Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde lørdag den 21. maj 2016, kl. 10.00 Sted: Folkehjem Haderslevvej 7 6200 Aabenraa Endelig dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens årsberetning 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for år 2015 med tilhørende revisionsberetning samt gennemgang af budgettet for år 2017 4. Behandling af indkomne forslag a) Vedtægtsændring se bilag 5. Valg af formand Ove Stahl Schmidt genopstiller 6. Valg til bestyrelsen Inge Jørgensen genopstiller Kaj Matthiesen genopstiller ikke 7. Valg af suppleanter for bestyrelsen 8. Valg af revisor 9. Eventuelt Derefter temamøde: - Frit valg af TV-Kanaler v/bjarne Zetterstrøm fra BL. - Kredsens arbejde med ASA Det gode naboskab v/jimmy Povlsen. Foreningen byder efter mødet på en let frokost. 23. maj 2016 Der gøres opmærksom på, at rygning IKKE er tilladt i lokalerne. Arrangør: SALUS Boligadministration Egevej 9 6200 Aabenraa
Tilstede: Fra SAB: Jan Thiessen, Kristine Asmussen, Hermann Jørgensen, Frank Neidhardt, Bjarne Per Nissen, Lone Lønholm, Else Klitgaard Agdrup Thiessen, Jan Radik og Vivian Engelbredt. Fra TAB: Leif Nielsen, Børge Rossen, Torben A. Gleerup og Birthe M. Hansen. Fra AAAB: Søren Duus, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Erling Jørgensen og Anne Grete Madsen. Fra SB: Jan Feddersen. Fra TOAB: Eva Etmann Rasmussen. Fra KB: Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Ritha Helweg, Knud-Aage M. Poulsen, Ove Stahl Schmidt og Inga Fohlmann. Ledelsen: Jimmy Povlsen, Bjarne Baun Madsen og Jacob P. Wind. Medarbejdere: Lars Bo Steensbeck og Gitte Postma. AFBUD: Fra SAB: Brian List Hansen og Henning Bjerring Fra TAB: Niels Mamsen Mathiesen, David Steensen og Peter Nørkjær Fra AAAB: Inge Jørgensen og Harry Asmussen Fra KB: Søren R. Pedersen Antal stemmeberettigede: 27 ud af 35 mulige. Formand Ove Stahl Schmidt bød velkommen og gik straks over til dagsordenens punkt 1. Valg af dirigent Vivian Engelbredt blev foreslået og valgt som dirigent. Dirigenten konstaterede mødets lovlighed i henhold til vedtægterne, hvorefter forsamlingen gik over til behandling af dagsordenens punkt
2. Bestyrelsens årsberetning v/ove Stahl Schmidt Endnu en gang velkommen til vores repræsentantskabsmøde. SALUS er jo blevet 10 år i år og derfor synes jeg vi skal synge en fødselsdags sang. Bestyrelsesarbejdet Bestyrelsen har afholdt 5 bestyrelsesmøder i 2015. Bestyrelsen har behandlet følgende hovedpunkter: Administrationsbidrag Sideaktivitetsafdelinger Budget Personaleforhold Udviklingsopgaver Fremtidig struktur Fælles beboerblad Udsættelsestruet Nye medlemsorganisationer Skal SALUS være større? Ja da! SALUS er en meget professionel boligadministration Og derfor skal og er vi åbne over for nye medlemmer. Der har ikke i 2015 været tilgang af nye medlemsorganisationer. Boligselskabet Danbo har meddelt, at de i forbindelse med generationsskifte ønsker at indtræde. Dette forventes at ske ved udgangen af 2017. Gråsten Andelsboligforening står p.t. uden forretningsfører, så de skal da være så hjertelig velkommen. Der har i perioden været fokus på ledelsesstrukturen og det er besluttet, at serviceringen af organisationsbestyrelserne skal kommuneopdeles. Hvilket konkret vil indebære at de 3 ledende Jimmy -Jacob og til den tid nye medarbejder som afløser for Lars Petersen vil få opgaverne med servicering af de 7. Sønderborg/Als- Aabenraa og Tønder, Toftlund og Skærbæk. Vi i bestyrelsen er enige om denne opdeling og som helt klart vil aflaste vores adm. direktør Jimmy Povlsen. Vi lever i en tid, hvor der bliver stadig stigende krav til professionalisme i sagsbehandlingen for vort område. Det er bestyrelsens opgave at sikre, at organisationen er fremtidssikret og i stand til fortsat, at kunne tilbyde gode boliger og god service. At være konkurrencedygtige på pris og kvalitet, at kunne styre økonomien og at der fortsat arbejdes med visioner, målsætninger og handleplaner.
Vi skal være sikre på, at vores organisation kan håndtere de rigtig mange love og regler, som er gældende for vort område og som omhandler alt fra fraflytningsregler og råderet, udlejnings- og anvisningsregler, EU-udbud, kapitalforvaltning, forvaltningsrevision med målsætninger og nøgletal, dokumentationspakke og styringsdialog med kommunen - og så videre og så videre. Vi må også være klar over, at sagsbehandlingen bliver mere og mere digitaliseret og at der derfor vil komme store udviklingsomkostninger til IT-systemer og ikke mindst til driften af dem, når de er kommet i gang. Ud over de mange regler og krav til tekniske løsninger, står vi i vores område over for en strukturel udvikling, som stiller store krav til fleksibilitet. Den tiltagende urbanisering, hvor vores unge mennesker flytter ind til storbyerne for at læse m.v. - affolker vores boliger og vi skal derfor tænke nyt. Tiden, hvor ansøgere stod i kø til vores boliger, er slut. Fokus på driftsudgifterne Finansministeriet har sat fokus på driftsudgifterne og de foreløbige tilbagemeldinger var, at sektoren som helhed var meget omkostningsbevidst. Ministeriet har efterfølgende fået udarbejdet endnu en rapport, som konkluderer, at der vil være et besparelses potentiale i vores sektor. Det er mit indtryk at rapporten er et bestillingsarbejde. Og derfor Har vi altid haft fokus på afdelingernes driftsudgifter. I en årrække har det været de offentlige udgifter, der er steget (renovation ejendomsskatter vandafgifter m.v.), hvilket nok har bevirket et forståeligt ønske om, at holde igen på øvrige omkostninger. Dette har haft den negative effekt, at henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse, er blevet udhulet og dette problem vil der fremover være fokus på. Vi skal helt klart optimere driften i vore organisationer. Der har i samarbejde med ejendomsfunktionærerne i Aabenraa Andelsboligforening, været fokus på konto 114 (renholdelse) samt konto 115 (alm.vedligeholdelse), igennem en 2 årig periode, og det har været muligt, at øge effektivitet væsentligt.
Vedligeholdelsesplaner Det er ingen hemmelighed at afdelingernes vedligeholdelsesplaner ikke har den økonomiske volumen, som der oprindelig var tilsigtet. I 2014 blev der ansat en intern driftskoordinator, som fremadrettet sammen med afdelingsinspektørerne - skal have fokus på netop denne del af vedligeholdelsen. Der er nu udarbejdet et paradigma til vedligeholdelsesplaner, så inspektørerne sammen med afdelingsbestyrelserne fremadrettet kan udarbejde vedligeholdelsesplaner efter dette paradigma. I nogle foreninger er dette arbejde af et noget større omfang end oprindelig vurderet. Andre større vedligeholdelsesplan opgaver Der har i 2014 været udført et antal større vedligeholdelsesplan opgaver i alle 6 organisationer. Disse udføres i et tæt samarbejde med afdelingsbestyrelserne og hvor det er nødvendigt også ved afholdelse af beboermøder. Større sager med Landsbyggefondsmidler 2015 har igen været et travlt år med mange større renoveringsopgaver, hvor der indgår Landsbyggefondsstøtte. Disse sager kræver en tæt styring såvel internt som eksternt med både myndigheder og eksterne rådgivere. Hos SALUS er det den interne byggekoordinator, som er tovholder på disse opgaver, i øvrigt i et tæt samarbejde med vores interne controler. I Sønderborg har man nedrenoveret 80 boliger. 27 ungdomsboliger er ændret til 9 familie boliger. Aabenraa og Kolstrup nedrenoverer 110 boliger for at give plads til 34 rækkehuse. Tønder har nedlagt 22 boliger og Toftlund 10 boliger. Så det ser ikke ud til at vi skal iværksætte nybyggeri foreløbig. Og med et rammebeløb på ca. 19.000,- kr. kan det være vanskeligt, at få unge familier ind i vores foreninger. Beboerblad Fra medio 2015 fik SALUS og de 6 tilknyttede boligorganisationer et fælles beboerblad BeboerNyt. Det nye blad der udkommer 6 gange årligt, er tilgængeligt i elektronisk form via hjemmesiderne og herudover ligger der et mindre antal i papirform på lokalkontorerne og gårdmandskontorerne. I forbindelse med varsling af afdelingsmøder, udsendes bladet også i en papirudgave. Der er blevet indført en mail-service, således at man automatisk bliver adviseret, når der er kommet et nyt beboerblad. Beboere der ikke har dette nymodens apparat, kan ved henvendelse til
viceværten bede ham om et eksemplar. At skulle sende med posten kan vi ikke. MEN vi har sparet ca. 50% ved vores initiativ. Og her må jeg sige mange tak for samarbejdet i redaktionsudvalget for gode indlæg og skulle der i forsamlingen her være nogen der kunne bidrage med en god historie så skriv. Skriv endelig. Om lidt skal vores direktør på podiet, så jeg vil slutte min beretning med et stort tak til jer alle for den opbakning vi i bestyrelsen har fået. Tak til personalet i SALUS og medlemsorganisationerne for deres engagement, arbejdsindsats og det rigtig gode samarbejde vi har haft med dem. Tak til repræsentantskabet og organisationsbestyrelserne for det gode og konstruktive samarbejde. Det er meget vigtigt, at I bliver ved med at udfordre os, så vi ved, hvilken vej vi skal. Tak for den opbakning og støtte vi i selskabsbestyrelsen har følt, vi har haft fra jer. Ingen bemærkninger Beretning taget til efterretning. 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for år 2015 med tilhørende revisionsberetning samt gennemgang af budgettet for år 2017. v/jimmy Povlsen Årsregnskab 2015 Underskud på kr. 112.000,00 Øgede indtægter fra byggesagshonorarer kr. 1.084.000,00 Øgede personaleudgifter kr. - 792.000,00 Færre indtægter fra administrationsbidrag kr. 452.000,00 Øvrige poster kr. 48.000,00 Underskuddet henlægges til hovedforeningens fri arbejdskapital. Ingen spørgsmål til årsregnskab. Årsregnskab blev godkendt.
Budget 2017 Stigning på 4,57 % (2016 niveau) i administrationsudgift. I alt kr. 598.000,00 p.a. Svarende til kr. 78,00 pr. lejemålsenhed p.a. eller til i alt kr. 1.490,00 pr. lejemålsenhed p.a. (7.695 lejemålsenheder og excl. moms) Ingen bemærkninger til budgettet. Ingen spørgsmål. 4. Behandling af indkomne forslag a) Vedtægtsændring se bilag sendt ud med indkaldelsen. Ingen spørgsmål til vedtægtsændringen. Vedtægtsændringen blev godkendt. 5. Valg til bestyrelsen Inge Jørgensen genopstiller Kaj Matthiesen genopstiller ikke Foreslået blev Inga Fohlmann - KB Valgt blev Inga Fohlmann og Inge Jørgensen. 6. Valg af suppleanter for bestyrelsen Lone Lønholm (SAB) Tove Christensen (KB) Erling Jørgensen (AAAB) Birthe M. Hansen (TAB) Alle 4 blev genvalgt. 8. Valg af revisor Deloitte Deloitte blev genvalgt.
9. Eventuelt Intet til eventuelt. Vivian Engelbredt nedlagde sit hverv som dirigent og gav ordet til Ove Stahl Schmidt for en afsluttende bemærkning. 10 minutters pause, hvorefter Bjarne Zetterstrøm fra BL holdt et indlæg om, Frit valg af TV-Kanaler. På grund af tidsmangel måtte indlægget omkring Kredsens arbejde med ASA Det gode naboskab v/ Jimmy Povlsen droppes. Aabenraa, den 23. maj 2016 Ove Stahl Schmidt formand Vivian Engelbredt dirigent