Kvalitetssikring - i it-systemer med dokumenter

Transkript

1 Kvalitetssikring - i it-systemer med dokumenter Arkivar Jette Holmstrøm Kjellberg D. 4. november

2 Eksempler, staten Udlændingestyrelsen smider flygtninges dokumenter væk Når flygtninge søger asyl og familiesammenføring kan de ikke være sikre på, at Udlændingestyrelsen har styr på deres personlige dokumenter. I flere tilfælde er vigtige papirer ganske enkelt forsvundet under sagsbehandlingen. Information d. 25/10/2015 Fejl på fejl: Nu skal der kvalitetssikres i Udenrigstjenesten Danmarks Radio d. 17/12/2013 Alle Justitsministeriets overvejelser vedrørende det omstridte burkaforbud er samlet i én sag uden at være journaliseret Information d. 25/8/

3 Eksempler, kommuner Der er rod i 97 % af alle sager i Københavns Kommune MetroXpress 7/4/2014 Kommune, egen observation Området pegede bl.a. selv på, at der ikke bør opbevares personfølsomme oplysninger og bevaringsværdige oplysninger på fællesdrev, personlige drev på medarbejder PC er eller USB-stiks., at data skal opbevares i enten ESDH eller et fagsystem, at vigtige mails og dokumenter også skal journaliseres, og at der skal være bedre forretningsgange for arbejdet med dokumenter og data. Men det var et opgør med plejer og nemt-nok kulturen citat fra en kommuneblog Kvalitetssikring kan være ressourcetungt, men det er nødvendigt for at sikre at man har alle oplysninger til behandling af sagerne og efterfølgende dokumentation af de beslutninger, der er truffet

4 Formålet med kvalitetssikring Behandling af sagerne sker på det rigtige grundlag! Deling af viden i organisationen Kunne orientere sig om indgåede aftaler Kunne se hvor langt en sag er i sagsforløbet Kunne finde fortilfælde og sikre ensartet behandling Korrekt ledelsesinformation Hurtig og nem fremsøgning af sager og dokumenter Overholdelse af lovgivning samt god forvaltningsskik i øvrigt Billigere at lave en arkiveringsversion

5 Best practise findes den? Nej, desværre ikke - endnu! Mangel på skriftlighed Parametre, som skal overvejes i forhold til kvalitetssikring

6 Kvalitetssikring Før, under og efter

7 Før systemet tages i brug (1) Hvad kan jeres system? Automatiserede processer, fx brevdato, modtager Udtræk til kvalitetskontrol: Faste og/eller selv definere? Planlæg undervisningen Ikke kun handle om funktioner og genvejstaster Også retningslinjer for journalisering/dokumentation Ledelsesmæssig opbakning meget vigtigt!

8 Før systemet tages i brug (2) Registreringssystematik: Hvordan sikre, at den støtter jeres behov? Kvalitetssikring Hvad er god kvalitet - for jer? Beskrivelse af kvalitetssikringsmål Er alle lovmæssige oplysninger udfyldt? Har I andre nødvendige oplysninger i jeres sagsbehandling?

9 Kvalitetskontrol Mens systemet er i drift Fast procedure for hvem, der gør hvad hvornår Og hvad gør I med de fejl I finder?

10 Efter - når systemet lukkes ned Sidste chance for at rydde op: Er sagerne lukkede? Er der ført kvalitetskontrol ved sagslukning? Er der dokumenter uden tilknytning til sag? Mangler der noget er alt fra fælles drev, outlook osv i systemet? Kan alle dokumenter åbnes og læses? Filformater Et lukket system er stadig jeres informationsbank!

11 Hvad er god kvalitetssikring? Tal med sidemanden: Nævn 3 gode erfaringer eller ideer til kvalitetssikring

12 Spørgsmål til kvalitetskontrol Hvad kontrolleres? Hvem udfører kontrollen? Hvor ofte? Hvordan kontrolleres? Hvem fejlretter?

13 3 eksempler på kvalitetskontrol Hvad: Titler skal være sigende, facet, afsender/modtager, dato, sagstilknytning, filformater, zip-filer mm Hvem: Journalmedarbejder/ESDH-gruppe Hvor ofte: 1: Hver måned: 10 tilfældige sager og hvert kvartal: 10 sagsbehandlere 2: Hvert kvartal: mindst 4 % af oprettede sager, 2 % af oprettede dokumenter, enkelt saggruppe, fællesdrev (stikprøver) 3: Hvert kvartal: Sager og dokumenter oprettet siden sidst

14 Hvordan: 3 eksempler på kvalitetskontrol 1: Stikprøver og opslag i system 2: Stikprøver & udtræk 3: Udtræk der bearbejdes i regneark Hvem fejlretter: 3: Journalmedarbejder sender udtræk til superbrugere Opsamling: 1: Hvert kvartal sendes sammenfatning til ledelsen 2: Hvert år udarbejdes statusrapport til ledelsen 3: Hvert kvartal sendes sammenfatning til ledelsen

15 Spørgsmål?