1. Velkomster 1 2. Indkøb Status på opgaver og ressourcer 1 3. Hjemmeside Newsfeed 2 4. Kommunikation Idéer m.v., og orientering om VPN-løsning 2 5. Klagenævns- og retssag 3 6. Indkøbsture 3 7. Apparaturaftalen 3 8. Serviceaftalen 4 9. Sikkerhedsudstyr 4 10. Kemikalieaftalen 4 11. Plastvarer 5 12. Pipetter 5 13. Diverse 5 1. Velkomster Indkøbschef Anne Sofie Hedemann bød de deltagende velkommen, og der blev orienteret om dialogmødets formål (dialog og kommunikation) samtidig med at der opfordredes til dialog. Generelt opfordredes deltagerne til at kontakte Indkøb såfremt der er spørgsmål til udbud og nuværende aftaler, ligesom det blev gjort klart at Indkøb genre yder vejledning i forbindelse med indkøb, der ikke er dækket af Aarhus Universitets aftaler, f.eks. vedrørende SKI-aftaler. 2. Indkøb Status på opgaver og ressourcer Indkøbschef Anne Sofie Hedemann orienterede om den øgede travlhed i Indkøb. Den øgede travlhed skyldes primært besparelser og større brug af Indkøb. Samtidig orienteredes om at visse områder er blevet opprioriteret fra universitetsledelsens side. De to forhold har ført til, at enkelte områder må nedprioriteres, bl.a. det forestående kemikalieudbud. Den øgede opgavemængde og de deraf manglende ressourcer har ført til, at der vil blive ansat en ekstra medarbejder i Indkøb til og med 2014.
Endvidere har prioriteringen af opgaver før til en intern rokade i Indkøb, der betyder at Lasse Krongaard flyttes til andre områder, medens Casper Ravn Uldbjerg vil være hovedansvarlig på Forsker & Lab området. 3. Hjemmeside Newsfeed Indkøbschef Anne Sofie Hedemann forklarede, at det er svært at nå ud til rette medarbejder, bl.a. fordi det er svært at benytte sig distributionslister, i forbindelse med konkrete udbud og orientering omkring indgåede rammeaftaler. På den baggrund har Indkøb besluttet, at kommunikation som udgangspunkt sker oppefra via hjemmesiden og de enkelte institutledere og administrative chefer. Som et led i kommunikationen er der på Indkøbs hjemmeside oprettet et newsfeed, som den enkelte medarbejder kan tilmelde sig, således at alle relevante nyheder fra Indkøb bliver mailet direkte til medarbejderen. I forbindelse med ovenstående blev der fra de deltagende meldt tilbage, at den information, der bliver kommunikeret ud til institutledelsen sjældent eller aldrig når videre. Det blev fra enkelte deltageres side berettet om gode erfaringer med indkøbskoordinatorer og det blev opfordret til, at de enkelte institutter vælger en indkøbskoordinator, hvortil information fra Indkøb tilsendes. Vedrørende newsfeed blev det problematiseret, at Indkøb tidligere har meldt ud, at der ville blive udsendt nyhedsmails uden at dette skete. Anne Sofie Hedemann svarede hertil, at nyhedsmails bliver sendt sammen med det nyhedsbrev, der bliver sendt til de enkelte hovedområder. Endvidere blev det problematiseret, at Indkøbs hjemmeside er langsom, hvorfor der bl.a. blev efterspurgt en søgefunktion. Anne Sofie Hedemann svarede hertil, at problemstillingen vedrørende hjemmesidens hastighed er blevet og skal rejses overfor AU IT og/eller Kommunikation, da Indkøb ikke har indflydelse herpå. Videre blev det nævnt, at man fra Indkøbs side er opmærksomme på at det i visse aftaler er svært at frem til det produkt man siger, hvorfor man fremadrettet vil forsøge at forbedre dette. 4. Kommunikation Idéer m.v., og orientering om VPN-løsning I forlængelse af punkt 3 berettede Anne Sofie Hedemann om, at det nu er muligt at tilgå Indkøbs hjemmeside for medarbejdere, der ikke sidder på en adresse tilhørende Aarhus Universitet, f.eks. klinikkerne. Dette kan ske såfremt den enkelte medarbejder har VPN-adgang.
5. Klagenævns- og retssag Lasse Krongaard fortalte om en nu afsluttet klage- og retssag, der har verseret med leverandøren Holm & Halby A/S. Aarhus Universitet vandt sagen i Klagenævnet for Udbud, og sagen er sidenhen blevet forligt. Selvom Aarhus Universitet vandt sagen har det været en ressourcekrævende proces, der har kostet både tid og penge. Sagen viser bl.a. at leverandørerne er opmærksomme på udbudsreglerne, og at der i praksis bliver klaget over udbud. 6. Indkøbsture Lasse Krongaard fortalte kort om Indkøbs indkøbstur hos Institut for Molekylærbiologi samt om en forestående tur til Foulum samt om idéen med disse. Indkøb vil gerne lære fra medarbejderes hverdag, så Indkøb får en bedre idé om, hvad der betyder noget for de enkelte medarbejdere. Dette skulle gerne resultere i bedre udbud og aftaler. I forbindelse med indkøbsturene fortæller Indkøb gerne om nuværende og eventuelt fremtidige aftaler, og derfor opfordredes til at de enkelte institutter inviterer indkøb. 7. Apparaturaftalen Casper Ravn Uldbjerg fortalte om apparaturaftalen, herunder om beløbsgrænsen på 50.000 og mini-udbud samt om muligheden for at inkludere fleksible serviceaftaler i enkelte køb. Herefter berettedes om status på aftalen, og om den travlhed de overskydende beløb på driftsbudgetterne medførte i november og december 2012. Det netop anførte førte til spørgsmål vedrørende indkøb af unika, det vil sige apparaturer, der ikke kan anskaffes andetsteds, samt hvorvidt unikaerklæringer er obligatoriske at anvende. Indkøb har afskaffet anvendelsen af unikaerklæringer, men vil stadig gerne høres i forbindelse med anskaffelse af apparaturer, som umiddelbart ikke kan anskaffes andetssteds. Det opfordredes til at medarbejdere benytter sig af aftalen, idet brugen af aftalen nedsætter ventetiden i forhold til ordinære udbud.
Afslutningsvis blev det nævnt, at Indkøb er i dialog med DADIF (leverandørernes brancheorganisation). 8. Serviceaftalen Deltagerne blev spurgt til, hvorvidt den eksisterende serviceaftale vedrørende apparaturer skal forlænges, idet den ellers udløber i marts 2013. Respons herpå var, at aftalen sjældent eller aldrig bliver brugt, hvorfor aftalen får lov ud udløbe. 9. Sikkerhedsudstyr Casper Ravn Uldbjerg gav en status vedrørende udbuddet af sikkerhedsudstyr. Ansøgninger vedrørende prækvalifikation er færdigbehandlet, og den endelige tilbudsrunde vil blive igangsat inden for 14 dage. I sidstnævnte er der lagt stor vægt på sikkerhed. Aftalen vil bestå af tre delaftaler, hvor der kan købes direkte hos bedste tilbudsgiver for under 30.000 kr., mens der skal laves mini-udbud ved indkøb over 30.000. De tre delaftaler vil omhandle laboratoriehandsker, undersøgelseshandsker og øvrigt sikkerhedsudstyr. Hertil blev der spurgt, om aftalen indeholder sikkerhedsbriller med styrke. Dette er ikke tilfældet, men sikkerhedsbriller med styrke kan købes på en separat aftale, som AU HR står for. Det har været håbet med udbuddet, at der vil blive knyttet såvel specialister som generalister blandt leverandørerne til aftalen, og efter prækvalifikationen er der grundlag herfor. Aftalen forventes at starte i april 2013. 10. Kemikalieaftalen Casper Ravn Uldbjerg spurgte de deltagende til, hvorvidt den nuværende kemikalieaftale skal forlænges og om det var muligt at leve uden aftaledækning indtil en ny aftale kommer på plads. De deltagende syntes på den ene side ikke, at den nuværende aftale var fordelagtig, men på den anden side, ville det skabe stor usikkerhed, specielt i forhold til priser, såfremt der ikke er aftaledækning på området. På den baggrund vil den nuværende kemikalieaftale blive forlænget. Herefter fortaltes om den kommende aftale, der forventes udbud inden sommer med start primo 2014. Den kommende aftale vil blive udbudt i to dele: én vedrørende standard kemikalier og én vedrørende specielle kemikalier.
Indkøb ønsker en bred brugergruppe i forbindelse med udbuddet, men der mangler tilmeldinger hertil fra Health. 11. Plastvarer Casper Ravn Uldbjerg fortalte, at den nuværende aftale undløber i august 2013, men at denne kan forlænges indtil juli 2013, hvorefter den vil løbe indtil august 2014. Blandt de deltagende var der ikke umiddelbar stemning for, at aftalen forlænges. 12. Pipetter I forbindelse med sidste dialogmøde, i august 2012, blev det nævnt en ny aftale vedrørende pipetter vil blive udbudt. Indkøb satser på at starte udbuddet op snarest, men dog har kemikalieaftalerne 1. prioritet. På nuværende tidspunkt er et realistisk starttidspunkt for aftalen medio 2014. Der satses på at lave en fleksibel aftale med mulighed for indkøb begrundet i ergonomi, særlige behov m.v. Nærmere information, herunder indkaldelse til brugergrupper, følger. 13. Diverse