Svarskrivelse nr. 1. Udbud af behandling af glasemballage for Københavns Kommune. 16. august Sagsnr.: Dokument:

Transkript

1 Teknik- og Miljøforvaltningen 16. august 2018 Sagsnr.: Dokument: Sagsbehandler Iben Carlsen Svarskrivelse nr. 1 Udbud af behandling af glasemballage for Københavns Kommune Affald og Genbrug Islands Brygge København S

2 Indledning I forbindelse med udbud af behandling af glasemballage for Københavns Kommune (TED nummer 2018/S ) er der stillet spørgsmål til udbudsmaterialet. Svarskrivelse nr. 1 indeholder svar på skriftlige spørgsmål modtaget til og med den 15. august Svarskrivelsen er offentliggjort den 16. august 2018 på Københavns Kommunes hjemmeside hvorfra også alt andet information om udbuddet kan downloades. INDHOLD SIDE SPØRGSMÅL TIL UDBUDSBETINGELSERNE 2 SPØRGSMÅL TIL HUSKELISTEN 3 SPØRGSMÅL TIL UDKAST TIL KONTRAKT 3 SPØRGSMÅL TIL BILAG 1 YDELSESBESKRIVELSE 5 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSBETINGELSERNE Spørgsmål 1 a) Der henvise på side 12/13 i udbudsbetingelserne til Del IV D (kvalitetssikringsstandarder og miljøstandarder), men den fremgår ikke af ESPD. b) Skal det forstås således at den vedrører eller besvares i bilag 1B og 1C til kontrakten, som der ikke ligge paradigme for? Svar på spørgsmål 1 Ad a) Det er en fejl. Sammen med Rettelsesblad nr. 1 er der offentliggjort en revideret ESPD. Ad b) I forbindelse med tilbudsafgivelse skal tilbudsgiver i den reviderede ESPD for hhv. kvalitetssikringsstandarder og miljøstandarder angive med et "Ja" eller "Nej" om tilbudsgiver kan fremlægge et certifikat til bekræftelse af, at tilbudsgiver har et certificeret kvalitetssikringssystem og/eller et certificeret miljøledelsessystem. I forbindelse med indgåelse af kontrakt skal tilbudsgiver som dokumentation ved angivelse af et "Ja" fremlægge det relevante certifikat og ved angivelse af "Nej" fremlægge en kort beskrivelse af de punkter, som er oplyst i hhv. pkt c og pkt d. Dokumentation i form at enten certifikat eller beskrivelse vil indgå i kontrakten som hhv. Bilag 1B og Bilag 1C. Side 2 af 7

3 Spørgsmål 2 a) Hvad forventer ordregiver af svar i forhold til bilag 1B (operatørens kvalitetssikringssystem)? Svar på spørgsmål 2 Jf. svar på spørgsmål 1. SPØRGSMÅL TIL HUSKELISTEN Spørgsmål 3 På bilag vedr. tilkendegivelse om sikkerhedsstillelse fra huskelisten, står der at der kræves 10% af det forventede årlige vederlag. Men i kontraktudkastet pkt. 13, som der henvises til, står der at sikkerhedsstillelsen mindst skal udgøre 50% af operatørens forventede årlige vederlag. Mit spørgsmål er derfor hvor stor sikkerhedsstillelsen skal være? Svar på spørgsmål 3 Sikkerhedsstillen skal udgøre mindst 50% af operatørens forventede årlige vederlag. Ændringen af teksten (procentsatsen) i huskelisten vil fremgå af Bilag til Rettelsesblad nr. 1. SPØRGSMÅL TIL UDKAST TIL KONTRAKT Spørgsmål 4 Spørgsmål vedr. Kontrakt pkt. 3.1 Ordregiver bedes venligst verificere henvisningen til bilag 1B hense til bilagsfortegnelsen Bilag 1B (operatørens kvalitetssikringssystem). Svar på spørgsmål 4 Henvisningen til Bilag 1B i pkt. 3.1 er korrekt. Spørgsmål 5 Spørgsmål vedr. Kontrakt pkt. 4 Ordregiver bedes venligst oplyse om henvisning til bilag 1E i afsnit 4, burde have været henvisning til bilag 1A? Svar på spørgsmål 5 Henvisningen til Bilag 1E i pkt. 4 er korrekt. Side 3 af 7

4 Spørgsmål 6 Spørgsmål vedr. Pkt. 21 side 16 a) Omfatter muligheden for at forlange ændringer i aftalen det tilfælde at emballageafgiften nedsættes yderligere? b) Vil der være ansvarsbegrænsning på bod og erstatning? Svar på spørgsmål 6 Ad a) Kontraktens pkt. 21 omfatter ikke en ret til at forlange ændringer i Kontrakten, men forudsætter alene at ændringer af Kontrakten kræver begge parters skriftlige accept. Såfremt en eventuel nedsættelse af emballageafgiften måtte medføre et sagligt begrundet behov for en genforhandling/ændring af Kontrakten, vil Kommunen dog være indstillet på at indgå i drøftelser med Operatøren herom under forudsætning af, at eventuelle ændringer, som parterne måtte blive enige om, vil kunne gennemføres i overensstemmelse med de udbudsretlige regler. Ad b) Der henvises til Kontraktens Bilag 2, 3 og 4 for så vidt angår opgørelse af bod ved misligholdelse af Kontrakten. Der henvises endvidere til Kontraktens pkt. 14 for så vidt angår Operatørens erstatningsansvar. Der er ikke begrænsning på størrelsen af bod eller erstatning. Kommunen kan dog ikke kræve både bod og erstatning for samme forhold, jf. Kontraktens pkt. 15. Spørgsmål 7 Spørgsmål vedr. 15, 15. afsnit a) Med hvor langt et varsel kan Operatøren opsige aftalen? b) Og med hvor langt et varsel kan ordregiver opsige aftalen? Svar på spørgsmål 7 Ad a) Aftalen er som udgangspunkt uopsigelig i kontraktperioden, jf. Kontraktens pkt. 25. Ved Kommunens manglende betaling, der ikke skyldes uenighed mellem Operatøren og Kommunen om krav efter Kontrakten, kan Operatøren dog opsige Kontrakten, hvis betaling ikke er sket, efter at Operatøren 2 gange med mindst 10 kalenderdages mellemrum har rykket Kommunen for betaling, jf. Kontraktens pkt. 15 (4. og 5. sidste afsnit). Operatøren har endvidere mulighed for at ophæve Kontrakten, såfremt Kommunen undlader at opfylde sine øvrige forpligtelser efter Kontrakten efter skriftligt påkrav herom, såfremt undladelsen er af væsentlig betydning for Operatøren og under forudsætning af overholdelse af den i Kontrakten fastsatte frist til afhjælpning af misligholdelsen, jf. pkt. 15 (3. sidste afsnit). Ad b) Aftalen er som anført under besvarelsen af spørgsmål 6.a) uopsigelig i kontraktperioden. Kommunen kan alene bringe Kontrakten til ophør i kontraktperioden i tilfælde af Operatørens misligholdelse, jf. Kontraktens pkt. 15, eller hvis Klagenævnet for Udbud eller en domstol måtte påbyde Kommunen at annullere beslutninger truffet af Kommunen i Side 4 af 7

5 forbindelse med udbuddets gennemførelse, eller hvis Kontrakten erklæres for uden virkning, jf. Kontraktens pkt. 25. Spørgsmål 8 Spørgsmål vedr. 25, 3. afsnit Hvad forstås der ved økonomisk mere gunstige for Kommunen. Kan det medføre at de i bilag A anførte priser kan reduceres enerådigt? Svar på spørgsmål 8 Kommunen vil ikke ensidigt kunne forlænge Kontrakten på vilkår, der er økonomisk mere gunstige for Kommunen, herunder ensidigt reducere de i bilag A anførte priser. Såfremt parterne måtte være enige om det, vil Kommunen i overensstemmelse med udbudsretlig praksis dog kunne forlænge Kontrakten på vilkår, der er økonomisk mere gunstige for Kommunen. Spørgsmål 9 Spørgsmål vedr. pkt afsnit Hvad forstås med Vilkår, der er økonomisk mere gunstige for Kommunen? Svar på spørgsmål 9 Se svar på spørgsmål 7. SPØRGSMÅL TIL BILAG 1 YDELSESBESKRIVELSE Spørgsmål 10 Kan det præciseres yderligere hvad der beskrives som mindstekravene og hvad der er krav. Da vi ikke synes det er helt tydeligt? Svar på spørgsmål 10 Kommunen forstår spørgsmålet som en forespørgsel i forhold til ydelsesbeskrivelsen. Idet spørgsmålet er meget generelt formuleret, synes det alene muligt at besvare det ved en generel henvisning til den samlede ydelsesbeskrivelse, der i sin helhed beskriver mindstekrav og krav til opgaveløsningen. Spørgsmål 11 Spørgsmål vedr. Pkt Spidsbelastning Generelt vedr. aflæsning (levering) bedes bekræftet, at de fyldte containere leveres kontinuerligt til sorteringsanlægget over ugens åbningsdage. Side 5 af 7

6 Svar på spørgsmål 11 Kommunen kan bekræfte, at der som en del af kontrakten med Kommunens Renovatør på glasemballageindsamlingen er stillet krav om, at denne skal sikre, at levering af containere til modtageanlægget sker i et jævnt flow i takt med indsamlingen af hensyn til modtageanlæggets kapacitet og modtagefaciliteter. Spørgsmål 12 Spørgsmål vedr. Pkt Forventede ændringer til indsamlingsordningen for glasemballage Kan det bekræftes, at ordregiver vil sørge for, at det ved ændring af indsamlingssystemet, sikres at genbrugsprocenten af hele flasker ved modtagelse på sorteringsanlægget, ikke forringes. Svar på spørgsmål 12 Det kan bekræftes, at Kommunen ved ændring af indsamlingssystemet vil arbejde for at sikre, at genbrugsprocenten af hele flasker ved modtagelse på sorteringsanlægget ikke forringes. Spørgsmål 13 Spørgsmål vedr. Pkt Åbningstider Vil det være muligt, at få dækket produktionsomkostningerne, hvis der holdes åbent på helligdage, efter aftale med ordregiver, og de aftalte containere ikke modtages? Svar på spørgsmål 13 Kommunen vil arbejde på at gøre alt for at undgå, at en sådan situation opstår. Såfremt det mod forventning skulle ske, vil der blive afregnet i henhold til de i tilbuddet angivne enhedspriser pr. mandetime ved forsøgsordninger, prøvesorteringer, div. møder, aftalte opgaver m.v. jf. tilbudslistens punkt 4. Spørgsmål 14 Spørgsmål vedr. Pkt Modtagelse a) Side 4 anføres det at containernes vægt er mellem 7 og 11 ton pr. stk. Ordregiver bedes bekræfte, at man er bekendt med, at såfremt tonnagen i en container overstiger 9 tons, er der stor sandsynlighed for at genbrugsprocenten reduceres betydeligt, da dette indikerer, at mange af flaskerne er knuste i forbindelse med indsamlingen, og at ordregiver derfor vil have fokus på genbrugsprocenten i forbindelse med korrekt og intakt opsamlingsmateriel. Det bedes bekræftet at ordregiver vil henlede transportørens opmærksomhed på dette og sørge for, at indsamlingen sker på den mest skånsomme måde. b) Det bedes bekræftet, at det er ordregivers ansvar, at der altid er nok byttecontainere til rådighed på behandlingsanlægget. Side 6 af 7

7 Svar på spørgsmål 14 Ad a) Kommunen kan bekræfte, at der som en del af kontrakten med Kommunens Renovatør på glasemballageindsamlingen er stillet krav om, at indsamlingen af glasemballage sker så skånsomt som muligt, og at Kommunen i løbet af kontraktperioden løbende vil være i dialog med Renovatøren herom. Der gøres samtidigt opmærksom på, at Kommunen forventer, at Operatøren retter henvendelse til Kommunen, såfremt denne oplever en nedgang i andelen af hele flasker. Ad b) Kommunen kan bekræfte, at det indgår som en del af kontrakten med Kommunens Renovatør på glasemballageindsamlingen, at Renovatøren til enhver tid skal stille et tilstrækkeligt antal containere til rådighed. Det bemærkes samtidigt, at Operatøren ved kontraktindgåelse om nærværende opgaver forpligter sig til at oparbejde det leverede glasemballage inden for 24 timer efter levering. Spørgsmål 15 Spørgsmål vedr. Pkt Behandling a) Kravet med hensyn til genbrugsprocent, som beskrevet i punkt 2.2 forudsætter bl.a. at ordregiver bekræfter, at indsamlingsmaterialet, herunder kuberne, vedligeholdes løbende. Venligst bekræft. b) Det forudsætter, at chaufførerne er forpligtet til at følge, den af ordregiver beskrevne indsamlings- aflæsningsinstruks, som har til formål, at mindske antallet af knuste flasker. Venligst bekræft. Svar på spørgsmål 15 Ad a) Som led i kontrakten med Kommunens Renovatør på glasemballageindsamlingen vil Kommunen løbende være dialog med Renovatøren om vedligeholdelsesstandarden af materiellet. Der henvises i øvrigt til besvarelsen af spørgsmål 14.a. Ad b) Kommunen kan bekræfte, at der som en del af kontrakten med Kommunens Renovatør på glasemballageindsamlingen er stillet krav om, at Renovatøren skal følge modtageanlæggets procedurer for indvejning, modtagelse og aflæsning af affaldet. Spørgsmål 16 Spørgsmål 9 vedr. Pkt Rapportering For at kunne opfylde kravene om rapportering af vejedata bedes bekræftet, at chaufførerne, som leverer tonnagerne, er forpligtet til at følge den af ordretager beskrevne indvejningsinstruks. Svar på spørgsmål 16 Se svar på spørgsmål 15.b. Side 7 af 7