Udskrivningskonferencer via video er en genvej til samarbejde og styrker netværket omkring patienten MedCom: http://www.medcom.dk/wm111505 Telepsykiatri via video v/lone Høiberg lho@medcom.dk
Gruppens formål Gruppen har til formål at støtte MedComs nationale projektledelse, sikrer erfaringsudveksling, bidrage med input til bl.a. evalueringsmodel, projektplan og justeringer løsningen inden national udbredelse. Deltagere: 1-2 projektledere fra hver region 1-2 projektledere fra hver kommune MedCom Mødefrekvens 3-4 gang om året Forslag til næste møde 10. april 2013
Projektformål Formål: At understøtte det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde for at sikre kontinuitet og høj kvalitet i patientforløbene I telepsykiatri initiativet er fokus på anvendelse af videokonference i voksenpsykiatrien, for at understøtte Samarbejdet mellem psykiatriske afdelinger og ambulante psykiatriske enheder Konferencer i forbindelse med udskrivning Løbende kontakt mellem primærbehandler fra ambulantpsykiatrien og den indlagte patient Anden anvendelse af videokonference fx visitation, behandlingskonferencer Samarbejdet mellem psykiatriske afdelinger og kommunale enheder Løbende kontakt mellem kontaktperson fra kommune og den indlagte patient, fx støttekontaktperson eller Bosted Løbende kontakt mellem kommune og psykiatrisk afdeling
Projektets mål Udbredelsesprojektet Alle relevante* voksenpsykiatriske afdelinger og ambulante psykiatriske enheder har implementeret video ved udskrivningskonferencer i december 2014 Alle relevant voksenpsykiatriske afdelinger anvender videokonference til andre formål, fx dgl. visitation, behandlingskonferencer i december 2014 Demonstrationsprojektet Indhentet erfaringer fra tværsektorielt samarbejde via video mellem voksenpsykiatriske afdelinger og minimum 1 kommune pr. region i november 2014 *Relevant afdeling: En voksenpsykiatrisk afdeling, hvor afstanden mellem sengeafdeling og ambulantpsykiatri er minimum 30 minutters kørsel
Projektets milepæle 15. december 2012: Projektinitieringsdokument udarbejdet 15. december 2012: Projektorganisation etableret 7. Februar 2013: Forpligtigende samarbejdsaftaler indgået med alle regioner 22. februar 2013: En sengeafdeling med tilhørende ambulante psykiatrier er udpeget som spydspidsorganisation af hver region 1. marts 2013: Regional implementeringsplan udarbejdet. 15. marts 2013: Forpligtigende samarbejdsaftaler indgået med deltagende minimum en kommune pr. region. 15. maj 2013: Opstart af spydspidsafprøvning mellem psykiatrisk sengeafdeling og tilhørende ambulant psykiatrier 1. september 2013: Teknisk implementering på de kommunale enheder 1. oktober 2013: Pilotafprøvning på mellem psykiatrisk afdelinger og kommunale enheder 1. november 2013: Evalueringsrapport med erfaringer fra spydspidsorganisationer udarbejdet 31. december 2013: Udbredelse af udskrivningskonferencer på alle relevante psykiatriske afdelinger 31. december 2014: Evaluering af pilotprøvning og rapportering af resultater fra den nationale udbredelsesindsats
Kvalitative gevinster Styrke netværket omkring patienten i overgangsfasen, hvor der er risiko for tab af information Besøg fra primærbehandler fra ambulantpsykiatrien lettere tilgængelige Besøg fra kontaktperson fra kommune lettere tilgængelig Videokonference anvendes til andre formål end udskrivningskonferencer Øget tværsektorielt og tværfagligt samarbejde
Kvalitetskriterier Lyd og billede opleves god via fastnet forbindelse Let og hurtigt at finde videoadresser til samarbejdspartnere Opleves let at kalde op via video Let tilgængelig support Kontaktperson Teknisk support Alle tilbydes undervisning
KPI Key point indicator KPI 1 Udbredelse af udskrivningskonferencer via video KPI 2 Anvendelsesgrad. KPI 3 Trafik via Videoknudepunktet KPI 4 Transportbesparelse
Statistik og status Projektet skal indberette status og statistik til Fonden for Velfærdsteknologi hvert kvartal I vil blive bedt om en regional status hver 3. måned 1. status er pr. 31. marts I vil modtage et statusskema, som skal returneres senest 8. april til lho@medcom.dk
Planlægning af udskrivningskonference Pt er indlagt og har forløb i DP Udskrivnings konference? Ja Dato og klokkeslæt samt mødelokale findes. Relevante partere indkaldes til mødet Nej Pt udskrives. Epikrise sendes til egen læge og evt. sygeplejerapport sendes til kommunen. Recept lægges på server. Hvis afbud, tages telefonmøde eller andet møde, så netværket omkring patienten sikres
Planlægning af udskrivningskonference - videokonference Pt er indlagt og har forløb i DP Udskrivnings konference? Ja Dato og klokkeslæt samt mødelokale findes og bookes. Videoudstyr bookes Relevante partere indkaldes til mødet. Videonummer og telefonnummer oplyses Nej Pt udskrives. Epikrise og evt. sygeplejerapport sendes
Afholdelse af udskrivningskonference Afbud Samarbejdspartner kontaktes pr. telefon, eller til et separat møde Socialpsyk. møder ind Kontaktperson starter og styrer mødet Mødet afholdes omkring 1 time Dato for udskrivelse. Gennemført behandling og plan for videre forløb Andre tiltag? Ja Iværksættes inden udskrivelse Nej Pt udskrives. Epikrise sendes til egen læge og evt. sygeplejerapport sendes til kommunen
Afholdelse af udskrivningskonference via videokonference Afbud Samarbejdspartner kontaktes pr. telefon, video eller til et separat møde Socialpsyk. Kalder op Kontaktperson opretter virtuelt møderum og styrer mødet Mødetid omkring 1 time Dato for udskrivelse. Gennemført behandling og plan for videre forløb Andre tiltag? Ja Iværksættes inden udskrivelse Nej Pt udskrives. Epikrise sendes til egen læge og evt. sygeplejerapport sendes til kommunen
Evaluering - udbredelsesprojektet Indhenter erfaringer fra spydspidsafprøvning og udarbejder en evalueringsrapport med fokus på områderne organisation, teknik, økonomi og patient. Der udarbejdes afslutningsvis en evaluering med udgangspunkt i evalueringskriterierne fra Fonden for Velfærdsteknologi Arbejdskraftbesparende potentiale Øvrige økonomiske effekter Udbredelse/anvendelse af video ved udskrivningskonferencer, samt anden anvendelse af video Brugernes oplevelse af anvendelse af videokonference Forankring af projektets resultater Evaluering af implementeringen, herunder udfordringer undervejs og gevinster Tidsmålinger, herunder nulpunktsmålinger Baseline antal udskrivningskonferencer Antal relevante afdelinger
Evaluering - demonstrationsprojektet Udarbejdes som en mini MTV Der skal skabes enighed omkring et fælles grundlag for evalueringen, som sikrer volumen til evaluering. Arbejdskraftbesparende potentiale Udarbejde business case Kvalitative mål (oplevet service/kvalitet) Teknologiens modenhed Barrierer og forudsætninger for udbredelse, herunder væsentligste risici Forankring af projektets resultater Tidsmålinger, nulpunktsmålinger Resultaterne herfra indarbejdes i den endelige slutevaluering
Effekter for udbredelsesprojektet
Spydspidsafprøvning 15. maj 30. september 2013 Hvilke afdelinger kan være relevante?
Spydspidsafprøvning Spydspidsafdeling udpeges Nulpunktsmålinger gennemføres Informationsmateriale Hvad er der brug for? Videoudstyr opsat, hvis det mangler og testes Undervisning af kontaktpersoner Fælles og i regi af MedCom? Undervisning af hele afdelingen Support tilgængelig Tidsmåling af nuværende udskrivningskonferencer Opstart 1. april? Midtvejsevaluering inden sommerferien, så vi kan nå at samle op, ved evt. udfordringer Evaluering: Spørgeskemaer og interviews september
Informationsmateriale hvad er der brug for? Vejledning til udstyr? Arbejdsgangen? Vejledning til generelle opkald / virtuelle møderum? Oftest stillede spørgsmål? Bruges e-mail adressen til opkald? Hvor indstiller jeg lyden? Hvor finder jeg egen videoadresse? Hvordan kan jeg se om der er internetforbindelse? Kan videomødet være trådløst? Adfærd foran skærmen? Mødekultur via video Kort information omkring projektet med info om tidsperspektiv, formål, visionen, gevinster, kontaktpersoner?
Spydspidsafdelingens rolle Første afdelinger, der har udskrivningskonference via video Afprøve videokonferenceudstyr Implementere nye arbejdsgange Identificere andre områder, hvor videokonference kan spare transporttid mellem sengeafsnit og ambulant psykiatri Samarbejde omkring nulpunktsmålinger Inden opstart af udskrivelseskonferencer via video, tage tid på den nuværende procedure Indsamle erfaringer til justering af løsningen inden udbredelse nationalt Bidrage til Den gode historie og identificere evt. barriere Komme med forslag til forbedringer Sikre, der er udarbejdet og tilgængeligt materiale til patienterne omkring anvendelse af videokonference Sikre, at kontaktpersoner har deltaget i kursus omkring anvendelse af videokonferenceudstyr
Kontaktpersonens rolle Være ansat i spydspidsorganisationen Behjælpelig med aftaler omkring nulpunktsmålinger Have viden omkring organisationens vanlige udskrivningsprocedure Kende og formidle ny arbejdsgang omkring udskrivningskonferencer Deltage og koordinere omkring evaluering af anvendelse af videokonferenceudstyr Hjælpe kollegaer i gang med at bruge videokonference Være med til at skabe engagement og motivation i egen afdeling ------------- I samarbejde med egen IT afdeling, lokal projektleder og afdelingsledelse sikre at udstyr er indkøbt og installeret I samarbejde med egen ledelse vurdere arbejdsgange og beslutte lokale tilpasninger
Telemedicinsk udskrivningskonference Udarbejdet af OUH, december 2010 Se hele rapporten: www.ouh.dk/dwn231401
Telepsykiatri Opsamling og evt. Information omkring projektet http://www.medcom.dk/wm111505 Samarbejdsaftaler indgås senest d. 7. februar Udpegning af spydspidsafdeling og kontaktperson fra afdelingen senest d. 22. februar Liste over sengeafdelinger og tilhørende ambulantpsykiatrier for hver region d. 22. februar Udarbejdet regional projektplan d. 1. marts Dato for nulpunktsmåling mellem spydspidsafdeling og Lone senest d. 1. marts Spydspidsafdeling med tilhørende ambulante psykiatrier teknisk klar d. 1. april Opstart af tidsmålinger i spydspidsafdelinger 1. april Vi har næste møde 10. april kl. 10-15