Referent Valdemar Haumand side 1 d.26. maj 2010 Den selvejende institution Grenaa Idrætscenter. Referat fra bestyrelsesmødet onsdag d.26.5.2010 kl. 15.00. Mødet blev afholdt i Grenaa Idrætscenters mødelokale 4, 1.sal svømmehallen. Bestyrelse: Kirsten Grethe Jensen KGJ Pia Bjerregaard PB Inger K. Andersen IKA Lars Møller LM Afbud Jens Meilvang JM Afbud Jesper Kaas Schmidt Tilforordnet Norddjurs Kommune JKS Afbud Valdemar Haumand Tilforordnet Grenaa Idrætscenter VH Åben dagsorden oversigt: 1. Velkomst ved Kirsten Jensen. 2. Underskrift af referat fra bestyrelsesmødet d.16.3.2010. 3. Mødeplan 2010. 4. Underskrift af regnskab 4.kvartal 2009. a. samlet driftsresultat for GIC 2009. b. Udviklingen i egenkapitalen 2009. c. Udviklingen i den langsigtede gæld. d. Budgetopfølgning 1.kvartal 2010. e. Opgørelse af forbrug el, vand og varme i svømmehallen 2009. f. Besøg af Arbejdstilsynet. g. Omlægning af arbejdstiderne for rengøringspersonalet. 5. Budget 2011 og overslagsårene 2012 2013-2014. 6. Opfølgning på Kommunalbestyrelsens beslutning fra 30.juni 2009. 7. Evaluering studietur til Vejen Idrætscenter. 8. Opsamling fra brugermødet d.20.maj vedr. brugerråd, dialogforum m.v. 9. Vedr. vandklubbernes ønske om udvidet adgang til GIC faciliteter. 10.Siden sidst ved VH, orienteringspunkter. 11.Eventuelt. 12.Næste møde Grenaa Idrætscenter Ydesvej 2 8500 Grenaa tlf. 89 59 28 70 fax 89 59 28 73 E-mail: gic@grenaa-ic.dk
1. Velkomst ved Kirsten Jensen. Kirsten bød velkommen. 2. Underskrift af referat fra bestyrelsesmødet d.16.3.2010. Referatet blev underskrevet af de tilstedeværende. 3. Mødeplan 2010. Revideret mødeplan vedhæftes dagsordenen som bilag 2010-9. Den reviderede mødeplan blev godkendt. 4. Underskrift af regnskab 4.kvartal 2009, og anden økonomisk orientering. Centerlederen indstiller at ledelsesberetningen og regnskabet underskrives, og at regnskabet fremsendes til godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Regnskabet blev underskrevet af de tilstedeværende. a. Centerlederen har fået udfærdiget et samlet driftsresultat for hele 2009, driftsresultatet udgør 642.000 kr. excl. Nedskrivningen vedr. GIC Wellness ApS. Driftsresultatet vedhæftes som bilag 2010-10. b. Udviklingen i egenkapitalen har udviklet sig negativt i 2009 fra 1.254.930 kr. til 717.573 kr. Rekapitulation af samlet egenkapital i 2009 vedhæftes som bilag 2010-11. c. Den langsigtede gæld udgjorde i 2008, 669.465 kr. og i 2009, 483.113 kr. Den langsigtede gæld består af forudbetalt husleje og depositum. d. Budgetopfølgning for 1.kv. 2010 udleveres på mødet som bilag 2010-12. 2
e. Opgørelse over det samlede forbrug for svømmehallen af el, vand og varme i 2009, opstillet sammenlignet med el, vand og varme budgettallene for 2009. Opgørelsen vedhæftes som bilag 2010-13. 5. Budget for 2011 og overslagsårene 2012-2013-2014. Centerlederen indstiller at budgettet for 2011 og overslagsårene 2012-2013- 2014 til fortsat drøftelse og efterfølgende godkendelse. Beslutning om indarbejdelse af eventuelle ændringer indarbejdes. Det godkendte driftsbudget for 2011 og overslagsårene 2012-2013-2014 fremsendes efterfølgende til Norddjurs Kommune. Budgettet tilføjes bemærkninger om renovering og udvidelse af P plads og tag renovering af ståltagene på idrætscenteret samt at der ikke er afsat midler til en kommende visions- og udviklingsplan som er under forberedelse. Budget for 2011 og overslagsårene 2012-2013-2014 blev godkendt. 6. Kommunalbestyrelsen besluttede den 30. juni 2009, at der skulle optages forhandlinger med GIS om, at Norddjurs Kommune overtager aktiver og passiver i GIS pr. 1. oktober 2009. Aktiver og passiver er overdraget til Norddjurs Kommune, overdragelsesaftalen er underskrevet d.27.april 2010, der er overført aktiver for 1.075.178 kr. Det blev samtidig besluttet, at der skulle fremlægges forslag til den fortsatte drift af Grenaa Idrætscenter, og at der i 2010 tages stilling til, om Grenaa Idrætscenter skal sendes i udbud. Centerlederen indstiller at sagen drøftes og at bestyrelsen træffer beslutning om Grenaa Idrætscenter skal sendes i udbud. Bestyrelsen anbefaler at idrætscenteret ikke sendes i udbud. Bestyrelsen er af den holdning at idrætscenteret drives optimalt ved at bibeholde den nuværende drifts- og ledelsesform, netop med henblik på at styrke og udvikle idrætscenteret. Den nuværende bestyrelse anbefaler en ændret bestyrelsessammensætning, en bestyrelse bestående af i alt 5 medlemmer, heraf 3 medlemmer som er 3
udpeget af kommunalbestyrelsen, efterfølgende udpeger de 3 medlemmer yderlig 2 bestyrelsesmedlemmer heraf 1 fra fritidslivet og 1 fra erhvervslivet. Det anbefales at bestyrelsen skal have fokus på kerneydelserne, som bl.a. er at stille faciliteter til rådighed, sikre at idrætscenteret sørger for at faciliteterne er i god stand, at der er åbent og klargjort til brugerne, samt at være åben for nye aktiviteter og brugergrupper. 7. Evaluering af studietur til Vejen Idrætscenter. Centerlederen indstiller at studieturen drøftes og eventuelle ideer og forslag optages på dagsordenen for kommende møder. En dejlig dag og en god studietur, tak til Vejen IC og Slotssøbadet. Ideer til opfølgelse: Familiepakker, og øvrige pakker bestående af fitness, badstue, mad, svømmehal og evt. anden idrætsaktivitet. Lille kunststofbane (kunstgræs) ved renovering af eksisterende P plads, undersøgelse af omkostningerne ved etablering af en fodboldbane med kunstgræs, omklædningskabiner, ændret skiltning indendørs, cykelparkering. 8. Drøftelse af brugermødet d.20.maj vedr. brugerråd, dialogforum. Centerlederen foreslår at bestyrelsen i henhold til tidligere beslutning, drøfter oprettelse af brugerråd eller anden form for brugerinddragelse i idrætscenters drift og udvikling med udgangspunkt i ønskerne fra brugermødet. Bestyrelsen anbefaler afholdelse af min. 2 årlige dialogmøder med relevante emner og temaer. Den nuværende bestyrelse anbefaler en ændret bestyrelsessammensætning bestående af 5 medlemmer, heraf 3 medlemmer som er udpeget af kommunalbestyrelsen, de 3 medlemmer udpeger yderlig 2 bestyrelsesmedlemmer heraf 1 fra fritidslivet og 1 fra erhvervslivet. 9. Henvendelse fra Norddjurs Kommune vedr. svømme- og dykkerklubbernes ønske om udvidet adgang til alle svømmehallens faciliteter lørdage og søndage. Centerlederen indstiller at henvendelse fra Norddjurs kommune og klubberne drøftes og at der afgives høringssvar til Norddjurs Kommune. På bestyrelsesmødet d.16.3.2010 blev det besluttet at centerlederen afholder møde med vandklubberne for at finde en fælles løsning. 4
Centerlederen og fritidskonsulenten har afholdt møde med vandklubberne klubbernes ønske om udvidet adgang til svømmehallens faciliteter, samtidigt med hal fordelingsmødet for vandklubberne. Det blev besluttet, at Foreningernes brug af svømmehallens andre faciliteter i weekenden i hvert enkelt tilfælde afgøres af livredderne Livredderne træffer beslutning træffes ud fra den belastning der er på faciliteterne fra brugere af den offentlige åbningstid. Livredderne træffer beslutning om såvel adgang som hvor længe foreningsbrugerne kan benytte varmtvandsbassin eller rutsjebane. Denne aftale gælder denne sæson, der aftales senere om ordningen også skal gælde fremover. Herudover blev det fastlagt at foreningssæsonen går fra medio august til den 30. april. Sæsonen kan forlænges for klubber, hvor svømning er konkurrencesporten. En forlængelse af træningssæsonen aftales altid direkte med lederen af svømmehallen. Aftale om forlængelse og de tildelte ekstra træningstimer skal ske inden den 1. marts i sæsonen, så svømmehallen kan optimere drift og lønudgifter i sommerperioden. 10.Siden sidst ved VH, orienteringspunkter. a. Retningslinjer for bortvisninger og karantæner. Centerlederen har forespurgt ved vores advokat om der er mulighed for at Grenaa Idrætscenter kan pålægge personer der unddrager sig betaling ved entre en afgift, lig med den afgift som bl.a. DSB giver til personer som unddrager at købe billet og lig en parkeringsafgift. Taget til efterretning, sagen genoptages når resultatet fra advokaten foreligger. b. Status fejl og mangel afhjælpning svømmehallen. Der er stadigvæk uafklarede punkter, hvor bolden pt. ligger ved MTH, som skal udarbejde en tidsplan for afklaring af de sidste fejl og mangler. Men vi har fået rettet en stor del af fejl og manglerne i dagen fra d.17.maj til d.20.maj, vi var desværre nødt til at holde lukket en dag ekstra, da håndværkerne og MTH ikke kunne overholder den fastlagte tidsplan. 5
c. Status nedlukning af GIC Wellness og overdragelse af aktiver og passiver fra GIS til DSI Grenaa Idrætscenter. Der er opnået enighed om overdragelsesaftalen er underskrevet d.27.april 2010, der er overført aktiver for 1.075.178 kr. GIC Wellness ApS er blevet opløst ved erklæring d.26.4.2010. d. Samarbejdsaftaler. Der er indgået samarbejdsaftaler med TopCamp Grenaa, Kystvejens Hotel & Konferencecenter og Grenaa Sportel og Vandrerhjem, samarbejdsaftalen omhandler salg af badstue- og svømmehalsbilletter og en firmaaftale. Taget til efterretning, det undersøges om der kan indgås yderligere firmaaftaler, herunder også en aftale med Norddjurs Kommune. e. Henvendelse fra Grenaa Rugby Klub vedr. depot / klubhus. Centerlederen har haft kontakt til Teknisk afdeling, centerlederen vil orientere om dette og andre udfordringer vedr. Grenaa Rugby Klub. Taget til efterretning og der rejses en samlet sag vedr. Grenaa Rugby Klub. Inspektøren indkalder Grenaa Rugby Klub til et opklarende møde, hvor formand og evt. næstformand samt fritidskonsulenten kan deltage. f. Besøg af Arbejdstilsynet d.23.april. Arbejdspladsvurderingen og referater fra sikkerhedsmøder blev gennemgået og taget til efterretning. Herefter blev hele idrætscenteret gennemgået, problemområder og løsninger blev drøftet. Idrætscenteret fik 3 påbud som skal være efterkommet senest 15.august 2010. De 2 påbuddene er straks bragt i overensstemmelse med Arbejdstilsynets påbud, det drejer sig om anvendelse og tilgængelighed af personlige værnemidler ved arbejde i kemikalierum i svømmehallen og montering af afskærmning på bænksliber i metalværkstedet ved Stadionbygningen. Det sidste påbud tager lidt længere tid at opfylde, det er udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger for faremærkede produkter. Vi har valgt at 6
gennemgå alle vores forskellige produkter (rengørings- smøre- og plejemidler, m.v.) Vi er pt. godt i gang med gennemgangen og satser på at alle arbejdspladsbrugsanvisningerne er færdige inden sommerferien. Idrætscenteret modtog og 2 vejledninger, en vedr. indeklima i svømmehallens kontorer, hvor hvert kontor skal have tilstrækkelig tilførsel af frisk luft uden generende træk. Hvis der ikke på forsvarlig måde kan opnås tilstrækkelig luft-fornyelse gennem vinduer, døre, ventiler og lignende til det fri, skal der indrettes en mekanisk ventilation, der giver tilstrækkelig tilførsel af frisk luft af passende temperatur og fugtighed. Den anden vejledning omhandlede klipning af græs på skrå arealer, her er vejledningen at Arbejdstilsynet vejleder om, at det kan være forbundet med fare for ergonomiske skader, når en plæneklipper skubbes på en stejl skrænt. Ligeledes er der fare for at falde og i værste fald blive ramt og skadet af klipperen. En løsning kan f.eks. være, at skrænten klippes med en fingerklipper monteret på en arm, som sidder på en maskine, der kører nede på stien. En anden løsning kunne være at udskifte græsset med en vækst, som ikke behøver at klippes. Der arbejdes med at udarbejde egnede forslag til efterlevelse af vejledningerne fra Arbejdstilsynet. g. Omlægning af arbejdstiderne for rengøringspersonalet. Der er en større omlægning på undervejs for rengøringspersonalets arbejdstider. Der indarbejdes en ugentligt fridag i hver anden uge for alle rengøringsassistenterne, den tilsynsførendes stilling opdeles i 2 stillinger, bl.a. da den tilsynsførende ønske nedsat arbejdstid og for at idrætscenteret kan forberede et generationsskift for denne stilling. Der har været afholdt personalemøde med rengøringspersonalet vedr. ændringerne, personalet tilkendegav at det er en god løsning. 7
11.Eventuelt. Intet under eventuelt. 12.Næste bestyrelsesmøde. Næste planlagte bestyrelsesmøde er d.21.september 2010 kl. 15.30. Kirsten Jensen Pia Bjerregaard Lars Møller Inger K. Andersen Jens Meilvang 8