Årsrapport for Styrelsen for Statens Uddannelsesstøttes eksterne tilsyn 2009 dato 17. november 2010 ref. bs, mofa, aha j.nr. 2010-4225- Årsrapport 2009 Oktober 2010
INDLEDNING... 3 TILSYN PÅ SU-OMRÅDET... 3 STATISTISK OVERVÅGNING... 3 DRIFTSOVERVÅGNING... 4 INDKALDELSE AF SAGER... 5 TILSYNSBESØG MED FORUDGÅENDE INDKALDELSE AF SAGER... 7 OPSAMLING PÅ SU-OMRÅDET... 10 2/30 TILSYN AF BEFORDRING TIL UNGDOMSUDDANNELSER 11 TILSYN PÅ SVU-OMRÅDET... 11 STATISTISK OVERVÅGNING... 11 DRIFTSOVERVÅGNING... 11 INDKALDELSE AF SAGER... 12 TILSYNSBESØG... 15 UDDANNELSESSTEDERNES KONTROL AF STUDIEAKTIVITET... 16 ARBEJDSLØSHEDSKASSERNES ADMINISTRATION VIA REVISIONSPROTOKOLLER... 16 OPSAMLING PÅ SVU-OMRÅDET... 17 TILSYN PÅ VEU-OMRÅDET... 17 STATISTISK OVERVÅGNING... 18 DRIFTSOVERVÅGNING... 18 INDKALDELSE AF SAGER... 18 TILSYNSBESØG... 21 UDDANNELSESSTEDERNES KONTROL AF STUDIEAKTIVITET... 22 OPSAMLING PÅ VEU-OMRÅDET... 22 TILSYN PÅ SPS-OMRÅDET... 24 STATISTISK OVERVÅGNING... 25 DRIFTSOVERVÅGNING... 25 INDKALDELSE AF SAGER... 25 TILSYNSBESØG... 28 OPSAMLING PÅ TILSYN PÅ SPS-OMRÅDET... 29 OPSAMLING, STYRELSEN FOR STATENS UDDANNELSESSTØTTES TILSYN... 30
Indledning Styrelsen for Statens Uddannelsesstøtte (styrelsen) varetager 4 administrationsområder, som består af statens uddannelsesstøtte (SU), statens voksenuddannelsesstøtte (SVU), godtgørelse til erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse (VEU-godtgørelse), befordringstilskud til AMU-uddannelser og specialpædagogisk støtte (SPS). I det følgende omfatter betegnelsen VEU både VEU-godtgørelse og befordringstilskud til AMU-uddannelser. På SU-, SVU- og VEU-områderne er der en særlig ekstern tilsynsforpligtigelse jf. SU-, SVU- og VEU-loven (med tilhørende bekendtgørelser). Styrelsen har på SU- og SVU-områderne igennem en årrække ført tilsyn med uddannelsesstederne og medadministratorerne. Siden 2008 er der gennemført særligt tilsyn med uddannelsesstederne, der varetager VEUadministrationen. På SPS-området har styrelsen også en forpligtelse til at føre tilsyn med uddannelsesstedernes SPS-administration. Opgaven adskiller sig imidlertid fra de øvrige af styrelsens støtteområder, idet der ikke er udlagt decentral afgørelseskompetence til uddannelsesstederne. Styrelsen har i 2009 udviklet og iværksat et systematisk tilsyn på SPS-området. 3/30 Styrelsen har desuden ansvaret for to befordringsgodtgørelsesordninger. Ordningen for de videregående uddannelser er tæt integreret med SUordningen og udgør ikke et område, hvor det er relevant at føre tilsyn med uddannelsesstederne. Ordningen for ungdomsuddannelserne startede 1. januar 2007. Både trafikselskaber og uddannelsessteder indgår i administrationen, der løbende er blevet tilpasset. Styrelsen udviklede i 2009 et tilsynskoncept, som danner grundlag for den fremtidige tilsynsvirksomhed for ordningen. Tilsyn på SU-området Styrelsen har siden slutningen af 1990 erne givet flere og flere uddannelsessteder bemyndigelse til at varetage dele af SU-administrationen for egne studerende. Således bliver størstedelen (ca. 85 %) af støttemodtagernes SU i dag administreret decentralt på ca. 359 uddannelsessteder. På SU-området er der siden 2002 gennemført en bred og systematisk tilsynsvirksomhed. Tilsynskonceptet på SU-området omfatter følgende aktivitetstyper: 1. Statistisk overvågning 2. Driftsovervågning 3. Indkaldelse af sager 4. Tilsynsbesøg med forudgående indkaldelse af sager Statistisk overvågning Datagrundlaget for denne del af tilsynet er til stede og bruges allerede i styrelsens statistiske produktion. Der har imidlertid skullet udvikles nogle statistiske værktøjer, som kan danne grundlag for en systematisk statistisk overvågning i det omfang, denne skal være rettet mod det enkelte uddannelsessteds løbende administration. En del af denne aktivitet har været under udvikling i 2009. Det er et værktøj, hvor styrelsen kan følge udviklingen af tildelingen af udeboendesatsen for de unge under 20 år i ungdomsuddannelser og sætte ind, hvis der sker
afvigelser fra gennemsnittet. Dataprogrammet påregnes at kunne benyttes i de tilsynsaktiviteter der iværksættes for 2010. Driftsovervågning Styrelsen indhenter oplysninger om, hvorvidt uddannelsesstederne får behandlet deres støttelister 1, selvbetjeningsansøgninger 2 og frigivelser 3 inden for en given frist. Fristen for behandlingen af støttelister er 14 dage, og for selvbetjeningsansøgninger og frigivelser er den 7 dage. Uddannelsesstederne får ugentligt tilsendt et brev, hvis fristerne ikke overholdes. De uddannelsessteder, som herefter fortsat forsømmer deres forpligtigelser, bliver kontaktet telefonisk. 4/30 I forbindelse med digitaliseringens 1. fase, som begyndte den 1. juli 2009 og som betød at der kun kunne søges om SU gennem selvbetjeningssystemet, blev der ændret i opsætningen af kontrollisterne, så institutionerne ikke længere kunne markere alt på listerne, og dermed blev rykket for noget, som de ikke kunne gøre noget ved. Det blev derfor besluttet at rykkerprogammet blev stoppet den 29. september 2009. Ved en fejl blev programmet kørt omkring den 1. november 2009, som det også fremgå af tabellen på næste side. Styrelsen fik som alternativ løsning udarbejdet et program som viste hvor mange ubehandlet/behandlet selvbetjeningsansøgninger uddannelsesstederne havde. Listen blev gennemgået både i november og december 2009 og de uddannelsessteder som havde mange ubehandlet ansøgninger blev kontaktet telefonisk. Tabellen på næste side viser antallet af breve (rykkere), som styrelsen har sendt til de bemyndigede uddannelsessteder i 2009. Tabellen viser desuden hvor mange støttelister, selvbetjeningsansøgninger og frigivelser, der løbende mangler at blive behandlet: 1200 1000 Breve til bemyndiget Stø.lister bemyndiget minsu Frigivelser 800 antel 600 400 200 0 07-01-09 14-01-09 21-01-09 28-01-09 04-02-09 11-02-09 18-02-09 25-02-09 02-03-09 09-03-09 16-03-09 23-03-09 30-03-09 06-04-09 14-04-09 20-04-09 27-04-09 04-05-09 11-05-09 18-05-09 25-05-09 03-06-09 08-06-09 15-06-09 22-06-09 Dato 1 Støttelister: Ansøgninger, som indberettes i støtte-systemet US2000, kommer på støttelister og skal godkendes af 2 SU-medarbejdere. Dette er et krav fra Rigsrevisionen. 2 Selvbetjeningsansøgninger: Ansøgninger, som indberettes via selvbetjeningssystemet min- SU, får de bemyndigede uddannelsessteder på deres kontrollister. Ansøgningerne skal kontrolleres og udfyldes af skolen og efterfølgende opdateres. 3 Frigivelser: Der kan ske on-line ændringer i flere ajourføringsbilleder i US2000. En anden medarbejder skal frigive ændringen, før ændringen effektueres i systemet.
5/30 7000 6000 Breve til bemyndiget Stø.lister bemyndiget minsu Frigivelser 5000 4000 antel 3000 2000 1000 0 29-06-09 06-07-09 15-07-09 20-07-09 27-07-09 03-08-09 10-08-09 17-08-09 24-08-09 31-08-09 07-09-09 14-09-09 21-09-09 28-09-09 05-10-09 12-10-09 19-10-09 26-10-09 02-11-09 09-11-09 16-11-09 23-11-09 30-11-09 07-12-09 14-12-09 21-12-09 Dato Tabellerne viser i lighed med tidligere år, at antallet af rykkere stiger i ferieperioderne, da der i disse perioder ikke er medarbejdere til at varetage SU-administrationen på uddannelsesstederne. Den voldsomme stigning i rykkere for ubehandlet selvbetjeninger, skyldes som tidligere nævnt, at der fra den 1. juli 2009 kun kunne søges via selvbetjeningssystemet. Den store antal af selvbetjeningsansøgninger, der rykkes for i ferieperioderne, betyder ikke nødvendigvis, at de studerendes støtte ikke tildeles rettidigt, blot at der er en del selvbetjeningsansøgninger, som venter på at blive behandlet. Ofte vil ansøgningerne ikke kunne behandles, før de studerende er optaget på deres uddannelse. Indkaldelse af sager Det overordnede mål er, at styrelsen årligt indkalder 200 sager. Kriterier for hvilke sagstyper, der indkaldes, kan variere. Der blev i 2009 indkaldt 204 sager af følgende sagstyper: 145 udeboendesats efter årsag 5 59 opfølgning på tilsynsbesøg fra 2008 Udeboendesats efter årsag 5 Styrelsen indkaldte i februar 2009 145 sager fra 13 uddannelsessteder med i alt 18 administrative enheder, hvor der var truffet afgørelser om tildeling af SU med udeboendesatsen efter årsag 5 til 18-19-årige studerende i ungdomsuddannelser. Styrelsen færdiggjorde gennemgangen af de indsendte sager og udarbejdede en rapport i december 2009, som blev sendt til de deltagende uddannelsessteder. Tabel 1 nedenfor viser en sammentælling af de gennemgåede sager efter uddannelsessted og emne. Det samme navn flere gange viser at uddannelsesstedet har flere afdelinger. Tabel 1. Resultat af styrelsens sagsgennemgang
Uddannelsessted Antal hjemkaldte sager Antal modtagne sager Særligt ansøgningsskema brugt Godkendelsesbrev brugt Utilstrækkelig dokumentation Tilstrækkelig dokumentation Enig i skønnet Uenig i skønnet Ukorrekt afgørelse (ikke udeboende) 6/30 1 10 10 10 0 9 1 1 0 0 2 10 10 10 3 2 6 6(2*) 0 0 3a 5 5 5 3 2 1 1(2*) 0 0 3b 5 5 2 0 4 0 (1*) 0 0 4a 8 8 8 0 4 4 1 3 0 4b 5 5 5 0 4 1 1 0 0 4c 7 7 6 0 5 2 2 0 0 4d 2 2 1 0 1 1 1 0 0 4e 1 1 1 1 1 0 0 0 0 5 12 12 12 12 5 3 3(4*) 0 0 6 7 7 4 2 6 0 0(1*) 0 0 7 13 13 13 12 1 10 3(2*) 7 0 8 5 5 2 0 1 2 2(2*) 0 0 9 15 15 0 0 14 0 (1*) 0 0 10 10 10 10 6 9 1 1 0 0 11 10 7 1 1 4 3 1 2 0 12 10 10 10 0 5 4 4(1**) 0 0 13 10 10 10 0 6 2 2(2*) 0 0 I alt 145 142 110 40 83 41 29(18*) 12 0 % 100 77 28 58 29 20(13*) 9 0 % 100 71 29 0 * Sager om dispensation er fra anden institution. ** Der er søgt efter årsag 1, men er ved en fejl registreret i US2000 som årsag 5. Styrelsen modtog 142 sager ud af 145, men 18 sager var ikke relevante at medtage 4. Af de 142 sager blev det særlige ansøgningsskema anvendt i 77 % af sagerne og godkendelsesbrevet blev anvendt i 28 % af sagerne. I 83 sager, der svarer til 58 % af alle modtagne sager, er der ikke tilstrækkelig dokumentation til, at der kan træffes en afgørelse om at give SU med satsen for udeboende. I 41 sager er der tilstrækkelig dokumentation til at kunne udøve et skøn, hvilket svarer til 29 % af alle modtagne sager. Styrelsen er enig i skønnet i 29 sager, hvilket svarer til 71 % af de sager, hvor der er tilstrækkelig dokumentation. Styrelsen er uenig i skønnet i 12 sager, hvilket svarer til 29 % af de sager, hvor der var tilstrækkelig dokumentation. 4 De sager, hvor dispensationen er givet af en anden institution, er hverken medregnet i kolonnen tilstrækkelig dokumentation eller utilstrækkelig dokumentation. De er placeret i kolonnen i opgørelsen over sager, vi er enige i, i en parentes, fordi der er tale om en videreførelse af en dispensation fra et andet uddannelsessted, hvorfor vi mener, at de ikke skal tælle med i antal skøn, som vi er enige i, Det samme gælder den ene sag, hvor der er søgt efter årsag 1, og hvor støttemodtager opfylder betingelsen herfor.
Gennemgangen af de 142 sager har vist, at der generelt ikke er tilstrækkelig forståelse for, hvilken dokumentation der skal foreligge, for at en sag er oplyst tilstrækkeligt til, at institutionen kan træffe en afgørelse om tildeling af SU med udeboendesats efter årsag 5. Dette er ikke tilfredsstillende. 7/30 Bekendtgørelsen er ændret fra 2009, således at uddannelsesinstitutionerne skal indhente dokumentation for, at der er tale om ganske særlige forhold i hjemmet, f meget trange boligforhold eller langvarig sygdom, så det ikke med rimelighed kan kræves, at den studerende bor hjemme, indtil uddannelsen er afsluttet, eller den uddannelsessøgende fylder 20 år. Til brug for afgørelsen kan der indhentes en udtalelse fra de sociale myndigheder om de sociale forhold for støtteansøgerens forældre. Styrelsen henstiller i tilbagemeldingen til uddannelsesstederne til, at ledelsen på uddannelsesstedet drager omsorg for, at medarbejdere, der udøver skøn i sager om udeboendesats efter årsag 5, gøres bekendt med de nye dokumentationskrav. Opfølgning på tilsynsbesøg 2008 Uddannelsessted Sagstyper Andet 1 4 afbrudssager 4 udeboendesats årsag 5 Procedure for behandling af støttelister m.m. 2 4 udeboendesats årsag 5 Procedure for behandling af støttelister m.m. 3a 4 afbrudssager 4 udeboendesats årsag 5 4 tillægssager 3b 4 afbrudssager 4 tillægssager Procedure for behandling af støttelister m.m. 4 4 afbrudssager 4 udeboendesats årsag 5 Procedure for behandling af støttelister m.m. 5 4 afbrudssager 4 udeboendesats årsag 5 6 6 afbrudssager 5 udeboendesats årsag 5 Det gælder for samtlige uddannelsessteder, at opfølgningen har vist at procedurerne for behandlingen af støttelister og frigivelser bliver overholdt. Opfølgningen har ligeledes vist, at der generelt er sket en forbedring i sagsbehandlingen dog er der fortsat områder især inden for forvaltningsretten, som nogle uddannelsessteder skal forbedre. Et enkelt uddannelsessted, har ikke rettet op på SU-administrationen efter tilsynsbesøget, hvilket ikke er tilfredsstillende. Tilsynsbesøg med forudgående indkaldelse af sager Den overordnede målsætning er, at styrelsen årligt gennemfører tilsynsbesøg med uddannelsessteder som samlet udgør 10-12 administrative enheder. De mål, der fremgår af styrelsens koncept for tilsyn, er retningsgivende og ikke ultimative. Styrelsen træffer hvert år beslutning om mål og aktivitetsniveau. Disse fremgår af styrelsens arbejdsprogram. Målene vedtages af styrelsens ledelse, og er udformet under hensyntagen til de samlede arbejdsopgaver og arbejdsbelastningen. Det aftalte mål i styrelsens ar-
bejdsprogram for 2009 var, at der skulle gennemføres besøg på minimum 10-12 administrative enheder/uddannelsessteder. Styrelsen afholdte 6 tilsynsbesøg i 2009 og dækkede 15 administrative enheder. 8/30 Konceptet for tilsynsbesøgene består i, at uddannelsesstederne før besøget bliver bedt om at indsende alt materiale på et antal sager inden for områder, som styrelsen vurdere er vanskelige at håndtere enten forvaltningsmæssigt eller SU-fagligt. Uddannelsesstederne får tilsendt en 1. delrapport inden tilsynsbesøget, som indeholder en sagsgennemgang og en bedømmelse af sagerne ud fra regelforståelsen, forvaltningsretten og systemanvendelsen. Under besøgene bliver udvalgte sager gennemgået. Endvidere behandles en række andre områder, som er vigtige i forbindelse med SUadministrationen. 14 Tilsynsbesøget følges op af en 2. delrapport, som afdækker de forskellige områder, men primært afspejler de emner der har været behandlet under mødet. Alle rapporter fra 2009 fra UVMs institutionsområde er sendt til Institutionsafdelingen i undervisningsministeriet som led i det samarbejde, ministeriet har internt i forbindelse med tilsyn på institutionerne. 14 Det drejer sig blandt andet om organiseringen og bemandingen, arkivering, studieaktivitetskontrol herunder lister til kontrol af indskrivning og studieaktivitet, ekspeditionstider og behandling af støttelister, kontrollister samt frigivelsesprocedurer
Markeringen i oversigten viser, på hvilke områder styrelsen har haft bemærkninger til administrationen på de besøgte uddannelsessteder i 2009. 9/30 geografisk/ fysisk organisering bemanding arkivering procedure for beh. af div. lister studieaktiv tetskontrol Ekspeditionstid behandling støttelister behandling kontrolliste behandling frigivelser Korrekt afgørelse ift. SU-regler Korrekt afgørelse ift. forvaltn korrekt anvendelse af US2000 1 2 3 4 5 6 - a - b - c - d - e - f - g - h - i I forhold til de 6 besøgte uddannelsessteder var det et differentieret billede der tegnede sig, dog havde alle uddannelsessteder som udgangspunkt en tilfredsstillende SU-administration. Nedenfor er beskrevet nogle af de områder, hvor uddannelsesstederne ikke helt levede op til deres forpligtigelser: 2 uddannelsessteder (4 administrative enheder) havde ikke behandlet deres kontrollister rettidigt. Et enkelt uddannelsessted fulgte ikke de beskrevne procedure for behandling af kontrol- og støttelister. Et enkelt uddannelsessted gennemgik ikke listen til kontrol af indskrivning og studieaktivitet. Alle uddannelsessteder oplyste, at de ville følge op på manglerne og sikre at procedurerne blev fulgt fremover. Styrelsen har desuden haft bemærkninger til det forvaltningsretlige område for alle uddannelsessteder. Styrelsen følger op på det forvaltningsretslige område og flere af de andre områder året efter tilsynsbesøget. Vi har ligeledes i 2009 indarbejdet vejledninger om det forvaltningsmæssige i mange sagsgange på SU-net.
Opsamling på SU-området På SU-området er der etableret aktiviteter for 3 af de 4 områder, som tilsynet omfatter. Der er desuden dannet grundlag for den fjerde aktivitet, som forventes at kunne indgå i tilsynsaktiviteterne for 2010. 10/30 Den del af tilsynet, som dækker driftsovervågning, understøttes systemmæssigt og omfatter støttelister, selvbetjeningsansøgninger og frigivelser. Overvågningssystemet synes at være med til at sikre, at langt de fleste uddannelsesstederne fortsat får behandlet de forskellige områder inden for de givne frister. Desværre har programmet været stillet i bero i en periode af 2009. Den del af tilsynet, som omfatter indkaldelsen af sager, blev der i 2009 indkaldt og gennemgået 204 sager (fra 20 uddannelsessteder dækkende 26 administrative enheder) af følgende sagstyper: 145 udeboendesats efter årsag 5 59 opfølgning på tilsynsbesøg fra 2008 Styrelsen færdiggjorde gennemgangen af de indsendte sager og udarbejdede rapporter/tilbagemeldinger i december 2009, som blev sendt til de deltagende uddannelsessteder. Gennemgangen af udeboendesatssagerne viste, at der generelt ikke er tilstrækkelig forståelse for, hvilken dokumentation der skal foreligge, for at en sag er oplyst tilstrækkeligt til, at institutionen kan træffe en afgørelse om tildeling af SU med udeboendesats efter årsag 5. Dette er ikke tilfredsstillende. SU-bekendtgørelsen blev ændret i 2009, således at uddannelsesinstitutionerne skal indhente dokumentation for, at der er tale om ganske særlige forhold i hjemmet. I tilbagemeldingen til uddannelsesstederne bedes skolerne gøre alle deres SU-medarbejdere bekendt med de nye dokumentationskrav. Opfølgningen på tilsynsbesøg fra 2008 viste, at der generelt er sket en forbedring af SU-administrationen dog var der enkelt uddannelsessted, som ikke havde fulgt op på administrationen. Den del af tilsynet, som dækker tilsynsbesøg med forudgående indkaldelse af sager, har styrelsen i 2009 besøgt 6 uddannelsessteder som dækkende 15 administrative enheder. I lighed med de foregående år har der været bemærkninger til den forvaltningsretlige side af SU-administrationen. I det omfang, det har været muligt at vurdere, giver indkaldelsen af sager forud for tilsynsbesøgene indtryk af, at den decentrale administration foregår tilfredsstillende med hensyn til, at der ikke tildeles flere midler, end hvad der følger af reglerne på området. Det skal i denne sammenhæng tilføjes, at sagerne, som har været mangelfulde, efterfølgende i videst muligt omfang er kontrolleret.
Tilsyn af befordring til ungdomsuddannelser Befordringsordningen for ungdomsuddannelserne startede den 1. januar 2007. Både trafikselskaber og uddannelsessteder indgår i administrationen, der løbende er blevet tilpasset. 11/30 I april 2008 blev der indført et selvbetjeningssystem der resulterede i en ny opgavefordeling, og med virkning fra 1. august 2008 blev der indført en ny fleksibel ordning for visse uddannelsessøgende. Den nye fleksible ordning administreres af uddannelsesstederne. Uddannelsesstederne indrapporterer hvert kvartal en refusionsanmodning som udbetales af styrelsen. Efter årets udløb udarbejder uddannelsesstederne en endelig opgørelse af årets refusionsbeløb, som attesteres af en ekstern revisor. Styrelsen overvåger desuden løbende driften, herunder at uddannelsesstederne inden for 7 dage får ekspederet indkomne ansøgninger (samme system som med minsu). Der er i 2009 udviklet et tilsynskoncept for ordningen. Tilsyn på SVU-området Den tilsynsvirksomhed, der knytter sig til administrationen af Statens Voksenuddannelsesstøtte (SVU), adskiller sig på flere punkter fra den aktivitet, der er udviklet på SU-området. Det er styrelsen, der træffer afgørelser vedrørende tildeling af SVU til alle ansøgere. De eneste, der udover styrelsen træffer afgørelser, er uddannelsesstederne, der træffer afgørelser om studieaktivitet. SVU-administratorernes opgave er alene at indberette oplysningerne i ansøgningsskemaet og senere ændringer hertil til SVUsystemet, vejlede om SVU og opbevare ansøgningsskemaerne. Kontoret for Voksenuddannelsesstøtte varetager tilsynsvirksomheden, som i 2009 omfattede 6 hovedgrupper: Statistisk overvågning Driftsovervågning Indkaldelse af sager Tilsynsbesøg Uddannelsesstedernes kontrol af studieaktivitet Arbejdsløshedskassernes administration via revisionsprotokollater Statistisk overvågning En del af datagrundlaget for denne del af tilsynet er til stede og bruges allerede i styrelsens statistiske produktion. Der er udviklet nogle statistiske værktøjer, som kan danne grundlag for en systematisk statistisk overvågning, der er rettet mod det enkelte uddannelsessted eller administrators løbende administration. Den statistiske overvågning omfatter ekspeditionstid, frigivelsestid hos administratorerne og omfanget af særbehandlingssager. Driftsovervågning Driftsovervågningen sker ved hjælp af kontrollister, som udskrives hver 7. eller 14. dag. Kontrollisterne bruges til at kontrollere, (1) at ansøgninger frigives inden for 8 dage, (2) at ansøgninger, der er markeret til særbe-
handling, indsendes til styrelsen inden for 8 dage, og (3) om der udbetales meget høje beløb. Ad 1) Hver 14. dag kontrolleres ved hjælp af kontrollisten Frigiv Ansøgning, at ansøgninger frigives inden for 8 dage. Hvis ikke, rykkes SVU-administratorerne pr. brev. Der blev i 2009 rykket for 201 sager, hvilket er en stigning på 38 sager i forhold til 2008. Sagerne var fordelt på 56 forskellige administratorer. Generelt er der tale om relativt få sager pr. administrator. Der er dog 1 tilfælde, hvor administratorer havde 23 sager liggende, som manglede frigivelse. Denne driftsovervågning suppleres for a-kassernes vedkommende af revisorernes uanmeldte besøg, hvor det også bliver afdækket, hvorvidt de pågældende sager er blevet frigivet rettidigt (se mere nedenfor). 12/30 Ad 2) Ad 3) Kontrollisterne Frigiv Ansøgning og Faglært danner grundlag for kontrollen af at ansøgninger, der er markeret til særbehandling, indsendes til styrelsen inden for 8 dage. Der kontrolleres ugentligt. Hver tirsdag kontrolleres via kontrolliste, at udbetaling af særligt høje beløb er korrekt. Indkaldelse af sager Som led i styrelsens tilsynsopgave har styrelsen hjemkaldt og gennemgået et antal sager fra en række udvalgte SVU-administratorer. Sagerne angår personer, der har søgt om SVU i skoleåret 2008/2009. Tilsynsopgaven er desuden baseret på generelle statistiske nøgletal over de enkelte administratorers varetagelse af SVU-administrationen. Tilsynet omfattede 4 administratorer 1 University College og 3 VUC er. Der er ikke hjemkaldt sager fra a-kasserne, da tilsynet med deres administrative opgaver sker på baggrund af a-kassernes revisionsprotokollater.
De statistiske nøgletal er gennemgået ud fra de punkter, der fremgår af tabel 1. 13/30 Tabel 1: SVU-ansøgninger modtaget hos SVU-administrator i skoleåret 2007/2008 fordelt med hovedtal for de 4 udvalgte administratorer. 5 SVU- SVUansøgninger sendt til sær- over 14 dage tid over 30 tid over 30 med afslag Ansøgninger Frigivelsestid Ekspeditions- Ekspeditions- Ansøgninger adminibehandling strator dage dage på sa- Administrator 1 Administrator 2 Administrator 3 Administrator 4 Total for samtlige SVU-admi- nistratorer Antal ger uden handling Pro- Antal Pro- Antal Pro- Antal Pro- Antal Pro- Antal Pro- cent cent cent cent cent cent 828 10 42 5 155 19 89 11 49 6 222 27 976 18 107 11 153 16 168 17 23 2 221 23 291 5 11 4 2 1 21 7 11 4 58 20 152 3 9 6 53 35 21 36 8 5 57 38 16923 100 3194 19 1171 10 3036 18 630 4 4702 29 Styrelsen henvendte sig den 16. oktober 2009 til de 4 udvalgte administratorer, og bad om at få tilsendt alle sagsakter på i alt 40 sager. Heraf har styrelsen modtaget samtlige. Styrelsen har gennemgået sagerne ud fra de punkter, der fremgår af tabel 2. 5 Tallene er opgjort pr. 5. august 2009. Frigivelsestid er inklusiv weekender og helligdage og er regnet fra modtagelsesdato hos administrator til ansøgningens frigivelse i SVU-systemet. Ekspeditionstid er regnet fra modtagelsesdato hos administrator til ansøgningens støtteberegning frigivelse i SVU-systemet. Procenttallene for ansøgninger til særbehandling, frigivelsestid, ekspeditionstid og ansøgninger med afslag er beregnet i forhold til samlede antal ansøgninger for respektive administratortype.
Tabel 2: Antal mangler og typen af mangler fordelt på de 4 administratorer SVU-Administrator Administrator Admi- Administrator Administrator 4 I alt 1 nistra- tor 2 3 Antal gennemgåede sager 10 10 10 10 40 Heraf manglende: - Modtagelsesdato 1 1 - Administratornavn/-kode 1 1 - Underskrift med dato fra ansøger 1 1 - Underskrift med dato fra 2 1 3 arbejdsgiver/a-kasse - Returnering af ansøgning 1 1 2 1 5 til ansøger ved mangelfuldt udfyldt skema - Overensstemmelse mellem 1 6 6 13 skema- og tastede oplysninger - Dokumentation for 1 4 6 11 uoverensstemmelse mellem skema- og tastede oplysninger - Frigivelse af ansøgning 3 3 2 2 10 inden 8 dage - Indsendelse til særbehandling, 1 2 2 5 hvor det eller var påkrævet - Rettidig indsendelse af 2 1 2 3 8 sagen til særbehandling - Angivelse af korrekt årsag 2 2 1 5 til, at sagen er sendt til særbehandling - Sagsnotat i SVUsystemet 1 3 4 om særbe- handling - Brev til ansøger om 1 3 4 3 11 særbehandling - Dokumentation for afbrud - Registrering af afbrud 1 1 2 inden 8 dage - Mangelfulde oplysninger 1 1 om uddannelsesbekendtgørelse - SVU-berettigende uddannelse Angivelse af særskilte FVUperioder på ansøgninger, hvor der både er søgt FVU og andet uddannelse. I alt mangler 13 11 26 31 81 14/30
Styrelsen har i evalueringen af hver SVU-administrator givet administratoren en samlet bedømmelse baseret på de undersøgte aspekter i forbindelse med behandlingen af de statistiske nøgletal og de hjemkaldte sager. Karaktergivningen følger Rigsrevisionens firedelte karaktergivning, henholdsvis meget tilfredsstillende, tilfredsstillende, ikke helt tilfredsstillende og ikke tilfredsstillende. 6 15/30 Tilsynet har resulteret i, at 2 af administratorerne har fået den samlede bedømmelse tilfredsstillende og 2 administratorer fik den samlede bedømmelse ikke helt tilfredsstillende. Hvad angår behandlingen af ansøgninger i SVU-systemet og dokumenteret grundlag herfor, har de 4 administratorer generelt set opfyldt flere af de væsentlige standarder på tilfredsstillende vis. Der er dog også flere fejl i behandlinger, der går igen. Det drejer sig om tilfælde hvor: der er uoverensstemmelse imellem de tastede oplysninger og skemaoplysningerne, uden at der er dokumentation herfor ansøgninger, hvorpå der mangler oplysninger returneres ikke med henblik på indhentning af manglende oplysninger mv. der angives ikke dato for ansøgningens modtagelse eller påføres administratorkode på ansøgningerne. administratorerne behandler ansøgninger i SVU-systemet, uden at alle de involverede parter med deres underskrift på ansøgningsskemaet har bekræftet oplysningernes rigtighed. En mere detaljeret rapport om resultatet af denne tilsynsaktivitet er stillet til rådighed for alle SVU-administratorer. Tilsynsbesøg Styrelsen har været på tilsynsbesøg hos 2 af de 4 udvalgte administratorer. Besøgene har udover gennemgang af de indkaldte sager taget udgangspunkt i flg.: Forretningsgange: 1 af de 2 administratorer havde udarbejdet en forretningsgang, der redegør for arbejds- og ansvarsfordeling i deres administration af SVU. Styrelsen har anbefalet den anden administrator at udarbejde en forretningsgang. Skiltning: For begge administratorer gælder det, at skiltning er synlig, så man nemt kan finde kursusadministrationen, hvor man kan få information om SVU og om administrationens åbningstider. 6 Rigsrevisionens firedelte karakterskala: Meget tilfredsstillende: Virksomheden har opfyldt alle væsentlige standarder, og der er alene basis for mindre forbedringer af ordensmæssig karakter. Tilfredsstillende: Virksomheden har opfyldt hovedparten af de væsentlige standarder, men der er enkelte områder, hvor der er basis for forbedringer. Ikke helt tilfredsstillende: Virksomheden har ikke opfyldt flere af de væsentlige standarder. Der bør foretages forbedringer. Ikke tilfredsstillende: Virksomheden har ikke opfyldt hovedparten af de væsentligste standarder. Der skal snarest foretages forbedringer.
Ferieperioder: Begge administratorer laver opslag om ferielukning 14 dage inden ferieperioden starter. 16/30 Arkiv: Alle SVU-ansøgninger afleveret i indeværende år bliver opbevaret i aflåste skabe på kursus-administrationernes kontor. Tidligere ansøgninger arkiveres og opbevares i 5 år. Vejledning: Begge administratorer henviser til www.svu.dk for yderligere oplysninger om støttereglerne. Begge administratorer havde oplyst på deres hjemmeside, at ledige kan modtage SVU. Styrelsen har efterfølgende efterset at oplysningerne er blevet ændret. Uddannelsesstedernes kontrol af studieaktivitet Uddannelsesstederne træffer afgørelse om studieaktivitet, hvilket har betydning for retten til at modtage SVU. Støttelister sendes til uddannelsesstederne efter hver støtteberegning, der foretages om fredagen. Samtidig sendes der støttelister til arbejdsgivere. Styrelsen udsender kvartalsvis støttekontrollister til kontrol af studieaktiviteten for de uddannelsessøgende, der modtager SVU. Uddannelsesstederne skal på baggrund heraf kontrollere, hvorvidt støttemodtagerne rent faktisk har deltaget i uddannelse i de perioder, hvor der er givet SVU. Er der uoverensstemmelse, der har relevans for tildelingen af SVU, giver uddannelsesstederne den relevante SVU-administrator besked herom. For 2008 blev der i alt udsendt 843 støttekontrollister, omfattende i alt 21.930 støttemodtagere. Styrelsen kontrollerer ikke systematisk, hvem der forholdsmæssigt foretager flest indberetninger på baggrund af støttekontrollisterne. Styrelsen reagerer overfor uddannelsesstederne, når styrelsen skal rejse tilbagebetalingskrav af en vis størrelse pga. sen tilbagemelding ved f.eks. afbrud af uddannelsen. Arbejdsløshedskassernes administration via revisionsprotokoller Tilsynet med arbejdsløshedskassernes varetagelse af administrationen af SVU sker på baggrund af den årlige revision, der foretages af en statsautoriseret revisor i henhold til bekendtgørelse nr. 311 af 3. maj 2001 om forvaltningsrevision af de anerkendte arbejdsløshedskassers varetagelse af opgaver ved administration af statens voksenuddannelsesstøtte (SVU). Kontoret for Voksenuddannelsesstøtte har modtaget alle 29 revisionsprotokollater for 2009. Heraf var der ingen bemærkninger til administrationen af SVU for 21 arbejdsløshedskasser. Bemærkningerne til arbejdsløshedskassernes administration af SVU i 2009 vedrører primært sager, som ikke er blevet sendt til styrelsen inden 8 dage fra ansøgningens modtagelse i a-kassen. Alle arbejdsløshedskasser har fået en tilbagemelding fra styrelsen. Arbejdsløshedskasser med bemærkninger har fået en orientering om, at styrelsen har noteret sig revisors bemærkninger, og at styrelsen ser frem til at modtage et anmærkningsfrit protokollat for 2010. Der var ingen alvorlige bemærkninger til arbejdsløshedskassernes administration.
Desuden henstiller styrelsen, at beretningen om SVU sker ved, at der udarbejdes et særskilt revisionsprotokollat for administrationen af SVU. Antallet af arbejdsløshedskasser, der har fået bemærkninger til administrationen, er steget med 5 i forhold til 2008 17/30 Opsamling på SVU-området Samlet set har tilsynet vist, at den decentrale administration af SVU fungerer ikke helt tilfredsstillende. Formålet med at hjemkalde sager har for det første været at give styrelsen et mere detaljeret indblik i den decentrale SVU-administration og sikre at sagsbehandlingen følger de instrukser, styrelsen har givet for administrationen, herunder de forvaltningsretlige principper. For det andet har tilsynet skullet afdække eventuelle behov for ændrede administrative procedurer og bedre vejledning af uddannelsessteder og administratorer. For at forbedre niveauet i SVU-administratorernes varetagelse af de administrative opgaver, vil styrelsen iværksætte en række initiativer. Indholdet på SVU-net vil fortsat blive revideret for at sikre, at alle oplysninger er opdateret, samt forbedre tilgængeligheden af informationer og instrukser. Der vil via SVU-net blive sat fokus på de krav, der stilles til yderligere dokumentation, hvis oplysningerne i en oprindelig ansøgning ændres. Udover informationsindsatsen via SVU-net skal styrelsens uddannelsesindsats tilpasses, så den tager højde for de problemer, som tilsynet har afdækket. Tilsyn på VEU-området Styrelsen har siden 1. juli 2005 haft det overordnede regelansvar for VEUgodtgørelse (godtgørelse til voksen- og efteruddannelse) og befordringstilskud til arbejdsmarkedsuddannelser. A-kasserne varetager administrationen for de forsikrede ansøgeres vedkommende, mens styrelsen administrerer ordningerne for de ansøgere, der ikke er forsikrede i en a-kasse, i samarbejde med en række bemyndigede uddannelsessteder. Styrelsens overordnede opgave er dels at vejlede uddannelsessteder og a-kasser om reglerne dels at vejlede uddannelsesstederne om administrationen. Uddannelsesstederne træffer alle afgørelser om bevilling af VEUgodtgørelse og befordringstilskud til ansøgere, der ikke er forsikrede i en a-kasse, mens styrelsen sørger for udbetalingen. Det er styrelsen, som fører tilsyn med uddannelsesstedernes administration, herunder tilsyn med uddannelsesstedernes afgørelser, og behandler klager over samme. Klager over afgørelser truffet af uddannelsesstederne, stiles til styrelsen og indgives til uddannelsesstedet. Klager over afgørelser truffet af styrelsen, stiles til Arbejdsmarkedets Ankenævn, og indgives til styrelsen. I 2009 er der indgivet 10 klager til behandling i styrelsen. Undervisningsministeriet fører tilsyn med a-kassernes administration.
Kontoret for Voksenuddannelsesstøtte varetager tilsyn med VEUadministrationen inden for 5 hovedgrupper: Statistisk overvågning Driftsovervågning Indkaldelse af sager Tilsynsbesøg Uddannelsesstedernes kontrol af studieaktivitet 18/30 Statistisk overvågning En del af datagrundlaget for denne del af tilsynet er til stede og bruges allerede i styrelsens statistiske produktion. Nøgletal er elektronisk tilgængelige for uddannelsesstederne, således at de enkelte uddannelsessteder kan hente målrettede statistiske opgørelser vedrørende uddannelsesstedets ekspeditionstider, antallet af ansøgninger samt antal bevillinger og omfanget af udbetalt godtgørelse. Derudover er udviklet statistiske værktøjer med henblik på udvælgelse af de uddannelsessteder, som skal have hjemkaldt sager, og som efterfølgende skal have tilsynsbesøg. Indikatorer for denne udvælgelse er bl.a. ekspeditionstid, udbetalingstid, omfanget af registreret fravær og visse skoleafgørelser. Driftsovervågning Der gennemføres driftsovervågning af uddannelsesstedernes registrering i VEU-systemet af kursisternes fremmøde. Denne registrering af fremmøde (eller fravær) er en forudsætning for at styrelsen kan udbetale VEUgodtgørelse og befordringstilskud. Der er ikke i lovgivning eller bekendtgørelser en specifik deadline for, hvornår en bevilling senest skal være kommet til udbetaling. Styrelsen har anlagt den administrative procedure, at uddannelsesstederne bliver rykket, når registrering af fremmøde endnu ikke er sket 14 dage efter en uddannelsesperiode er afsluttet. Med udgangspunkt i en kontrolliste bliver uddannelsesstederne telefonisk eller skriftligt orienteret om sager, hvor der endnu ikke er registreret for fremmøde/fravær. Dette tilsyn har afdækket, at der er en række uddannelsessteder, der gentagne gange ikke får afviklet denne administrative opgave tilstrækkeligt hurtigt. På VEU-området er der ligesom på SVU-området etableret en overvågning af store udbetalte støttebeløb. På baggrund af en kontrolliste bliver det løbende undersøgt, hvorvidt beløb over kr. 17.576,- udbetalt til enkeltpersoner og beløb over kr. 70.301,- udbetalt til virksomheder er korrekte. Indkaldelse af sager Som led i tilsynsopgaven har styrelsen i 2009 hjemkaldt og gennemgået et antal sager fra 10 udvalgte uddannelsessteder. Sagerne angår kun personer, der ikke er medlem af en a-kasse og hovedsageligt personer, som har søgt om VEU-godtgørelse og/eller befordringstilskud i skoleåret 2007/2008. Tilsynsopgaven er desuden baseret på generelle statistiske nøgletal over uddannelsesstedernes VEU-administration. På baggrund af de gennemgåede sager og gennemgangen af de statistiske nøgletal har styrelsen efterfølgende fulgt op med tilsynsbesøg hos 4 af uddannelsesstederne, hvis ekspeditions- og frigivelsesstider var særligt iøjnefaldende.
Tilsynet omfattede 3 handelsskoler, 1 teknisk skole, 2 handels- og tekniske skoler, 1 AMU-center, 1 videregående uddannelsesinstitution, 1 social- og sundhedsskole samt 1 landbrugsskole. Der er ikke hjemkaldt sager fra a- kasserne, da Undervisningsministeriet har ansvaret for tilsynet med a- kassernes administration af ansøgninger fra de forsikrede. 19/30 De statistiske nøgletal er gennemgået ud fra de punkter, der fremgår af tabel 3. TABEL 3: Ansøgninger modtaget på uddannelsesstederne i perioden mellem 1/7 2007 og 30/6 2008 fordelt med hovedtal for de 10 udvalgte uddannelsessteder. 7 Udbetalingstid Ekspeditionstid Fravær Afslag 4- Skoletype Ansøgninger i alt Mere end 21 dage Mindst 21 dage Ansøgninger uden registrering af fravær. Ansøgninger uden afslag ugersfrist MED ud- dannel- sesste- dets afgørelse om, at se bort fra sen modtagelse Højtuddannet MED uddannelsesstedets afgørelse om dispensation, Antal Pct. Antal Pct. Antal Pct. Antal Pct. Antal Pct. Antal Pct. Antal Pct. Uddannelsessted 1 Uddannelsessted 2 Uddannelsessted 3 Uddannelsessted 4 Uddannelsessted 5 Uddannelsessted 6 Uddannelsessted 7 Uddannelsessted 8 Uddannelsessted 9 Uddannelsessted 10 TOTAL TIL- SYNSSKOLER 2.968 25 2.498 84 606 80 2.968 100 2.873 97 4 0 0-1.888 16 1.510 80 430 77 1.852 98 1.570 83 4 0 317 17 1.472 12 912 62 965 34 1.331 90 1.382 94 7 0 285 19 1.126 9 835 73 306 73 928 82 973 86 2 0 6 1 1.121 9 78 7 1.086 3 1.030 92 994 89 77 7 1 0 1.645 14 187 11 1.464 11 1.546 94 1.526 93 34 2 534 32 1.002 8 404 40 499 50 901 90 997 100 21 2 1 0 500 4 171 34 377 25 390 78 433 87 12 2 152 30 193 2 187 97 12 94 171 89 144 75 0-14 7 92 1 66 72 37 60 78 85 75 82 2 2 0-12.007 24 6.848 57 5.782 48 11.195 93 10.967 91 163 1 1.310 11 7 Tallene er opgjort per 5. maj 2009. Udbetalingstiden er som hovedregel beregnet som det antal kalenderdage, der er gået fra uddannelsesstedet modtager ansøgningen til den dag bevillingen anvises til udbetalingen + 3 dage. Ekspeditionstiden er beregnet som det antal dage, der går, fra I som administrator modtager VEU-ansøgningen, til dagen efter der er sendt brev om bevilling. Fravær omfatter også timer, der ikke medfører fradrag i godtgørelsen. Afslag omfatter også delvise afslag på ansøgningen.
Styrelsen henvendte sig i juni 2009 til de 10 udvalgte uddannelsessteder og bad om at få tilsendt alle sagsakter på i alt 100 sager. Heraf har styrelsen modtaget 96, idet 2 af uddannelsesstederne kun lå inde med henholdsvis 7 og 9 af de hjemkaldte sager. 20/30 Styrelsen har gennemgået sagerne ud fra de punkter som fremgår af tabel 4. Tabel 4: Antal mangler og typen af mangler fordelt på de uddannelsessteder UDDANNELSESSTED 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 I ALT Antal gennemgåede sager 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 100 Heraf manglende: 3 1 4 Anvendelse af skema for 10 10 ikke-forsikrede Modtagelsesdato 2 3 3 8 Underskrift ved modtagelse 1 7 1 1 7 10 9 36 Dokumentation for afgørelse om at se bort fra 4- ugersfristen 1 1 2 2 3 2 2 13 Underskrift med dato og 8 4 6 3 2 2 3 8 36 stempel fra uddannelsesstedet Grundlag for afgørelse om, at kursisten er for højtuddannet Grundlag for afgørelse om, at kursisten er kortuddannet 1 1 2 4 Sandsynlighed i oplyste kilometer afstande (befordring) 2 1 1 1 5 Underskrift med dato fra 1 2 1 4 ansøger Underskrift med dato og 4 1 2 2 1 1 1 12 firmanavn/stempel fra arbejdsgiver Overensstemmelse mellem 5 14 1 10 5 11 4 12 1 7 70 uddannelsesstedets oplysninger på skema og tastede oplysninger Overensstemmelse mellem 8 2 10 8 2 11 6 6 8 61 kursistens oplysninger på skema- og tastede oplysninger Overensstemmelse mellem 1 4 2 2 2 2 2 1 16 arbejdsgivers oplysninger på skema- og tastede oplysninger Tastning og støtteberegning af ansøgning inden 21 dage fra ansøgningens modtagelse 5 5 2 3 4 4 2 3 5 2 35 I alt mangler 21 48 9 48 29 24 28 39 27 41 314
Styrelsen har i evalueringen af hvert uddannelsessted givet uddannelsesstedet en samlet bedømmelse baseret på de undersøgte aspekter i forbindelse med behandlingen af de statistiske nøgletal, de hjemkaldte sager og tilsynsbesøget. Ligesom ved SVU-tilsynet følger karaktergivningen følger Rigsrevisionens firedelte karaktergivning. 21/30 I bedømmelsen af de enkelte uddannelsessteder har tilsynet resulteret i, at 2 uddannelsessteder har fået bedømmelsen tilfredsstillende. 3 uddannelsessteder har fået bedømmelsen ikke tilfredsstillende, mens de øvrige 5 uddannelsessteder har fået bedømmelsen ikke helt tilfredsstillende. På baggrund af de statistiske nøgletal og de gennemgåede sager har tilsynet vist følgende om de mest gennemgående mangler ved administrationen på tværs: - Ekspeditionstid (statistiske nøgletal): Kun 3 ud af de 10 udvalgte uddannelsessteder opfyldte styrelsens resultatkontrakter, der i 2007 har som mål at mindst 75 % og i 2008, at mindst 72 % af alle VEU-ansøgninger skal være ekspederet inden for 21 dage. Hvad angår tastning af ansøgninger i systemet og dokumenteret grundlag for at træffe afgørelser, har uddannelsesstederne generelt set opfyldt flere af de væsentligste standarder på tilfredsstillende vis. Der er dog også en række gennemgående fejl, som går igen for de forskellige uddannelsessteder. De mest gennemgående mangler er, at: - Uddannelsesstederne træffer afgørelse om at se bort fra 4-ugers ansøgningsfristen, uden at der foreligger grundlag herfor. - Uddannelsesstederne taster i høj grad andre oplysninger i VEUsystemet, end oplyst på VEU-ansøgningsskemaet, både hvad angår; oplysninger, uddannelsesstedet har afgivet på ansøgningen om ansøgningens modtagelsesdato og om uddannelsen. oplysninger, kursisten har afgivet på ansøgningen om kursistens uddannelsesbaggrund og beskæftigelsesforhold. oplysninger, arbejdsgiver har afgivet på ansøgningen om kursistens løn og skatteforhold. En mere detaljeret rapport om resultatet af denne tilsynsaktivitet er blevet stillet til rådighed for alle uddannelsessteder, der administrerer VEUgodtgørelse. Tilsynsbesøg Styrelsen har desuden aflagt tilsynsbesøg hos 4 af de 10 uddannelsessteder, hvor der ud over de statistiske nøgletal og de hjemkaldte sager, ligeledes var fokus på uddannelsesstedets registrering af fravær, administrative forretningsgange m.m. For de 4 uddannelsessteder har tilsynet blandt andet også indeholdt:
Kontrol af fraværsprotokoller, administrative forretningsgange, vejledning, information, undervisning og VEU-systemets anvendelighed. 22/30 De besøgte uddannelsessteder registrerer alle kursisternes fremmøde på kurset i EASY-A systemet. Hos 1 af uddannelsesstederne registreredes fraværet kun på dagsbasis og ikke på timebasis, hvilket er problematisk, da VEU-godtgørelse bevilges på timebasis. 2 af de 4 uddannelsessteder har udarbejdet en forretningsgang for administration af VEU-godtgørelse. Styrelsen har anbefalet de to øvrige steder at udarbejde en egentlig forretningsgang, der sikrer, at sagsbehandlingen begge steder finder sted i overensstemmelse med gældende instrukser og forretningsgange. De 4 uddannelsessteder er desuden blevet anbefalet at henvise til styrelsens vejledning og instrukser for uddannelsesstedernes VEU-administration på VEU-net, styrelsens netsted for bemyndigede VEUadministratorer. De 4 uddannelsessteder udtrykte generel tilfredshed med styrelsens informationskanaler, herunder styrelsens netsteder samt vejledning af uddannelsesstederne per telefon og mail. Uddannelsesstederne havde forskellige kommentarer og forslag til VEUsystemets anvendelighed. Et uddannelsessted nævnte, at de havde haft problemer med at skrive holdkoder ind i systemet. Mulighederne for fletning via styrelsens integration til EASY-A systemet blev i denne sammenhæng gennemgået. Et uddannelsessted udtrykte et ønske om muligheden for at kunne afbryde en kursist, hvis vedkommende afbryder uddannelsen før planlagt. Styrelsen oplyste, at denne funktion er på vej til brugerne. Desuden nævnte et uddannelsessted et ønske om bedre at kunne taste ansøgninger uden anvendelse af mus. Uddannelsesstedernes kontrol af studieaktivitet Der udsendes ikke som på SVU-området kvartalsvise støttekontrollister til uddannelsesstederne, da skolerne registrerer kursisternes aktivitet/fravær på baggrund af fremmødeprotokoller i forbindelse med godkendelse af bevillingen til udbetaling. På alle de 4 besøgte uddannelsessteder registreres kursisternes fremmøde på kurset i EASY-A systemet. Hos 2 af uddannelsesstederne registreres fraværet ikke på timebasis. VEU-godtgørelse bevilges på timebasis, hvorfor fravær fra kurset ligeledes skal registreres på timebasis. Opsamling på VEU-området Styrelsens samlede konklusion på tilsynet er, at uddannelsesstedernes decentrale VEU-administration overordnet set fungerer ikke helt tilfredsstillende. Formålet med tilsynet har for det første været at give styrelsen et mere detaljeret indblik i den decentrale VEU-administration. Tilsynet skal være med til at sikre, at uddannelsesstederne følger de instrukser, styrelsen har givet for administrationen, og således træffer afgørelser, der udløser korrekt bevilling og udbetaling af VEU-godtgørelse. For det andet har tilsynet
skullet afdække eventuelle behov for ændrede administrative procedurer og bedre vejledning af uddannelsesstederne. På baggrund af tilsynet er det styrelsens vurdering, at der er behov for et skærpet fokus på uddannelsesstedernes VEU-administration. I forlængelse af det gennemførte tilsyn har styrelsen tillige anbefalet, at uddannelsesstederne reviderer eller præciserer eventuelle skriftlige forretningsgangbeskrivelser og sørger for at etablere tilstrækkelige interne kontrolforanstaltninger, der sikrer, at administrationen foregår forsvarligt og efter de instrukser, der fremgår af VEU-nettet. Disse forretningsgange bør være gældende for alle uddannelsesstedets afdelinger, der har med VEUadministration at gøre. 23/30 Styrelsens kurser og anden uddannelsesindsats er blevet tilpasset, så den i højere grad tager højde for de problemer, som tilsynet har afdækket. Styrelsen har desuden udarbejdet en oversigt over de mest gennemgående fejl i behandlingen af VEU-ansøgninger. Oversigten indeholder også forslag til, hvordan fejlene kan undgås. Oversigten er blevet rundsendt elektronisk til lederne på de uddannelsessteder, der administrerer VEU-godtgørelse for ikke-forsikrede.
Tilsyn på SPS-området Styrelsen har ansvaret for administration af Specialpædagogisk Støtte (SPS) til de frie grundskoler (FG), de frie kostskoler (FK), ungdomsuddannelserne (UU) og de videregående uddannelser (VU). 24/30 Styrelsen har i 2009 valgt at medtage iværksættelse af SPS-tilsyn som et resultatkrav. I den forbindelse har SPS-kontoret gennemført en tretrinsraket bestående af 1) identificering af styrelsens tilsynsforpligtelse på de enkelte uddannelsesområder, der er dækket af de SPS-ordninger, styrelsen administrerer; 2) udvikling af en tilsynsmodel og 3) iværksættelse af et pilot-tilsyn 8. Tilsynsforpligtelsen På baggrund af en gennemgang af regelgrundlaget for SPS-ordningerne på de fire uddannelsesområder FK, FG, UU og VU er det vurderingen, at styrelsen ingen selvstændig tilsynsforpligtelse har for så vidt angår FG og FK. Revisor må her forventes at kontrollere skolernes grundlag for at modtage tilskud. For så vidt angår UU og VU er det derimod helt klart ekspliciteret i regelgrundlaget, at det er styrelsen, der har tilsynsforpligtelsen. Tilsynsforpligtelsen knytter sig særligt til kontrol af tildelings- og refusionsgrundlaget. Der er således ikke tvivl om, at styrelsen skal føre tilsyn med UU- og VU-institutionerne i forbindelse med administrationen af SPS. Med sin opgave som administrator, giver det imidlertid god mening, hvis styrelsen i et omfang, især ved overvågning af nøgletal, også fører et vist tilsyn med FG og FK. Tilsynsmodel/koncept Administrationen af SPS-området adskiller sig fra administrationen af styrelsens øvrige støtteområder, ved at det på SPS-området er styrelsen selv, der varetager den konkrete sagsbehandling og foretager afgørelser på baggrund af ansøgninger oprettet af uddannelsesstederne på vegne af eleverne/de studerende. Der er således ikke udlagt decentral afgørelseskompetence til uddannelsesstederne, som der f er det på SU-området. Hvor det på SU-området er baggrunden for institutionernes afgørelser, der er i fokus for tilsynet, er det på SPS-området helt overordnet set fokus på at føre tilsyn med, hvorvidt den støtte styrelsen bevilger rent faktisk effektueres. Modtager de studerende den støtte, de har krav på, og søger skolerne refusion for beløb, der modsvarer afholdte udgifter. Fokus er endvidere på om de krav/regler, der er udstukket i regelgrundlaget og i retningslinjerne for administration af SPS overholdes af uddannelsesstederne. Endelig er fokus at sikre, at den vejledning og de instrukser, der kommer fra styrelsen, er klare og virker efter hensigten. Tilsynskonceptet på SPS-området omfatter: - Statistisk overvågning 8 Det, at der først i 2009 er udviklet en systematiseret tilsynsmodel på SPS-området, betyder ikke, at der ikke tidligere har været ført nogen form for kontrol på området. SPS-kontoret har løbende gennemført driftsovervågning i stil med de øvrige kontorer i styrelsen. Endvidere er der indbygget flere forskellige overvågnings- og kontrolfunktioner i det digitale system, der understøtter SPS-ordningerne. Endelig adskiller SPS-området sig fra flere af de øvrige støtteområder, der administreres i styrelsen, idet der ikke er udlagt decentral afgørelseskompetence til uddannelsesstederne. Det betyder, at der er en flydende overgang mellem kvalitet i styrelsens egen sagsbehandling og tilsyn.