Leverandørmøde Rigsarkivet 10. november 2016 Leverandørmøde 1
Leverandørmøde 10. november 2016 1. Velkomst og orientering fra Rigsarkivet Herunder ny strategi 2. Tilsyn med kvalitetssikring i statslige it-systemer med dokumenter 3. Modeller for erfaringsopsamling 4. Status for arbejdet i E-ARK 5. Afrapportering af handlingsplan for effektivisering 6. Status for arbejdet i ADA-projektet 7. Eventuelt
Orientering Revideret strategi udkommet, og ny rammeaftale undervejs Brugerundersøgelse Krypteringsvejledning opdateret 3
Ny strategi 2025 Kan findes på www.sa.dk Mission: Vores fælles hukommelse Vision: Rigsarkivet sikrer og aktiverer vores fælles hukommelse, så den i stigende grad skaber værdi for det danske samfund 15-11-2016 4
Rigsarkivet vil: Strategiske mål Bringe arkiverne i spil til flere Bidrage til effektivisering af den offentlige sektor Udvikle og fremtidssikre sine samlinger 15-11-2016 5
Arkiverne i spil til flere Sikker åbenhed: Fokus på tilgængeliggørelse af digitalt skabte data og dokumenter, så der sikres størst mulig åbenhed, samtidig med at krav til sikkerhed og fortrolighed imødekommes 15-11-2016 6
Bidrag til effektivisering af den offentlige sektor Arkiv for hele den offentlige sektor Effektivisering af afleveringsprocesserne: Rigsarkivet vil i dialog med andre offentlige arkiver, myndigheder og leverandører have fokus på mulighederne for genanvendelse af de afleverede data og dokumenter + på at nedbringe myndighedernes omkostninger til konvertering til bevaringsformater 15-11-2016 7
Bidrag til effektivisering, 2 Effektiv informationsforvaltning: Rigsarkivet vil videreudvikle sin rolle som kompetencecenter for kvalitetssikring af dokumentation i den offentlige sektor. At data kan bevares sikrer transparens og kvalitet i sagsbehandling og forskning og er dermed med til at konsolidere borgernes retssikkerhed og den demokratiske kontrol af den danske forvaltning 15-11-2016 8
Bidrag til effektivisering, 3 Sikring af forskningsdata Hurtig indsamling af de sidste papirarkivalier 15-11-2016 9
Udvikler og fremtidssikrer samlingerne Helhedsorienteret dokumentation af samtidens Danmark Udvikling af metoder til digital bevaring og tilgængeliggørelse: Rigsarkivets metoder skal videreudvikles og tilpasses den teknologi, som aktuelt anvendes i samfundet Sikker tilgængeliggørelse: Sikkert miljø til tilgængeliggørelse af persondata; søgbarhed på tværs af digitale samlinger 15-11-2016 10
Udvalgte indsatsmål Bidrag til effektivisering af den offentlige sektor a. Rigsarkivet fremmer en nem, sikker og omkostningseffektiv adgang til afleverede data for myndigheder og forskningsinstitutioner. b. Indsatsen med effektivisering af myndighedernes afleveringsprocesser prioriteres. c. Rigsarkivet modtager de sidste bevaringsværdige papirarkivalier fra den statslige sektor og de regionale og kommunale myndigheder, som afleverer til Rigsarkivet. 15-11-2016 11
Udvalgte indsatsmål, 2 Udvikling og fremtidssikring af samlingerne b. Der udvikles metoder til et nyt, samlet modtagelsesog bevaringssystem til digitalt skabte data og dokumenter samt fundamentet for en ensartet lagrings- og visningsstruktur for alle digitale arkivalier. 15-11-2016 12
Brugerundersøgelse v/mette Hall-Andersen Leverandørmøde 13
Krypteringsvejledning opdateret Ved forsendelse med post skal persondata og andre følsomme data krypteres med brug af BitLocker eller VeraCrypt. Kode til dekryptering skal fremsendes separat. 15-11-2016 14
Tilsyn med kvalitetssikring i statslige it-systemer med dokumenter - status november 2016 15
Hvaffor et tilsyn? - baggrund Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer (nr. 9290 af 21. juni 2013) 16
Tilsyn 31 Statens Arkiver foretager tilsyn med anvendelsen af systemer med dokumenter, som skal bevares. Tilsynet foretages 2 år efter ibrugtagning af systemet Stk. 2. Tilsynet består i en kontrol af, om systemet anvendes som beskrevet i de retningslinjer, der er fastsat for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder om myndigheden har foretaget den korrekte kontrol, jf. 29 og 30 17
Kvalitetskontrol 29 Myndighederne skal gennemføre kontrol med, at de obligatoriske oplysninger, jf. 23 og 24, registreres korrekt 30 Myndighederne skal gennemføre kontrol med, om der registreres andres filtyper i systemet end dem, der fremgår af instruksen, jf. 28 18
Formål med tilsynet Større fokus på god registreringspraksis og kvalitets kontrol Mulighed for at gøre noget ved eventuelle problemer, mens systemet er i drift og ikke først på afleveringstidspunkt Bedre og billigere arkiveringsversioner (og driftsversioner!) 19
Tilsyn - spørgsmål Hvad kontrolleres? Hvor ofte? Hvordan stikprøver, udtræk eller? Hvad kan jeres system? Hvem udfører? Hvad gør de med kontrollen tilbage i organisationen? Hvilken hjælp ønsker I fra Rigsarkivet og fra leverandører? 20
Sådan foregår et tilsyn Kontakt: Besøg, spørgeskema med vedhæftet filer/udtræk, telefonsamtale, brev mm Vejledning Minimumskrav Gode råd Eksempler 21
Tilsyn de første resultater Gennemført tilsyn hos 7 myndigheder 5 har gennemført kvalitetskontrol 4 har foretaget kontrol, der lever op til Rigsarkivets minimumskrav 3 opdagede ved selve tilsynet, at der var problemer i systemet (filtyper, manglende tilknytning til sager, sager blev ikke lukket) 22
De første gode tips Udtræk over filtyper + tjek af om de kan arkiveres Udtræk, der kan bearbejdes i regneark Automatisk validering af felter Søgefunktioner: Mine akter med manglende sagspart, mine akter ud sagstilknytning, mine akter med sv:sv:sv: i titel osv. Afrapportering til ledelse 23
Kvalitetskontrol muligheder i jeres system? 24
Erfaringsopsamling v/jan Dalsten Sørensen 25
Erfaringsopsamling Hidtidig tekst fra godkendelsesbreve: Hvordan kan vi gøre afleveringsforløbet bedre og billigere? Vi vil gerne kunne effektivisere afleveringsforløbet, så det bliver nemmere og billigere for både jer og os. Vi er derfor interesserede i at vide, hvor mange ressourcer I har brugt på at aflevere jeres bevaringsværdige data til os, og høre jeres kommentarer til afleveringsforløbet. I kan hjælpe os ved at sende: Oplysninger om jeres tidsforbrug fra start til slut i afleveringsforløbet Regninger fra leverandører Kommentarer eller forslag til, hvordan aflevering til Rigsarkivet kan blive nemmere og bedre 15-11-2016 26
Ny tekst fra godkendelsesbrev: Erfaringsopsamling Hvordan kan vi gøre afleveringsforløbet bedre og billigere? Vi vil gerne kunne effektivisere afleveringsforløbet, så det bliver nemmere og billigere for både jer og os. Vi er derfor altid interesserede i at høre, om I har forslag, der kan forbedre processen med at aflevere data til os. I kan sende forslag og kommentarer i en e-post til mailbox@sa.dk. 15-11-2016 27
E-ARK-status v/anders Bo Nielsen Leverandørmøde 28
Afrapportering af handlingsplan for effektivisering v/jan Dalsten Sørensen 29
Handlingsplan Rammeaftalemål 2013-16 Indhente forslag til effektivisering af processer fra myndigheder og leverandører På baggrund heraf lave en handlingsplan for effektivisering Fokus: Formater, vejledninger, metoder 30
Formater Med udgangspunkt i tidligere undersøgelser analyseres muligheden for at tillade PDF-A samt eventuelt andre relevante formater (eksempelvis OOXML og ODF) bevare rene tekstdokumenter som txt anvende formatet WKT til geografiske data 31
Formater, muligheder Tilføje formater, som lever op til Rigsarkivets kriterier for valg af formater til aflevering og bevaring Tilføje formater, som ikke lever til kriterierne sidstnævnte er naturligvis mere dramatisk end førstnævnte 15-11-2016 32
Formater, konklusion Visse formater kunne godt tillades iht. Rigsarkivets kriterier nu (txt) eller såfremt der kommer en god validering (odf/ooxml?) men er der en business case, når formaterne forekommer så sjældent? Andre formater falder på manglende udbredelse og tilstedeværelse af et bedre alternativ (WKT til geodata) 15-11-2016 33
Formater, konklusion Der er formentlig en business case for myndighederne, hvis de kan aflevere PDF/A specielt fordi samtlige dokumenter i visse ESDH-systemer konverteres til PDF.men PDF og PDF/A lever ikke op til kriterierne for valg af filformater, og vil derfor medføre øgede udgifter for Rigsarkivet og ringere bevaringssikkerhed 15-11-2016 34
Formater, konklusion De store leverandører har nu (endelig) fået produktionsapparatet til konvertering på plads, og alle ændringer vil selvfølgelig betyde nye udgifter vi skal derfor undlade ændringer uden klar business case PDF/A-valideringsarbejdet følges nøje og positivt 15-11-2016 35
Vejledningsmateriale Mange nye og opdaterede vejledningsprodukter, incl. nye eksempelarkiveringsversioner. Se https://www.sa.dk/afleveringarkivet/statslige/aflevering-it-systemer 15-11-2016 36
Metoder Evaluering af bekendtgørelse 1007 Nedsætte sagsbehandlingstid til test Mulighed for aflevering over nettet? 15-11-2016 37
Evaluering af bek. 1007 Ud fra en omkostnings- og effektiviseringsperspektiv skal der røres så lidt ved afleveringsreglerne som muligt, da myndigheder, leverandører og arkiver nu har tilpasset sig den. Alle ændringer medfører udgifter På længere sigt vil specielt den relationelle model og dokumentformater skulle genovervejes, så reglerne også i fremtiden passer til den information, som faktisk skabes 15-11-2016 38
Testtider Ekstra ressourcer tilført, testværktøj videreudviklet (og videreudvikles p.t.) Flere ansatte er oplært i test og kan bidrage i spidsbelastningsperioder Gennemsnitlig sagsbehandlingstid fald fra 3,8 måneder i 2013 til 2,2 måneder i 2015 Antal testforløb under 90 dage steg fra 29,3 % til 74,4 % 15-11-2016 39
Aflevering over nettet? Spørgsmålet er vurderet, og vores konklusion er, at muligheden for at aflevere via en sikker FTP-server i mange tilfælde vil gøre afleveringsprocessen bedre for myndigheder og leverandører (specielt ved små afleveringer) Vi arbejder på at få en løsning etableret i 2017 15-11-2016 40
Kan Rigsarkivet ikke...? Overtage produktion af arkiveringsversioner som indtægtsdækket virksomhed? Overtage produktion af arkiveringsversioner som en del af ordinær virksomhed? 15-11-2016 41
men hvad kan vi så? Synliggøre, at der er konkurrence på markedet (bl.a. via ny liste over leverandører på www.sa.dk) Facilitere erfaringsudveksling Etablere et samarbejde med SKI 15-11-2016 42
Samarbejde med SKI Få arkivering på dagsordenen, når aftalerne om konsulentbistand til anskaffelse og anvendelse af it og IT-løsninger og vedligehold udløber 2017 Møde aftalt november 2016 Checkliste over emner, myndighederne skal forholde sig til RA inviterer den nye rammeaftales leverandører til introduktionsmøde Hvordan får vi indarbejdet myndighedernes gode og mindre gode erfaringer? 15-11-2016 43
ADA-videreudviklingsprojekt v/tommy Balle Leverandørmøde 44