Til tilbudsgiverne. 16. juni 2016 Vores reference: Rebild Kommune, udbud vedr. dagrenovation Svar på stillede spørgsmål nr.

Transkript

1 Sweco Danmark A/S Kokbjerg Kolding Danmark T F Til tilbudsgiverne CVR-nr Vores reference: Rebild Kommune, udbud vedr. dagrenovation Svar på stillede spørgsmål nr. 1 Hermed svar på stillede spørgsmål nr. 1 på de følgende sider. Med venlig hilsen Sweco Danmark A/S Betina Hylleberg Skjøth D M E betinahylleberg.skjoth@swecodanmark.dk Brev, Svar på stillede spørgsmål nr 1 -

2 Side 2 Svar på stillede spørgsmål nr. 1 Herunder er vist svar på de stillede spørgsmål der er modtaget til og med den, kl Pkt. 2 Indsamling af dagrenovation Næstsidste afsnit- Renovatør har gjort sig bekendt med forholdene i Rebild Kommune: Hvilke type biler køres der med i dag - 2- akslede eller 3-akslede? Køres der med mindre i biler i dag? (Der kræves jo ikke mindre biler). 2. Pkt. 2.1 Containere Chip/tag eller adresselabel Skal tag aflæses ved tømning? 3. Pkt. 2.1 Containere skema Enkeltløsninger erstattes af fællesløsninger Hvor mange beholdere/minicontainere forventes der at forsvinde ved denne ændring, og hvornår forventes ændringen? Rebild Kommune har ikke kendskab til hvor mange og hvilke typer biler der anvendes til indsamlingsopgaven i dag. Nej, der skal ikke være tagaflæsning ved tømning. Det er dog muligt, at der på et tidspunkt vil skulle indføres aflæsning af tags ifm. tømning. Der vides ikke præcist hvor mange fællesløsninger der vil være tale om. 4. Pkt. 2.4 Indsamling ved fritidshuse: Indsamling hver 14. dag i uge Hvor tit tømmes fra uge 45 til uge 13? 5. Pkt Ruteplanlægning Rebild Kommune kan også have ønsker om ændringer af ruter eller tømmedage, og dette vil blive drøftet på driftsmøderne. I hvilket omfang kan disse ønsker være? Spørger vil gerne påpege, at ruteplanlægningen påvirker både aflønning og materielomkostninger hos renovatør. I perioden uge tømmes der to gange, dvs. efter nytår og efter vinterferien (uge 7). Det bliver i alt ca tømninger årligt. Det vil kun være i begrænset omfang, at Rebild Kommune vil have mulighed for at ændre tømningsdage på enkelte adresser hvert år. Niveauet er ca ændringer over en 4-årig periode. 6. Pkt Ruteplanlægning Ændring af ruteplaner Bekræft venligst, at en ny renovatør må ændre/tilrette ruter/distrikter ved opstart, så det passer ind i en ny renovatørs planer, og at kommunen den 1. gang informerer borgerne om ændringerne. Se Rettelsesbrev nr Pkt Ruteplanlægning Ændringer ved indlæsning af filer Hvilke udgifter er det? Beløb bedes venligst oplyst. Det er et udtryk for, at hvis renovatøren ønsker at indlæse f.eks. Ecxel-fil med ændringer af tømmeadresser, skal renovatøren selv afholde evt. udgifter (f.eks. løn) til dette. Dette arbejde udføres ikke at Rebild Kommune.

3 Side 3 8. Pkt Helligdagsindsamling Når der fx indsamles på lørdage i forbindelse med helligdage, skal RenoWeb anvendes. Såfremt helligdage indkøres på lørdage, forventer Rebild kommune så, at administrationen ligeledes holder åbent? Administrationen behøver ikke at være åben, men hvis renovationsmedarbejderne ikke melder afvigelser direkte ind via RenoMobil, skal der være nogen der kan indtaste i RenoWeb ved evt. indberetninger om afvigelser m.v. 9. Pkt Glemmere og undladte tømninger m.v. Glemmere skal være tømt samme dag Køres der i 2-holdsskift i dag? Rebild Kommune har ikke kendskab til om der køres i 2-holds skift. 10. Pkt Glemmere og undladte tømninger m.v. Renovatøren skal svare på meddelelse om glemmere, ved at angive hvornår glemmeren vil blive tømt. Hvilket specifikationsniveau forventer Rebild kommune her? Taler vi et angivet tidsrum? Af driftsmæssige årsager kan det være svært at angive et helt præcist tidspunkt. Der skal alene være angivet en dag, som renovatøren kan stå inde for. 11. Pkt Klager Registrering af klager Hvem har ansvaret for klagebehandlingen? Er det renovatørens tlf.nr., der oplyses til borgerne, eller er det kommunens? Det er som regel Rebild Kommune, der modtager klager over renovatøren eller dennes medarbejder, og som giver renovatøren besked. Renovatøren har selv ansvaret for at håndtere sådanne klager og udbedre forholdet. Besked om manglende tømninger kan registereres af borgerne direkte til RenoWeb. Borgerne ringer, som udgangspunkt, ikke direkte til renovatøren - men det kan ikke udelukkes at det kan være tilfældet ifm. evt. skade på en borgers indkørsel m.v. 12. Pkt Modtageanlæg Aflæsning på andre behandlingsanlæg Hvis det skal være muligt at beregne i konkurrencemæssigt tilbud, bedes kommunen præcisere, hvor mange gange om året, det forventes, at der skal køres til andre modtageanlæg, samt i hvor lang en periode, da der er store omkostninger forbundet med at køre længere til aflæsning (0-40 km fra kommunegrænsen). Der er i tilbudslisten angivet et punkt med et forventet antal km, og dette antal km angiver det forventede niveau pr. år

4 Side Pkt. 3 Indsamling af miljøkasser Er der nogen særlige uddannelseskrav, som det indsatte mandskab skal leve på til, når de skal håndtere disse miljøkasser? 14. Pkt. 4 Option 1 Nedgravede affaldsløsninger Enkeltløsninger erstattes af fællesløsninger ved tæt-lav bebyggelser Hvor mange beholdere/minicontainere forventes der at forsvinde ved denne ændring, og hvornår forventes ændringen? 15. Pkt. 4.2 Option 1 Tømning af nedgravede affaldsløsninger Tømning Rebild kommune bedes bekræfte, at en forsinkelse inde for ordinær tømmedag ikke betragtes som en general forsinkelse i tømningen af en nedgravet beholder, således at renovatør skal medtage alt ophobet affald. Nej, der er ikke specielle uddannelseskrav ift. ADR-regler m.v. Men der er behov for en introduktion til indsamlingen, som angivet i udbudsmaterialet. Der er ikke kendskab til præcist hvor mange nedgravede affaldsløsninger der vil være tale om, da der i dag ikke er nogen nedgravede affaldsløsninger i kommunen. Med det seneste kendskab til planlagte løsninger i kommunen, er der udarbejdet en rettelse på dette punkt. Der henvises til Rettelsesbrev nr. 1, som udsendes samtidigt med svar på stillede spørgsmål. Renovatøren skal tømme på tømmedagen, og medtage affald der er ved den enkelte nedgravede affaldsløsning. Renovatøren skal herefter kontakte Rebild Kommune, så der kan tages stilling til tømningsinterval og evt. ændring. 16. Pkt. 5 Option 2 Ændring af indsamling i by til hver 14. dag Fra uge til 14-dages tømning Hvis der overgås til 14-dages tømning, vil der blive biler i overskud. Kommunen bedes derfor præcisere, hvornår kommunen ønsker at gøre brug af optionen, så det er muligt at beregne omkostning til de biler, der er i overskud, med ind i entreprisen. Der er alene tale om en option, som Rebild Kommune kan tage i anvendelse i hele kontraktperioden. Der er ikke pt. nogen planer om hvorvidt eller evt. hvornår der skal overgås til 14-dages tømning. 17. Pkt. 7 Indsamlingsbiler Udstyr der er krævet i forhold til montering af udstyr for brug af RenoWeb, herunder antenne m.v. Rebild Kommune bedes uddybe, hvad kommunen forventer en indsamlingsbil er udstyret med. Forventer kommunen, at bilerne skal være udstyret med udstyr til læsning af tags/chips i beholderen? Der vil ikke ved anvendelse af RenoWeb være behov for at montere særskilte antenner. Hvis der senere indføres RenoTrack eller andre systemer der kræver antenner, vil Rebild Kommune betale for sådant udstyr og montering heraf.

5 Side Pkt. 7 Indsamlingsbiler Krævet udstyr til brug for RenoWeb, herunder antenne mv. Hvad er det for udstyr, der tænkes på? Se svar på spørgsmål Pkt. 7.1 Reservebiler Reservebiler leve op til samme krav som ordinære biler Kan kommunen give tilladelse til brug af biler med EURO-5 motorer som reservebiler? Se Rettelsesbrev nr Pkt. 8 Medarbejdere og Samarbejde Praktikanter, vikarer og andre midlertidige ansatte må ikke indgå som en del af den faste bemanding på opgaven. Rebild Kommune bedes uddybe, hvad de forstår ved fast bemanding. I ordets natur vil vikarer og midlertidige ansatte ikke være fast bemandet. 21. Pkt. 8.2 Social klausul Praktikanter, vikarer og andre midlertidige ansatte Jævnfør Pkt. 8 afsnit 9 må praktikanter, vikarer og andre midlertidige ansatte IKKE indgå som en del af den faste bemanding på opgaven, hvilket vil sige, at medarbejdere, der er beskæftiget uden socialklausul ikke må indgå som fast bemanding. Betyder det, at renovatøren skal tillægge mindst 5 % ekstra mandskab til denne entreprise. Det virker ikke hensigtsmæssigt. Kommunen bedes tillade, at mandskab, der ansættes jf. sociale klausuler, må indgå som fast bemanding på opgaven. Der menes at praktikanter, vikarer og midlertidige ansatte ikke må indregnes permanent i den faste bemanding på ubestemt tid på en indsamlingsbil. Pkt. 8.2 medfører ikke, at der ikke kan ansættes personer efter arbejdsklausulen i midlertidige stillinger. Der skal således ikke tillægges ekstra mandskab til entreprisen. 22. Pkt. 8.2 Social klausul Renovatør kan vælge at besætte ledige stillinger med arbejdstagere fra andre EUlande Jævnfør Pkt. 8 afsnit 2 SKAL alle medarbejdere der er tilknyttet opgaven, kunne forstå og taler dansk. Hvordan hænger dette sammen? Venligst afklar 23. Pkt. 8.3 Kørselsleder og nøglepersoner En kørselsleder skal kunne træffes mellem Hvad forventer Rebild Alle medarbejdere, der er beskæftiget med indsamlingen, skal kunne forstå og tale dansk. Hvis der anvendes medarbejdere fra andre EU-lande, kan disse enten have et forudgående kenskab til det danske sprog eller gennemgå et dansk-kursus på et niveau, der sikrer at de kan indgå i indsamlingsopgaven. Der skal være administrativt personale på kontoret i perioden

6 Side 6 Kommune som åbningstid hos det administrative personel på kontoret? 24. Pkt. 9 Bodsystem Registrerede bodsgivende fejl Gives der bod fra første bodsgivende fejl jf. oversigt i pkt. 9.1? - Gives der f.eks. bod ved den første glemmer? Eller accepteres et antal bodsgivende fejl, før bod opkræves? Ja, der gives bod fra første bodsgivende fejl, når bodssystemet er aktiveret. 25. Bodssystem Rebild kommune skriver, at de accepterer glemmere i et mindre omfang. Forefindes der et acceptabelt kvalitetsniveau i henhold til de bodsgivende fejl beskrevet under pkt. 1 bodsoversigten? Rebild Kommune accepterer at der er glemmere, men accepterer ikke at renovatøren ikke henter glemmere. Se også svar på spørgsmål Bodssystem Hvis glemte tømninger afhentes som beskrevet under punkt 2.7, betragtes disse så som bodsgivende? Pkt. 2.7 drejer sig om Ekstra affald og ekstra sæk, og en glemt tømning vil være bodsgivende, hvis der ikke rettes op. 27. Bodssystem Rebild Kommune bedes uddybe, hvad der er bodsgivende i henhold til Ikke at anvende meddelelsesseddel og registreringssystem som foreskrevet. Det betyder, at det vil indgå i bodssystemet, hvis medarbejderne ikke anvender meddelelsessedler og registreringssystem. 28. Bodssystem Der gives bod for manglende reaktion/svar på en henvendelse i RenoWeb inden 2 timer fra den er sendt. - Rebild Kommune bedes bekræfte, at dette er inden for kontorets åbningstid (Se også spørgsmål vedrørende denne åbningstid) - Rebild Kommune bedes uddybe, hvordan renovatør skal forholde sig i tilfælde af nedbrud ved RenoWeb, hvilket kan forhindre at renovatør er i stand til at behandle disse henvendelser inden for tidsfristen. Der er ikke krav til kontorets åbningstid, så længe man kan besvare beskeder i RenoWeb, f.eks. omkring manglende tømning på en adresse. Udgangspunktet er, at der skal være administrativt personale der kan håndtere evt. uoverensstemmelser mens der indsamles dagrenovation. Ved nedbrud af RenoWeb, vil det blive accepteret, at renovatøren sender mail eller har telefonisk kontakt. 29. Pkt. 9.1 Bodsoversigt skema Første felt Ikke fortager tømning, herunder ekstratømninger og glemte tømninger Kommunen bedes præcisere, hvad der menes, idet der, som det er formuleret, kan gives bod på stort set alt? Der menes, at der gives bod, når der ikke udføres ordinær tømning eller når der ikke udføres ekstratømning og indhentning af glemte tøminger, som er aftalt.

7 Side Pkt.10.2 Regulering Enhedspriser der reguleres Der nævnes bonussystem her, hvad menes med dette? Gives der bonus ved denne opgave? Der er tale om en fejl, der er ikke noget bonussystem. 31. Pkt.10.2 Regulering Priser reguleres 1 gang om året Indekset der henvises til, reguleres løbende hvert kvartal, så det afspejler den løbende udvikling i omkostningerne. Kommunen opfordres derfor til at regulering finder sted hvert kvartal, hvilket giver en mere retfærdig pris for både udbyder og entreprenør, da pris på dieselbrændstof er meget svingende, med både opad- og nedadgående priser. Regulering fastholdes til at finde sted 1 gang årligt. 32. Pkt Regulering Rebild kommune bedes uddybe dette bonussystem, da det ikke nævnes andre steder i udbuddet. Det er tale om en fejl, der er ikke noget bonussystem. 33. Pkt Ændringer i opgavens omfang og karakter Renovatøren har ret og pligt til at udføre den beskrevne opgave uanset variationer i antal enheder Rebild Kommune påtænker altså, at renovatør skal kunne tage al risiko ved ændringer i opgaven fra %. Hvis kommunen påtænker løbende at overgå til andre løsninger, så kan det medvirke et stort omsætningstab for renovatør. Spørger mener, at det må være rimeligt, at renovatør kan være i stand til at genforhandle priser ved en væsentlig ændring i opgaven såsom X- % Der vil reelt ikke være tale om store variationer i antal tømninger på den ordinære indsamling i beholdere. Der vil i mindre omfang kunne indfases nedgravede affaldsløsninger, som fællesløsninger ved boligselskaber der måtte ønske at indføre sådanne ordninger. Omfanget af de nedgravede affaldsløsninger er angivet i tilbudslisten. Det forventes, at der vil være tale om en variation på ± 5-10 %. 34. Pkt Misligholdelse Dot 8 Manglende overholdelse af den beskrevne arbejdsklausul eller sociale klausul Kommunen bedes venligst afklare vores spørgsmål; Pkt. 8.2 Social klausul, om Praktikanter, vikarer og andre midlertidige ansatte samt besætte ledige stillinger med Se svar på spørgsmål 21. Som følge heraf vil det ikke være misligholdelse af kontrakten, hvis der ansættes personer i midlertidige stillinger, som led i opfyldelsen af den sociale klausul.

8 Side 8 arbejdstagere fra andre EU-lande, inden vi kan acceptere teksten, da punktet er med under væsentlig misligholdelse. 35. Pkt Misligholdelse Det udførte arbejde er af en væsentligt ringere kvalitet, end Rebild Kommune med rette kunne forvente jf. ydelsesbeskrivelsen. Rebild kommune bedes uddybe dette punkt, herunder komme med eksempler, hvor de mener, dette kan finde anvendelse. Dette punkt er pkt. 2 i oversigten. Dermed menes, at renovatøren over en periode ikke udfører indsamlingen af dagrenovation ift. kravene i ydelsesbeskrivelse, herunder ikke udfører tømning ift. ruteplan, ikke indsamler glemmere ift. krav m.v. 36. Pkt Forsøgsordninger Vejning af affald, anden type opsamlingsmateriel, ændring af tømningsfrekvens Har kommunen noget i tankerne på nuværende tidspunkt? 37. Side 5, pkt. 2, afs. 13: Er der indsat særligt / specielt materiel på opgaven i dag? 38. Side 6, pkt. 2, afs. 4: Der afregnes for antal udførte tømninger. Venligst bekræft, at der afregnes efter antal tilmeldte tømninger registreret i Renoweb, som anført under pkt. 10 Betaling og regulering, således entreprenøren ligeledes modtager betaling for forgæves kørsel og indberetning af adresser, hvor tømning ikke kan udføres? Tilsvarende hvad angår s. 12, pkt Side 20, pkt. 7, afs : Det er renovatørens ansvar at have køretøjer, der kan foretage afhentning på smalle veje m.v., men samtidig er det anført, at der ikke stilles krav om anvendelse af en lille indsamlingsbil. Hvordan skal dette forstås? 40. Side 20, pkt. 7, afs : Hvor mange biler er der indsat på opgaven i dag? og køres der i enkelt- eller 2- holdsskift? Hvor mange folk er tilknyttet opgaven i dag? Rebild Kommune overvejer hvordan evt. krav om indsamlng af den organiske del af dagrenovationen skal finde sted. Der vil kunne være mindre forsøgsområder med 100 husstande som skal prøve forskellige former for indsamlingsordninger. Der er dog ingen deciderede planer om dette endnu. Rebild Kommune har ikke kendskab til hvor mange og hvilke typer biler der anvendes til indsamlingsopgaven i dag Der afregnes efter antal tilmeldte tømninger. Det betyder, at renovatøren skal udvise fleksibilitet ifm. tømning på smalle veje, dog uden at vejene er så smalle at der er behov for en lille bil. Rebild Kommune har ikke kendskab til hvor mange og hvilke typer biler eller hvor mange medarbejdere der anvendes til indsamlingsopgaven i dag

9 Side Side 21, pkt. 7.1., afs. 5: Reservebiler skal leve op til samme krav som de ordinære biler. Da Euro 6 pt. er ensbetydende med nye biler, hvor mange reservebiler vil Rebild Kommune da have, at man min. skal kunne sætte ind / købe hjem til opgaven? Se Rettelsesbrev nr Side 29, pkt. 10.2, afs. 3: Første regulering sker 1. januar 2018, hvilket er 1,5 år efter tilbudsafgivelse. Vil det derfor ikke være muligt, at regulere f.eks. 2 x årligt med første gang pr. 1/7-2017? Se svar på Spørgsmål 31 tilbudsliste 43. Pkt. 5.1 Tilbudsliste 7 Option 1, indsamling ved nedgravede affaldsløsninger Antal under overskrift Antal tømninger pr. år Er det korrekt, at der kun er så få tømninger pr. år? Eller er det antal enheder der er angivet? Der udsendes ny tilbudsliste. Se Rettelsesbrev nr. 1