KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET Dagsorden med vedtagelser Åben Mødested Administrationscentret Mødelokale 4 Mødedato Onsdag den 6. februar 2013 Mødetidspunkt Kl. 12.30 Bemærkninger Bemærk, at frokosten er fremrykket til kl. 11.30 Medlemmer Fra forvaltningen Jens Bruhn (A), Thomas Lesly Rasmussen (V), Anne Anbo (V), Daniel E. Hansen (V), Maria Steno (L), Claus Holmegaard Larsen (C), Court Møller (B) Henning Bach Christensen, Birgit Hóe Knudsen, Birgit Hemmingsen
KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1 Meddelelser 3 2 Birkerød Roklub - Yderligere tilskud til udskiftning af broanlæg i Furesøen 4 3 Benyttelse af tildelt tid i Birkerød Squashhal - Orienteringssag 7 4 Ændringer i Museumsloven fra 2013 10 5 LUKKET PUNKT - Mothsgården - Projekt for restaurering af hovedbygningen og omlægning af funktioner. 11 6 LUKKET PUNKT - Birkerød Idrætscenter - Genforhandling af forpagtningsaftale. 12 2/12
KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET 1 Meddelelser KFU 06.02.2013 Sagsnr. Resumé Henning Bach Christensen meddelte, at den samlede Kommunalbestyrelsen vil blive orienteret om Idrætskapacitetsanalysen den 10. april kl. 8 9 forud for fagudvalgsmøderne. Analysen behandles samme dag på Kultur- og Fritidsudvalgets møde. Birgit Hóe Knudsen oplyste, at KLs Kultur- og fritidskonference finder sted 14. 15. maj 2013 i Silkeborg. Birgit Hóe Knudsen oplyste, at Statens Kunstråd afholder Kommunekonference i Vejle den 13. marts 2013. 3/12
KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET 2 Birkerød Roklub - Yderligere tilskud til udskiftning af broanlæg i Furesøen KFU 06.02.2013 Sagsnr. 11/26979 Resumé Folkeoplysningsudvalget bevilgede den 27.03.2012 et tilskud 80.500 kr. fra puljen til ekstraordinær vedligeholdelse til renovering af broanlægget ud for Birkerød Roklubs klubhus i Furesøen. Folkeoplysningsudvalget behandlede den 29.01.2013 nedenstående sag om et øget tilskud til renoveringen med henblik på en indstilling til Kultur- og Fritidsudvalget. Sagen forelægges for Kultur- og Fritidsudvalget til beslutning. Sagsfremstilling Broanlægget består af en hovedbro, to fastmonterede slæbesteder, et på hver side af selve broen, samt to mindre, flydende sidebroer. Hovedbroen er en 36 meter lang flydebro. Gangbrædderne på hovedbroens dæk er rådne. Ligeledes er de bærende vanger flere steder rådnet helt igennem, hvorved de har mistet deres bæreevne. Flydeelementerne skønnes at være i god stand, da de er udført i et kunststof, der er relativt uforgængeligt. De to skråt monterede broer på siderne af hovedbroen, der anvendes som slæbesteder, er rådne i de dele af konstruktionerne, der er udført i træ. Hele konstruktionen på sidebroerne er gennemtæret. Broanlægget skønnes at være i en sådan stand, at det udgør en sikkerhedsrisiko for dem, der færdes på anlægget. Det oprindelige tilbud på renovering af broanlægget lød på 160.971 kr. ex. moms. Folkeoplysningsudvalget bevilgede 50 % i tilskud, dog maximalt 80.500 kr., fra puljen til ekstraordinær vedligeholdelse. Der var samtidig givet tilsagn fra Teknik og Miljø om et tilsvarende tilskud på 80.500 kr. Myndighedsbehandling Miljømyndighedernes behandling efter 3 i naturmiljøbeskyttelsesloven har påvist, at tilbuddet på 160.971 kr. ex. moms er baseret på brug af trykimprægneret træ, hvilket ikke kan godkendes i Furesøen. Trækonstruktionerne må kun udføres i lærk eller anden form for træ, der har lang holdbarhed i ubehandlet form. Nyt tilbud i lærketræ er derfor indhentet, hvilket er godkendt af miljømyndighederne. Alle øvrige myndighedstilladelser fra Byplan samt Naturstyrelsen Østsjælland fore- 4/12
ligger. Økonomi Det nye tilbud er på 286.911 kr. ex. moms med igangsættelse pr. 01.03.2013. Imidlertid betyder det en merudgift på 126.140 kr. ex. moms for projektet. Roklubben har givet til kende, at man ikke har økonomi til at finansiere en merudgift i den størrelsesorden. Teknik og Miljøs tilsagn om et tilskud på 80.500 kr. er fortsat gældende i 2013. Ved budgetvedtagelsen for 2013 er der på Kultur- og Fritidsudvalgets budgetområde overført en pulje til udvikling og genopretning af bygninger og faciliteter på 375.000 kr. årligt fra investeringsoversigten. Heraf er der disponeret 200.000 kr. i 2013 til restfinansiering af renovering af kunststofbelægningen på fire tennisbaner i Gl. Holte. Imidlertid har det vist sig, at der kun skal anvendes 50.000 kr. i 2013, hvorfor der forventes et mindreforbrug på 150.000 kr. Ejer- og driftsforhold To broanlæg i Furesøen (i den tidligere Birkerød Kommune) er anlagt og ejet af kommunen. Der foreligger ingen formelle aftaler med roklubben om brugsret, vedligeholdelse eller lignende i forhold til broanlægget. De øvrige broanlæg i Furesøen (i den tidligere Søllerød Kommune) ejes og vedligeholdes af foreningerne, der benytter dem. Folkeoplysningsudvalget har tidligere tilkendegivet, at der bør ske en harmonisering af ejerforhold, brugsrets- og vedligeholdelsesforhold for vandsportsforeningernes anlæg i Furesøen. Det var derfor en forudsætning for den oprindelige bevilling af tilskud til renoveringen, at roklubben overtager ejerskabet og vedligeholdelsesforpligtelsen til broanlægget, når renoveringen er tilendebragt. Roklubben har den 13.05.2012 skriftligt givet sin accept hertil. Kulturområdets bemærkninger Kulturområdet vurderer, at roklubbens ansøgning fortsat er akut og relevant, idet broanlæggets nuværende tilstand så godt som afskærer klubben fra at udøve sine primære roaktiviteter. Da roklubben er indstillet på at overtage ejerskabet til broanlægget, og da klubben har givet til kende, at man ikke har økonomi til at finansiere differencen mellem de to tilbud som følge af miljøkravene, er det Kulturområdets vurdering, at der bør gives et yderligere kommunalt tilskud til renoveringen. Kulturområdet foreslår, at der gives et yderligere tilskud 120.000 kr. til renoveringen af broanlægget finansieret af mindreforbrug på Kultur- og Fritidsudvalgets pulje til udvikling og genopretning af bygninger og faciliteter under forudsætning af, at et eventuelt restbeløb herefter finansieres af roklubben, der i sin oprindelige ansøgning har tilkendegivet at ville indgå her. 5/12
træderdi KFUt rekt l Endvidere foreslås det, at roklubben i det kommende overdragelsesdokument forpligtes til at etablere en vedligeholdelsesfond/-konto, hvis formål alene er til enhver tid fremover at sikre tilstrækkelig kapital til fornøden vedligeholdelse og renoveringer af broanlægget. Roklubben vil således efter overdragelsen skulle finansiere de årlige hensættelser til vedligeholdelsesfonden/-kontoen via foreningens normale drift. Klubben vil herefter have samme ejer- og driftsforhold i forhold til klubhus, bådpark samt broanlæg som f.eks. Holte Roklub. FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET behandlede sagen den 29.01.2013 og vedtog at indstille til Kultur- og Fritidsudvalget: a) At der med baggrund i roklubbens tilsagn om overtagelse af ejerskabet til broanlægget gives et ekstra tilskud på 120.000 kr. til renovering af broanlægget foran Birkerød Roklub. b) At bevillingen finansieres af det opståede mindreforbrug på puljen til udvikling og genopretning af bygninger og faciliteter fra projektet med renovering af kunststofbanerne til tennis i Gl. Holte.. c) At Birkerød Roklub finansierer alle udgifter til renoveringen, som ligger ud over den samlede bevilling fra kommunen. d) At der indgås endelig aftale om, at ejerskabet og vedligeholdelsesforpligtelsen overgår til Birkerød Roklub, efter renoveringen er tilendebragt. Heri indgår etablering af en vedligeholdelsesfond/-konto dedikeret til fremtidig vedligeholdelse og renoveringer af broanlægget. Søren Hyldgaard og Hanne Høeg deltog ikke i behandlingen af punktet. Indstilling Direktionen foreslår, at Folkeoplysningsudvalgets indstilling tiltrædes. Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 06.02.2013 ionensforslagkultur- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag. 6/12
KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET 3 Benyttelse af tildelt tid i Birkerød Squashhal - Orienteringssag KFU 06.02.2013 Sagsnr. 12/34106 Resumé Rudersdal Kommune fører tilsyn med brugen af lokaler og gymnastiksale, herunder også Birkerød Squashhal. På grund af store udfordringer i udnyttelsen af Birkerød Squashhal har der været særlig fokus på tilsyn, udnyttelsesgrad og retningslinjer for anvendelsen af hallen. Folkeoplysningsudvalget har den 29.01.2013 fået forelagt sagen om benyttelse af tildelt tid i Birkerød Squashhal. Sagen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget til orientering. Sagsfremstilling Kulturområdet har i perioden uge 35 45/2012 ført ekstraordinært tilsyn i Birkerød Squashhal. Tilsynet har primært fokuseret på de tider, som er dedikeret til squashklubbernes organiserede træningsaktiviteter. Ved tilsynet er det konstateret, at Rudersdal Squashklub havde uregelmæssigheder i brugen af de bookede tider, mens Birkerød Squashklubs anvendelse stort set opfyldte de gældende betingelser og forudsætninger. Møde med squashklubberne Begge squashklubber fik ved et møde den 15.11.2012 forelagt et notat med resultatet af tilsynet samt de vurderinger, som Kulturområdet har anlagt på baggrund af tilsynet. Birkerød Squashklub tog Kultursområdets notat til efterretning. Rudersdal Squashklub meddelte, at klubben ikke kunne anerkende Kulturområdets tolkning af reglerne om organiseret træning, da der i reglerne ikke specifikt står nævnt, at medlemmer og trænere skal have en vis mødefrekvens, for at deres træning kan benævnes som organiseret. Den 12.12.2012 sendte Kulturområdet referatet fra mødet den 15.11.2012 samt Kulturområdets notat til de to squashklubber med henblik på at indhente klubbernes kommentarer. 7/12
Squashklubbernes kommentarer til Kulturområdets notat Birkerød Squashklub ønskede en definition af hold og målgrupper i reglerne for organiseret træning. Rudersdal Squashklub fastslog i sin kommentar, at klubben ikke anerkender Kulturområdets tolkning af reglerne om organiseret træning. Klubben anerkender, at der ikke er det samme behov for træningstimer, som der var ved sæsonstart. Klubben er indstillet på, at træningstimerne om mandagen reduceres til bane 1-2 kl. 19.00-21.00 (mod nu bane 1-4 kl. 19.00-21.00), mens træningstimerne om onsdagen reduceres til bane 1-4 kl. 18.00-20.00 (mod nu bane 1-4 kl. 18.00-21.00). Kulturområdets anbefalinger Kulturområdet har ingen bemærkninger med hensyn til Birkerød Squashklub i forbindelse med tilsynet i uge 35-45. Kulturområdet anbefaler derfor, at Birkerød Squashklubs bookede tider til organiseret træning fastholdes. Kulturområdet anbefaler, at Rudersdal Squashklub ikke tildeles de timer, som klubben disponerer over på mandage til organiseret træning samt den ene af klubbens tre tildelte timer om onsdagen i perioden 01.02. 30.06.2013. Begrundelsen for dette er, at klubbens aktiviteter i den omtalte tid ikke vurderes som organiseret træning, men som kom og vær med træning. Denne form for aktivitet kan i henhold til reglerne foregå i andre tidsbånd, f.eks. øvrig foreningstid eller udlejningsbånd (mod betaling). Da Rudersdal Squashklub har to hold tilmeldt til turneringer, anbefaler Kulturområdet, at klubbens tid til organiseret træning om onsdagen fra kl. 18.00-20.00 bibeholdes. Rudersdal Squashklub skal for disse træningspas justere klubbens praksis, således at der i ovennævnte tidsrum kommer til at foregå organiseret træning. Rudersdal Squashklub havde ved sæsonens start tilmeldt 3 hold til turneringer. Det ene hold, dameholdet, er ikke længere tilmeldt. Kulturområdet anbefaler derfor, at Rudersdal Squashklub fra og med den 01.02.2013 kan disponere 7 ugentlige timer til rådighed til Boksspil frem for de 10 timer, som er tilfældet nu. Den tid, der herefter bliver ledig, vil blive tilbudt andre foreninger til brug til enten organiseret træning eller til Boksspil, jf. Regler for udlån og benyttelse af Birkerød Squashhal, der kan ses på www.rudersdal.dk/foreningsportalen under Regler og skemaer > Lokaler. Kultur- og Fritidsudvalget I Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 09.05.2012 blev Regler for udlån og benyttelse af Birkerød Squashhal med anbefaling fra Folkeoplysningsudvalget den 24.04.2012 godkendt. Reglerne skal evalueres ved udgangen af sæsonen 2012-2013. Klubbernes bemærkninger til de nuværende retningslinjer vil blive medtaget i denne evaluering. 8/12
træderdi KFUt rekt l FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET behandlede sagen den 29.01.2013 og vedtog: a) At Birkerød Squashklubs tildelte tider til organiseret træning fastholdes. b) At Rudersdal Squashklub ikke længere tildeles de timer, som klubben har fået tildelt om mandagen til organiseret træning samt den ene af klubbens tre tildelte timer om onsdagen i perioden 01.02. 30.06.2013, idet klubbens aktiviteter i den bookede tid ikke vurderes som organiseret træning, men som kom og vær med træning. c) At Rudersdal Squashklubs tildelte tid til organiseret træning om onsdagen fra kl. 18.00-20.00 bibeholdes, således at de to hold, der er tilmeldt til turneringer, kan understøttes, idet Rudersdal Squashklub dog justerer klubbens praksis, således at der i ovennævnte tidsrum foregår organiseret træning. d) At Rudersdal Squashklub fra og med den 01.02 2013 får stillet 7 ugentlige timer til rådighed til Boksspil, frem for de 10 timer som er tilfældet nu, idet Rudersdal Squashklub ved sæsonens start havde tilmeldt 3 hold til turneringer. Det ene hold, dameholdet, er ikke længere tilmeldt nogen turneringer. e) At den tid, der herefter bliver ledig, bliver tilbudt andre foreninger til brug til enten organiseret træning eller til Boksspil jf. reglerne for benyttelse af Birkerød Squashhal. Søren Hyldgaard og Hanne Høeg deltog ikke i behandlingen af punktet. Indstilling Direktionen foreslår, at orienteringen tages til efterretning. Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 06.02.2013 ionensforslagkultur- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag. 9/12
træderdi KFUt rekt l KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET 4 Ændringer i Museumsloven fra 2013 KFU 06.02.2013 Sagsnr. 13/3502 Resumé Folketinget har den 19.12.2012 vedtaget en række ændringer i museumsloven. Ændringerne vil få betydning for Rudersdal Museer. Sagen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget til orientering. Sagsfremstilling Folketinget har den 19.12.2012 vedtaget en række ændringer i Museumsloven, som trådte i kraft fra den 01.01.2013. I forlængelse af lovændringen forventes det, at der fremsættes en ny bekendtgørelse fra 01.03.2013. Udkast hertil er p.t. i høring, idet loven dog allerede er gældende fra årsskiftet. Kulturchefen vil kort redegøre for de vigtigste ændringer i den nye lov, som vil få betydning for Rudersdal Museer. Indstilling Direktionen foreslår, at orienteringen tages til efterretning. Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 06.02.2013 ionensforslagkultur- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag. 10/12
ræderdi t KFUt l rekt i KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET 5 LUKKET PUNKT - Mothsgården - Projekt for restaurering af hovedbygningen og omlægning af funktioner. KFU 06.02.2013 Sagsnr. 07/3294 Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 06.02.2013 ionensforslagkultur- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag. Forinden meddelte Birgit Hóe Knudsen, at Kulturstyrelsen i går har meddelt godkendelse af projektet. 11/12
træderdi KFUt rekt l KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET 6 LUKKET PUNKT - Birkerød Idrætscenter - Genforhandling af forpagtningsaftale. KFU 06.02.2013 Sagsnr. 09/36191 Vedtagelse i Kultur- og Fritidsudvalget den 06.02.2013 ionensforslagkultur- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag. Forinden drøftede udvalget rammerne for anvendelse og udlejning af lokaler i kommunens idrætscentre. Der henvistes til aftalen herom, som blev indgået i forbindelse med kommunesammenlægningen. 12/12