AAMU (Administrationens ArbejdsMiljøUdvalg) d. 7. maj. Der er meget fokus på det psykiske arbejdsmiljø især punkterne nærværende ledelse og stresspåvirkninger. Dette er i høj grad lokale anliggender. Afdelingerne skal blive bedre til at spotte stress-symptomer, men det kan være svært i en travl hverdag. Referatet fra AAMU-mødet er vedhæftet dette referat. På et møde i AU FE ledergruppen har man drøftet, hvad det betyder med nærværende ledelse samt at reducere individuelle stress-påvirkninger i vores VD-område. LAMU diskuterede, hvordan det praktiseres bedst. Eksempelvis ved hjælp af dialogmøder samt tid til ledelse som virkemidler. På spørgsmålet om vores ledere har tid til at være ledere i forhold til arbejdsopgaverne, oplyste John, at lederfunktionen bliver prioriteret ved nyansættelser (f.eks. funktionschefer). Det blev drøftet, om LAMU og LSU bør lægges sammen. Overordnet er det endnu ikke afklaret, men de respektive enheder må selv afgøre det. John afventer feedback fra HR efter sommerferien. Begge udvalgs møder kan eventuelt lægges i forlængelse af hinanden mange emner overlapper i de to udvalg, så det kan give god mening. På næste LSU-møde d. 26. august deltager LAMU på forsøgsbasis. Aarhus Universitet AU Forskning og Eksterne Relationer
Ad 4 Fysisk APV Der afholdes et temamøde d. 8. september om fysisk APV og et minikursus d. 21. el. 28. september herom. John opfordrer LAMU til at deltage. Indkaldelsen er vedhæftet referatet. Anne-Marie og Karsten foreslog deltagelse for at få mere indsigt i processen for den fysiske APV og vil afrapportere på det efterfølgende LAMU-møde. Side 2/3 Medio september 2015 udsendes et elektronisk spørgeskema pr. mail til alle medarbejdere for at kortlægge det fysiske arbejdsmiljø. Der er en større flytning i gang på AU. Universitetsdirektør Jane Kraglund sender mail ud i uge 27 med generel information, da det berører mange personer. Ad 5 Psykisk APV Den næste psykiske AVP starter primo 2016. Det konkrete materiale, vi har pt., har været behandlet i Universitetsledelsen (Uni.led.) og er vedlagt referatet. Det er vigtigt, at der sker en opfølgning på APV for at forventningsafstemme i forhold til besvarelser. LAMU vil følge processen tæt efter sommerferien. Der blev udtrykt håb om, at processen bliver mere målrettet og ikke for omfattende/detaljerig. Alt er ikke lige vigtigt for alle på AU. Men hvis rapporten alligevel bliver for omfattende efter vores opfattelse, må vi i stedet fokusere på det, der vigtigst for AU FE. Ad 6 Trivsel/stress En overordnet gennemgang af trivsels-/stress-situationen blev drøftet. Der er enkelte tilfælde af sygemeldinger både begrundet som arbejdsrelateret (stress) og forhold, der er privatrelaterede. Der var generel enighed om, at vi mangler et bedre lokalt beredskab ved stresstilfælde, både når der opstår sygdom/stress, og især også når en medarbejder vender tilbage efter et fravær. Vi skal fokusere mere på bedre genopretningsforløb, eksempelvis et indslusningsforløb efter endt sygdomsperiode, som vil være af individuel karakter, men som har det til fælles, at kolleger skal informeres om de særlige hensyn, der skal udvises. Arbejdsmedicinsk Klinik s stressklinik tilbyder et forløb til medarbejdere, der vender tilbage efter sygdom/stress. Her tilbydes et gruppeterapeutisk forløb med andre, som har været igennem samme sygdomsforløb. Det blev besluttet at arbejde videre med folderen om trivsel og stresshåndtering, f.eks. med genopretningsforløb i forbindelse med tilbagevenden til arbejdet. En idé til at synliggøre folderen kan være en plakat opsat i køkkener og på fællesområder. Anne-Marie og Karsten kommer med oplæg til næste møde.
Nyt punkt på næste dagsorden: Opfølgning på genopretningsforløb i forbindelse med tilbagevenden til arbejdet. Side 3/3 Ad 7 Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2015 I arbejdsmiljødrøftelsen for 2016 (januar) skal emnerne trivsel/stressberedskab samt nærværende ledelse med. Det er vigtigt, at de mål, der skrives ind i drøftelsen, reelt også er dem, vi arbejder med og gør noget ved. Ad 8 Kriseberedskab Kriseberedskabet i Emdrup er ikke tilstrækkeligt, og de ansvarlige er blevet gjort opmærksom herpå. Efter sommerferien rulles planerne i Emdrup ud. Karsten bidrager med at skrive en brugstilgang til medarbejdere, som kan indgå som materiale i processen. Ad 9 Kommunikation På hjemmesiden skal Medarbejderservice strammes op. Der sker meget på dette område nu. Vores opdaterede hjemmeside Medarbejderportalen forventes at være klar omkring sommerferiens start. Der var enighed om, at siden for LAMU skal indeholde følgende obligatoriske elementer: Årlig Arbejdsmiljødrøftelse, Psykisk APV, Fysisk APV, dagsordener og referater, oversigt over LAMU s valgte medlemmer, trivselsfolder. Der vil komme en status for LAMU med i næste nyhedsbrev. Ad 10 Eventuelt LAMU deltager på næste LSU-møde d. 26. august 2015 foreløbigt i et forsøg på at afholde møder i fællesskab.
AARHUS UNIVERSITET Møde den: 7. maj 2015 kl. 14.30-16.00 AU HR, Jens Baggesens Vej 51, Bygning 5221-012 Referat AAMU møde Deltagere: Jane Kraglund, Ole Jensen, John Westensee, Ole Rahn, Susanna Holm Nielsen, Søren Nicholson, Pia Vestgård Kristensen, Iben S. Vejen (referent). Fra ASU og APV følgegruppen deltog Anders Kragh Moestrup, Lisbeth Lauritsen og Søren Dam under punkt 4. 1. Godkendelse af dagsorden og referat Mødet startede med en præsentationsrunde. Der var ingen bemærkninger til dagsorden eller referat. Dato: 7. maj 2015 Ref: ISV 2. Præsentation af udvalgets medlemmer og forretningsorden Udvalgets forretningsorden blev drøftet og godkendt. Udvalget blev præsenteret for et årshjul for AAMU, der skitserer årets gang. Ole Rahn (OR) mente, at årshjulet i AMO principielt bør planlægges således, at der først afholdes møder i de lokale arbejdsmiljøudvalg og derefter i administrationens arbejdsmiljøudvalg. Der var ligeledes forslag om at indhente emner til dagsordenen fra Enhedsadministrationens LAMU er, hvilket blev anerkendt. Det blev aftalt at melde datoer for AAMU møder ud til LAMU, så de har mulighed for at lægge deres møder inden AAMU møderne. Side 1/4 Valget til Arbejdsmiljøorganisationen blev drøftet, og der blev opfordret til, at der næste gang bliver udarbejdet en mere tydelig beskrivelse af valghandlingen og konkrete metoder til valg og kampvalg. Der var desuden forslag om at melde ledelsesrepræsentationen ud tidligere i processen. Oversigt over Arbejdsmiljøorganisationen kan findes på AU s arbejdsmiljøhjemmeside http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/organisation/ 3. Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering om arbejdsmiljøsager på vicedirektørområderne og i administrationscentrene Søren Nicholson (SN) fortalte, at han havde været til BSS FAMU møde, hvor der var blevet drøftet evakueringsplaner på baggrund af seneste bombetrussel. Der havde været en drøftelse af, hvordan informationer i sådanne situationer kunne optimeres, og hvordan man kunne få alle folk til at tage det alvorligt. Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk
AARHUS UNIVERSITET OR fortalte, at IT har haft en enkelt arbejdsulykke. Derudover har de haft evakueringsøvelser, og han anbefalede andre at lave evakueringsøvelser, så folk får erfaring med konceptet. Ole Jensen (OJ) fortalte, at de i Emdrup er ved at rulle evakueringskonceptet ud med safety points som et pilotprojekt. De har møde i LAMU, hvor LSU er inviteret til at deltage ved nogle emner, da der er mange overlappende temaer. Side 2/4 Pia Vestgård Kristensen (PVK) fortalte, at de ikke har afholdt første møde i LAMU, men at der også her påtænkes et tæt samarbejde med LSU. Susanna Holm Nielsen (SHN) fortalte, at administrationscenter ST er ved at konsoliderer sig efter de seneste forandringer. Hun udtrykte bekymring for et stort arbejdspres. John Westensee (JW) nævnte, at de også her påtænker et samarbejde mellem LAMU og LSU. De er ved at afslutte en sag om et påbud fra Arbejdstilsynet. Det har haft en positiv effekt på arbejdsmiljøet. 4. Opdatering af Psykisk APV handlingsplan HSU og HAMU har besluttet, at der på tværs af universitetet skal sættes fokus på to vigtige parametre fra AU APV handleplanen for det psykiske arbejdsmiljø på AU: En nærværende ledelse samt Reducere individuelle stress-symptomer. Der var en drøftelse af den nuværende APV handlingsplan for Administrationen, der blev vurderet til at være overodnet. Flere efterspurgte en konkretisering af nogle af tiltagene. JAK anerkendte dette og tilføjede, at det vigtigste arbejde ligger lokalt, og at det her skal sættes på dagsordenen. OJ forslog et punkt om at holde øje med hinanden som kolleger og inddrage lederen ift. individuelle stresssymptomer. Efterfølgende var der en drøftelse af stress. JAK lagde vægt på at stress og årsagen til stress er mange-facetterede. Arbejdsrelaterede faktorer har således betydning, men det er der også mange forhold, der kan have. I forhold til arbejdsrelaterede faktorer kan arbejdsmængde have betydning, men også mere brede arbejdspladsrelaterede faktorer spiller ind (kollegialt samspil, ledelse m.v.). Det er vigtigt, at den håndtering af stress, der skal ske i regi af AU, har dette brede perspektiv for øje. Lisbeth Lauritsen (LL) nævnte, at mange LAMU har eksemplificeret de to fokuspunkter, fx i form af kurser og 1:1 samtaler. JAK tilføjede, at man skal have fokus på det hele menneske, når man snakker stress. Fokus på stressspotting er en god idé.
AARHUS UNIVERSITET JW nævnte, at de vedlagte arbejdsmiljødrøftelse kan fungere som et idékatalog i administrationen. SHN nævnte, at stress kan være svært at spotte, når opgaverne fylder meget, og medarbejderne er pressede. JAK kommenterede, at løsningen skabes i samspil med leder og kolleger. Arbejdsmiljødrøftelserne rummer god videndeling ift., hvordan man lokalt kan agere, men at det også handler om kulturen. AAMU kan opfordre LAMU og LSU til at sætte det på dagsordenen. Lokalt er man nødt til at arbejde sammen om at løse problemerne. PVK spurgte, om man overvejede et budget i forbindelse med APV 2016. JAK kommenterede, at de budgetansvarlige har ansvaret for at tænke dette og kompetenceudvikling ind i deres budgetter. Søren Dam spurgte ind til APV 2012. Han gav udtryk for en forhåbning om arbejdsro og tryghed. JAK kommenterede, at APV en har været afsæt for bl.a. problemanalyse og omorganisering. Hun konstaterede, at der bliver arbejdet meget med det psykiske arbejdsmiljø, og at tryghed bl.a. skabes ved at involvere og informere medarbejderne. Anders Kragh Moestrup tilføjede, at der har været mange forandringer, som har genereret forskellige forventninger til medarbejderne, hvilket kan skabe stress. Side 3/4 Udvalget blev enige om at dele arbejdsmiljødrøftelserne i administrationen. De konstaterede, at der bliver arbejdet med forskellige lokale tiltag, og at tilbagemeldingen til HAMU-HSU bliver, at der gennem en periode er arbejdet med tiltaget, og at dette fortsætter. 5. Orientering om Fysisk APV Fysisk APV gennemføres i september 2015. Udvalget blev informeret om, at der afholdes temamøde og uddannelse i handlingsplansystemet for Arbejdsmiljøorganisationen i september. Der vil være særlige tiltag for de medarbejdere, der ikke har daglig adgang til en computer, så de også får mulighed for at svare elektronisk. Ift. medarbejderlisterne kan de trækkes fra personalesystemet AUHRA, hvilket gør kvalificeringsarbejdet mindre. 6. Arbejdsmiljøstatistikker 2014 Jane Kraglund (JAK) præsenterede materialet om arbejdsmiljøstatistikker og nævnte, at det er svært at sammenligne sygefraværsstatistikken på tværs af AU, da registreringspraksis er forskellig. Sygefraværet i Administrationen ligger lidt højere end generelt, og hun opfordrede til lokalt at have fokus på psykisk arbejdsmiljø og samspillet mellem ledelse og medarbejdere, hvis sygefraværet skal nedbringes.
AARHUS UNIVERSITET Der var en kort drøftelse af, at økonomiprocessen også har haft en negativ effekt på sygefraværet. Side 4/4 SHN opfordrede til at udarbejde statistik på enheder, fx administrationscentrene. OJ kommenterede, at disse er tænkt ind i statistikken for 2015, hvor man også undersøger, om langtidssygemeldinger kan trækkes ud af statistikken. Han nævnte desuden, at det er vigtigt med et særskilt fokus på sygefraværet. JAK anerkendte, at statistikken gav udtryk for, at 2014 har været et hårdt år. Hun nævnte, at det er vigtigt at vise omsorg i sygefraværet. Fx har jævnlig kontakt mellem leder og medarbejder stor effekt. Statistikken over psykologisk rådgivning og arbejdsskader blev ligeledes berørt, og der var en kort drøftelse af årsagen til arbejdsskader blandt det administrative personale. JAK konkluderede, at udviklingen skal følges og evt. drøftes sammen med ASU. 7. Kemikalienetværk JAK orienterede om, at Arts, BSS og Administrationen er blevet bedt om at overveje, hvorvidt det vil være formålstjenligt at inkludere repræsentant(er) fra de pågældende enheder i styregruppen for AU Kemikalienetværk. Formålet med kemikalienetværket er at sikre, at arbejde med stoffer og materialer i alle led planlægges og tilrettelægges således, at det kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. ISV orienterede om, at det er lovpligtigt at have arbejdspladsbrugsanvisninger til rengøringsmidler herunder opvasketabs mv., som findes i de fleste enheder. Manglende APB er kan medføre påbud fra Arbejdstilsynet. ISV foreslog, at en repræsentant fra Bygninger kunne deltage i styregruppen og koordinere på tværs af de tørre områder. Dette blev godkendt af udvalget. 8. Eventuelt SN nævnte, at medarbejdere med fysisk præget arbejde efterspørger en sundhedsordning, der vil kunne forebygge skader. JAK kommenterede, at behovet kan drøftes i AAMU, men at beslutningen ligger andetsteds. SN sørger for at udarbejde materiale og sætte det på dagsorden til næste møde. 9. Næste møde ISV booker møder i kalenderen.