Svar på spørgsmål Til tilbudsgivere Rebild Kommune Udbud af indsamling af genanvendelige materialer Svar på spørgsmål fra tilbudsgiverne Indledning På vegne af Rebild Kommune udsendes hermed udbyders svar på spørgsmål stillet af tilbudsgiverne. Hvert modtaget spørgsmål gengives i anonymiseret form, efterfulgt af udbyders svar. Dokumentet vil indgå som en del af kontraktgrundlaget. Svar på modtagne spørgsmål Spørgsmål 1 Ydelsesbeskrivelse, s. 5, pkt. 2: Renovatøren skal udvise smidighed i.f.t. områder med smalle og sårbare veje, herunder veje uden vendepladser, ved at der kan aftales ruteændringer eller evt. andre foranstaltninger. Hvordan løses sådanne steder i dag, hvor bilen ikke kan komme til? De steder hvor adgangsforholdene ikke er i orden, kan der aftales en anden standplads eller containeren stilles frem. Spørgsmål 2 Ydelsesbeskrivelse, s. 5, pkt. 2: Der afregnes for antal udførte tømninger. Venligst bekræft, at der vil blive afregnet efter antal tilmeldte tømninger, således der også ydes betaling for de tømninger, der forgæves er forsøgt tømt? Som udgangspunkt afregnes efter tilmeldte tømninger, men der kan kun faktureres for enheder, der er udført eller på anden måde håndteret iht. kontrakten. 1 (7) 14 S w e co Granskoven 8 DK-2600 Glostrup, Telephone +45 4348 6710 www.sweco.dk S we c o Da n ma r k A / S Reg.no 48233511 Reg. office: Glostrup Member of the Sweco Group Ben t Ra be n Bent.Raben@sweco.dk
Spørgsmål 3 Ydelsesbeskrivelse, s. 8, pkt. 2.6: Der er 30 ruter og 1 bil på opgaven i dag. Hvor mange km tilbagelægges der for gennemkørsel af de 30 ruter incl. aflæsning? og hvor mange medarbejdere er der beskæftiget på bilen? Kommunen er ikke i besiddelse af disse oplysninger. Spørgsmål 4 Ydelsesbeskrivelse, s. 8 pkt. 2.6: Hvis renovatøren ønsker ændrede tømmedage registreret i RenoWeb ved indlæsning af f.eks. excel-filer, skal denne selv afholde udgiften hertil. Hvor stor en udgift skal der ca. påregnes hertil? Udbyder kan ikke vurdere hvor lang tid dette vil tage, da dette afhænger af erfaringen hos de personer der foretager indlæsningen. Spørgsmål 5 Ydelsesbeskrivelse, s. 8, pkt. 2.7: Helligdagsindsamling Venligst uddyb, eller bekræft, at der således ikke skal køres nogle ruter ind p.g.a. helligdage? Fase 1: Hidtil har ruteplanlægningen gået uden om f.eks. påske. Enkelte ruter indsamles over 2 eller 3 dage, hvor de køres ind. Fase 2 planlægges sammen med renovatør. I de tilfælde, hvor de konkrete fastlagte ruteplaner forudsætter kørsel på ugedage, hvor der undertiden optræder søgnehelligdage, skal der i sådanne tilfælde planlægges en afhentning på andre dage, så de fastlagte tømningsfrekvenser opnås. Spørgsmål 6 Ydelsesbeskrivelse, s. 11, pkt. 2.13: Klager inden kl. 12:00 skal være håndteret/sagsbehandlet inden 1 time. Hvad menes der med dette? Er det rent administrativt med svar til den der klager, eller skal vi fysisk have løst/afhjulpet et forhold indenfor 1 time? Det er administrativt svar vi forventer inden 1 time. Spørgsmål 7 Ydelsesbeskrivelse, s. 12, pkt. 2.15: Uddeling af infomateriale skal være afsluttet indenfor 2 uger, men der tømmes på adresserne hver 6. og siden hen hver 4. uge, hvilket i så fald kræver 2 (7)
ansættelse af ekstra mandskab? Kunne Kommunen i stedet ikke anvende et distributionscenter til denne type opgave, som alligevel skal ud med adresseløse forsendelser til samtlige adresser? Fase 1: omdeling afsluttet indenfor 6 uger. Fase 2: omdeling afsluttet indenfor 4 uger. Spørgsmål 8 Ydelsesbeskrivelse, s. 14/15, pkt. 3.1 / 4.1: Alle containere er forsynet med chip/tag eller adresselabel Venligst bekræft, at der ikke skal foretages en registrering af tømningerne? - og vil der kun være tale om pap/papir i de 4-hjulede udelte containerne under fase 2? Fase 1: ingen registrering. Fase 2: endnu uafklaret. RK afholder udgifter i forbindelse med ekstra udstyr til bilen. De 4-hjulede containere kan indeholde pap + papir eller plast + metal. Spørgsmål 9 Ydelsesbeskrivelse, s. 21, pkt. 8.2: Renovatøren skal besætte mindst 5% af stillingerne med løsning af den udbudte opgave med medarbejdere, der har stået udenfor arbejdsmarkedet, hvilket beregnes på grundlag af de stillinger, omregnet til fuldtidsstillinger, der er beskæftiget i virksomheden. 1) Vil det ikke kun være 5% af de fuldtidsansatte, der forestår selve indsamlingen under denne kontrakt i Rebild Kommune? 2) Hvis der f.eks. anvendes 3 fuldtidsansatte på bilerne udgør 5% således ikke en hel fuldtidsansat, og er det så fortsat et krav, at der uanset dette mindst skal beskæftiges 1 stilling fra denne gruppe? 3) Hvis der ikke kan findes en egnet kandidat, som ligeledes har stort kørekort, kan man da se bort fra bestemmelsen, da det af hensyn til driftssikkerheden ved fravær o.lign. er vigtig, at alle kan køre bilen? 1) Kravet om 5% ansatte skal beregnes I forhold til alle typer af medarbejdere, der beskæftiger sig med opfyldelsen af kontrakten med Rebild Kommune. For medarbejdere, der også beskæftiger sig med andet end opfyldelse af kontrakten for Rebild Kommune, medregnes alene det gennemsnitlige timeantal, der anvendes på kontrakten med Rebild Kommune. 2) Hvis der er mindre en 20 fuldtidsansatte, der beskæftiger sig med opfyldelsen af kontrakten med Rebild Kommune således, at der ikke kan ansættes 1 fuldtidsansat efter klausulen, er det alene et krav, at 5% af det samlede antal timer til opfyldelse af kontrakten med Rebild Kommune leveres af en medarbejder, der opfylder betingelserne i klausulen. 3) Det er beskrevet i klausulens andet nederste afsnit, hvordan renovatøren skal forholde sig, hvis det ikke er muligt at ansætte en kandidat, der opfylder klausulen. Spørgsmål 10 Ydelsesbeskrivelse, s. 22, pkt. 8.5: Der skal afholdes 1 årligt møde med kørselsleder og 3 (7) 0
medarbejdere på en hverdag fra kl. 13:00-15:00. Er årsagen til det anførte tidspunkt begrundet i, at mandskabet kan være så tidlig færdig med dagens indsamling i dag? Venligst bekræft, at dette vil kunne flyttes til efter dagens indsamling? Mødet vil kunne flyttes til efter dagens indsamling. Spørgsmål 11 Ydelsesbeskrivelse, s. 33, pkt. 11.13: Hvis Klagenævnet for udbud eller domstolene erklærer den indgåede kontrakt for uden virkning, kan denne opsiges uden erstatning til leverandøren. Ligesom leverandøren skal tegne sikkerhedsstillelse og forsikre udbyder findes det ikke rimeligt, at leverandøren på den anden side har foretaget investeringer og haft udgifter, som denne ikke kan få dækket efterfølgende i et sådant tilfælde, hvorved vi anmoder Rebild Kommune om, at tage dette op til genovervejelse? Tilsvarende hvad angår fornyet udbudspligt jf. pkt. 11.5. Udbyder har overvejet dette, og fastholder formuleringen. Spørgsmål 12 Punkt 11.13 i ydelsesbeskrivelsen anvendes begrebet rammeaftale, selv om der ikke er tale om en rammeaftale? Dette er en fejl. Der er ganske rigtigt ikke tale om en ramme aftale, og hvor dette er nævnt, skal det forstås som den udbudte kontrakt. Spørgsmål 13 Pkt. 2 Indsamling Generelt: Der afregnes for antal udførte tømninger. Rebild Kommune bedes bekræfte, at der afregnes efter tilmeldte enheder således, at renovatør også får betaling ved steder, hvor skraldemænd afviser tømning pga. f.eks. fejlsortering. Der afregnes som udgangspunkt efter tilmeldte enheder. Se også svar på spørgsmål 2. Spørgsmål 14 Pkt. 2.1 Indkøringsperiode: Da udbuddet er opdelt i flere faser, hvor der er en væsentlig ændring i arbejdets art fra fase 1 til 2, mener spørger, at Rebild kommune ligeledes bør indsætte en indkøringsperiode ved opstart af fase 2, hvor bodssystemet ikke er gældende. Der vil også være en tilsvarende indkøringsperiode ved opstart af Fase 2. Spørgsmål 15 Pkt. 2.7 Helligdagsindsamling: Der må ikke indsamles på søndage og helligdage. Tømningerne 4 (7)
skal planlægges udenom helligdage og sådan at hver adresse bibeholder den samme ugentlige tømmedag. Gælder dette ligeledes fase 2? Spørger mener ikke, at dette er hensynsfuldt i forhold til en borger, som f.eks. skulle have haft tømning skærtorsdag, at denne tømning rykkes til en torsdag ugen før eller efter. Resultatet vil være evt. være ophobning af affald, da der vil gå fem uger i mellem tømninger. Svar Rebild Kommune kan tillade en mere fleksibel omlægning i forbindelse med helligdage. Spørgsmål 16 Pkt. 2.8 Vejrlig: I punktet beskrives, at renovatør skal indsamle de manglende ruter før indsamling af ordinær indsamling den pågældende dag. Spørger mener ikke, at dette er det planlægningsmæssigt mest hensigtsmæssige, da man så vil skubbe hele indsamlingen, og det er også i modstrid med, hvad Rebild Kommune har skrevet i deres vinterplan i bilag 6, pkt. 4.1 og 4.2 Det er vinterplanen, der gælder. Spørgsmål 17 Pkt. 4 Fase 2: Overgår alle husstande på en gang til den nye ordning? Ja Spørgsmål 18 Pkt. 4.1 Containere: Er skillevæggen i de nye beholdere vinkelret på bilens aksel? Er rummene inddelt i 60/40, 50/50 eller 40/60? Og hvilken fraktion skal i hvilken side? Som angivet i punkt 4.1 er beholderen delt 50/50. Skillerummet er vinkelret på beholderens hjulaksel (=parallelt med køreretningen). Med teksten i punkt 4.1 menes der med foran beholderen den side, hvor låget åbner, modsat håndtagene. Under håndtering/kørsel med beholderen, hvor renovationsarbejderen vender front mod beholderen og har fat i håndtagene med begge hænder, vil papir/pap være til højre, og plast/metal til venstre. Spørgsmål 19 Pkt. 5.2 Tømning: Tømning inden for 24 timer gælder det ligeledes lørdag, søndag og helligdage? Nej 5 (7) 0
Spørgsmål 20 Pkt. 7 Indsamlingsbiler: Rebild kommune bedes uddybe, hvilket udstyr som er nødvendigt i forhold til brug af RenoWeb, herunder antenne m.v. Antenner bruges således til tømmeregistrering af beholder med tags. Se svar på spørgsmål. 8 Spørgsmål 21 Pkt. 8.1 Instruktion af medarbejdere: Inden opstart den 4. april 2017.. Menes der i virkeligheden mandag d. 3. april? Ja. Spørgsmål 22 Pkt. 8.2 Social Klausul: De 5 % som skal besættes af medarbejdere, som har stået udenfor arbejdsmarkedet gælder det ligeledes administrativt personel, og da det er en opgave med et mindre antal renovationsmedarbejdere kan kravet da opfyldes ved ansættelse af praktikanter i kortere praktikforløb. Ligeledes formoder spørger, at hvis det ikke er muligt for renovatør at leve op til kravet f.eks. pga. manglende ansøgninger eller mulige kandidater, så bortfalder kravet. Der henvises generelt til svaret på spørgsmål 9. Det kan derudover oplyses, at klausulen godt kan opfyldes ved praktikanter i kortere praktikforløb. Spørgsmål 23 Pkt. 9.1 Bodsoversigt: Spørger mener, at der bør forefindes et acceptabelt kvalitetsniveau før bod udløses. Når bodssystemt træder i kraft, gives bod ifølge udbudsmaterialet. Spørgsmål 24 Pkt. 11.2 Forsikring og ansvar over for 3.mand: Ved skader på containere som konsekvens af slid og alm. ælde så mener spørger ikke, at renovatør er den erstatningspligtige. Her påtænkes specielt i fase 1. Hvis renovatøren ødelægger en container, erstatter renovatøren container. Ved alm. slid og ælde udskifter Rebild Kommune. Vi forventer at al skade og ødelagte containere indmeldes med det samme. Der er både meget gamle og helt nye containere i brug i Fase 1. Spørgsmål 25 Pkt. 11.5 Andre ændringer i opgavens omfang og karakter: 6 (7)
Ændrede regler og bestemmelser fra anden myndighed (f.eks. ny lovgivning) kan være så store, at de udløser udbudspligt for Rebild Kommune. Dette kan f.eks. være gældende hvis der i kontraktperioden kommer krav om, at der skal være tvungen indsamling af organisk affald ved husstande i kontraktperioden. Spørger mener, at eksemplet med organisk affald ikke vedrører dette udbud men et udbud med restaffald, og at tvungen indsamling af organisk affald derfor ikke bør udløse udbudspligt for udbud af indsamling af genvendeligt materiale, som dette udbud omhandler. Udbyder medgiver, at eksemplet ikke er velvalgt i den aktuelle sammenhæng. Men det fastholdes, at en ændring der medfører pligt til fornyet udbud, vil medføre ret for Rebild Kommune til at opsige kontrakten uden at renovatøren derved har noget krav mod kommunen. 7 (7) 0