Spørgsmål & svar Rammeaftale vedr. IT-konsulenter

Transkript

1 Spørgsmål & svar Rammeaftale vedr. IT-konsulenter Sags nr Spørgsmål & svar udgives i anonymiseret form, på baggrund af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Spørgsmål og svar skal i forhold til udbudsmaterialet alene tolkes som udfyldende oplysninger. Ingen information i Spørgsmål & svar har forrang for andre dokumenter i udbudsmaterialet. Version 3, endelig, d. 8. juni 2012 Nr. Dato Spørgsmål Svar Der er en uoverensstemmelse vedr. beløbsgrænsen mellem direkte tildeling og mini-udbud Udbudsbekendtgørelsen er korrekt. Den supplerende ydelsesbeskrivelse er blevet rettet til kr. pr. d på rammeaftalen. I Udbudsbekendtgørelsens pkt. II.1.5. ( kr.) og Den supplerende ydelsesbeskrivelses afsnit 2 ( kr.) Bemærk: URL opdateret d Har Ordregiver faste skabeloner som Ordregiver ønsker ansøgerne bruger til de to tro og love erklæringer? Ordregiver stiller ikke krav om noget bestemt format for tro og love erklæringerne. Det vigtige er, at de på korrekt vis adresserer det indholdsmæssige. Ordregiver har valgt d.d. at lægge et frivilligt skabeloneksempel op nærværende hjemmeside, som en hjælp til ansøgerne: Vil det være nok at soliditetsgrad, balance og omsætning fremgår af en årsrapport som vi vedlægger? Eller skal i have separate erklæringer omkring hvert punkt? Kan samme leverandør/konsortium tildeles et projekt, der dækker over både delaftale 2 og 3? Ansøger kan selv vælge om ansøger vil vedlægge separate erklæringer eller seneste årsregnskab. Ordregiver ser dog gerne, at alle oplysningerne krævet i Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.2. fremgår tydeligt i ansøgningen om prækvalifikation. Det vil altid komme an på en konkret vurdering, men som udgangspunkt vil svaret være nej. Delaftale 3 vil næsten altid have en kontrol-rolle i forhold til delaftale 2, hvorfor der som udgangspunkt må antages inhabilitet, hvis samme leverandør varetager begge opgaver (delaftaler) under samme forløb.

2 Kan en leverandør involveret i delaftale 1 også deltage på Det vil altid komme an på en konkret vurdering, men som udgangspunkt vil svaret være ja. Delaftale 1 og 3 delaftale 3 (for samme projekt)? har ikke det samme kontrol rolle forhold mellem sig Dvs. både ansvaret krav og test. som delaftale 2 og 3, hvorfor inhabilitet mellem disse to delaftaler ikke vil være formodningen Er implementerings- og konfigureringsydelser indeholdt i delaftale 2 eller andet steds? Er det muligt at blive verificeret om, at der ligger ændringer på jeres site evt. ved tilmelding eller andet? Implementerings- og konfigureringsydelser ligger i delaftale 2. Du kan abonnere på Sundhedsstyrelsens (tidligere Lægemiddelstyrelsens) nyhedsbrev: Hvis du tilmelder dig den som hedder Generelt så modtager du opdateringer om bl.a. udbud Vil der være tale om inhabilitet, hvis eksempelvis der under delaftale 1 leveres overordnet arkitektur, og der efterfølgende udbydes et projekt, der skal indordne sig denne overordnede arkitektur? Eller vil en sådan type arkitekturopgave blive udbudt under delaftale 2? Vil en opdeling af kravspecifikation og løsningstilbud udelukke anvendelsen af agile metoder? Vil udenlandske referencer og konsulenter være relevante for fremtidige køb af konsulenter, således at de også skal medtages? Hvis der er tale om en situation hvor en leverandør har leveret et arkitekturdesign, der implementeres som en del af Ordregivers systemer, så vil dette som udgangspunkt ikke medføre inhabilitet i forhold til fremtidige opgaver. Opgaven vedr. arkitekturdesign vil høre til under delaftale 1, mens den praktiske implementering af en arkitektur vil høre ind under delaftale 2. Nej, men agile projekter kræver også en kravspecifikation. I tilfælde af at Ordregiver vælger at udbyde en opgave som et agilt projekt, vil leverandører på delaftale 1 få oplyst dette, således at de kan lave en kravspecifikation målrettet et agilt forløb. Leverandørerne på delaftale 2 vil så gennemføre det agile udviklingsforløb ud fra denne kravspecifikation. I forhold til inhabilitet vil hovedreglen være, at det ikke kan være den samme leverandør der leverer kravspecifikation og udvikling. Udenlandske referencer vil også være relevante i forhold til teknisk kapacitet. Ved vurderingen af om referencer demonstrerer den bedst mulige tekniske kapacitet, vil de konkrete teknologier og systemer samt deres anvendelse og succes hos referencen, være det mest relevante for Ordregivers vurdering.

3 Forventer Ordregiver at indkøbe Ja, og det vil dreje sig om både delaftale 1 og 3. projektstøtte, herunder leverandørstyring og projektledelse, under konsulentrammeaftalen i forbindelse med udvikling og implementering af it-systemer, og i givet fald under hvilken delaftale? Kan en leverandør, der er tildelt på både delaftale 1 og delaftale 2, afstå fra at give et tilbud på miniudbud til delaftale 1, hvis leverandøren ønsker at undgå inhabilitet med henblik på at byde på delaftale 2 til samme "opgave"? Vil indlevering af en oversigtsside dækkende de indleverede referencer ud over 1-sides beskrivelsen af de enkelte referencer være diskvalificerende? Vil indlevering af et management summary dokument være diskvalificerende? Nej, jf. Udbudsbekendtgørelsens pkt. II.1.5. vil en leverandør der er tilstede på f.eks. delaftale 1, som udgangspunkt være forpligtet til at byde på alle opgaver på delaftale 1. Dette gælder også hvis leverandøren forventer en efterfølgende større ordre på delaftale 2, som leverandøren dermed risikerer at blive inhabil overfor. Nej, men vurderingen af referencerne kan kun ske på baggrund af information, som er indeholdt i selve referencerne. Nej, men i det omfang at et management summary kun indeholder oplysninger, som fremgår andre steder i ansøgningen om prækvalifikation, vil dette ikke få nogen betydning for vurderingen af ansøgningen. Hvis det er ansøgers intention at gøre sin ansøgning mere overskuelig, og dermed reducere risikoen for misforståelser, så er det Ordregivers klare præference, at ansøgningen om prækvalifikation overordnet set gøres så enkel og målrettet som muligt.

4 Er det korrekt forstået at man Referencer for underleverandører må gerne som Hovedleverandør der byder vedlægges ansøgningen om prækvalifikation, og vil med et antal underleverandører formelt set have samme status som ansøgers egne (og dermed ikke er et konsortium) udelukkende skal tilvejebringe rådighedserklæringer samt referencer. Ansøger skal dog huske at vedlægge dokumentation for, at Ansøger råder over underleverandørens kapaciteter. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring om dette fra underleverandøren. tekniske kapacitetserklæringer fra sine underleverandører og dermed ikke alle de i pkt. III.2 nævnte erklæringer og oplysninger? Er det muligt at udskifte underleverandører efter prækvalifikationsprocessen, såfremt man som Hovedleverandør (dvs. ikke som del af et konsortium) finder det nødvendigt? Spørgsmålet går dermed også på om det er muligt at introducere underleverandører efter prækvalifikationen, som ikke er angivet i prækvalifikationsansøgningen? Der tages udgangspunkt i den situation at man som Hovedleverandør selv opfylder alle de gældende krav til økonomi m.v. og dermed ikke at man prækvalificerer sig på ét grundlag og giver tilbud på et andet I afsnit III.2.3) Teknisk Kapacitet står der under mindstekrav: 3. Ansøger skal levere mindst tre referencer i alt. Jf. svaret på spørgsmål 15, skal Ansøger dokumentere sin rådighed over underleverandører. Denne dokumentation danner grundlag for Ansøgers prækvalifikation, og derfor må Ansøger ikke basere sin ansøgning om prækvalifikation på underleverandører, som Ansøger ikke har til hensigt eller evne til at fastholde i rammeaftalens løbetid. Efter prækvalifikationen, kan Ansøger godt inddrage flere underleverandører, men disse vil selvsagt ikke have nogen indflydelse på prækvalifikationsvurderingen. Nej, det er tre referencer i alt. Er det tre referencer pr. delaftale?

5 Er det indenfor den udbudte rammeaftale muligt at anvende Som udgangspunkt vil det være muligt at anvende offshore konsulenter. Ansøger skal dog være offshore baserede konsulenter? opmærksom på at opgaver der kræver håndtering af personfølsomme data kan udelukke brugen af konsulenter fra tredjelande. Begrebet tredjelande er defineret i Lov om behandling af personoplysninger 3. Se også følgende afgørelse fra Datatilsynet: Er der nogen sproglige krav til leverandører på aftalen? Er det muligt - hvis man ansøger om deltagelse på flere delaftaler - at bruge samme ansøgning/dokument med erklæringer mv. og separate referencer for de to delaftaler? Altså ikke nødvendigvis to separate ansøgninger. De konsulenter som har direkte kontakt til Ordregivers medarbejdere skal beherske dansk i skrift og tale. Konsulenter der ikke har direkte kontakt til Ordregivers medarbejdere skal som minimum beherske engelsk i skrift og tale. Ja. Det er faktisk et krav, jf. Udbudsbekendtgørelsens pkt. VI.3: Ad punkt IV.1.2) Hver ansøger kan alene indsende én anmodning. Såfremt samme juridiske enhed er del af flere ansøgere, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud.