Referat fra organisationsbestyrelsesmødet

Transkript

1 Sønderborg Andelsboligforening Bygtoften 2, 6400 Sønderborg Tlf.: Mail: Referat fra organisationsbestyrelsesmødet tirsdag den 1. november 2016 kl på Bygtoften 4: 1. Organisation: a) Godkendelse af protokol fra den 5. september 2016 Godkendt og underskrevet b) Foreningsanliggender Retningslinjer for godt bestyrelsesarbejde - på årshjul i januar og juni.(gp) Taget til efterretning. c) Bestyrelsesanliggender 1.c.7. Nødoverløb Tøtmose bassin Omkostninger til etablering af nødoverløb blev bevilget fra fri arbejdskapital. 1.c.8 Ordinære afdelingsmøder 2017 Godkendt 1.c.13 Boligforeningsapp Ikke godkendt d) Medlemsanliggender Taget til efterretning. 2. Økonomi: a) Budgetkontrol organisationen Taget til efterretning b) Landsbyggefondsmidler Godkendt c) Dispositionsfonden Bestyrelsen forespurgte på status for hjemtagelse af realkreditlån (JPW) 3. Afdelingerne: a) Renoverings-/ byggeskadesager b) Beboeranliggender c) Afdelingsanliggender Punkt 3 taget til efterretning. 4. Administrationen: a) Personaleforhold administrationen, lukket punkt b) Personaleforhold ejendomsfunktionærområdet, lukket punkt c) Håndværkergården, lukket punkt Punkt 4 taget til efterretning * * Egevej 9, 6200 Aabenraa, Tlf: salus@salus-bolig.dk

2 Sønderborg Andelsboligforening Bygtoften 2, 6400 Sønderborg Tlf.: Mail: 5. Efterretningssager: a) Ventelister - statistik b) Udlejning statistik c) Restancer m.v. statistik d) Udsættelser e) Totalt anvist husleje f) Intrum Justitia - statistik g) Orientering fra nedsatte udvalg h) BL informerer, klik her i) LBF informerer, klik her Punkt 5 taget til efterretning 6. Næste møde: Emner til næste møde, der holdes den 10. januar 2017 Mødeplan Aflysning af mødet den 6. juni. Alternative datoer: 12, 19, 20, 22 og 26 juni 2017.(GP) 7. Eventuelt Hvis medlemmer af organisationsbestyrelsen har behov for en ny computer (bærbar), henvendelse til Jimmy Povlsen Punkterne på dagsordenen er mærket beslutning, (D) drøftelse eller orientering. Vedlagte bilag er markeret med * Sønderborg, den 1. november 2016 Vivian Engelbredt formand Frank Neidhardt næstformand Lone Lønholm Hermann Jørgensen Jan Thiessen Kristine Asmussen Brian List Hansen Egevej 9, 6200 Aabenraa, Tlf: salus@salus-bolig.dk

3 1 Organisation 1.b Foreningsanliggender 1.b.1 1.b.2 1.b.3 1.b.4 1.b.5 1.b.6 SALUS Orientering v/vivian Engelbredt - Administrationschef - Driftchef - Økonomi 8. Kreds Orientering v/vivian Engelbredt - Arbejdsweekend - Kredsweekend - Fremtidens boliger Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde den 28. september 2016 hos B42. Referat er endnu ikke udfærdiget - Drøftelse af dagsorden til dialogmødet med kommunen. - Byggeplaner i Sønderborg kommune Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt - Landsmøde i København. Syd Energi Generel orientering v/frank Neidhardt - Fokus på økonomi / fiber. - Fokus på sammensætning af repræsentantskabet og bestyrelsen. Sønderborg Forsyning Generel orientering v/frank Neidhardt - Intet at referere.

4 1 Organisation 1.c Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Evaluering af målsætninger Checkliste Henlæggelser i afdelingen Underskriftsforhold Tekst rettes side 3 Rekvisitioner underskrives af... (GP/BBM) Likviditetsstyring Betaling af regninger Personaleforhold Høring af afdelingsbestyrelserne!!!! (GP/JP) Afsnit slettes Personalepolitikken drøftes... (GP/JP) Beboerrådgiverordning Beboerhenvendelser Punktet vedrørende evaluering tages op i ledelsen(gp/jp) Information Åbningstider Tilfredshedsmålinger (GP) 1.c.2 Handlingsplan * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne * Bestyrelsens måde at arbejde på * Det digitale afdelingsmøde 1.c.3 1.c.4 Midler til tomgangsboliger Ordningen evalueres når beløbssummen på kr er brugt. Etablering af gæsteværelser i fjernarkiv GK mødes med LW torsdag i uge 43 hvor der kigges på hvad der skal smides væk og hvad der skal på nyt arkiv. Herefter vil GK bestille HVG til at hjælpe med det der skal på nyt arkiv og et firma til at afhente det som skal bortskaffes. GK forventer at afslutte det hele inden udgangen af året.

5 1.c.5 Lejlighedsplaner GK har udarbejdet en liste over de lejligheder der mangler plantegninger. Det er 27 forskellige typer af plantegninger. BBM har talt med Børge Andersen på Bygtoften, og Børge har lovet, at de manglende tegninger er klar inden han fratræder sin stilling først i Der skal findes en fremtidig løsning, så tegningerne kan ændres løbende. 1.c.6 1.c.7 Sammenlægning af afdelinger Der arbejdes videre med et oplæg for sammenlægning af afdeling 52 og 53. Nødoverløb Tøtmose bassin Pris for nødoverløbsledning. Fra friarbejdskapital blev bevilget moms 1.c.8 Ordinære afdelingsmøder 2017 Oversigt over de ordinære afdelingsmøder i Taget til efterretning. 1.c.9 Klima & Energistrategi Skal SAB få pris på tilsvarende (B42). Ikke godkendt 1.c.10 Evaluering af Afdelingsbestyrelsesseminar 2016 Afholdt oktober 2016 på Trinity Hotel og Konferencecenter i Fredericia. Evalueringsskema udsendt den 18. oktober Vivian har aftalt med chaufføren ved busselskabet, at de ved bestilling skriver "Ingen øl i bussen", så de husker det. Gitte har kontaktet GF Busser og aftalt det samme. Vi reducerer antallet af deltagere fra 80 til 60 (folkevalgte og ansatte), ved 2 dags arrangementerne.(gp) 1.c.11 1.c.12 Ungdomsboliger Drøftelse af målgruppe. Det skal undersøges hvor tomgangen er primært - men bestyrelsen er ikke afvisende for en opdeling (studerende/unge med et særligt behov) Ny Webzone Gennemgang af den nye Webzone2

6 1.c.13 BoligforeningsApp BL Vores bolig. For dyrt skrinlægges.