FORORD Denne Klubhåndbog indeholder en samling af Klub beslutninger og retningslinier, som har blivende betydning for Klubbens virke. Ajourføring og ændringer af Klubhåndbogen påhviler bestyrelsen. Klubbens sekretær er ansvarlig for udsendelse af trufne klub beslutninger af blivende betydning. Det enkelte klubmedlem er selv ansvarlig for at ajourføre Klubhåndbogen med udsendte skrivelser. Denne Klubhåndbog er udarbejdet af P Bjarne Nielsen, VP Ole Pedersen, PP Leif Møller Jensen Vedtaget på generalforsamlingen, den 26. marts 2001 Bjarne Nielsen Præsident Revideret 2010 af Ole Pedersen, Tage Pedersen og Børge Lindberg. Godkendt på klubmøde primo 2010. Senest rettet 17-01-10 side 1
Indhold Afsnit 1. Afsnit 2. Afsnit 3. Afsnit 4. Klubåret Mødeplaner, dagsordener, mødereferater, oversigt over bestyrelse og udvalg. medlemsliste. donationer forretningsorden ved generalforsamling Bestyrelse- og udvalgsarbejde. Bestyrelsen, retningslinier. s.1 Generelle retningslinier for bestyrelsen s.2 Præsidenten s.3 Vicepræsidenten s.4 Sekretæren s.5 Kassereren s.7 Klubmesteren s.8 Tailtwisteren s.9 Past Præsident. Udvalgene, retningslinier. s. 1 Generelle retningslinier for udvalgene s. 2 Programudvalget s.3 Aktivitetsudvalget s. 4 IR-YE udvalget s. 5 Holdning & Handling s. 6 Medlemsudvalget s. 7 Faste Akitviteter s. 8 I.T. Udvalg s. 9 Sverige/Grønlandsudvalg s.10 PR ansvarlig s.11 Seniorudvalg s.12 Ad hoc udvalg s.16 Narkoudvalg Senest rettet 17-01-10 side 2
Afsnit 5. Klubbens regelsæt. s. 1 Awards, herunder Make-up s. 2 Beslutningsproces i Klubben s. 3 Externe Lionsmøder (deltagelse) s. 4 Externe Lionsmøder (refusion) s. 5 Foredrag, virksomhedsbesøg s. 6 Gæster s. 8 Kabinetsarbejdet s. 9 Klubhilsen til medlem s.10 Forslag til nye medlemmer s.11 Sponsorvejledning s.12 Medlemsoptagelse s.13 Framelding til møder s.14 Regelsæt Afsnit 6. Årsregnskaber og budgetter Senest rettet 17-01-10 side 3
Mødeplaner: Afsnit 1 / 1 Klubben afholder møde den 2. og 4. mandag kl. 18.00. Første mødedato i Klubåret er den 2. mandag i august. Afslutning på klubår er primo juni. Der afholdes ikke klubmøde i juli. Klubbens faste mødested er Nibe Idræts & Kulturcenter, Hobrovej 36 i Nibe. Mødekalenderen skal indeholde følgende faste program - punkter: August December Januar Februar Februar Marts April Juni Almindelig klubmøde, hvor P fremlægger sin handlingsplan Julefrokost med ledsager Madlavning på Nibe Skole Deltagelse i Zone bowling Kegleaften Generalforsamling Distriktsmøde (Bestyrelse) Afslutning med ledsager Dagsordenen til klubmøder skal som minimum indeholde følgende faste punkter: 1. Klubmester 2. Spisning 3. Præsidenten, herunder godkendelse af referat fra sidste møde 4. Bestyrelse og udvalg 5. Eventuelt 6. Tailtwister Ved virksomhedsbesøg, andre eksterne møder og festlige lejligheder kan dagsordenen afkortes til et minimum, uopsættelige sager skal dog forelægges og behandles. Senest rettet 17-01-10 side 4
Generalforsamling Indkaldelse til den ordinære generalforsamling i marts måned sendes til hvert enkelt medlem senest 14 dage før afholdelsen og skal indeholde følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Præsidents beretning om Klubbens virksomhed 3. Kassereren fremlægger en oversigt over regnskaberne for såvel Klubbens administration som aktiviteter for den forløbne del af Klubåret til godkendelse. Desuden præsenteres et budget for administrationen i det nye klubår. 4. Bestyrelsen stiller forslag om størrelsen af kontingent og tiltrædelses- afgifter for den nye klubår 5. Rettidigt indkomne forslag 6. Valg af præsident 7. Valg af vicepræsident 8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer 9. Valg af 2 revisorer 10. Eventuelt Yderligere punkter og forslag til behandling skal være P i hænde senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse. Senest rettet 17-01-10 side 5
Donationer og gaver Afsnit 1 / 2 Retningslinjer for bevilling/godkendelse af gaver og donationer sker som følger: Beløb på kr. 2.500,00 og derunder - Bestyrelsen kan godkende og bevilge gaver og donationer med efterfølgende orientering på næste klubmøde. Beløber over kr. 2.500,00 - Ansøgninger behandles i bestyrelsen, der herefter fremlægger indstilling til Klubben om bevilling eller afslag. Alle ansøgninger om gaver og/eller donationer skal fremsendes til P, der fremlægger ansøgningen på det førstkommende bestyrelsesmøde. Det tilstræbes at Klubben foretager samlet uddeling af lokale donationer 1 til 2 gange årligt. Der laves samlet PR. Deltagelse af modtagerne og repræsentanter fra klubben. Lettere traktement kaffe eller sandwich. P. er ansvarlig foranlediger, at repræsentanter fra dagspressen deltager og/eller udsendelse af pressemeddelelse om uddelingen. Uopsættelige ansøgninger kan dog efter individuel vurdering udbetales løbende gennem året og modtagerne indkaldes til deltagelse i arrangement. Dato for uddeling kan med fordel foretages så tæt på den 6. april som praktisk muligt, og / eller i december Donationer skal efterfølgende vises på klubbens hjemmeside gerne med billedmateriale. Klubben ønsker normalt ikke at indgå i støtte af faste sponsorater. Senest rettet 17-01-10 side 6
afsnit 3 / 1 RETNINGSLINIER FOR BESTYRELSEN 1. Generelt Bestyrelsen er under forsæde af præsidenten klubbens daglige ledelse. Bestyrelsens sammensætning er følgende: P. Præsident PP. Pastpræsident VP. Vicepræsident S. Sekretær K. Kasserer CM. Klubmester T. Tailtwister ( valgfri) Information om de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgaver kan findes i de efterfølgende sider. 2. Valg På klubbens ordinære generalforsamling vælges præsident og vicepræsident. Den øvrige bestyrelse vælges efter indstilling fra den nye præsident. Rotationsprincippet anvendes, således at alle Klubbens medlemmer involveres i bestyrelsesarbejdet over en årrække. Sekretær- og kasserer posterne kan dog være flerårige. Der tilstræbes kontinuitet i udskiftningen, således at alle bestyrelsesmedlemmer ikke udskiftes på én gang. Ved frafald af et bestyrelsesmedlem udpeger præsidenten et nyt medlem. Ved afbud af P. til enkelte klubmøder overtager VP klubmødet Ved frafald af P. overtager PP. Ledelsen resten af klubåret Senest rettet 17-01-10 side 7
3. Forberedelse og opgaver Den aftrædende bestyrelse forbereder det kommende klubår med udarbejdelse af forslag til budget og kontingent op til generalforsamlingen. Efter generalforsamlingen forbereder den nye bestyrelse det kommende klubår med udarbejdelse af udvalgssammensætning m.m. Bestyrelsen udfører og er ansvarlig for klubbens daglige drift, herunder korrespondance internt i Lionsorganisationen og eksternt, økonomi, mødeplanlægning, dagsordener til klubmøderne, behandling af ansøgninger og indstillinger til klubmøderne. Bestyrelsen har ansvaret for kontakten til zonen, distriktet og den øvrige Lionsorganisation. 4. Møder Bestyrelsesmøderne afholdes efter behov, normalt et møde om måneden på skift hos de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Den nyvalgte præsidenten udarbejder forslag til mødeplan for bestyrelsesmøderne til det første bestyrelsesmøde. Dette tilstræbes afholdt i maj måned inden starten på det nye klubår. S tager referat af bestyrelsesmøderne. De væsentlige beslutninger på bestyrelsesmøderne samt indstillinger om bidrag og tilskud forelægges på det førstkommende klubmøde. Bestyrelsen har ansvaret for, at klubben er repræsenteret ved de møder, som zone, distrikt og multipeldistrikt afholder. Fremlæggelse af forslag i disse forsamlinger godkendes i bestyrelsen og i klubben. Distriktsmøder og Årsmøder. Klubben bør som minimum deltage med de antal delegater der tilfalder klubben. 5. Bestyrelsen er ansvarlig for administration af afbud til klubmøder og arrangementer, hvortil der kræves tilmelding. Senest rettet 17-01-10 side 8
PRÆSIDENTEN Senest rettet 17-01-10 side 9 afsnit 3 / 2 1. Generelt Præsidenten leder Klubbens virksomhed og er ansvarlig for, at love, vedtægter og øvrige bestemmelser for Klubben og for Lions International overholdes. P sikrer en god arbejdsgang i Klubben og fordeler opgaverne til bestyrelsesmedlemmer og udvalg. P repræsenterer Klubben i lokalsamfundet. P. er ansvarlig for mærkedage og påskønnelser til klubmedlemmerne 2. Forberedelse og opgaver Det er den nyvalgte Præsidents opgaver i samarbejde med bestyrelsen at: - tilrettelægge det nye klubår, herunder at udarbejde skitse til mødedatoer i det nye klubår samt fastlægge datoer for faste tilbagevendende programpunkter, - nedsætte klubbens udvalg og udpege formænd og medlemmer hertil. Det tilstræbes at skabe rotation i udvalgene, dog således at der sikres kontinuitet. - fremlægge egne målsætninger for det nye klubår på det første klubmøde. - udvælger hvert år ved klubårets afslutning Årets Lion 3. Bestyrelsesmøder P. indkalder til bestyrelsesmøderne i henhold til den fastlagte mødeplan. P er selv mødeleder. Det tilstræbes, at dagsorden er medsendt mødeindkaldelsen. P kan i særlige tilfælde indbyde andre klubmedlemmer til at deltage i et bestyrelsesmøde, herunder udvalgsformænd og nye medlemmer. 4. Klubmøder Senest ved klubmødets start udleverer P et eksemplar af sit indlæg til mødeleder og S. Ved klubmøderne er det Præsidentens opgave og ansvar at: - gennemgå Præsident-post og andet relevant modtaget post - fremlægge bestyrelsens indstillinger til ansøgninger om bidrag og tilskud, - orientere om deltagelse i eksterne møder i Lionsorganisationen - forestå medlemsoptagelser i henhold til vedtagne bestemmelser, - uddele evt. awards til medlemmer, - byde gæster velkommen.
5. Eksterne møder Præsidenten har ansvaret for, at klubben er repræsenteret ved møder i zonen eller distriktet. P deltager i møder i Zone-, Midtvejs- og Distriktsmøder. Endvidere deltages i Årsmøde, såfremt klubben efter indstilling fra bestyrelsen har truffet beslutning herom. Endvidere repræsenterer P klubben ved andre relevante arrangementer i zonen eller i distriktet. afsnit 3 / 3 VICEPRÆSIDENTEN 1. Generelt Vicepræsidenten er stedfortræder for præsidenten ved dennes fravær ved Klubmøder eller bestyrelsesmøder. VP overtager normalt præsidentposten i det efterfølgende Klubår. VP deltager i relevante kurser og seminarer VP er ordstyrer og mødeleder ved klubmøder 2. Forberedelse og opgaver VP bør deltage i distriktets P-seminar. Forud for den ordinære generalforsamling sammensætter VP forslag til ny bestyrelse og udvalg i samarbejde med P og bestyrelsen. VP modtager klubrefereter fra øvrige klubber i zonen og meddeler relevant uddrag heraf på klubmøderne. VP bør være medlem af programudvalget 3. Deltagelse i eksterne møder VP bør sammen med P deltage i zone-, distrikts- og eventuelt årsmøder. Senest rettet 17-01-10 side 10
afsnit 3 / 4 SEKRETÆREN 1. Generelt Sekretæren varetager hovedparten af kklubbens korrespondance såvel intern i Klubben og Lionsorganisation som eksternt. Endvidere varetager sekretæren mødeindkaldelser og referater. Fører statistik på femmøde og tilpasser afbudsliste med K 2. Opgaver Det er sekretærens opgaver at: - foretage mødeindkaldelser til Klubmøderne, samt tilsende gæster dagsorden, dette er også gældende ved eksterne møder, eksempelvis virksomhedsbesøg. - udfærdige referater fra Klubmøder og bestyrelsesmøder - videresende Klubmødereferater til Klubberne i zonen samt til distrikts charimænd.:lionsoffice. Referat.b@lions.dk - udarbejde og ajourføre medlemsfortegnelse og mødestatistikker - foretage løbende indberetning om nytilgang, afgang og transfer af medlemmer til Lionskontoret samt den årlige ajourføring og indberetning af medlemsoplysninger til matriklen (Laves kun på Lions Office) - efter den ordinære generalforsamling at foretage opdatering på Lions Office omkring af alle nyvalg og udvalgsformænd. - foranledige trykning af brevpapir og kuverter med logo og Klubnavn. Hentes på Lions Office og tilpasses klubben - laver register over årets klubbeslutninger jf. afsnit 5 side 2 - bestiller diverse awards S. er klub KLOA. 3. S er klubbens PR. ansvarlige Senest rettet 17-01-10 side 11
KASSEREREN afsnit 3 / 5 1. Generelt Kassereren har ansvaret og forvaltningen af klubbens økonomi. K administrerer alle ud- og indbetalinger og fører det i den forbindelse nødvendige bogholderi efter god regnskabsskik og efter Lions vedtægter og bestemmelser. K har ansvaret for, at der på klubbens vegne om fornødent søges om momsfritagelse hos Told- og Skat for momspligtige aktiviteter. Øvrige tilladelser til aktiviteter / arrangementer indhentes at det enkelte udvalg, som har ansvaret for aktiviteten / arrangementet. Regnskabsåret følger klubåret fra 1/7 30/6. 2. Bogholderi Bogholderiet opdeles i en klubkasse og en aktivitetskasse (momsfri) og om fornødent aktivitetskasse (momspligtig). Der findes separate bankkonti for de enkelte kasser. Kasserne holdes skarpt adskilte. Klubkassen indeholder midler fra kontingenter og bøder. Klubkassen afholder udgifter til administration, afgifter, mødeaktivitet i klubben og eksterne møder i Lionsorganisationen, gaver til medlemmer i henhold til gaveregulativet og andet i forbindelse med klubbens drift. Aktivitetskassen indeholder alle midler indtjent ved aktiviteter, indsamlinger o. lign. Aktivitetsmidlerne anvendes til donationer i overensstemmelse med Klubbens målsætning og beslutninger. Aktivitets midler kan overføres til andre klubbers aktivitetskasse (kan anvendes ved chartring af nye klubber) Senest rettet 17-01-10 side 12
3. Kontingent, afgifter m.m. Det af generalforsamlingen fastlagte kontingent opkræves af K. Kontingentet opkræves med halvdelen pr. den 1. juli og den 1. januar. Kontingentopkrævningerne udsendes i hhv. august og januar. Endvidere opkræver K bøder for manglende afbud samt for betaling af medlemmers lodsedler m.m. K afregner Klubkassens afgifter til Distriktet og Lions Klub International. Afregning sker til Distriktskassereren 4. Klubmøder K tømmer med jævne mellemrum Løven og indsætter penge på Klubkassens konto. K. betaler fortæring for gæster. (Prøvemedlemmer) 4. Interne lotterier K forestår salg og afregning af interne Lions-lotterier til Convention og Europa Forum. 5. Årsregnskab og Budget Regnskab. Ved klubårets slutning opstilles årsregnskab for såvel klubkassen som aktivitetskasserne. Disse regnskaber fremlægges i revideret stand på et af de første møder i det efterfølgende klubår af kassereren fra det pågældende regnskabs-/klubår. Senest rettet 17-01-10 side 13
Foreløbigt regnskab. På den årlige generalforsamling fremlægges oversigt over regnskaberne for klubkassen og aktivitetskasserne for den forløbne del af klubåret til godkendelse. Budget. På den årlige generalforsamling fremlægges budgettet for klubkassen for det kommende år til godkendelse. Der kan udarbejdes budget for hele klubbens økonomi, såfremt bestyrelse og/eller klubben træffer beslutning herom. 5. Klubemblemer. K er ansvarlig for indkøb, salg og opbevaring af klubemblemer, Ladylions nåle mv. Opbevaring kan være hos S. eller anden udpeget Lion Senest rettet 17-01-10 side 14
KLUBMESTEREN afsnit 3 / 7 1. Generelt. Klubmesteren forestår den praktiske tilrettelæggelse af klubmøderne og har ansvaret og opsynet med klubbens ejendele. 2. Klubmøder og arrangementer. CM har ansvaret for kontakten til mødestedet og for, at de praktiske rammer omkring møderne er på plads, herunder fortæring m.m., og at de nødvendige rekvisitter er til stede. CM har inden mødet lavet bordplan med omdeling af navneskilte og at gæster er placeret efter aftale med P. CM står for det praktiske omkring klubmøderne. Ved udemøder aftaler CM og programudvalgsformand opgavefordelingen mellem sig. CM kontrollerer om medlemmer er fraværende uden afbud og meddeler dette til S og K. Senest rettet 17-01-10 side 15
afsnit 3 / 8 TAILTWISTEREN Tailtwister kan være en hemmelig Lion udpeget af P. fra møde til møde. T kan også være bestyrelsesmedlem. Tailtwisterens primære opgave er at påvirke samværet ved klubmøderne i en god og humoristisk retning. Som det sidste punkt på dagsordenen ved klubmøderne er det Ts opgave på en underholdende måde efter eget skøn at idømme medlemmerne småbøder. Ts afgørelse kan ikke appelleres. De tildelte bøder lægges i Løven, der sendes rundt efter bødeuddelingen. Den maksimale bødestørrelse er af Klubben fastlagt til max. 25 kr. for det enkelte medlem. Dog kan der dispenseres angående bøde størrelse ved virksomhedsbesøg jvf. afsnit 5 side 5. Senest rettet 17-01-10 side 16
afsnit 3 / 9 PAST PRÆSIDENT Past Præsidenten skal bistå P. og den øvrige bestyrelse med råd og vejledning på basis af de erfaringer han har indhøstet i sin pæsidentperiode. PP skal ved forfald af P overtage ledelsen af klubben resten af indeværende klubår. PP er stedfortræder for P og VP ved disses forfald. PP er bestyrelsens repræsentant i medlemsudvalget. Senest rettet 17-01-10 side 17
GENERELLE RETNINGSLINIER FOR UDVALGENE afsnit 4 / 1 1. Udpegning Udvalgssammensætningen foretages af bestyrelsen som anført i afsnit 3. Ved den årlige sammensætning af udvalg tilstræbes en kontinuitet, således at højest halvdelen af medlemmerne udskiftes. Hvert udvalg skal minimum bestå af 3 medlemmer. Det tilstræbes, at den afgående formand, indgår i udvalget det efterfølgende år. Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte et AD HOC udvalg, (et hurtigt arbejdende udvalg der efter endt opgave opløses igen) 2. Forberedelse Udvalgene starter før klubåret med udarbejdelse af grovplan for udvalgets arbejde. Aftrædende udvalgsformand foranlediger en fyldestgørende overdragelse til tiltrædende udvalgsformand ved årsskiftet for klubsåret. Udvalgsformanden er ansvarlig for at udvalgsmanual er ajourført, samt kopi er overdraget til sekretæren. 3. Udvalgsmøder Udvalgsmøder afholdes efter behov. Udvalgsformanden er ansvarlig for, at udvalgssager behandles uden unødig forsinkelse. Ved henvendelse udefra bør udvalgene af hensyn til klubbens omdømme, snarest muligt behandle henvendelsen. (der skal ske orientering af P). Såfremt der ikke umiddelbart kan træffes en afgørelse, bør udvalget kvittere (telefonisk eller skriftlig) for modtagelse af henvendelsen. I rimeligt omfang tages beslutningsreferat fra udvalgsmøderne. Udvalgene orienterer på klubmøder løbende om situationen i udvalgene. Senest rettet 17-01-10 side 18
4. Økonomi Udvalg som planlægger aktiviteter, udarbejder budget / overslag herfor og skal anmode klubben om de nødvendige midler. Ved planlægning af aktiviteter med økonomisk risiko skal udvalget forinden sikre sig opbakning i klubben. (jvf. afsnit 5, beslutningsprocesser i klubben ) 5. Post / henvendelser Henvendelser til klubben tilsendes / videregives omgående til P, der straks videre fordeler sager, der skal behandles i udvalg til udvalgsformændene. 6. Andet Udvalgene er selv ansvarlige for deres korrespondance. Klubpapir (med Lions logo) og kuverter fås hos S. eller hentes på Lions Office. Udgående breve skal i kopi tilsendes P. Porto udgifter godtgøres hos K mod aflevering af kvittering. Udvalgene inddrager PR-ansvarlig i udarbejdelse og offentliggørelse af materiale i nyheds - medierne. Udvalgene udarbejder manual ang. aktiviteter / arrangementer. Erfaringsmaterialet opbevares hos udvalgsformanden, og overdrages ved årsskiftet for lionsåret til den nye udvalgsformand. Der skal forefindes kopi hos S. når det nye klubår starter. Bestyrelsen kan efter behov lave del af klubmøde til møde i udvalgene Senest rettet 17-01-10 side 19
afsnit 4 / 2 PROGRAMUDVALG Programudvalget består af 4-8 personer. 1. Det er udvalget opgave at udarbejde program for klubåret. Der skal laves et program for 1. halvår 1.7 til 31.12 samt for 2. halvår 1.1 til 30.6) Programmet for 1. halvår skal være færdigt og udsendt til medlemmerne senest til klubårets første møde. Programmet for 2. halvår skal være færdigt og udsendt til medlemmerne senest ved sidste møde i 1. halvår. Der kan komme enkelte ændringer ved ikke fastlagte møder. Programmet skal før udsendelse afstemmes med P. 2. Programmet skal indeholde Mødedatoer for Klubmøder med angivelse af hvad møderne indeholder. Husk at anfører om ledsagere deltager. Dato for generalforsamling Dato for zonemøder, midtvejsmøde, distriktsmøder, årsmøder. Dato for zone arrangement eksempelvis bowling. Forestår den praktiske afvikling af den årlige kegleaften i Papegøjehaven. Bestilling af bus (afgang Nibe kl.18.00 og retur fra Aalborg kl. 22.15 ), spisning, samt keglerejsere fra kl. 20.00 22.00, og plads på Torve caféen ved hjemkomst. (hvis dette er muligt) 3. Programudvalget drager omsorg for, at der i programmet medtages: Foredrag af unge, der har været på ungdomslejr. (Aftales med IR/YE) Eventuelt indlæg af donationsmodtagere. Mødeaften med Zoneformand. (P har datoen) Mødeaften med DG, VDG eller andet kabinetsmedlem (P har datoen) Det ikke nødvendig med både kabinets besøg og ZF besøg samme klubår Besøg af kabinetsmedlem indgår i normal klubaften.. Senest rettet 17-01-10 side 20
4. Programudvalget søger for indkøb af vin gave (eller anden relevant gave)til foredragsholdere / virksomheds ejere. Regler for gaver, se afsnit 5 side 5. 5. Programudvalget har ansvaret for kontakten til foredragsholdere mv. Programudvalget er ansvarlig for evt. indkomne afbud videregives til mødeeller besøgssted. Dette kan overtages af navngiven person. 6. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 21
afsnit 4 / 3 AKTIVITETSUDVALGET Udvalget består af 4-8 personer. Udvalgets opgave er at planlægge, forberede og sammen med klubbens øvrige medlemmer at gennemføre aktiviteter, der primært indtjener penge til aktivitetskassen. VP skal være født medlem af udvalget. Der lægges vægt på, at aktiviteterne samtidig befordrer et godt klub fællesskab. Udvalget forelægger den planlagte aktivitet for klubben for at sikre sig opbakning og godkendelse. P. skal forinden være orienteret. Henvendelser fra andre klubber om fællesaktiviteter behandles i udvalget og forelægges til afgørelse i klubben. Der udarbejdes budget / overslag for hver enkelt aktivitet. Udvalget skal være opmærksomt på særlige krav herom fra Told-. og Skattestyrelsen (oplysninger kan hentes hos kasserer), og på at der i visse tilfælde skal indhentes tilladelse fra Politimesteren. K. er altid ansvarlig for ansøgning af moms -fritagelse. Indtjeningen fra aktiviteten samt regnskab med alle bilag afleveres efter aktivitetens afslutning til K. Formanden orienterer klubben på efterfølgende klubmøde aktivitetens forløb herunder økonomi.. Det vil være ønskeligt med en aktivitetsbank. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 22
IR/YE afsnit 4 / 4 IR Ansvarlig IR ansvarlig udpeges af bestyrelsen. holder sig løbende orienteret om Lions projekter på IR-området samt andre muligheder for at yde international hjælp. IR ansvarlig orienterer klubben om nye IR-tiltag og resultater af afsluttede IRaktiviteter. I 2. halvdel af klubåret fremlægger IR ansvarlig forslag til indbetaling og indestående på Lions Katastrofe- og Hjælpefond og til hvilke projekter Klubben bør støtte og med hvor meget. Yderligere retningslinier for IR-arbejdet er beskrevet i matriklens håndbogsafsnit og i særskilt IR-håndbog. Klubben fastsætter rammebeløb til ad hoc opgave. IR ansvarlig råder over 5000.-kr. årligt. Dette kan ændres på klubbens generalforsamling. Overskydende beløb kan ikke overføres til efterfølgende år, dog kan der på Klubmøde ansøges om større beløb. Disse penge kan bruges uden forudgående tilladelse på klubmøde. Der kan nedsættes ad-hoc udvalg til at hjælpe IR-ansvarlig YE Udvalg Udvalget er ansvarligt for udvælgelse og udsendelse af unge, på Lions ungdomslejre og Homestay. Udvalget forestår også modtagelse af unge fra andre lande. Udvalget forelægger snarest efter distriktets orienteringsmøde forslag om Klubbens ungdomsudveksling. Der kan udsendes 1 eller 2 om året. Klubben betaler rejseomkostninger, forsikring og aktivitetspakke. Udvalget skal forinden beslutning om udsendelse træffes, forelægge det for Klubben, samt anmode om bevilling af de nødvendige midler herunder lommepenge. Senest rettet 17-01-10 side 23
Yderligere retningslinjer for ungdomsudveksling er beskrevet i håndbog for Lions Klubbers YE udvalg Håndbogen findes hos formanden for udvalget og på Lions Office Udvalget giver besked til programudvalget om, hvornår de udsendte unge skal komme i klubben og aflægge rejserapport. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. afsnit 4 / 5 LIONS Holdning & Handling Udvalgsarbejde består af AD HOC opgaver. Aktiviteter igangsættes af bestyrelsen. Udvalget opgave er at formidle Lions Holdning & Handling til skolerne i Klubbens interesseområder primært ved at sende lærere på Lions Holdning & Handling kurser i det omfang, budgettet giver mulighed for det. Udvalget sørger for at nødvendig bog materiale er til rådighed. Udvalget opretholder kontakt med de skoler, hvor Lions Holdning & Handling anvendes for at følge udviklingen. Ansvarlig inddrager det nødvendige antal personer til div. opgaver. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 24
afsnit 4 / 6 MEDLEMSUDVALGET Udvalget består af 3 personer Udvalgsformanden udpeges af bestyrelsen. De øvrige medlemmer er PP og et forholdsvis yngre Lions medlem Udvalgets opgave er at arbejde for tilgang af nye medlemmer ud fra bestyrelsens oplæg til medlemstilgang for Klubåret, samt tage stilling til Klubmedlemmernes indstilling af nye medlemmer, efter retningslinjerne for medlemstilgang og - optagelse. Udvalgsformanden er ansvarlig for introduktion af nyt medlem i Lions værdigrundlag, samt sponsor opgaver eventuel med en mentor. Deltagelse i møde for nye Lions. Sammen med P- at tilrettelægge optagelses aften og tidspunkt. Udvalget sørger for altid at have eksemplarer af Hvervepakken og Velkomstpakken på lager. (der kommer ny ved hvert klubårs begyndelse) derfor Nye eksemplarer bestilles gennem S. Udvalget skal endvidere være opmærksomt på medlemmernes trivsel i Klubben. Trivselsundersøgelse gennemføres jævnligt i klubben (Fitnestest) som redskab. Udvalget skal, efter anmodning fra bestyrelsen, tage kontakt/følge op på medlemmer der gentagne gange ikke deltager. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 25
Faste aktiviteter afsnit 4 / 7 Der oprettes ad-hoc udvalg for klubbens faste aktiviteter. Som f.eks. Cateringgødning- sildegig- gavespil mm. Udvalgenes sammensætning fastsættes af bestyrelsen. Disse aktiviteter er grundlæggende for klubbens indtægter. Det er vigtigt at udvalgene laver drejebog således aktiviteten let kan videregives og holde fokus. Udvalgene tilrettelægger arrangementer der bliver købt hos Lions. Udvalget sørger for annoncering og div. tilladelse, hos myndigheder. Planlægger og sørger for div. indkøb (så meget lokalt som mulig.) HUSK. Det er her vi får støtte! Fremlægger budget til bestyrelsen. Udvalget er ansvarlig for Klubbens materiel Udsender vagtplaner så tidlig som mulig. Endelig og revideret plan udsendes senest 1 uge før arrangement. Fremlægger evaluering af hvert arrangement på efterfølgende klubmøde. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 26
IT. UDVALGET afsnit 4 / 8 Udvalget består af 3 personer heraf mindst 1 bestyrelsesmedlem. Udvalget må max udskifte 1 medlem pr. år. Udvalget er ansvarligt for Klubbens hjemmeside på Internet. Hjemmesiden opdateres mindst 1 gang pr. måned med div. oplysninger om møder og aktiviteter. Klubreferat må ikke udsendes på hjemmesiden, med mindre der kan laves pass word for klubbens medlemmer. Kun bestyrelsesmedlemmers navne telefonnumre og e-mail adr. må forekomme på hjemmesiden. Medlemslisten må kun indeholde fornavn og efternavn på menige medlemmer Hjemmesiden skal indeholde.: 1. Præsentation af klubben v/p. med billede af P samt postadresse. 2. Donationer: Alle formål vi har støttet a. indeværende år. B. tidligere år. (ikke med beløb angivet) 3. Klubbens aktiviteter eks. Catering opgaver, bingo mm. 4. Barn af Himmerland. 5. Link til 106B og Lions Danmark Generelle regler om hjemmesider skal overholdes. Udvalget er behjælpeligt med E-mail adresser og service til klubbens medlemmer. Udvalget indhenter tilladelser til div. link på hjemmesiden. Link til forretning eller medlemmers hjemmeside (sponsering) må ikke finde sted. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6.. Senest rettet 17-01-10 side 27
afsnit 4 / 9 SVERIGE / GRØNLAND ansvarlig Ansvarlig sørger for jævnlig kontakt til venskabsklubben i Sverige, samt er behjælpelig ved besøg fra denne. Ansvarlig er bindeled til venskabsklubben i Sverige, og arrangør af besøg klubberne imellem. Besøgstidspunkter aftales med bestyrelsen. Udveksling af post klubberne imellem. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 28
afsnit 4 / 10 PR-ansvarlig Sekretæropgave Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 29
afsnit 4 / 11 SENIORUDVALGET Udvalget består af medlemmer over 65 år Udvalget er ansvarlig for eksterne arrangementer for de ældre i Nibe kommune, som Lions støtter bl.a. dilettantforestilling på Lundbæk. Udvalget indhenter tilbud ang. kaffe mv. og er ligeledes ansvarlig for medhjælpere til arrangementet. Udvalget træffer aftale med dilettanterne om betaling af forfatter rettigheder og eventuelle andre udgifter i forbindelse med klubbens særforestilling. Budget forelægges bestyrelsen.. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 30
Afsnit 4 / 12 AD HOC UDVALGET Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte dette udvalg. Når en opgave er tilendebragt opløses udvalget igen. Alle Klubbens medlemmer kan inddrages til en bestemt opgave. Det er bestyrelsen der i samråd med evt. udvalgsformand (f.eks. Narko, Banko) udpeger medlemmerne. Nærmere retningslinjer fremlægges af bestyrelsen.. Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 31
Afsnit4 / 16 NARKO UDVALG Ansvarlig under holdning og handling Arbejder som ad-hoc Se afsnit Generelle regler for udvalg punkt 6. Senest rettet 17-01-10 side 32
afsnit 5 / 1 CHEVRON/AWARDS Jubilæumschevron Forud for klubåret gennemgår S. medlemslisten for 10, 15, 20, 25 osv. års jubilarer og bestiller de aktuelle chevrons. Gaver ved jubilæum 10,15,20 år 1 flaske god vin max. 150,- kr. Ved 25 og 30 år en buket blomster max 200,- kr. 35 år og derover besluttes gave mv. i bestyrelsen. P. og bestyrelse kan uddele MFJ og livsvarigt medlemskab. 100 % møde awards PP uddeler 100 % møde awards til medlemmer, der har haft 100 % fremmøde i sidste klubår, idet make-up medregnes som anført under pkt. 4. Opgørelsen over hvilke medlemmer, der er berettiget til denne award, finder sted ved Klubårets slutning og bestilles hos Lions Danmark i Hillerød til levering først i det følgende Klubår. Awards for ekstraordinær indsats i Klubben P kan, såfremt han finder, at et medlem har gjort en ekstraordinær indsats i Klubben, tildele medlemmet en påskønnelsesaward. P. kan uddele award til PP for veludført arbejde i foregående klubår Regler for MAKE-UP Der gives make-up for deltagelse i andre Lions møder. Den der ønsker Make-up, skal selv meddele dette til sekretæren. Senest rettet 17-01-10 side 33
afsnit 5 / 2 BESLUTNINGSPROCESSER I KLUBBEN Den øverste myndighed er klubben. Alle beslutninger skal træffes af klubben. Enhver beslutning i klubben tilstræbes at ske i fuld enighed. Såfremt dette ikke er muligt, og der ikke er stillet specielle krav i de fælles vedtægter (se reglerne i matriklen), gælder følgende retningslinjer. 1. Beslutninger med væsentlige økonomiske konsekvenser. Beslutninger, der kan medføre en økonomisk risiko for de enkelte medlemmer (underskud på aktiviteter) skal ske i fuld enighed blandt de fremmødte medlemmer. Hvis enighed ikke opnås bortfalder forslaget. 2. Beslutninger, der kan splitte klubben. Beslutninger om følsomme emner, der indebærer risiko for opsplitning af klubben (medfører medlemsafgang) tilstræbes at ske i fuld enighed blandt alle medlemmer. Dette må dog ikke medføre, at et enkelt eller få medlemmer kan stå i vejen for en positiv udvikling af klubben. I en sådan situation er det præsidentens opgave så vidt muligt at forlige parterne. 3. Øvrige beslutninger. Hvis andet ikke er foreskrevet, kan øvrige beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. 4. Registrering. S laver en liste over alle klubbeslutninger i klubåret. Denne liste videregives til efterfølgeren, således at klubben får en let overskuelig oversigt over beslutninger truffet i klubben. Vedtægtsændringer vedtaget på general - forsamlinger indskrives i Klubhåndbogen, og opdateringen tilsendes medlemmerne. Senest rettet 17-01-10 side 34
Afsnit 5 / 3 DELTAGELSE I EXTERNE LIONS MØDER 1. Generelt Deltagere i nedennævnte giver ved efterfølgende Klubmøder et kort referat. 2. Årssmøde Klubben deltager om muligt med det antal repræsentanter reglerne giver stemmeret til. P og VP bør deltage. Deltagelse i den uofficielle del af årsmødet er for deltagernes egen regning. Er Årsmødet i lokalområdet kan klubben beslutte om deltagelse i gallamiddag. 3. Distriktsmøde Klubben deltager med mindst det antal repræsentanter reglerne giver stemmeret til. P og VP bør deltage. 4. Midtvejsmøde Klubben deltager med i det mindste P og VP samt ledsagere. 5. Zonemøde Klubben deltager med størst muligt antal, mindst med P, VP og S. 6. PSK-møde Tiltrædende P, S og K deltager. 7. Orienteringsmøder. Udvalgene deltager med mindst en repræsentant ved distriktets orienteringsmøder Inden for udvalgenes arbejdsområde. Senest rettet 17-01-10 side 35
8. Chartringer og jubilæer. Klubben bør lade sig repræsentere ved P, VP eller PP ved chartringer og jubilæumsreceptioner i Klubber i zonen. 9. Møde for nye Lions Nye Lions medlemmer skal deltage sammen med deres sponsor og begge ledsagere i de af distriktet arrangerede møder for nye Lions inden for medlemskabets første 12 måneder. 10. Nye medlemmers deltagelse. Nye klub medlemmer opfordres til at deltage i zone-, midtvejs-, eller distriktsmøde for at lære Lions organisationen uden for klubben at kende. Bestyrelsen er ansvarlig for dette. 11. Zonesbowling. Der deltages med flest muligt. (Pokalen skal gerne med hjem) Senest rettet 17-01-10 side 36
Afsnit 5 / 4 REFUSION AF UDGIFTER FOR DELTAGELSE I EXTERNE LIONSMØDER 1. Mødeafgift Klubben betaler mødeafgift for klubbens repræsentanter, jævnfør pkt.4. 2. Fortæring Såfremt fortæring ikke er medregnet i mødeafgift (jf. punkt 4), betaler klubben herfor. 3. Transport. Transport sker for egen regning. Udgifter til færgetransport/broafgift Dækkes dog efter regning. Samtransport skal ske hvor det er muligt. 4. Specifikation af refusioner. Ved følgende møder m.v. betaler Klubkassen udgifter for: Årsmøde a) Generalforsamling Delegater. Mødeafgift inkl. frokost. b) Gallafest. Egenbetaling. Distriktsmøde P og VP. Fuld deltagelse for 2 par eksclusiv Get Together. Midtvejsmøde 3 repræsentanter Spisning Zonemøde 2 repræsentanter Spisning Senest rettet 17-01-10 side 37
PSK-møde 3 repræsentanter Spisning Orienteringsmøder 0 Chartringer/jubilæer i zonen 1 repræsentant + ledsager; max.. 1000 kr. Møde for nye Lions Spisning for nyt medlem + sponsor og ledsagere 5. Internationale møder. Ved deltagelse i internationale møder, kan deltager ansøge bestyrelsen om rejsetilskud. Bestyrelsen udarbejder herefter forslag til forelæggelse i klubben. Senest rettet 17-01-10 side 38
FOREDRAG I KLUBBEN afsnit 5 / 5 Programudvalget indgår aftale med foredragsholderen i god tid forud for mødets afholdelse principielt så tidligt, at det kan komme med i mødeplanen for det halvår, hvor i foredraget holdes. Hvis der er aftalt et honorar med foredragsholderen, som skal betales af klubkassen, kan der eventuelt suppleres med 1 flaske vin. Afgørelsen træffes af programudvalget. Honoreringen kan også være en donering fra aktivitetsmidlerne til en organisation eller lignende, som foredragsholderen repræsenterer. Bevilling jvf. afsnit 5 nr. 2. P takker og overrækker gave til foredragsholder. VIRKSOMHEDSBESØG Virksomhedsbesøg aftales i god tid forud for mødets afholdelse - principielt så tidligt at det kan komme med på mødeplanen for det halvår, hvor i besøget finder sted. Medlemmer betaler fortæringen ved besøget, hvis virksomheden ikke inviterer. Hvis virksomheden er vært ved fortæring af den ene eller anden art, påhviler det tailtwisteren at kompensere medlemmernes sparede udgift til fordel for LØVEN. Virksomhedsejeren og/eller rundviseren honoreres med en vin gave. Virksomhedsejeren (eller rundviseren) honoreres med en vin gave i form af Lions Vin. Programudvalgs formanden foranlediger indkøb af vin gaver til ovennævnte møder. Lady Lions deltager i ovennævnte møder i henhold til det udsendte program. P takker og overrækker gave til virksomhedsejer / rundviser. Senest rettet 17-01-10 side 39
afsnit 5 / 6 GÆSTER 1. Medlemsemner Medlemsemner bydes med til 1. klubmøde af sponsor (eller mentor) efter at emnet er godkendt. Inden mødet starter. Sponsor møder i god tid sammen med medlemsemnet og præsenterer medlemmet for de øvrige medlemmer. Ved mødet start P byder medlemsemnet velkommen på det første møde. Fortæring Klubkassen betaler fortæring for medlemsemnet på 1. møde. Hvis klubmødet er med damer, gives i stedet et tilskud på kr. 150,- pr. par. Se afsnit medlems optagelse 2. Foredragsholdere eller andre indbudte gæster. Forud for mødet Programudvalgsformand eller en af ham udpeget person tjekker 2-3 dage før mødet den endelige aftale med gæsten om deltagelsen i mødet. Inden mødet starter Gæsten modtages af CM (ved foredragsholdere også af programudvalgsformanden) og bydes personligt velkommen. (husk at være til mødet i god tid) Ved mødets start Ved mødets åbning bydes gæsten officielt velkommen af P. Fortæring Klubkassen betaler gæstens fortæring på mødet Senest rettet 17-01-10 side 40
3. Kabinetsbesøg. P søger besøgsdato for kabinetsmedlemmer lagt på så tidligt et tidspunkt af Klubåret som muligt. ( marts før P. perioden starter) Forud for mødet. P meddeler klubbens ønsker vedr. emner m.v. til DG, VDG, ZF eller andet kabinetsmedlem. På mødeindkaldelsen optages kabinetsmedlemmet som et punkt på dagsordenen. Dette punkt bør dog kun undtagelsesvis være eneste programpunkt for en mødeaften. Inden mødet starter. Kabinetsmedlemmet modtages af P og CM og bydes personligt velkommen. Ved mødets start P præsenterer og byder kabinetsmedlemmet officielt velkommen. Fortæring Kabinetsmedlemmets fortæring er for egen regning 4. Lions fra andre Klubber. P byder disse gæster velkommen ved mødets start. Fortæring Disse gæster betaler selv for deres fortæring. 5. Enker efter Lionsmedlemmer. Indbydes i indeværende og det efterfølgende klubår, hvor ægtefællen er død, til møder, hvor ledsager deltager. S sørger for invitation af dem, i form af udsendelse af sædvanlig mødeindkaldelse med navns nævnelse. CM foranlediger ledsagelse af Lionsmedlem med nær tilknytning til afdøde. Disse gæster betaler selv for deres fortæring. Senest rettet 17-01-10 side 41
afsnit 5 / 8 KABINETSARBEJDE Et klubmedlem kan efter indstilling fra klubben eller efter eget ønske påtage sig opgaver i kabinettet efter nærmere aftale med klubben. Når et medlem af klubben har påtaget sig et kabinetsarbejde som RF, ZF eller Chairman, skal Klubben tage hensyn hertil ved fordeling af udvalgsposter, ligesom medlemmet kan sige fra ved deltagelse i klubbens aktiviteter i det omfang, det ikke kan forliges med kabinetsarbejdet. Hvis et medlem indstilles til VD,G, DG eller højere poster i organisationen, må konsekvenserne for klubben tages op på et klubmøde, hvor der indgås en aftale med klubmedlemmet. Hvis medlemmet ikke deltager i et klubmøde pga. deltagelse i møde i forbindelse med kabinetsarbejdet, skal medlemmet have make-up for mødet, som om han har deltaget i klubmødet. Medlemmet er selv ansvarlig for at gøre S opmærksom herpå. Bestyrelsen kan bevillige tilskud til et klubmedlems deltagelse i distrikts- og årsmøder i det omfang kabinettet ikke betaler udgifterne fuldt ud. Senest rettet 17-01-10 side 42
afsnit 5 / 9 KLUBBENS HILSEN TIL ET MEDLEM. I nedennævnte tilfælde foranlediger bestyrelsen en delegat til at møde op og aflevere en hilsen. 1. Fødselsdage. Ved runde fødselsdage fra 40, 50, 60, 70, 75, 80 år og opefter gives Thorvald Odgaards løve eller andet der kendetegner klubben. Hvis medlemmet tidligere har modtaget dette, gives i stedet 6 fl. rødvin værdi ca. 250 300 kr. 2. Bryllup, sølvbryllup og guldbryllup Gave (værdi 150-200 kr.) Medlemmet skal selv give meddelelse til P i god tid forud for begivenheden.. 3. Sygdom, hospital indlæggelse Blomster efter årstiden (værdi ca. 150-200 kr.) 4. Dødsfald. Ved aktivt medlems dødsfald sendes krans med bånd (værdi 400-500 kr.) Ved ægtefælle til aktivt medlems dødsfald sendes bårebuket værdi 125-150 kr 5. Ved andre mærkedage. Klubben yder intet. 6. Receptioner, jubilæum og lign. 2 fl. rødvin. (værdi ca. kr. 150,-) 7. Gavekomitéen består af P og VP. Senest rettet 17-01-10 side 43
afsnit 5 / 10 PROCEDURE FOR FORSLAG TIL NYE MEDLEMMER. Forslagsstilleren (medlemssponsor) stiller sit forslag skriftlig til medlemsudvalget formand. Hvis medlemmet godkendes af udvalget, meddeles navnet på det foreslåede medlem på først kommende klubmøde. Fraværende medlemmer orienteres straks af S via e-mail. Eller hvis e-adresse ikke haves pr. brev. (klubreferat) Indsigelse fra medlemmer skal være formanden for medlemsudvalget i hænde senest 8 dage efter forelæggelsen i klubben. Udvalget afgør suverænt, om sponsor kan invitere kandidaten som gæst. Udvalgsformanden forsyner sponsor med hvervepakke til medlemsemnet. Sponsor / Medlemsudvalg har nu ansvaret for at sætte medlemsemnet med ledsagergrundigt ind i: - hvad Lions er, - hvad det koster, - forpligtigelser for Klubben og Lions International, - samt rettigheder. Sponsor inviterer medlemsemnet til klubmøde/arrangement (se bemærkninger under GÆSTER). Sponsor er ansvarlig for at tilmelde medlemsemnet (+ evt. ledsager) til administrator af afbud, så længe den pågældende ikke er optaget som medlem eller modtager selvstændig mødeindkaldelse. Medlemsemnet gives normalt lejlighed til at deltage i 3 klubmøder, før han bedes svare på, om han ønsker medlemskab. Udvalgsformanden udarbejder et katalog over personer som har været bragt i forslag. Kataloget skal indeholde såvel personer som er blevet forkastet, samt personer som ikke ønsker at deltage i vores klub. Desuden opføres medlemmer, som af anden grund end flytning, har meldt sig ud af klubben, samt medlemmer der er udmeldt på grund af restancer, eller mangel på det fornødne engagement. Kataloget skal ved klubåret afslutning gives videre til den nye formand, således at medlemsudvalget altid kan se, hvem der har været bragt iforslag. Senest rettet 17-01-10 side 44
afsnit 5 / 11 Råd og vejledning til sponsor / mentor Som sponsor har du påtaget dig en af de vigtigste opgaver i Lions, nemlig at sikre nye medlemmer til organisationen. Det er derfor vigtigt at du gør dig din opgave klar, så det nye medlem bliver godt modtaget og får en god oplevelse i Lions. Sponsoropgaven kan naturligt opdeles i flere faser, som vil blive gennemgået i det følgende. Før første møde i klubben Det første møde med et nyt medlem kan hensigtsmæssigt holdes hjemme ved det nye medlem, hvor du skal orientere medlemmet og meget gerne dennes ledsager om er række forhold. Det kan måske være hensigtsmæssigt at du også har din egen ledsager med. - En kort orientering om Lions organisationen. Hvad er Lions og hvad står vi for. - Hvor og hvor tit mødes i. - Hvad koster det at være medlem i din klub. Samlet udgift til kontingent, spisning, fester, osv. - Er der særlige begivenheder, hvor klubben forventer at ledsager deltager aktivt - Dress Code i klubben. - Hvorledes er klubben organiseret. P;S;K - Måske lidt om møder udover klubmøder. (Zonemøder, distriktsmøder, årsmøder.) - Hvad laver klubben af aktiviteter - Hvorledes bruger klubben de indsamlede midler - Klubbens traditioner. (Årsfest, sommerafslutning, julemiddag, fødselsdag, mærkedage osv.) - Hvem er medlem i klubben. Fortæl kort om medlemmerne. - Fortæl hvorledes et nyt medlem optages i klubben. - Hvad kan du forvente af Lions - Hvad forventer Lions af dig. Udlevere og gennemgå ny folder. Senest rettet 17-01-10 side 45
- Lad ledsagerne få en snak om hvad det betyder at være ledsager - Hvor kan medlemmet søge oplysninger. (Klubbens hjemmeside, Lions hjemmeside. Det første møde Det første møde i klubben er måske det vigtigste møde for det nye medlem. Det er derfor vigtigt at det nye medlem føler sig velkommen. Som sponsor har du særlige opgaver og forpligtigelser - Om muligt bør du hente medlemmet på dennes bopæl og ankomme sammen med ham - Sørg for at medlemmet bliver præsenteret for alle klubben medlemmer - Sæt dig ved siden af det nye medlem - Under mødet fortæller du hviskende hvad der sker. Uden bøder fra TT. - Fortæl, hvis det er naturligt under mødet, hvad IR, YE, DG. - Sørg for at medlemmet får mulighed for at præsentere sig og at medlemmerne får sig præsenteret overfor det nye medlem. - Besvar alle de spørgsmål, som det nye medlem har. Den første tid Den første tid er særdeles vigtig for at det nye medlem. Sponsor skal derfor løbende sørge for at det nye medlem føler sig godt tilpas i klubben - Er medlemmet kommet med i nogle udvalg - Inddrages medlemmet i klubbens aktiviteter - Udviser medlemmet interesse for klubbens arbejde - Er medlemmets ledsager blevet en del af de øvrige ledsagere Som det fremgår af ovenstående, kan det,at være sponsor for et nyt medlem, være en krævende opgave. Det kan derfor i nogle situationer være hensigtsmæssigt at det ikke er det medlem, der har identificeret det nye medlem, der automatisk er pålagt opgaven at følge det nye medlem hele vejen. Opgaven kan i nogle tilfælde med fordel overgives til et erfarent medlem med særlig interesse for at integrere nye medlemmer i klubben. (Mentor) Senest rettet 17-01-10 side 46
MEDLEMSOPTAGELSE. Afsnit 5 / 12 Når medlemsemnet (til sin sponsor) har udtrykt ønske om optagelse, meddeler sponsor dette til P og medlemsudvalgets formand. Disse fastsætter så en egnet mødeaften (gerne hvor Lady Lions deltager), og orienterer S, således at det kommende medlem bliver påført medlemslisten og modtager officiel mødeindkaldelse. Optagelsen påføres dagsordenen. K forsyner P med medlemsemblem til det nye medlem og lady Lions nål til ægtefællen. CM husker at placerer det nye medlem og sponsor ved P, samt indkøb af blomster til ægtefællen / ledsageren Optagelsesceremonien finder sted umiddelbart efter spisningen. P byder med en kort tale det nye medlem velkommen i Klubben. Lions etiske regelsæt oplæses. Sponsor hæfter Lionsemblemet på det nye medlem, mens P bagefter (eller ved først kommende lejlighed) byder ægtefællen/ledsageren velkommen i kredsen med en buket blomster og forsyner hende med den særlige lady Lions nål, og Det nye medlem får udleveret medlemspakke, den grønne håndbog og Klubhåndbog. Senest rettet 17-01-10 side 47
afsnit 5 / 13 FRAMELDING Framelding meddeles til den, der aktuelt har påtaget sig arbejdet med registrering af afbud. I særlige tilfælde kan et medlem have opnået bestyrelsen tilsagn om generel tilmelding, og da gælder de samme regler blot med modsat fortegn. Der dispenseres ikke fra den angivne frameldingsfrist. Husk at der ved arrangementer med deltagelse af vores damer, også skal foretages til- eller fra melding for disse. (hvem ønsker at betale en bøde for at have glemt sin ledsager). Ved manglende framelding vil der blive opkrævet et gebyr svarende til menu prisen.. Ved arrangementer andre steder, udgør gebyret kr. 50,-. Ved møder med ledsagere opkræves et tilsvarende gebyr, hvis der ikke er foretaget framelding for ledsageren. Opkrævning foregår ved at S med næste mødeindkaldelse sender opkrævning fra K til den, der har glemt at give afbudsregistrator besked.. Framelding kan ske på mail husk svar til alle Senest rettet 17-01-10 side 48
Retningslinjer Kontingent Kontingent fastsættes på den ordinære generalforsamling. Afsnit 5/14 Kontingent er for Klubåret 2001 2002 Kr. 550,- halvårligt Kontingent for seniorer er 2001 2002 Kr. 325,- halvårligt Tiltrædelses afgift nye medlemmer er 0,- (betales af klubkassen) Seniorer får kontingentnedsættelse når medlemmet er fyldt 65 år. Kontingentnedsættelsen træder i kraft fra efterfølgende halvår. Halvåret, hvor medlemmet fylder 65, er således til fuldt kontingent. Nye medlemmer betaler kontingent, når medlemmet er optaget i Lions. Kontingentet træder i kraft fra og med efterfølgende halvår. Halvåret, hvor medlemmet optages, er således kontingent fri. Opsigelse af medlemskab. skal opsigelsen indgives inden 31/5 for andet halvår og den 30/11 for første halvår. Dette begrundes med medlems- kontingent til Distriktet og Lions International. Orlov Et medlem kan ansøge om orlov i en nærmere fastsat periode. Medlemmet betaler uændret kontingent ved orlov, begrundes med medlemsafgifter til Distriktet og Lions International. Bestyrelsen afgør suverænt om et medlem kan oppebære orlov. Senest rettet 17-01-10 side 49