Indkøbs- og udbudspolitik Roskilde Forsyning

Indkøbs- og udbudspolitik Roskilde Forsyning 2013

Formål Det overordnede mål med Roskilde Forsynings A/S indkøbs- og udbudspolitik er at skabe rammerne for, hvordan Roskilde Forsyning A/S og underliggende selskaber (herefter RF) køber på de mest økonomiske og fordelagtige vilkår den rette kvalitet til bedste pris og efter saglige og forretningsmæssige vurderinger. For at sikre dette, skal alle indkøb koordineres så RF udnytter indkøbsressourcerne optimalt og fremstår som én kunde over for leverandørerne. På den måde opnår RF både forretningsmæssige og administrative fordele. Indkøbspolitikken skal fungere sammen med de øvrige politikker og er en del af RF overordnede strategiplan. Indkøbspolitikken skal understøtte RFs primære forretningsområder og organisation, hvor forsyningssikkerhed og økonomisk fordelagtige betingelser af strategisk vigtige varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver opnås. RF skal fremstå, som en troværdig, dynamisk og professionel samhandelspartner og som en økonomisk og kvalitetsbevidst indkøber, der i relevant omfang tager hensyn til miljø- og energimæssige, sociale, etiske, æstetiske, sikkerhedsmæssige og lokale forhold. Leverandører der på vegne af RF udfører arbejde, som er synligt i det offentlige rum, skal benytte RFs kommunikationsparadigmer. Det er for at sikre ensartethed i kommunikation til RFs kunder. Grundlæggende princip Det grundlæggende princip i RFs indkøbspolitik er: Rette kvalitet til den bedste pris Dette betyder, at når der konkurrenceudsættes i RF, skal det sikres, at opgaverne løses bedst og billigst. Leverandørerne skal konkurrere på pris og kvalitet og eventuelt andre parametre, hvor det er relevant. Derudover bidrager processen til, at RF i forberedelserne internt definerer den opgave, som skal løses. Dette sikrer, at opgaveløsningen bliver afgrænset til de forhold, der i sidste led skal skabe værdi for kunden. 2 Roskilde Forsyning Indkøbs- og udbudspolitik

Organisering Indkøbsprocessen ser således ud: Med henblik på at sikre overholdelse af interne procedurer på indkøbsområdet, har RF defineret roller og kompetencer i indkøbsprocessen (bilag 1). Det er for at sikre, at de indgåede aftaler anvendes. Det vil sige, at der foreligger skriftligt aftalegrundlag ved aftaleindgåelse, samt overholdelse af Internt overvågningsprogram for RF. Udbudspolitik Når RF foretager indkøb, skal indkøbet i udbud, hvis det beløbsmæssigt overstiger visse tærskelværdier. Det er RFs samlede indkøb af den pågældende ydelse, som er afgørende for om indkøbet er over tærskelværdier, hvilket afhænger af genstanden, der bliver udbudt. Udbud er et lovkrav, men også en drivkraft for RF for udvikling og fornyelse. RF ønsker herved at sikre at fokus på at effektivisering fastholdes, og tilstræber levering af den bedste og billigste løsning. Roskilde Forsyning Indkøbs- og udbudspolitik 3

RFs krav til leverandør RF lægger vægt på at skabe et konstruktivt og individuelt samarbejde med både leverandører og øvrige parter. Det sker med henblik på til enhver tid at sikre de bedst mulige betingelser for at understøtte indkøbspolitikken. Desuden ligges der vægt på seriøse og dynamiske relationer, hvor forholdet er præget af gensidig respekt. Pris, leverancesikkerhed og kvalitet er de væsentligste parametre for RF. Det forventes, at leverandører til RF leverer i henhold til den aftalte pris, mængde og kvalitet. Ved levering kræves det som minimum en detaljeret pakkeliste/følgeseddel med henvisning til RFs indkøbsordre nummer samt varenummer. Udover pris, levering og kvalitet har RF en vigtig opgave i at tænke miljø, sociale og etiske forhold ind i indkøb. Konsekvenser for arbejdsmiljøet hos leverandører, underleverandører og producenter samt hos medarbejderne i RF indgår i denne vurdering. Miljø og energi RF lægger vægt på at mindske miljøbelastningen ved sine indkøb, ved bl.a. at vælge produkter der i fremstilling, distribution, anvendelse og senere bortskaffelse belaster miljøet mindst muligt. RF vil ved nyanskaffelser tilstræbe energibesparende foranstaltninger. RF lægger vægt på, at leverandører, tjenesteydere og entreprenører har et sikkert og sundt arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Sociale og etiske hensyn RF ønsker at fremme social ansvarlighed i udbud ved at give sine leverandører reelle incitamenter til at udvikle social ansvarlig ledelse. Ved social ansvarlighed forstås indkøb, der tager hensyn til et eller flere af følgende sociale aspekter, overholdelse af sociale rettigheder og arbejdsmarkedsrettigheder, social integration, lige muligheder, tilgængelighed, design for alle under hensyntagen til bæredygtighedskriterier og spørgsmål i tilknytning til etisk handel 4 Roskilde Forsyning Indkøbs- og udbudspolitik

og bredere frivillig overensstemmelse med virksomhedernes sociale ansvar. Mange sociale hensyn kan dog afhængigt af deres natur kun indgå i bestemte faser af indkøbet. Desuden skal RF fra udbud til udbud beslutte, hvilke sociale hensyn der er relevante for deres indkøb afhængigt af kontraktgenstanden og de mål, de følger. Følgende sociale hensyn kan være relevante for indkøb: Fremme beskæftigelsesmuligheder f.eks. lærlingepladser Fremme værdigt arbejde Fremme overholdelse af sociale rettigheder og arbejdstagerrettigheder Beskyttelse mod overtrædelse af menneskerettighederne og fremme overholdelsen af menneskerettighederne Derfor kræver RF bl.a., at forsyningens leverandører og deres eventuelle underleverandører (kædeansvar) overholder alle internationale konventioner tiltrådt af Danmark. Ved alle udbud af vare og tjenesteydelser er følgende grundlæggende ILO-konventioner omfattet: Forbuddet mod tvangsarbejde, jf. ILO konventionen r. 29 (1930) om tvangsarbejde og ILO konvention nr. 105 (1957) om anskaffelse af tvangsarbejde. Ingen diskrimination i ansættelsen, jf. ILO konvention nr. 111 (1958) om diskrimination og ILO konvention nr. 100 (1951) om ligeløn. Forbuddet mod børnearbejde, jf. ILO konventionen nr. 138 (1973) om minimumsalder og ILO konventionen nr. 182 (1999) om anskaffelse af de værste former for børnearbejde. Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger, jf. ILO konvention nr. 87 (1948) om foreningsfrihed, ILO konventionen nr. 98 om retten til organisering og ILO konventionen nr. 135 (1971) om beskyttelse af arbejdsrepræsentanter. Retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø, jf. ILO konvention nr. 155 (1981) om sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Ved udbud af bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser tilføjes følgende ILO konvention: Arbejdsforhold, jf. ILO konventionen nr. 94 (1955), der sikrer gode løn- og ansættelsesvilkår for medarbejderne hos leverandøren og eventuelle underleverandører af de udbudte ydelser, herunder krav om kædeansvar. Derudover stiller RF krav om overholdelse af sociale klausuler i de udbud, hvor udbuddet efter en konkret vurdering bliver fundet egnet hertil. I forbindelse med udlicitering af RFs opgaver og ved større udbud af tjenesteydelser og bygge- og Roskilde Forsyning Indkøbs- og udbudspolitik 5

anlægsopgaver skal mulighederne for anvendelse af sociale klausuler derfor altid nøje vurderes. I disse overvejelser indgår elementer som kontraktstørrelse og løbetid samt naturligvis den udbudte opgaves karakter. Herudover vurderes det, hvilken effekt klausulerne kan forventes at have på de indkomne tilbud samt, hvad der i praksis er af mulighed for leverandørerne for at efterleve de konkrete krav. Det afgørende for den endelige vurdering er, at der er proportionalitet mellem krav og kontrakt. I relation til ILO konvention nr. 94 stiller RF specifikt krav om, at den både bliver overholdt af RFs leverandør og af eventuelle underleverandører (kædeansvar). RF gør endvidere leverandøren opmærksom på, at der vil blive foretaget stikprøvekontrol af arbejdsforholdene. Med henvisning til bestemmelserne i ILO konvention nr. 94 om arbejdsklausuler ønsker RF at sikre, at hovedentreprenøren og eventuelle underentreprenører sikrer medarbejdernes løn (herunder særlige ydelser), til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende dag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Hovedentreprenøren forpligter sig til at sikre medarbejdere, der er beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse, løn og ansættelsesvilkår. Forpligtigelsen omfatter tillige medarbejdere beskæftiger hos underentreprenører. RF kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Hovedentreprenøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underentreprenørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være RF i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, opholdstilladelser og ansættelsesbeviser. Det er vigtigt at understrege, at hvis RF vælger at foretage en stikprøvekontrol eller lign. i en konkret kontrakt med relation til ILO nr. 94, er det ikke et udtryk for en generel mistillid til den pågældende leverandør. Men derimod en helt naturlig og vigtig opfølgning på et bestemt kontraktkrav. 6 Roskilde Forsyning Indkøbs- og udbudspolitik

Roskilde Forsyning A/S Betonvej 12 4000 Roskilde www.roskilde-forsyning.dk