Notat 1. april 2016 HB-møde tbs Referat af hovedbestyrelsesmøde den 12. marts 2016 Til stede fra hovedbestyrelsen (HB): Jette Gotsche, Claus Bonnevie, Henrik Eriksen, Mike Hedlund-White, Jens Kvorning, Jens Peter Hansen, Natasha Carstens, Inger Larsen Ørbæk. Fra sekretariatet: Klaus Bondam, Trine Stjernø, Christina Rydahl (til fremlæggelse af punkt 3) og Julie Grosen Ravn (referent). Afbud: Leif Thomsen og Birgitte Rønning Punkter til beslutning/godkendelse 1. Valg af dirigent(er) Jette Gotsche blev valgt. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 3. Økonomi (bilag 1a, 1b, 1c og 1d) Regnskabet for 2015 præsenteres og indstilles til HB s godkendelse og underskrift. Regnskabschef Christina Rydahl gennemgik årsrapport med regnskabet for 2015, som Cyklistforbundet kom ud af med et overskud på 557.443 kr. Overskuddet vil blive anvendt til at styrke egenkapitalen, som er blevet væsentligt reduceret grundet de senere års underskud. Der er derfor fremadrettet fortsat behov en konservativ budgettering og stram økonomistyring. Kasserer Jens Kvorning tilføjede, at sekretariatet har lagt en stor indsats i arbejdet med den stramme økonomistyring, og at medlemmer og afdelinger synes at have vist forståelse for stramningerne og prioriteringerne. Hovedbestyrelsen godkendte og underskrev herefter årsrapporten for 2015. 4. Godkendelse af referat fra seneste HB-møde (bilag 2) Godkendt. 5. Opfølgningspunkter fra seneste møde Punkterne fremgår af referatet fra sidste møde, jf. bilag 2. Status på punkterne blev taget til efterretning, idet flere punkter behandledes på dagens møde. Vedrørende udsendelse af information om nye medlemmer til afdelingerne, vil det ske én gang i kvartalet. Sekretariatet fastlægger en struktur for dette. Side 1 af 6
Punkter til drøftelse 6. European Cyclists Federation (ECF) s aktuelle arbejde (bilag 3) ECF aktuelle tiltag med etablering af temabaserede arbejdsgrupper drøftes, herunder om nogen HB medlemmer har interesse i at deltage aktivt i grupperne. Jf. bilaget blev der orienteret om ECF s planer om at etablere en række arbejdsgrupper. ECF havde i første omgang indikeret, at det var muligt for frivillige og bestyrelsesmedlemmer fra medlemsorganisationerne at deltage i disse arbejdsgrupper. Det er efterfølgende blevet præciseret fra ECF s side, at de ønsker, at arbejdsgrupperne skal sammensættes af sekretariatsansatte i de respektive medlemsorganisationer. HB s mulighed for at deltage aktivt i denne sammenhæng er således ikke aktuelt i denne omgang. Jens Peter Hansen orienterede om sin og direktør Klaus Bondams deltagelse i Velo-City Global som blev afholdt i Taipei, Taiwan i dagene 27. februar til 1. marts 2016. Landsformand Jette Gotsche orienterede om, at Velo-City i 2017 vil foregå i Arnhem- Nijmegen i Holland i dagene 13.-16. juni. Såfremt Cyklistforbundets økonomi tillader det, planlægges HB s studietur i 2017 at gå dertil. 7. Styrkelse af afdelinger Under dette punkt drøftes status på HB s kontakt til afdelingerne samt koordination med Hverveudvalgets forslag, jf. tidligere rundsendt referat af seneste møde i udvalget. Flere blandt HB orienterede om, at kontakten til afdelinger og repræsentanter var igangsat og flere havde allerede deltaget i generalforsamlinger eller planer om at gøre det i den kommende tid. HB drøftede hvilke kommunikationsmidler, der skal anvendes ved kontakten internt i HB og ved kontakten mellem afdelingerne og repræsentanterne. Det blev aftalt, at Jens Peter Hansen opretter en Facebook-gruppe til HB og en gruppe til afdelingerne og repræsentanterne. Facebookgrupperne kan anvendes til løbende dialog og debat, mens mere formelle meddelelser fortsat kommunikeres via mail. Det blev i den forbindelse også drøftet, om der skal oprettes en Facebook-gruppe for alle Cyklistforbundets medlemmer. Sekretariatet undersøger mulighederne og behovet herfor. Det blev herefter drøftet, hvordan afdelingerne bedst støttes i deres medlemsaktivering og -hvervning. I den forbindelse drøftede HB muligheden for alternative medlemsskaber og kontakten til medlemmerne, herunder hvordan der indhentes mailadresser på de enkelte medlemmer ude i afdelingerne. HB blev enige om, at der skal udarbejdes en liste med best practice til aktivering af medlemmer, indhentning af mailadresser samt support til afdelingerne. Det blev endvidere drøftet at tilbyde undervisning/gode råd og tips til elektronisk nyhedsformidling og grafisk design m.m. for at lette overgangen for afdelingerne fra papirbaseret til elektronisk kommunikation. Dette arbejde igangsættes i HB s Facebook-gruppe, og der følges op på det på HB-seminaret i oktober, hvor der også gøres en status på projektet forud for landsmødet. En del af dette vil også tage sit udgangspunkt i den viden der er blevet opsamlet i den netop gennemførte medlems- og interessentundersøgelse. Side 2 af 6
Det blev desuden aftalt, at status på arbejdet med medlemshvervning fremadrettet drøftes under punktet Styrkelse af afdelingerne (fremover Samarbejde med afdelinger/repræsentanter, jf. drøftelse af forretningsordenen). Henrik Eriksen orienterede om, at han i hvert fald i en periode ikke får mulighed for at løfte den kontaktmæssige opgave til afdelinger og repræsentanter grundet yderst sporadisk adgang til internettet. Der skal således tages stilling til, hvordan HB-kontakten til de pågældende afdelinger og repræsentanter håndteres. 8. Drøftelse af HB s arbejde, funktion og åbenhed (bilag 4) Blandt andet gennemgang af eksisterende funktionsbeskrivelser for landsformand og næstformand samt indledende drøftelse af funktionsbeskrivelse for menige HBmedlemmer. Med udgangspunkt i bilag 4 indledte HB en drøftelse af HB s funktion og rolle med henblik på at få udarbejdet en funktionsbeskrivelse af menige HB-medlemmer. Sekretariatet udarbejder udkast til vedtagelse på næste HB-møde på baggrund af drøftelsen. Under kassererens funktionsbeskrivelse tilføjes en henvisning til den relevante bestemmelse i forretningsordenen i forhold til sætningen Kasseren er selvskrevet medlem af budgetudvalget. Det blev diskuteret, om der skal laves om i mødestrukturen og indholdet af HB-møderne, herunder om der skal skæres ned i antallet af lørdagsmøder og eventuelt tilføje nogle uformelle debatmøder andre dage. Yderligere blev det drøftet, om afdelingsformændene kunne inviteres med til enkelte eller dele af nogle af møderne, evt. via Skype. Sekretariatet tog HB s holdning til efterretning. 9. Drøftelse af justeringer af forretningsordenen (bilag 5) Første drøftelse af justeringer af Hovedbestyrelsens forretningsorden bl.a. med henblik på konsekvensrettelser efter vedtægtsændringer. På baggrund af det udsendte bilag gennemgik HB ændringerne i forslaget. Forretningsordenen gennemskrives af Jette Gotsche og Claus Bonnevie og forelægges til godkendelse på næste HB-møde. Det blev drøftet, om der bør ændres ved udvalgsstrukturen og udvalgenes og repræsentanternes afrapportering som fastlagt i forretningsordnens 3. Flere blandt HB gav udtryk for et ønske om at gøre HB s arbejde mere projektorienteret, f.eks. ved nedsættelse af ad hoc arbejdsgrupper. Det blev aftalt, at sekretariatet forbereder et oplæg til ændring af udvalgsstrukturen, hvilket tages op på et kommende HB-møde. Side 3 af 6
Punkter til orientering 10. Orientering om årets Vi Cykler til arbejde -kampagne Præsentation af hovedelementerne i året kampagne. Direktør Klaus Bondam orienterede om årets Vi cykler til arbejde -kampagne. HB blev forevist det nye design og hjemmesiden, som er gjort mere simpel og brugervenlig, og som har et opdateret grafisk udtryk bl.a. grundet udskiftning af grafisk bureau. Der arbejdes i år med et koncept, hvor Danmarks ti sejeste cyklister kåres i løbet af maj måned. Derudover er der sammensat en attraktiv præmie-portefølje, som er delvist sponsoreret. Der er generel god presse på kampagnen, og der er opbygget en god rutine om brug af de sociale medier i kampagnen. Herudover er nyhedsbrevet, som sendes ud pr. mail, fortsat en succes med omkring 90.000 modtagere. Der er i år budgetteret med 68.000 deltagere, hvilket er en anelse lavere en det realiserede deltagerantal i 2014. Call Centret er netop gået i gang med at rekruttere deltagere. 11. Orientering fra direktøren (bilag 6a og 6b) Vedlagte status samt direktørens kvartalsrapport gennemgås. Der gøres opmærksom på, at rapporten indeholder oplysninger om bl.a. uformelle møder, der gør, at den ikke skal deles i en større kreds. I forlængelse af de udsendte dokumenter orienterede Klaus Bondam om Cyklistforbundets samarbejde med Kræftens Bekæmpelse m.fl. om kampagnen Ta Cyklen Danmark samt arbejdet med årets Store Cykeldag, som afholdes søndag den 12. juni. 12. Orientering fra landsformand I forlængelse af landsformandens løbende dagbogsudsendelser orienteres om sidste nyt. Som supplement til de tidligere udsendte Formandens dagbog orienterede Jette Gotsche om, at hun som led i samarbejdet med Kræftens Bekæmpelse m.fl. om kampagnen Ta Cyklen Danmark, har testet kampagnens app, der i hvert fald i testperioden havde visse fejl. Der blev desuden orienteret om, at tilmeldingen til Den Nationale Cykelkonference i Odense d. 31. maj - 1. juni er åben. HB medlemmer kan deltage på Cyklistforbundets regning, hvis de ønsker det. Derudover orienterede Jette Gotsche om, at hun har holdt et møde med landsformanden for Dansk Vandrelaug, Steen Kobberø-Hansen, hvor de bl.a. drøftede organisationsudvikling samt medlemsaktivering og hvervning. De bevarer kontakten med henblik på vidensdeling og muligt samarbejde. HB drøftede i den forbindelse afdelingernes lokale samarbejde med andre organisationer og lokale medier, og at dette bør opsøges og øges, hvis muligt. Side 4 af 6
13. Øvrige meddelelser Mike Hedlund-White orienterede om sine erfaringer med medlemsdeltagelse i aktiviteter arrangeret af Aalborg-afdelingen og om afdelingens samarbejde med lokale medier. Desuden orienterede han om, at han har deltaget i et møde med en innovationsgruppe som arbejder med digitalisering af stelnumre i Denmark. I gruppen arbejder de frem mod et produkt, som ikke alene fokuserer på sikring mod tyveri, men som har tillægsfunktioner, f.eks. med henblik på intelligent trafikstyring. Jens Peter Hansen orienterede om, at han vil teste en amerikansk opfindelse, som sættes på cyklen og er i stand til at måle afstanden til biler, når de passerer en. Derudover vil han teste et tyverisikringskit, som smøres på cyklen, således at den kan spores. 14. Meddelelser fra udvalg (bilag 7) Blandt andet status fra Budgetudvalget vedr. bevillinger til lokalafdelinger. Mike Hedlund-White orienterede på vegne af Supercykelstiudvalget om, at Vejdirektoratet har udarbejdet en håndbog med minimumsstandarder for supercykelstier, og at disse ligger i offentlig høring nu med frist 15. maj. Eventuelle bidrag til høringssvar skal koordineres med sekretariatet, inden det sendes til Vejdirektoratet. På vegne af Cykelmedtagningsudvalget orienterede Mike Hedlund-White om forsøgsordningen med medtagning af cykler i busser på udvalgte ruter i Aalborg Det centrale og særligt nye er tilbuddet om at kunne reservere plads til cykel online og at man forsøgsvis lader dette gælde ikke bare X-busser og almindelige regionalbusser, men også gennemfører en forlænget forsøgsperiode på en udvalgt rute, der på en delstrækning også fungerer som bybus til og fra universitetet Jens Kvorning henviste til det udsendte referat fra Hverveudvalgsmødet d. 27. januar 2016 og indkaldelsen til møde i Internationalt Udvalg d. 17. marts 2016. På vegne af Budgetudvalget orienterede Jens Kvorning og Trine Stjernø om, at de har imødekommet langt flere ansøgninger om bevilling til afdelingerne end forrige år. For at holde budgettet er bevillingen til et mindre antal afdelinger dog blevet nedsat med henvisning til at begrænse fysiske tryksager samt sammenhængen mellem medlemsantal og andel af det samlede budget til afdelinger. Trine Stjernø orienterede desuden om, at Aarhus-afdelingen, Viva Los Pedalos, har nogle udfordringer bl.a. i forhold til at holde gang i aktiviteterne i deres nyindrettede lokaler. De har generalforsamling den 6. april, hvor Jens Peter Hansen deltager. 15. Eventuelt Direktør Klaus Bondam orienterede om Cyklistforbundets høringssvar til lovforslag om at sænke aldersgrænsen på kørekort til 17 år. Høringssvaret er udarbejdet af sekretariatet og blev sendt til orientering til HB forud for mødet. 16. Opfølgningspunkter fra dette møde 1. Sekretariatet sammensætter informationsmail til afdelingerne bl.a. med information om ny proces for og ændring af navnet på året cykeldynamo, direktørens og landsforman- Side 5 af 6
dens beretninger der udsendes efter Påske. Ligeledes orienteres afdelingsformænd om fremtidig proces for fremsendelse af information om nyindmeldte m.m. 2. Jens Peter Hansen opretter to Facebook-grupper: en for medlemmerne af HB, en for afdelingsformændene og repræsentanter og HB. Når denne er oprettet, inviteres de relevante til at deltage. 3. Sekretariatets kommunikationsafdeling undersøger behov og muligheder for en åben Facebook-gruppe for alle cyklister eller medlemmer af Cyklistforbundet. 4. Der skal udarbejdes en liste med best practice og input til aktivering af medlemmer i afdelingerne, herunder indhentning af mailadresser fra eksisterende medlemmer. Dette arbejde igangsættes i HB s nye Facebook-gruppe, og der følges op på det på HBseminaret i oktober. 5. Sekretariatet udarbejder et udkast til en funktionsbeskrivelse for menige HBmedlemmer inden næste HB-møde. 6. Sekretariatet kigger på ændring af antal og struktur af HB-møder med henblik på HBmødekalenderen for 2017. 7. Forretningsordnen gennemskrives af Jette Gotsche og Claus Bonnevie og forelægges til godkendelse på næste HB-møde. 8. Sekretariatet forbereder et oplæg til ændring af udvalgsstrukturen. Dette tages op på et kommende HB-møde (se Forslag til punkter på dagsordenen på kommende møder ) 9. Jette Gotsche og Claus Bonnevie rundsender forslag til, hvad det enkelte HB-medlem kan skrive i første kontaktmail til afdelinger/repræsentanter. 10. Sekretariatet arbejder videre med muligheder for alternativer til elektroniske indmeldelse via kreditkort, herunder Mobilepay. 17. Evaluering af mødet Der var tilfredshed med de mange gode input til udviklingen af afdelingerne og til samarbejdet mellem afdelingerne og HB. Derudover var der tilfredshed med kvaliteten af det udsendte materiale, herunder med gennemgangen af regnskabet. Forslag til punkter på dagsordenen på kommende møder: Temadrøftelse om cykelparkering Drøftelse af rekruttering af nye medlemmer Drøftelse af forretningsordnens 3 med henblik på mulig ændring af udvalgsstrukturen til en arbejdsgruppestruktur og drøftelse af tidspunktet for og formålet med udvalgenes afrapportering. Side 6 af 6