Handlingsplan 2011 for Retten i Viborg 1. Indledning 2. Strategi 2011 årets indsatsområder 3. Domhuset selvevaluering 2010 4. Rammen Viborgs 5 indsatsområder Bilag: Fællessekretariatets handlingsplan for 1. kvartal 2011 Retsafdelingens handlingsplan for 1. kvartal 2011 Juristernes handlingsplan for 1. halvår 2011 Fogedafdelingens handlingsplan for 1. kvartal 2011 Skifteafdelingens handlingsplan for 1. kvartal 2011 Ledelse og administration - handlingsplan for 1. kvartal 2011 1. Indledning Siden reformen har vi hvert år udarbejdet en traditionel Handlingsplan for det kommende år, og det har været en god måde at holde fokus på de fælles indsatsområder og samtidig sikre, at vi ville nå de ting, vi havde sat os for. For 2011 har vi besluttet forsøgsvis at udarbejde Handlingsplanen på et lidt anden måde. Ideen hertil opstod på et ledelsesseminar i november 2010, hvor vi talte om mulighederne for at gøre Handlingsplanen mere konkret og operationel og samtidig involvere flere medarbejdere. Vi fandt frem til, at vi formentlig bedre kan sikre dette ved at lave kvartalsvise handlingsplaner for afdelingerne, således at de konkrete punkter i planerne mere får karakter af projekter (eller delprojekter under et længere forløb), som der arbejdes med i en periode, og som andre end ledelsen kan være ansvarlige for. Dette års Handlingsplan består derfor af en beskrivelse af den overordnede ramme, som ledelsen har besluttet at arbejde inden for, samt det første kvartals planer for afdelingerne. For at sikre, at der også laves planer for de næste kvartaler, har ledelsesgruppen aftalt, at vi på ledelsesmødet i den sidste måned i hvert kvartal, gennemgår planerne for det kommende kvartal. Derved sikres også, at gode tiltag i en afdeling, kan inspirere andre afdelinger til at prøve noget lignende. Vedrørende juristerne har vi besluttet, at gruppens handlingspunkter skal sammenskrives i en halvårsplan, idet juristgruppen overvejende har initiativer, der enten gentages i perioder, eller som skal afvikles over længere tid.
2. Strategi 2011 årets indsatsområder Handlingsplanen for 2011 tager naturligvis udgangspunkt i de indsatsområder, som er udmeldt centralt, og som er følgende: 1. Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne til samme niveau som før domstolsreformen a. Retten kortlægger årsager til de evt. for lange sagsbehandlingstider og iværksætter målrettede initiativer til nedbringelse. 2. Digitale domstole a. Retten sikrer en vellykket implementering af de digitale løsninger ved at tilpasse kompetencer, organisering, kommunikation og processer til de nye systemer. 3. Åbenhed, omdømme og kommunikation a. Retten styrker lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem presse, folkeoplysning og PR. 4. Kvalitet, service og effektivitet a. Retten arbejder løbende med forbedring af kvalitet, service og effektivitet ved fortsat at fokusere på kvalitetsprojekter, opfølgning på brugerundersøgelse samt øget effektivitet. b. Retten følger målrettet op på trivselsundersøgelsen fra 2010. 3. Domhuset - selvevaluering 2010 I 2010 har retten deltaget i et pilotforsøg, kaldet Domhusprojektet, hvor vi gennemførte en selvevaluering efter model Domhus. Dette projekt, der blev afrundet med en temadag for alle medarbejdere den 1. oktober 2010, førte til, at medarbejderne pegede på følgende 3 indsatsområder, som de væsentligste for retten: Arbejdsprocesser Helhedsforståelse & fleksibilitet Kompetenceudvikling Alle 3 områder falder ind under et eller flere af de fælles indsatsområder, og det er derfor oplagt at indarbejde de ting, som der blev peget på under Domshusprojektet, i tilrettelæggelsen af de kvartals- og halvårsvise planer. 4. Rammen Indsatsområde 1, nedbringelse af sagsbehandlingstiderne til samme niveau som før domstolsreformen: Alle afdelinger/hele huset: Måltal for 2011 skal gennemgås på ledelsesmøder samt afdelings- og juristmøder, så alle kender målene for 2011 og den aktuelle situation for deres område/afdeling. Handlingsplan 2011 for Retten i Viborg 2
Der skal være øget fokus på den aktuelle situation, bl.a. ved mere effektiv brug af ugestatuslisterne både i ledelsesgruppen og i den enkelte afdeling. Det er vigtigt, at alle afdelinger arbejder med uge- eller månedsmål inden for særlige områder, og at der løbende følges op på, hvordan det går med målopfyldelsen inden for de aktuelle fokusområder. De aktuelle indsatsområder skal fremgå af tavler eller lignende i afdelingen, og vi vil på den månedlige morgensang fortælle om status i de enkelte afdelinger. Alle afdelinger skal kende den til enhver tid værende overbeholdning, og der skal lægges kvartalsvise planer for, hvorledes der kan gnaves af beholdningen, og i hvilken takt det forventes at kunne ske. Mulighederne for et fælles Leanforløb for hele huset i 2011 skal undersøges, idet erfaringerne hidtil har været gode, men processen skal gentages med jævne mellemrum. Også arbejdsgangene i administrationen skal ses efter, således at mest mulig tid kan bruges på sagsrelaterede opgaver. Retsafdelingen: Med udgangen af 2010 er der ingen overbeholdning for straffesager, idet beholdningen i løbet af 2010 er nedbragt til det halve i forhold til 2009, og for så vidt angår gennemløbstiderne for straffesager vurderer vi at nå måltallene for 2011 i løbet af 2011 blot ved at fortsætte den nuværende berammelsesordning. Der er derfor efter aftale med dommerne sat flere dage af til behandling af civile sager fra maj måned og året ud. Ved udgangen af året var overbeholdningen af civile sager på ca. 360 sager, hvilket næsten svarer til det antal civile sager, som sagsbeholdningen blev nedbragt med i 2010. Det skønnes derfor realistisk i løbet af 2011 at nedbringe sagsbeholdningen til niveauet for 2006 forudsat sagstilgangen ikke øges. Gennemløbstiderne for civile sager vil det derimod blive vanskeligt at forbedre væsentligt, idet effekten af en nedbringelse af beholdningen af verserende sager på kort sigt ikke vil påvirke gennemløbstiderne positivt. Særligt vedrørende forældreansvarssagerne er det aftalt, at de ved modtagelsen skal gå direkte til retsafdelingen, og at der efter aftale med lederen af retsafdelingen - kan berammes sådanne sager på dage afsat til straffesager. Det er vigtigt, at retsafdelingen har særligt fokus på forældreansvarssagerne, idet dette område har den dårligste grad af målopfyldelse. Fogedafdelingen: Ved udgangen af året var overbeholdningen for denne sagstype på ca. 260 sager, hvilket ikke er noget alarmerende tal. Årsagen til sagsophobningen er overgangen til Ny Foged i 2010, problemer med sagsafviklingen på bitingstedet i Silkeborg og færre medarbejdere i afdelingen. Ny Foged er nu indarbejdet og relativt velfungerende, der arbejdes på en bedre IT-løsning i Silkeborg, og der er gjort forskellige tiltag for at styrke afdelingens bemanding, ligesom afdelingen er påbegyndt et leanprojekt. Det vigtigste for fogedafdelingen i 2011 er at arbejde videre med sagsgangene, at styrke den enkeltes prioritering af arbejdsopgaverne og at komme godt igennem 1. halvår 2011, hvor afdelingslederen i størstedelen af perioden er udlånt til Ny Fogedprojektet. For tvangsauktionssagerne voksede beholdningen af verserende sager i løbet af 2010, således at der med udgangen af året var en overbeholdning på 55 sager. Afdelingen har fokus på arbejdsgange også inden for dette sagsområde, ligesom det er aftalt, at juristerne i højere grad deltager i den administrative for- og efterbehandling af sagerne. Derudover skulle der gerne ske yderligere oplæring/rutine i behandling af tvangsauktioner i løbet af 2011. Skifteafdelingen: Beholdningen af verserende insolvenssager vokset i løbet af 2010, og med udgangen af året er der en overbeholdning på 137 sager. Området er juristtungt, og sagsflowet afhænger i høj grad af kuratorer, bobestyrere m.v. Det er derfor svært for skifteretten selv at påvirke sagsbeholdningen, men en mere effektiv rykningsprocedure for cirkulæreskrivelser kan have en gavnlig effekt, ligesom det formentlig vil være nemmere at optimere samarbejdet med bobestyrerne, når kredsen af bobestyrere fra november 2011 bliver mindre. Handlingsplan 2011 for Retten i Viborg 3
Administration og ledelse: Ledergruppen skal fremover årligt holde 2 heldagsmøder uden for huset og uden for stram en dagsorden (inspirations- og planlægningsdage). De årlige AUS-samtaler skal indeholde feedback mellem den øverste ledelse og afdelingsledelsen. Lederudviklingskurser sammen med retterne i Hjørring og Holstebro fortsættes i november 2011. Jurister: Ved indgangen af 2010 er bemandingen af jurister forholdsmæssigt større end kontorbemandingen. Dette overskud skal udnyttes således, at juristerne i muligt omfang løser opgaver, som normalt løses af kontormedarbejdere, fx fogedmøder, forberedelse af u-domme, retsbøger i småsager, auktionsskøder mv. Juristgruppen skal i videre omfang anvende mail i sagsbehandlingen. Der skal etableres undervisning/aftales arbejdsmåder afdelingsvis ved funktionscheferne. Indsatsområde 2, digitale domstole It-support: Der skal snarest tages stilling til, hvorledes it-opgaverne bedst organiseres. P.t. er opgaverne fordelt på 3 personer, hvilket både har fordele og ulemper. Der er brug for en afklaring med styrelsen om, hvilke opgaver der forventes løst lokalt, og hvordan vi bliver i stand til at gøre dette. Erfaringerne i 2010 med udrulning af forskellige nye it-tiltag har været blandede, og vi skal have indhentet oplysninger fra andre retter om deres organisering, evt. overveje et regionalt samarbejde eller lignende. Mail: Brug af mail skal intensiveres i 2011. Alle afdelinger skal derfor hvert kvartal have mindst et initiativ på handlingsplanen, som vil øge brugen af mail. Samtidig skal der være fokus på brugen af stævningsmænd, som i 2010 kostede retten ca. 1,2 millioner kroner i honorarer og kørsel. Arbejdsgruppen om stævningsmænd skal afslutte deres arbejde, og komme med deres anbefalinger inden for området Indsatsområde 3, åbenhed, omdømme og kommunikation Åbent hus: Der holdes et Åbent-hus arrangement lørdag den 5. november 2011 (ansvarlige Conny Olesen og Kristian Palmann Jensen). Arrangementet vil dels indeholde rollespil (over en voldssag) og dels rundvisning og information om retten. Invitation til besøg/undervisning: Vi skriver til alle ungdomsuddannelser i retskredsen og fortæller bl.a., at der er mulighed for at komme på besøg i retten, overvære en sag og tale med dommer/anklager/forsvarer. Vi fortæller om og udlåner det nye undervisningsmateriale, og juristerne overvejer, om der i praksis skal være en 14-års grænse for at overvære en sag (8. klassetrin). Såfremt gymnasier m.v. efterspørger besøg på skolen, overvejes i hvilket omfang det kan lade sig gøre. Handlingsplan 2011 for Retten i Viborg 4
Indsatsområde 4, kvalitet, service og effektivitet Kvalitet: Afdelingerne (og juristerne) holder faglige temadage med tvillingeafdelingen i Holstebro. Der etableres interne kurser med jurister som undervisere indenfor områder, som efterspørges. Der laves et katalog over ideer til temaer (fri procesreglerne, udlændingeområdet, sagsomkostninger, udarbejdelse af dom- og retsbøger er foreslåede emner). Retskrivningskurset i retsafdelingen udbredes til hele huset (afdelingsvis). Effektivitet: Beskrevet under indsatsområde 1. Portoforbruget skal følges nøje, og oversigt over månedens forbrug skal bekendtgøres ved opslag i frokoststuen. Indsatsområde 5, helhedsforståelse, fleksibilitet og kompetenceudvikling: Helhedsforståelse og fleksibilitet: Der indsamles ønsker om oplæring i yderligere et sagsområde, oplæring i nyt område kan fx foregå ved, at 2 medarbejdere for en periode bytter afdeling. Alle afdelinger holder møder med andre afdelinger med henblik på at optimere samarbejdet mellem afdelingerne. Ledelsesgruppens beslutninger om hjælp mellem afdelinger synliggøres. Kompetenceudvikling: Flere medarbejdere skal kunne mere end et sagsområde, og dette understøttes i den lokale lønforhandling. Der skal hele tiden være medarbejdere under oplæring, også blandt ikke-nyansatte. Det undersøges, om der kan etableres besøgs eller inspirationsdage i naboretter (herunder Vestre Landsret). Dette gælder alle medarbejdere, også juristerne. Ved hjemkomsten skal de gode ideer videregives til afdelingen/gruppen, fx på det næste afdelingsmøde. Lederkurser fælles med retterne i Hjørring og Holstebro fortsættes i efteråret 2011. Efter kursusdeltagelse skal deltageren melde tilbage til egen afdeling eller gruppe om ideer m.v. fra kurset. Der laves et skema til brug under kurset, og hvorpå de gode ideer kan noteres løbende. Afdelingslederen udleverer skemaet før de enkelte kurser. Til juristgruppen lægges skemaet i dueslaget. Diverse: På morgensangen i april eller som gå-hjem-møde introduceres Fra fejlfinder til succes ved faglig konsulent Bente Bæk Hansen. Sikkerhedsgruppen følger op på de lokale trivselsspørgsmål med henblik på at komme med forslag til forbedring af det fysiske arbejdsmiljø. Handlingsplan 2011 for Retten i Viborg 5