Retningslinjer for tildeling og anvendelse af midler fra puljen til understøttelse af Lokale Udviklingsplaner (LUP-puljen). Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling har den 19.11.2014 17.06.2015 godkendt følgende retningslinjer for tildeling og anvendelse af midler fra puljen til understøttelse af Lokale Udviklingsplaner (LUP-puljen). Formål Formålet med Vordingborg Kommunes LUP-pulje, er at støtte og opfylde de visioner, strategier, indsatser og aktiviteter, som er beskrevet i lokalrådenes (Vordingborg kommunes) Lokale Udviklingsplaner (LUPer). Uddybning af formålet Vordingborg Kommune ønsker med LUP-puljen at medvirke til at støtte realisering af projekter og initiativer, som er beskrevet i lokalrådenes LUPer. Projekter og aktiviteter forventes at have en mærkbar og synlig effekt både i forhold til en lokal udvikling, men også i forhold til Vordingborg Kommunes vision 2030. Puljen understøtter i høj grad initiativer, som er båret af en frivillig indsats og mere almennyttige formål. Hvem kan søge Alle borgere, foreninger og organisationer i Vordingborg Kommune kan søge om tilskud fra LUP-puljen. Endvidere kan virksomheder støttes i et omfang så det ikke strider mod kommunalfuldmagten, og hvor det foreskrives, at enkeltpersoner eller enkeltvirksomheder ikke kan modtage støttes, da det vil være konkurrenceforvridende. En gruppe af turismeudbydere vil f.eks. godt kunne modtage støtte til en fælles markedsføring af et større geografisk område eller lign. Alle ansøgninger skal indeholde en udtalelse fra de relevante lokalråd. Beslutning om tilskud Beslutning om bevilling af tilskud fra LUP-puljen træffes i Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling efter indstilling fra Udviklingsdirektøren afdeling for Strategi og.implementering. Vurdering af projekter Projekter og initiativer vurderes ud fra tre kriterier som er: 1. Ud fra om deres relation til og betydning for opfyldelse af lokalrådets udviklingsstrategi. Projekter der ikke er beskrevet i lokalrådets LUP kræver en udtalelse og indstilling fra lokalrådets bestyrelse. 2. Ud fra projektets bære- og levedygtighed dvs. om projektet forventes at kunne opretholdes uden yderligere fremtidig støtte fra LUP-puljen eller drifts- eller Godkendt af Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling den 19. november 2014 20. juni 2015Side 1 af 6
vedligeholdelsestilskud fra Vordingborg Kommune. Drifts- og vedligeholdelse vil derfor som udgangspunkt tilfalde tilsagnshaver, og skal derfor beskrives i projektbeskrivelsen. 3. Ud fra en forventet og dokumenterbar effekt i forhold til den generelle landdistriktsudvikling, herunder erhvervsudvikling og bosætning i Vordingborg Kommune. Kriterier for opnåelse og udbetaling af tilskud At projektet/initiativet opfylder ovenstående. At projektet/initiativet ikke er igangsat inden dato for fremsendelse af ansøgningen til LUP-puljen. At ansøger rejser en ekstern medfinansiering på minimum 50 % af det samlede budget. Ekstern medfinansiering betyder at projekter ikke kan medfinansieres med midler fra andre af Vordingborg Kommunes puljer. Almennyttige projekter kan medfinansieres med værdien af eget arbejde, dog med maksimalt 25 % af den samlede projektsum, hvortil der søges støtte. De nærmere kriterier fremgår i afsnittet frivilligt arbejde, som medfinansiringskilde til projekter under afsnittet Tilskudsberettigede udgifter. Ovenstående betyder, at hvis der indgår frivilligt arbejde i et projekt, så kan der reelt anmodes om støtte på op til 75 % (50 % + 25 %) af projektets godkendte og tilskudsberettigede udgifter. At det ved al markedsføringen af projektet fremgår, at Vordingborg Kommune har ydet tilskud. At det i finansieringsplanen fremgår, hvilke fonde, puljer mv., som er ansøgt eller /påtænkes ansøgt og at evt. tilsagn gives under forudsætning af, at der opnås fuld tilskud i overensstemmelse med fremsendt finansieringsplan. At alle fornødne tilladelser er opnået inden projektet igangsættes. At projektperioden er 24 måneder, regnet fra dato i tilsagnsbrev., men ddet er dog muligt at ansøge om forlængelse af projektperioden. Anmodning om forlængelse af projektperiode kan maksimalt være 12 måneder og fremsendes til Vordingborg Kommunes afdeling for Strategi og Implementering. At Vordingborg Kommune skal godkende evt. justeringer i projektets budget og finansieringsplan, som foretages efter fremsendelse af ansøgning til Vordingborg Kommune. At der senest 3 måneder efter projektudløb aflægges regnskab for alle afholdte udgifter i forbindelse med gennemførelse af projektet inden udbetaling af det fulde tilskud. Ved tilskud over 50.000 kr. skal regnskabet være udarbejdet af en uafhængig registreret eller statsautoriseret revisor.. At ansøger forpligter sig til at støtte op om målsætningen om at fortælle de positive historier om samarbejder (f.eks. mellem lokalråd og Kommune) i relation til nærdemokratimodellen. Dette være sig f.eks. på lokalrådets hjemmeside, vordingborg.nu eller vordingborg.dk alt afhængig af projektets karakter og størrelse. Godkendt af Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling den 19. november 2014 20. juni 2015Side 2 af 6
Ansøgningerne skal som minimum indeholde: Udfyldt ansøgningsskema inkl. udtalelse fra lokalråd eller godkendt LUP Projektbeskrivelse, herunder: o En beskrivelse af projektets formål, aktiviteter og forventede effekter o Dokumentation for evt. tilladelser o Detaljeret, fase- og aktivitetsopdelt budget o Finansieringsplan (fonde, puljer mv.) o Drifts- og vedligeholdelsesplan o Plan for afrapportering og evaluering Der kan i særlige tilfælde dispenseres fra ovenstående kriterier. Tilskudsberettigede udgifter Det er en forudsætning, at udgiften kan relateres direkte til projektet og er nødvendig for gennemførelsen af projektet. Tilskudsberettigede udgifter kan omfatte følgende udgiftsposter: Konsulentbistand og anden ekstern bistand. Køb af inventar/udstyr/maskiner. Køb af materiale. Information og formidling, herunder udgifter til skilte. Revision af projektets afholdte og betalte udgifter. Andre specificerede udgifter der er nødvendige for at gennemføre projektet. Værdien af eget arbejde til en fast timepris på 100 kr. pr. time. Frivilligt arbejde kan maksimalt udgøre 25 % af det samlede projektbudget, hvortil der søges støtte. Tilskudsberettigede udgifter kan ikke omfatte følgende udgiftsposter: Udgifter, der ikke er specificeret i ansøgningens budget. Køb af fast ejendom, herunder køb af jord. Finansierings-, advokat-, pengeinstitut- og øvrige revisionsomkostninger. Moms, medmindre denne endeligt bæres af tilsagnshaver. Løbende vedligeholdelse og driftsudgifter - forstås som ansøgers almindelige drift. Frivilligt arbejde, som medfinansiringskilde til projekter Projekter, hvor der indgår frivilligt arbejde skal have karakter af almennyttige projekter. Frivilligt arbejde defineres ud fra følgende: Frivilligt arbejde er ulønnet og indgår i et konkret projekt med et klart defineret formål, hvortil der søges tilskud. Der udbetales ikke løn, og der er ikke tale om et ansættelsesforhold med en kontrakt. Medfinansiering af frivilligt arbejde kan maksimalt udgøre 25 % af den samlede projektsum hvortil der søges støtte. Det skal af ansøgnings-materialet fremgå, hvilke arbejdsopgaver der vil blive varetaget ved frivilligt arbejde, og hvilket timeantal der forventes anvendt til at løse opgaverne. Godkendt af Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling den 19. november 2014 20. juni 2015Side 3 af 6
Timesatsen på 100 kr. pr. time er en standardsats, fastsat uafhængigt af den enkeltes kvalifikationer, erfaringer mv. Det samlede tilskudsbeløb til et projekt, hvori der indgår frivilligt arbejde, kan ikke overstige de samlede reelt afholdte udgifter. Frivilligt arbejde kan maksimalt udgøre 25 % af de godkendte tilskudsberettigede udgifter. Frivilligt arbejde defineres som ulønnet og indgår i et konkret projekt med et klart defineret formål, hvortil der søges tilskud. Frivilligt arbejde har normalt karakter af praktisk arbejde og træder derfor normalt i stedet for arbejdskraft, der ville skulle købes i forbindelse med projektets gennemførsel. F.eks. kan det være maler-, murer-, tømrearbejde, bygning af legeplads, konkret udarbejdelse af hjemmeside eller database, udarbejdelse af informationsmateriale/plakater m.v. Der udbetales ikke løn, og der er ikke tale om et ansættelsesforhold med en kontrakt. Det frivillige arbejde skal omfangsmæssigt stå i rimeligt forhold til projektets formål og omfang. Det skal af ansøgningsmaterialet fremgå, hvilke arbejdsopgaver, der vil blive varetaget ved frivilligt arbejde, og hvilket timeantal, der forventes anvendt til at løse opgaverne. Det vil i sidste ende være administrationen (afdeling for Strategi og Implementering) der vurderer, hvilke opgaver der skal indstilles som støtte- og tilskudsberettigede samt om timetal for opgavens udførelse er realistisk/berettiget. Mødeaktiviteter, som f.eks. projektplanlægning og styring samt deltagelse i kurser, byfester, mv. kan ikke medregnes som frivilligt arbejde. Der gives ikke tilskud til de frivilliges kørsel og andre transportudgifter til og fra projektet ved udførelse af frivilligt arbejde. Personer, som varetager frivilligt arbejde på et projekt, kan ikke også udføre lønnet arbejde i tilknytning til samme projekt. Ansøgningsfrister Der er 3 årlige ansøgningsfrister, som årligt fastlægges således, at sagen kan behandles administrativt og fagligt forud for behandling i Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling. Ansøgningsfrister, datoer for politisk behandling fremgår af Vordingborg Kommunes hjemmeside. Den administrative sagsgang Ansøgninger til LUP-puljen skal benytte det elektroniske ansøgningsskema, der findes på Vordingborg Kommunes hjemmeside. Ansøgninger til LUP-puljen samt udbetalingsanmodninger skal sendes elektronisk til Afdeling for Strategi & Implementerings fællesmail: SOGI@vordingborg.dk. Den administrative sagsgang Afdeling for Strategi & Implementering er ansvarlig for behandling af ansøgninger til LUPpuljen i forhold til fremsendelse af sagen til politisk behandling og indstilling. I den forbindelse kan afdeling for Strategi & Implementering inddrage øvrige afdelingers kompetencer og vurderinger i sagsbehandlingen. Godkendt af Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling den 19. november 2014 20. juni 2015Side 4 af 6
Afdeling for Strategi & Implementering varetager den samlede administration af LUP-puljen, herunder a conto udbetalinger og udbetaling af restbeløb ved fremsendelse af regnskab og a conto udbetaling. Der skal fremsendes dokumentation for den samlede finansiering af projektet, før udbetaling af a conto kan foretages. Der skal fremsendes dokumentation for den samlede finansiering af projektet, før udbetaling af a conto kan foretages. Forud for alle udbetalinger skal ansøger indsende en udbetalingsanmodning, hvor projektets titel, ansøgers navn, CVR-nummer samt størrelsen på det anmodede beløb fremgår. Når projektet er fuldt finansieret, kan ansøger få udbetalt en andel af det bevilgede tilskud efter følgende retningslinjer, Ved tilskud på maksimalt 50.000 kr. kan der efter anmodning udbetales a conto på maksimalt 90 % af det opnåede tilsagn. I den forbindelse skal det dokumenteres, at der er opnået fuld finansiering i overensstemmelse med finansieringsplanen. Ved tilskudsbeløb på over 50.000 kr. kan der efter anmodning udbetales a conto på maksimalt 75 % af tilsagnsbeløbet. I den forbindelse skal det dokumenteres, at der er opnået fuld finansiering i overensstemmelse med finansieringsplanen. Anmodning om slutudbetaling: Anmodning om slutudbetaling skal ske til Vordingborg Kommunes Afdeling for Strategi & Implementering. Anmodning om slutudbetaling skal indeholde; Slutrapport samt revisorgodkendt regnskab, der opfylder de betingelser, som er beskrevet i tilsagnsskrivelsen Angivelse af om der har været foretaget a contoudbetaling i forbindelse med projektet. En udbetalingsanmodning kan i givet fald kun være på det restbeløb Et revisionsgodkendt regnskab - ved samlede tilskud over 50.000 kr. skal dette udarbejdes af en uafhængig registreret eller statsautoriseret revisor En slutrapport, der beskriver projektets resultater og effekter Godkendt af Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling den 19. november 2014 20. juni 2015Side 5 af 6
Oversigt over forbrugte midler Udviklingsstaben udarbejder en gang i kvartalet en oversigt over projekter finansieret af LUP-puljen, som fremsendes som orienteringssag til Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling. Godkendt af Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling den 19. november 2014 20. juni 2015Side 6 af 6