Adfærdskodeks for leverandører og samarbejdspartner Denne politik er vedtaget af Castellum AB s (publ) bestyrelse den 20. januar 2016.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 2. Forretningsetik... 2 3. Arbejdsetik... 3 3.1. Menneskerettigheder... 3 3.2. Antidiskrimination og retfærdig behandling... 3 3.3. Foreningsfrihed... 3 3.4. Løn... 3 3.5. Arbejdstid... 3 3.6. Børnearbejde... 3 3.7. Ingen tvang... 3 3.8. Arbejdsmiljø... 3 4. Bæredygtighed... 4 5. Dokumentejer... 4 6. Efterlevelse... 4 1 (5)
1. Indledning En ansvarsfuld og ansvarsbevidst drift af Castellums aktiviteter er afgørende for vores succes på langt sigt. Castellums ansvar gælder i de samfund og miljøer, hvor koncernen har aktiviteter samt i relation til alle medarbejdere, lejere, leverandører og øvrige samarbejdspartnere. En god relation bygger på tillid, og det er vigtigt, at omverdenen kan stole på Castellum. Alle medarbejdere skal udvise professionel adfærd i alle deres handlinger og derfor stiller Castellum samme høje etiske krav til leverandører og samarbejdspartnerne, som til alle medarbejdere i koncernen. Som en hjælp til dette er der udarbejdet et adfærdskodeks for leverandører og samarbejdspartnere for at understrege de retningslinjer og det ansvar, der gælder i alle led. Castellum forventer, at leverandører og samarbejdspartnere sørger for, at deres underentreprenører efterlever disse retningslinjer. Som et led i arbejdet med bæredygtighed støtter og tilslutter Castellum FN-initativet Global Compact. Det indebærer, at Castellum inden for rammerne af koncernens aktiviteter skal tilstræbe og arbejde med respekt for menneskerettigheder, grundlæggende arbejdsvilkår, et bedre miljø samt bekæmpelse af korruption. Det samme gælder for vores leverandører og samarbejdspartnere og tydeliggøres i dette dokument. Som leverandør og samarbejdspartner spiller du en vigtig rolle for Castellum fremgang og succes. 2. Forretningsetik Alle leverandører og samarbejdspartnere til Castellum skal følge de nationale love, der gælder i de lande, hvor der drives virksomhed. Castellums leverandører og samarbejdspartnere skal indhente alle for virksomheden nødvendige tilladelser, licenser og registreringer. Lovgivning og regler på skatteområdet skal følges. Hvis skattelovgivningen ikke indeholder en tydelig vejledning, skal omhu og åbenhed fungere som ledeprincipper. Leverandørernes og samarbejdspartnernes aktiviteter skal være præget af en høj forretningsmoral, god forretningsetik, ansvarlighed og upartiskhed. Ingen form for prissamarbejde, karteldannelse eller misbrug af markedsposition må forekomme. Ingen leverandører og samarbejdspartnere må forære, udlove eller tilbyde en upassende gode/fordel eller modtage, acceptere eller anmode om en upassende gode/fordele for udførelsen af en opgave. Det er ikke tilladt at anmode om eller afgive nogen form for løfter i forbindelse med gaver. Ingen form for bestikkelse eller korruption må finde sted. Repræsentation og gaver skal være præget af åbenhed, mådehold og altid have en naturlig sammenhæng med forretningsrelationen. Fortrolig og følsom information, såvel forretningsrelateret som aktiekurspåvirkende, skal behandles med høje krav til fortrolighed inden for de regler, der gælder for Castellums virksomhed som børsnoteret selskab. 2 (5)
3. Arbejdsetik 3.1. Menneskerettigheder Leverandører og samarbejdspartnerne skal støtte og respektere FN s Global Compact-principper og behandle deres ansatte og underleverandører retfærdigt, med ligestilling og med respekt for menneskers ligeværd. 3.2. Antidiskrimination og retfærdig behandling Mangfoldighed efterstræbes og ligestilling er en selvfølgelighed. Diskrimination på grund af etnisk tilhørsforhold, køn, religion eller anden trosopfattelse, social oprindelse, nedsat funktionsevne, politiske holdninger, seksuel orientering eller alder må ikke forekomme. Leverandører og samarbejdspartnerne skal sikre, at chikane, mobning, trusler, undertrykkelse eller anden krænkende behandling ikke finder sted. 3.3. Foreningsfrihed Leverandører og samarbejdspartnerne skal respektere de ansattes ret til at organisere sig i fagforeninger samt deres mulighed for at indgå i kollektive forhandlinger uden risiko for straf, trusler eller forulempelse. 3.4. Løn Løn skal betales direkte til den ansatte til aftalt tid og fuldt ud. Den nationalt lovbestemte mindsteløn er det lavest accepterede lønniveau. 3.5. Arbejdstid Alle ansatte har ret til lovbestemt ferie samt syge- og forældreorlov. Arbejdstiden, inklusive overtiden, må ikke overskride den maksimale arbejdstid, som angivet af gældende lovgivning og bestemmelser, og alle ansatte skal have ret til en lovbestemt ugentlig fridag. 3.6. Børnearbejde Børnearbejde må ikke forekomme. Minimumsalderen er altid 15 år eller gældende højere lovbestemt minimumsalder. Unge mellem 15 og 18 år må arbejde med ufarlige arbejdsmomenter, under forudsætning af at de har den lovlige alder til at arbejde og har gennemført den nationalt lovbestemte skolegang. 3.7. Ingen tvang Alt arbejde skal ske under frivillige former. Ingen form for tvangsarbejde eller arbejde i forbindelse med nogen form for trusler eller straf er tilladt. 3.8. Arbejdsmiljø Arbejdsmiljøet skal overholde lovgivning og aftaler samt være sikkert og sundt, både ud fra et fysisk, psykisk og socialt perspektiv. Leverandører og samarbejdspartnerne skal arbejde systematisk og forebyggende for konstant at forbedre arbejdsmiljø og sundhed. Ulykker og arbejdsskader skal forebygges. Alle aktive, uanset ansættelses- eller kontraktform, skal være dækket af en ulykkesforsikring. Alle eventuelle ulykker, der måtte forekomme under 3 (5)
arbejdet for Castellum-koncernen, skal med det samme rapporteres til bestilleren hos Castellum uden forsinkelse. Ansatte skal informeres om de eventuelle sundhedsrisici, som arbejdet kan medføre. Alle ansatte skal have adgang til og benytte relevant beskyttelsesudstyr. Vigtig information skal være lettilgængelig på et sprog, som den ansatte er fortrolig med. Castellum tilbyder alle medarbejdere, leverandører og samarbejdspartnere mulighed for at rapportere uregelmæssigheder, så korrekt undersøgelse og udbedring kan finde sted uden bekymringer for repressalier for den person, der rapporterer. 4. Bæredygtighed Bæredygtighed har altid været en naturlig del af Castellums arbejde, og det er Castellum mål og ønske, at leverandører og samarbejdspartnere også bidrager til en miljøvenlig, social og økonomisk bæredygtig udvikling. I alle de byer, hvor Castellum er repræsenteret, har vi igangværende samarbejder med forskellige interessenter med henblik på at føre det sociale arbejde videre fremad. Leverandører og samarbejdspartnerne skal arbejde på linje med Castellums politik om bæredygtighed, som er tilgængelig på Castellums hjemmeside. Ved nye projekter ser vi gerne, at leverandører og samarbejdspartnerne også påtager sig et socialt ansvar for et bæredygtigt samfund. Leverandører og samarbejdspartnerne skal drive deres virksomhed under hensyntagen til miljøet og følge gældende miljølovgivning. Leverandører og samarbejdspartnerne skal have kontrol og rutiner på plads til at identificere, måle og følge op på deres miljøindvirkninger og systematisk arbejde på løbende at forbedre deres miljøresultater og minimere ressourceforbruget. Leverandører og samarbejdspartnerne skal tilstræbe et livscykelperspektiv, hvad angår miljøpåvirkning fra produkter og tjenester og stille miljøkrav til de underleverandører, der benyttes. Alt affald, i særdeleshed farligt affald, skal håndteres ansvarsfuldt og i henhold til lokale forskrifter. Forsigtighedsprincippet fungerer som udgangspunkt og miljøarbejdet skal være præget af et holistisk og langsigtet perspektiv, og hensyn til miljøet skal indgå i alle beslutningsprocesser. 5. Dokumentejer Castellums adfærdskodeks for leverandører og samarbejdspartnere skal revideres regelmæssigt og mindst en gang om året fastslås af bestyrelsen. Castellum AB s adm. direktør er dokumentejer og ansvarlig for politikken. Den administrerende direktør i de respektive selskaber er ansvarlig for adfærdskodeks for leverandører og samarbejdspartnere og implementeringen af det, samt at alle medarbejdere er informeret om adfærdskodeks for leverandører og samarbejdspartnere, og at det efterleves. 6. Efterlevelse Efterlevelsen af adfærdskodeks for leverandører og samarbejdspartnere skal i første omgang være baseret på tillid, men Castellum skal have mulighed for at undersøge, at adfærdskodeks for 4 (5)
leverandører og samarbejdspartnere efterleves. Hvis en leverandør, samarbejdspartner eller underleverandør ikke overholder et eller flere krav i dette adfærdskodeks for leverandører og samarbejdspartnere, skal dette udbedres. Hvis Castellum opdager, at leverandøren eller samarbejdspartneren ikke opfylder sin forpligtelse på trods af anmodning herom, har Castellum ret til at afslutte samarbejdet. Castellum stiller desuden en whistleblower-tjeneste til rådighed. Tjenesten kan bruges til at rapportere en bekymring eller frygt for noget, der i væsentlig grad kan påvirke selskabet eller menneskeliv eller sundhed, og som ikke er i overensstemmelse med Castellums værdier og forretningsetiske principper. Tjenesten administreres af en ekstern part for at sikre anonymitet og professionalisme. 5 (5)