Side 1 af 18 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Onsdag den , kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 18

2 Indholdsfortegnelse 1 1 Godkendelse af protokol Bestyrelsesmøde den Fremlæggelse af revisionsprotokol Godkendelse af årsregnskaber Efterretningssager Råbalance Restancelister Huslejerykkere Total anvist husleje Oversigt venteliste Orientering om ledige lejemål Intrum justitia Orientering om PM-aftale Status igangværende sager Teknisk afdeling Landsbyggefondsmidler m.v Landsbyggefondsmidler - trækningsret Dispositionsfonden Renoverings-/Byggeskadesager Renoveringsprojekt afdeling Renoveringsprojekt afdeling Renoveringsprojekt afdeling Nybyggeri Seniorboliger Løjt afdeling Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling Høje Kolstrup Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Foreningsanliggender Salus Boligadministration kreds Bestyrelsesanliggender Generalforsamling Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa Aabenraa Fjernvarme Love og cirkulærer BL-Informerer Landsbyggefonden Orientering fra nedsatte udvalg Bladudvalg Almen Nyt Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Administration Teknisk afdeling Ejendomsfunktionærer...13 Side 2 af 18

3 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg Hovedsamarbejdsudvalget - HSU Håndværkergården Administration Forretningsudvalg FU Afdelingsanliggender Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Fælleskurser Eventuelt Andet Kalender Næste møde(r)...16 Indkaldt: Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Søren Rost Pedersen Ansatte: Revisor: Afbud: Jimmy Povlsen (ref) Deloitte, Jan Thietje Ingen Side 3 af 18

4 1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Godkendelse af referat fra den Godkendt og underskrevet. 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Stastautoriseret revisor Jan Thietje gennemgår revisionsprotokol for regnskabsåret BILAG Revisionsprotokol - udkast Til godkendelse. Revisor gennemgik protokolat. Årsprotokol for 2014, blev godkendt og underskrevet. 1.3 Godkendelse af årsregnskaber 2014 Bestyrelsens godkendelse af årsregnskaber for Hovedforeningen og afdelingerne. BILAG Årsregnskab hovedforeningen BILAG Årsregnskab for afdelingerne Til orientering Godkendt og underskrevet. Side 4 af 18

5 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restanceliste KB, marts 2015 BILAG - Husleje restance KB % Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB - marts Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - april Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - april Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, marts Status igangværende sager Teknisk afdeling BILAG - Status igangværende byggesager SALUS pr Side 5 af 18

6 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden. Til orientering 3.2 Dispositionsfonden BILAG- 10-årig udvikling Til orientering. 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Fremtidssikring Konsekvensberegning under udarbejdelse (CBC). Der er afholdt ekstraordinær afdelingmøde november måned (CBC). Se bilag. BILAG KB, afdeling 1 Referat ekstraordinært afdelingsmøde Opfølgning: Beregning igangværende (CBC) Punktet udsættes til næste møde. Definition af ønsker og ideer. Side 6 af 18

7 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15 Skema B forventes godkendt inden Herefter kan byggeriet sættes i gang. (LBS) BILAG: Beslutningsprotokol Aabenraa Kommune Punktet udsættes til næste møde. 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20 Landsbyggefonden har afsat 4,6 mill. kr. til sagen i Der er for nuværende således ikke givet tilsagn i sagen. (LBS). Punktet udsættes til næste møde. 5 Nybyggeri 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28 Drøftelse af eventuel sammenlægning af afdelinger i Løjt - afdeling 18, 27 og 28. Afdeling 18 ialt 18 boliger, afdeling 27 ialt 16 boliger, afdeling 28 i alt 16 boliger. (Gentagelse) Byggeregnskab er udarbejdet og fremsendt til revisor. Der arbejdes med, at dele grund og tilhørende udgifter ud i forhold etape 1 og eventuel etape 2. (LBS) Punktet udsættes til næste møde. Side 7 af 18

8 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Byggeriet pågår. Forventes afsluttet ultimo juni Navngivningskonkurrence er under forberedelse. (LBS) Byggeriet pågår - Forventes afsluttet ultimo juni Punktet udsættes til næste møde. 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Politisk styregruppe møde den Dagsorden under udarbejdelse. Punktet udsættes til næste møde. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Sagen er alene til efterretning Side 8 af 18

9 kreds Kredsrepræsentanter, direktører og forretningsførere inviteret på ekskursion til Ålborg den 8. og 9 maj Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret Bestyrelsesanliggender 8.1 Generalforsamling 2015 Generalforsamling torsdag den 7. maj 2015, kl , Guldbjergparkens festsal. BILAG Indkaldelse/dagsorden 8.2 Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning Alle lejemål i de berørte afdelinger - ca 450, er nu gennemgået og der er sendt brev ud til alle beboere, der skulle have penge tilbage. Der er indrykket proklama i statstidende med beskrivelse af sagen og kontaktoplysninger, såfremt der er fraflyttede beboere der mener, at de har krav mod boligforeningen. Bilag vedlagt med oversigt over det samlede beløb, fordelt på afdelinger og med opdeling af hvad dispositionsfonden skal dække og hvad afdelingen skal dække. Dette jævnfør tidligere bestyrelsesbeslutning. Liste over de beboere der er omfattet af reguleringen vil blive sendt til kommunen. Opgørelsen er opgjort pr indeholdende det vi har kendskab til. Skulle der være nuværende beboere, der har krav fra tidligere lejemål i foreningen eller fraflyttere, kan der komme yderligere til sagen, men ellers betragtes den som afsluttet. BILAG Oversigt over beløb pr. afdeling. Til orientering Punktet udgår af dagsorden Side 9 af 18

10 8.3 Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa Bestyrelsen godkendte at vi søger at afhænde børnehaven, for højest bud - forventet salgspris ca. 1.5 mio. kroner. Det er tilbudt Kommunen, at overtage ejendommen til brug for fremtidig børneinstitution i kommunalt regi. Kommunen er ved at se på deres behov for fremtidige børnehavepladser. Opfølgning: Kommunen er rykket for svar - afventer (JPW). Til orientering. 8.4 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1915 BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader Til orientering. Side 10 af 18

11 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 670 Indberetning af ledige boliger pr. 1. april 2015 Til orientering. 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg Almen Nyt Almen Nyt - redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Ove Stahl Schmidt (KB) Ritha Helweg (KB) Anne Grete Madsen (AAAB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Udgivelsesdatoer: 2015: Sidste udgave af Almen Nyt. Side 11 af 18

12 10.2 Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Forventet udgivelsesdatoer: 2015: elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave 2016: papir, varsling AAAB, SAB og SB elektronisk udgave papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave 11 Beboeranliggender Intet nyt. Intet at referere. Side 12 af 18

13 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration Sagsfremstilling: 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer Lokalaftaler er opsagt og forhandlinger om nye pågår. Ny elev, ejendomsserviceteknikerelev Christoffer Schneider er startet den Til orientering Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg Side 13 af 18

14 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administrationen KB, Christian B Christensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) 13 Håndværkergården 13.1 Administration Side 14 af 18

15 13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Morten Boe Sørensen (Hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS) Næste møde i FU-udvalget er den BILAG Referat FU-udvalget den Til orientering. 14 Afdelingsanliggender 14.1 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Svarbrev fra Aabenraa Kommune vedrørende drift af stier gennem boligforenings områder på Høje Kolstrup. Se bilag. (LBS) BILAG Svarskrivelse fra Aabenraa Kommune dateret Sagen afventer et juridisk responsum. 15 Fælleskurser Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den Scandic Sønderborg Budgetkursus Torsdag den xx.xx.2016 xxxx Side 15 af 18

16 16 Eventuelt 17 Andet Lasse Meldgaard, Meldgaard har sendt takkekort i forbindelse med LM 25 års jubilæum. Kurt Bech, Kuben Management 60 år. Reception afholdtes 17. april Der er sendt gavekurv (OSS afleveret) fra alle selskaber incl. SALUS Kalender Ejendomsfunktionær Poul Erik Outzen - 20 års jubilæum. Søren Duus, AAAB - 25 års jubilæum som formand i AAAB. Reception afholdes den Ejendomsfunktionær Mikael Schlaikjer - 50 år Assistent Irene Rasmussen - 40 års jubilæum. Reception fredag den , kl , Folkehjem Org.best.mdl. Tove Christensen - 20 års jubilæum. AAAB 75 års jubilæum 2016 Til orientering Næste møde(r) Møderække 2015: Onsdag den kl årsregnskab Mandag den kl Torsdag den kl Mandag den kl Lørdag den Sted? Kl.? - fælles juleafslutning KB og AAAB AAAB arrangør 2015 Mandag den kl fælles med AAAB Side 16 af 18

17 Forslag til møderække 1. halvår 2016 Onsdag den kl Onsdag den kl fælles KB og AAAB Onsdag den kl revisor/årsregnskab Onsdag den kl Forslag til møderække 1. halvår 2016 indstilles til godkendelse. Godkendt - møderne i september og november ændres møde tidspunkt til kl Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2015: Torsdag den 7. maj 2015 kl Guldbjergparkens Festsal Forslag til generalforsamling 2016 Torsdag den 12. maj 2016, kl , Guldbjergparkens Festsal Mødeforslag indstilles til godkendelse. Godkendt Andre arrangementer Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Lørdag den , kl Folkehjem Aabenraa Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Onsdag den , kl , med start fra Humlehaven 4. Afslutning med middag på Restaurant Nelson. Referat ved inspektør Jens Peter Davidsen. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. Tirsdag den , kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelsen Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. Side 17 af 18

18 Salus repræsentantskabsmøde Lørdag den 23. maj 2015 Aabenraa, den Ove Stahl Schmidt formand Kaj Matthiesen næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant Side 18 af 18