Systemunderstøttelse af nøgletal til årsrapport Kravspecifikation til nøgletal i forlængelse af vejledningen Knæk en statslig årsrapport, baseret på 2007 kontoplanen Økonomistyrelsen 3. marts 2008
Anvendelsen af kravspecifikationen Side 2 af 14 Denne kravspecifikation indeholder rapportskabeloner for nøgletal, der findes i vejledningen Knæk en statslig årsrapport (december 2006), jf. ØS hjemmeside www.oes.dk/sw239.asp. Rapportskabelonerne med nøgletal er udarbejdet i SKS Dynamisk Rapportering og findes i standard-mappen Årsrapport med nøgletal. Nummeret på det enkelte nøgletal/rapport i standard-mappen, følger vejledningens gennemgang og tabeller. I første omgang er nøgletallene i Dynamisk Rapportering opbygget, så de viser nøgletal for finansår 2007. Såfremt virksomheden også i 2006 var omkostningsbaseret, kan man trække nøgletallet for dette finansår ved at ændre på filter i Dynamisk Rapportering (Finansår = 2006). Oversigt over nøgletal fra Vejledning om udarbejdelse af årsrapport Nøgletal 2005 2006 2007 Kommentar Negativ udsvingsrate Akk. overskudsgrad Afsnit 1.3 Udnyttelsesgrad af Afsnit 1.3 låneramme Overskudsgrad Bevillingsandel Afsnit 3.2 Ekstraordinære poster Tab på debitorer Kapitalandel Nedskrivningsratio Opretholdelsesgrad Afsnit 3.3 Gns. Årsværkspris tkr. Soliditetsgrad Afsnit 3.4 Reservationsflow Reservationsandel Afsnit 2.3 Akk. reservationsandel Tabellen ovenfor er hentet fra Vejledning om udarbejdelse af årsrapport af 8.01.2008, bilag 6.9, hvor det hedder om opstilling af nøgletal: I den udstrækning der foreligger omkostningsbaserede regnskabstal, skal nøgletallene beregnes som tidsserier, helst over de seneste fire år. De omkostningsbaserede regnskabstal vil dog først komme i takt med den årrække, hvor igennem virksomheden har modtaget omkostningsbevillinger. Hvis der kommenteres på nogle af nøgletallene, vil det være en god ide, hvis opstillingen indeholder henvisninger til de afsnit, hvor nøgletallene er kommenteret. 2
Side 3 af 14 Oversigt over nøgletal I nedenstående boks er vist en oversigt over de nøgletal, der skal beregnes og vedlægges som bilag til årsrapporten. I den udstrækning, der foreligger omkostningsbaserede regnskabstal, skal nøgletallene beregnes for 2005-2007, dvs. R-2, R-1 og R. I boksen er det enkelte nøgletal defineret, ligesom der er forsøgt at angive nogle spørgsmål som virksomheden kan anvende i analysen af nøgletallet. Yderligere inspiration til fortolkning af nøgletal kan ses i vejledningen til Knæk en statslig årsrapport. For de forskellige nøgletal er der også angivet en række systemmæssig krav, der knytter an til Dynamisk Rapportering. B01, angiver, at der er tale om beløbstype nr. 1 og nr. 2 (svarende til kolonner) i Dynamisk Rapportering. Der kan i forbindelse med de systemmæssige begreber, hentes yderligere hjælp i online vejledningen til Dynamisk Rapportering Oversigt over nøgletal Regler & rammer Nr Navn Hvad viser nøgletallet Et relevant spørgsmål ud fra nøgletallet 1 Negativ udsvingsrate Negativ udsvingsrate = overført overskud startkapital B01) Overført overskud = Standardkonto: 74, beløbstype: Ultimobalance ) Startkapital = kontokontonumre: 7011, 7012, Beløbstype: Ultimobalance B03) Negativ udsvingsrate = B01 Beregningen viser hvor langt fra den negative udsvingsgrænse Hvis virksomheden er tæt på den negative udsvingsgrænse kan der stilles spørgsmål til, om 3
virksomhedens overførte overskud er. virksomheden det kommende regnskabsår har forventning om at rette op den udvikling. Side 4 af 14 2 Akkumuleret overskudsgrad Akk overskudsgrad = overført overskud bruttoudgiftsbevillingen x100 B01) Overført overskud = Standardkonto: 74, beløbstype: Ultimobalance ) Bruttoudgiftsbevilling = Kontotype: Omkostningsbaseret resultatopgørelse (udg), beløbstype = Bevillinger i alt B03) Akk.overskudsgrad= B 01 * 100 Begrebet kontotype: se online vejledning i Dynamisk Rapportering Nøgletallet viser virksomhedens andel af overført overskud (fri egenkapital). Hvad er det høje/lave akkumulerede overskud udtryk for hos virksomheden (fx for høj bevilling i forhold til opgaver, bortfaldne opgaver, effektiv opgaveløsning, ikke løste opgaver, som der ikke er reserveret til eller andet) Har virksomheden et formål med op- /nedsparingen? 4
Side 5 af 14 3 Udnyttelsesgrad af låneramme Udnyttelsesgrad af låneramme = træk på lånerammen lånerammen B01) Træk på låneramme = kontonummer 0800, beløbstype: Låneramme ) Finansieringskonto = kontonummer: 6231, beløbstype: Primo + Primokorrektioner +Regnskab til og med afsluttet periode B03) Samlet sum af gæld (brutto) FF4 og FF6= kontonumre: 8621, 8623, 8625 og 8641, beløbstype: Primo + Primokorrektioner + Regnskab til og med afsluttet periode B04) Difference mellem gæld og låneramme = B01 B03 B05) Udnyttelsegrad af låneramme i %: B 03 * 100 B01 Opstillingen her er inspireret af Knæk en statslige årsrapport, se denne side 65 på ØS hjemmeside http://www.oes.dk/sw239.asp. Nøgletallet viser virksomhedens udnyttelse af lånerammen. Hvad skyldes virksomhedens relativt lave/høje træk på lånerammen?` Hvordan forventer virksomheden at trækket vil ændre sig de kommende år? 5
Side 6 af 14 Ressourceforvaltning Nr Navn Hvad viser nøgletallet Et relevant spørgsmål ud fra nøgletallet 4 Overskudsgrad årets resultat Overskudssgrad = ord. driftsindtægter i alt B01) Årets resultat = kontotype. Omkostningsbaserede resultatopgørelse (udg.), Omkostningsbaserede resultatopgørelse (indt.), beløbstype: Regnskab til og med senest afsluttet periode ) Ordinære driftsindtægter i alt= kontotype: Omkostningsbaserede resultatopgørelse (indt.), beløbstype: Regnskab til og med senest afsluttet periode B01 B03) Overskudsgrad = * 100 Begrebet kontotype: se online vejledning i Dynamisk Rapportering. Nøgletallet viser årets resultat i forhold til ordinære driftsindtægter i alt. Hvis overskudsgraden i længere tid er et stykke fra nul enten i positiv som i negativ retning, vil det være relevant at spørge ind til de bagvedliggende faktorer. 6
Side 7 af 14 5 Bevillingsandel Bevillingsandel = indtægtsført bevilling ord. driftsindtægter i alt B01) Indtægtsfør bevilling = konti. 1011-1018,1024,1032, beløbstype. Regnskab til og senest afsluttede periode ) Ord. Driftsindtægter i alt= konti: 1011-1018, 1024, 1032, 1110-1180,3115-3155,3210-3220, 3410, 1311, Beløbstype: Regnskab til og med senest afsluttede periode B03) Bevillingsandel = Nøgletallet viser den indtægtsførte bevillings andel af ordinære driftsindtægter i alt. B 01 * 100 Hvor stabile er salgsindtægterne? Hvordan sikrer virksomheden en god debitorstyring? 6 Ekstraordinære poster ekstraordinære udgifter udgifter i alt ekstraordinære indtægter indtægter i alt Ekstraordinære udgifter (konto 2905) og indtægter (konto 2805) samt Udgifter og Indtægter i alt findes i resultatopgørelsen, se Kravspecifikationer til rapporter vedr. årsrapporten på ØS hjemmeside: http://www.oes.dk/sw239.asp Viser de ekstraordinæres poster andel af hhv. indtægter og udgifter i alt. Ekstraordinære poster giver anledning til at spørge til årsagen bag samt om noget tilsvarende forventes de kommende år. 7
Side 8 af 14 7 Tab på debitorer Tab på debitorer = tab på debitorer til godehavender B01) Tab på debitorer = konto 2295, beløbstype: Regnskab til og med senest afsluttede periode ) Tilgodehavender: konti 6105-6174,6187-6195 B03) Andel i forhold til tilgodehavender = B 01 * 100 Nøgletallet viser tab på debitorer som andel af tilgodehavender. Hvis dette nøgletal er højt, vil det være relevant at se nærmere på virksomhedens debitorstyring. 8 Kapitalandel Kapitalandel = ( renter + afskrivninger) ordinære driftsindtægter i alt B01) Renter og afskrivninger = konti. 2010,2030, 2602-2694, beløbstype: Regnskab til og med senest afsluttede periode ) Ordinære driftsindtægter i alt = konti:1011-1180, 1311, 3115-3155, 3210-3220,3410, beløbstype: Regnskab til og med senest afsluttede periode B03) Andel af indtægter i alt = B 01 * 100 Nøgletallet viser den andel, omkostninger til renter og afskrivninger udgør af ordinære driftsindtægter i alt. Hvis nøgletallet er højt, kan det indikere, at virksomheden ikke har rum til at foretage yderligere investeringer. 8
Side 9 af 14 9 Nedskrivningsratio Nedskrivningsrate = akk. nedskrivninger ( ultimo regnskabsåret) anlægsaktivers kostpris ultimo regnskabsåret B01) Akk. nedskrivninger,ultimo: konti: 5013, 5033, 5113, 5143, 5153, 5163, 5173, 5183, beløbstype: Ultimobalance ) Anlægsaktivers kostpris, ultimo = konti: 5012-5016, 5032 5036, 5142 5156, 5162 5166, 5172 5176, 5182 5186, beløbstype: Ultimobalance B03) Nedskrivningsrate = B01 * 100 Nøgletallet sætter de akkumulerede nedskrivninger i forhold til de tilsvarende aktivers oprindelige kostpris. Hvis nedskrivningsratioen ikke er uvæsentlig, bør der altid spørges ind til årsagen til nedskrivningen. Derudover kunne der spørges ind til, om virksomheden forventer yderligere nedskrivninger på det pågældende aktiv eller beslægtede aktiver. 9
Side 10 af 14 10 Afskrivningsrate Afskrivningsrate = af og nedskrivninger ultimo regnskabsåret kostpris ultimo regnskabsåret B01) Akk. af- og nedskrivninger, ultimo = konti. 5013, 5015, 5033, 5035, 5143,5145, 5153, 5155, 5163, 5165, 5173,5175,5183,5185, beløbstype: Ultmobalance ) Anlægsaktivers kostpris, ultimo = konti: 5012,5014, 5016, 5032,5034, 5036, 5112, 5114, 5116, 5132, 5134, 5136, 5142,5144,5146, 5152,5154,5156, 5162, 5164, 5166, 5172, 5174, 5176, 5182, 5184, 5186, beløbstype = Ultimobalance B03) Afskrivningsrate = B01 * 100 Nøgletallet viser hvor hurtigt aktiverne i gennemsnit afskrives. En høj afskrivningsrate viser, at der hurtigt er plads til og behov for - nye investeringer. 11 Opretholdelsesgrad Opretholdelsesgrad = til gang årets afskrivninger B01) Tilgang ultimo = konti:5012, 5032, 5112, 5132, 5152, 5162, 5172, 5182, beløbstype: Ultimobalance ) Årets afskrivninger, ultimo = konti: 5015, 5035, 5135, 5145, 5155, 5165, 5175, 5185, beløbstype: Ultimobalance B03) Opretholdelsesgrad = B 01 B 02 * 100 Nøgletallet viser ændringer i aktivmassen Er ratioen forskellig fra 1 i samme retning over en årrække, betyder det, at virksomheden mindsker eller øger 10
aktivmassen, og det kunne være relevant at spørge til baggrunden herfor. Side 11 af 14 12 Årsværkspris Årsværkspris = personaleudgifter i alt årsværk B01) Personaleudgifter i alt = konti. 1805 1868, 4421 4425, beløbstype. Regnskab til og med senest afsluttede periode Årsværk findes ikke i SKS, men kan hentes fra andet system, f.eks. ØS LDV rapporten Personaleforbrug i årsværk eller Isola Nøgletallet viser den gennemsnitlige personaleomkostning pr. årsværk i kroner. Er en ændret personalesammensætning baggrunden for enten en stigning eller et fald i årsværksprisen. Hvis der ikke har været ændringen i personalesammensætning hvorfor er årsværksprisen så faldet/steget? 11
Side 12 af 14 13 Soliditetsgrad Soliditetsgrad = Egenkapital i alt Passiver i alt B01) Egenkapital, ultimo = konti. 1000 1199, 1300 1699, 1800 2130, 2180 2190, 2200-2291, 2295, 2500 3099, 3115 3499, 4100 - -4699, 7300-7411, 7441 7499, 7011-7012, 7102 7118, 7211, beløbstype: Ultimobalance ) Passiver ultimo = konti. 1000 1199, 1300 1699, 1800 2130, 2180 2190, 2200-2291, 2295, 2500 3099, 3115 3499, 4100 - -4699, 7300-7411, 7441 7499, 7011-7012, 7102 7118, 7211, 7511 9893, beløbstype: Ultimobalance B03) Soliditetsgrad = Viser egenkapitalens andel af de samlede passiver. B 01 * 100 Ved en høj soliditetsgrad kan der spørges ind til, hvad der nødvendiggør en stor egenkapital. 12
Side 13 af 14 Målopfyldelse Nr Navn Hvad viser nøgletallet Et relevant spørgsmål ud fra nøgletallet 14 Reservationsflow Reservationsflow = reserveret af indeværende års bevilling reserveret bevilling B01) Reseerveret af indeværende års bevillling = konto: 1032, beløbstype. Regnskab til og med senest afsluttede periode. ) Reserveret bevilling ultimo= konti:7511, beløbstype. Ultimobalance B03) Reservationsflow = B01 * 100 Dette nøgletal udtrykker andelen af den samlede reservation, som skyldes reservation af det netop afsluttede års bevilling. Er nøgletallet lavt betyder at der i høj grad er tale om gammel reservation fra tidligere år, hvilket giver anledning til at spørge, om de gamle opgaver stadig er relevante at få løst, eller om midlerne skal prioriteres på ny. 13
Side 14 af 14 15 Reservationsandel Reservationsandel = reserveret af indeværende års bevilling bruttoudgiftsbevilling B01) Reseerveret af indeværende års bevillling = konto: 1032, beløbstype. Regnskab til og med senest afsluttede periode. ) Bruttoudgiftsbevilling = Kontotype:Omkostningsbaseret resultatopgørelse (udg.), beløbstype: Bevilling i alt B03) Reservationsandel = Dette nøgletal udtrykker andelen af årets bruttoudgiftsbevilling, der bliver reserveret til ikkeudførte opgaver. B 01 * 100 Er nøgletallet højt, bør der spørges ind til, hvordan og hvornår virksomheden forventer at udføre arbejdet, som der er reserveret til. 16 Akkumuleret reservationsandel Akkumuleret reservationsandel = reserveret bevilling bruttoudgiftsbevilling B01) Reserveret bevilling = konto: 7511, beløbstype. Ultimobalance ) Bruttoudgiftsbevilling = Kontotype:Omkostningsbaseret resultatopgørelse (udg.), beløbstype: Bevilling i alt B03) Akkumuleret reservationsandel = B01 * 100 Dette nøgletal udtrykker den samlede reservation som andel af årets bruttobevilling. Er nøgletallet højt, bør der spørges ind til, hvorvidt virksomheden uden større ændringer i aktivitetsniveauet er i stand til at løse de pågældende opgaver. 14