Referat torsdag den 19. januar 2017 Kl. 18:00 i Osted Lejre Skytteforening, Smedegården 19, 4320 L Afbud: Dorte Jørgensen Tina Plank
Indholdsfortegnelse 1. FOU - Godkendelse af dagsorden...1 2. FOU - Orientering - Januar 2017...2 3. FOU - Økonomi - Januar 2017...4 4. FOU - Nyt koncept for afholdelse af Frivillig Fredag...5 5. FOU - Ansøgning om tilskud fra pulje til særlige formål - KFUM spejderne - Spejderlejr...8 6. FOU - Ansøgning om godkendelse som frivillig folkeoplysende forening - Jokakan Karate skole...10 7. FOU - Status - Arbejdsgrupper - Januar 2017...12 8. FOU - Eventuelt...16
19-01-2017 Side 1 1. FOU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 19-01-2017: Mødet blev afholdt i Osted Lejre Skytteforenings lokaler, Smedegården 19, 4320 Lejre, hvor Skytteforening fremviste lokalerne og der var mulighed for at stille spørgsmål. Godkendt. Afbud: Dorte Jørgensen Tina Plank Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
19-01-2017 Side 2 2. FOU - Orientering - Januar 2017 Sagsnr.: 16/609 Resumé: A. Stramning af Folkeoplysningsloven. Pr. 1. januar 2017 trådte Lov om ændring af folkeoplysningsloven og ligningsloven i kraft. Loven indeholder ændringer til folkeoplysningsloven, der skal hindre tilskud og lokaleanvisning til foreninger, der underminerer demokratiet og de grundlæggende friheds- og menneskerettigheder. Ændringer skal hindre tilskud og lokaleanvisning til foreninger, der underminerer eller modarbejder demokratiet og de grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, som loven har til formål at understøtte. B. Servicekatalog for lokaleudlån På s møde den 8. december 2016, blev der orienteret om, at flere af medlemmerne fra FOU havde sendt høringssvar ind til administrationen, og vurderede derved, at det ikke var nødvendigt at indsende et samlet høringssvar. Administrationen oplyser, at sagen om servicekatalog for lokaleudlån, med høringssvar behandles på Udvalget for Kultur & Fritid i februar eller marts. C. Frivillignet der er en del af Dansk Flygtningehjælp har tilbudt at afholde fyraftensmøde om flygtninge i foreningslivet i Lejre Kommune. Indstilling: Der er tale om et 2-3 timers møde for det netværk af frivillige, fagpersoner mm, som arbejder med flygtningebørn og unge i det lokale foreningsliv i Lejre. Formålet er at styrke modtagelse og fastholdelse af de unge flygtninge i foreningslivet og give rum til dialog på tværs af mødets deltagere. Mødets indhold kan tilpasses efter lokale udfordringer og behov. Hovedoverskrifterne er som udgangspunkt: 1) Generel introduktion til Fritidspuljen 2) Kort om flygtningesituationen i Danmark 3) Arbejdet med flygtningebørn og familier i praksis (herunder kulturforståelse) 4) Fastholdelse af flygtninge i foreningslivet (herunder erfaringer og gode eksempler fra andre foreninger samt formelle og uformelle spilleregler i foreningslivet) Administrationen planlægger fyraftensmødet. Beslutningskompetence: Beslutning den 19-01-2017:
19-01-2017 Side 3 A Til efterretning B Bente Troest orienterede om, at aftenskolerne har problemer med at få stillet lokaler til rådighed til yoga. Aftenskolerne har behov for tider i idrætslige lokaler. Hvordan kan aftenskolerne tilgodeses? Torben Olsen spørger om der er sammenhæng mellem spørgeskemaet vedrørende Lejre model 2.0 og Servicekataloget, samt hvem spørgeskemaet er sendt til? C- Til efterretning. Afbud: Dorte Jørgensen Tina Plank Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
19-01-2017 Side 4 3. FOU - Økonomi - Januar 2017 Sagsnr.: 14/16057 Resumé: har ønsket løbende at følge forbruget på s område. Administrationen har ajourført s økonomioversigt for 2016/2017, som udvalget skal drøfte. Indstilling: Administrationen indstiller, 1. at sagen drøftes. Beslutningskompetence: Beslutning den 19-01-2017: Godkendt. Afbud: Dorte Jørgensen Tina Plank Sagsfremstilling: s budget omfatter frivillig folkeoplysende foreninger, voksenundervisning, mellemkommunale betalinger og lokaletilskud. Pulje til særlige formål ligger under budget for frivillig folkeoplysende foreninger. Administrationen oplyser, at Regnskab 2016 afsluttes den 16. januar 2017. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Økonomioversigt fremsendes inden mødet.
19-01-2017 Side 5 4. FOU - Nyt koncept for afholdelse af Frivillig Fredag Sagsnr.: 17/630 Resumé: I maj 2016 traf Udvalget for Kultur & Fritid og Udvalget for Social, Sundhed og Ældre samt beslutning om, at administrationen i Lejre Kommune skal komme med forslag til ny måde at afholde Frivillig Fredag på. Forslaget til et nyt koncept skal udvikles i et samarbejde med repræsentanter fra. Forslag om, at afholde en markedsdag i stedet for det tidligere Frivillig Fredag arrangement, forelægges her til godkendelse i Udvalget for Kultur & Fritid, Udvalget for Børn & Ungdom samt i Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Udvalget for Kultur & Fritid, Udvalget for Børn & Ungdom og godkender forslaget til et program for afholdelse af en markedsdag, som et alternativ til Frivillig Fredag, 2. at den i sagen foreslåede finansiering af markedsdagen godkendes. Beslutningskompetence: Udvalget for Kultur & Fritid Udvalget for Børn & Ungdom Beslutning den 19-01-2017: Godkendt. Afbud: Dorte Jørgensen Tina Plank Sagsfremstilling: Den 2. maj 2016 traf Udvalget for Kultur & Fritid beslutning om, at administrationen skal komme med forslag til et nyt koncept for Frivillig Fredag. Den 26. maj 2016 behandler ligeledes sagen, og udpeger tre repræsentanter fra, som skal indgå i arbejdet med et nyt koncept. og Udvalget for Kultur & Fritid ønsker et stærkt fokus på foreningerne og på de drivende kræfter blandt de frivillige. Særligt er der et politisk ønske om, at repræsentationen fra de frivillige fra børne- og ungdomsområdet bliver større. Med afsæt i ovenstående politiske udmeldinger har administrationen sammen med repræsentanterne fra udarbejdet et forslag til et program for afholdelse af et arrangement for frivillige fra foreningslivet og for folkeskolen. Fokus for arrangementet er i særlig grad lagt på, at skabe dialog mellem foreningerne i Lejre Kommune og Folkeskolen. I forbindelse med den nye skolereform og Den åbne skole, er der opstået et behov for, at foreninger og skole kan komme i dialog med hinanden. Målet med Den åbne skole er, at det omgivende samfund skal inddrages i skoledagen på en måde der understøtter
19-01-2017 Side 6 elevernes læring og trivsel. Den åbne skole skal bidrage til variation i skoledagen og til at differentiere undervisningen, så den imødekommer og udfordrer den enkelte elevs faglige niveau. Samarbejdet mellem skolen og lokalsamfundet skal styrke den lokale sammenhængskraft, og det skal bidrage til, at eleverne stifter bekendtskab med foreningslivet og med de muligheder foreningslivet rummer. Forslaget fra administrationen og repræsentanterne fra er at: afholde en markedsdag med boder/stande, hvor frivillige fra foreninger i Lejre Kommune viser deres aktiviteter. Besøgende skal så vidt muligt kunne prøve nogle af foreningernes aktiviteter. Alle skoler er repræsenteret, og derfor er markedsdagen potentielt interessant for alle lokale foreninger i Lejre Kommune at deltage i - da de kan komme i dialog med de skoler/lærer, der er i foreningernes lokalområde. Gennem konkrete aftaler mellem skoler og foreninger/frivillige - udmøntes den åbne skole og herigennem får elever kendskab til foreningers aktiviteter, og der vil være skabt mulighed for at elever starter i en forening. Stand up - eller taler/inspirator (som kan trække unge til arrangementet) Unge fra Lejre Kommune fortæller om det at være frivillig Arrangementet forslås afholdt i og omkring Hvalsø hallerne - torsdag den 20. april 2017 i tidsrummet 15.00 18.00. Det er således et andet tidspunkt end tidspunktet for afholdelse af Frivillig Fredag, der er fastsat nationalt til den sidste fredag i september. Grunden til at gruppen foreslår, at arrangementet skal afholdes i april, skyldes planlægningen af et skoleår. Hvis foreningerne skal indgå aftaler om aktiviteter og arrangementer i folkeskolen, skal lærerne have det med i deres planlægning af næste skoleår, og derfor er september ikke en mulighed. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at afholdelse af en markedsdag for frivillige fra foreningslivet og for lærere og elever, vil opfylde et konkret behov for og efterspørgsel på dialog mellem parterne. Skolerne har et reelt ønske om at konkretisere og virkeliggøre Den åbne skole og foreningerne har et ønske om dels at få aktiviteter ind i skolen, men også få synliggjort deres forening for de unge, for herigennem at få flere deltagere og medlemmer. Det er således administrationens vurdering, at konceptet med en markedsdag for foreninger og skole og elever, rummer de politiske ønsker, der har været for udvikling af et nyt og anderledes program for Frivillig Fredag. Handicappolitik: Har ikke en særlig handicappolitisk relevans Økonomi og finansiering: Det er administrationens forslag at budgettet til afholdelse af markedsdagen er det samme som der tidligere er anvendt på afholdelse af Frivillig Fredag altså 65.000 kr. fordelt som følger:
19-01-2017 Side 7 20.000 kr. fra Udvalget for Børn & Ungdom (tidligere bidrog USSÆ med 20.000, men da de har en relativ lille aktie i arrangementet i 2017, foreslår projektgruppen, at det bliver udvalget for Børn & Ungdom der i stedet bidrager), 20.000 kr. fra Kultur & Fritidsudvalget finansieret fra Puljen til øvrige kulturelle aktiviteter, 25.000 kr. fra finansieret fra Start- og Udviklingspuljen.
19-01-2017 Side 8 5. FOU - Ansøgning om tilskud fra pulje til særlige formål - KFUM spejderne - Spejderlejr Sagsnr.: 16/16226 Resumé: KFUM spejderne, Walburris gruppe fremsender ansøgning om tilskud til spejderlejr. Der søges om tilskud på 7.000 kr. til dækning af transport for spejderlederne. skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil bevilge tilskud til ovennævnte. Indstilling: Administrationen indstiller: 1. at sagen drøftes. Beslutningskompetence: Beslutning den 19-01-2017: Ansøgningen kan ikke imødekommes, da den ikke falder inden for kriterierne for pulje til særlige formål. Afbud: Dorte Jørgensen Tina Plank Sagsfremstilling: KFUM spejderne Walburris gruppe, ønsker at deltage i Danmarks største spejderlejr SL2017, i august 2017. Sønderborg slår portene op til Danmarks største spejderlejr, hvor ca. 40.000 børn og unge fra både ind-og udland mødes til socialt samvær, spejderarbejde og masser af sjove og fælles oplevelser. Der er fokus på fællesskab og socialt samvær og hvad man kan gøre når man løfter i flok. Walburris gruppen forsøger at holde både kontingent og omkostninger på lejrture så langt nede som muligt, så også de mindre bemidlede familier i kan få deres børn på ture og lejre og derved få en fantastisk oplevelse. Mange af spejderne har et stort ønske om at deltage i lejren, som er en uge fyldt med begivenheder, nye bekendtskaber, som vil blive en oplevelse for livet for spejderne. Walburris gruppen oplyser, at de ikke kan sende så mange ledere med på lejren, som det kræves med alle de børn, der deltager, da det er for omkostningsfuldt for gruppen. De super aktive og frivillige spejderledere bruger en hel uge af deres egen ferie på turen, sammen med børnene. Derfor søger Walburris gruppen om tilskud til at løfte en del af denne opgave og bidrage med et beløb til bl.a. dækning af transport. Administrationens vurdering:
19-01-2017 Side 9 Det er administrationens vurdering, at ansøgningen falder inden for kriterierne for pulje til særlige formål. Det er endvidere administrationens vurdering, at en eventuel godkendelse kan danne præcedens for lignende sager. Handicappolitik: Har ikke en særlig handicappolitisk relevans Økonomi og finansiering: Der søges om i alt 7.000 kr. til dækning af transport for spejderlederne. Budget for turen og foreningens regnskab vil blive fremsendt. Administrationen oplyser, at der i pulje til særlige formål for 2017 er 177.360 kr. Bilag: 1. Ansøgning 2. Budget 3. regnskab
19-01-2017 Side 10 6. FOU - Ansøgning om godkendelse som frivillig folkeoplysende forening - Jokakan Karate skole Sagsnr.: 16/16679 Resumé: Jokokan Karate skole fremsender ansøgning om godkendelse som frivillig folkeoplysende forening i Leje Kommune. skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil godkende Jokokan Karate skole som frivillig folkeoplysende forening. Indstilling: Administrationen indstiller: 1. at ansøgningen imødekommes. Beslutningskompetence: Beslutning den 19-01-2017: Ansøgningen godkendt. Afbud: Dorte Jørgensen Tina Plank Sagsfremstilling: Jokokan Karate skole er nystiftet forening, der ønsker at blive godkendt som frivillig folkeoplysende forening i Lejre Kommune. Af foreningens vedtægter fremgår det, at foreningens formål er: At dyrke Yakami-Ryu, og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben, at udbrede kendskabet til denne idræt. At udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen. At udvikle medlemmerne fysisk, psykisk og spirituelt igennem træning af Yakami-tyu karate, Yakami no Taijutsu og Yashin Mon. Følgende forudsætninger skal være opfyldt for at blive godkendt som frivillig folkeoplysende forening: Foreningen skal bygge på et aktivt medlemskab og bestå af mindst 5 betalende medlemmer. Foreningen skal være åben for alle der kan tilslutte sig foreningens formål, og være hjemmehørende i Lejre kommune. Foreningen skal være demokratisk opbygget.
19-01-2017 Side 11 Foreningens skal have vedtægter hvoraf det fremgår: Formålet med foreningsdannelsen, hvordan bestyrelsen vælges, procedure for vedtægtsændringer, hvem der har tegningsretten, og hvad der sker med forenings overskud ved ophør for foreningen, samt beskrivelse af formue og regnskabsforhold. skal på baggrund af en samlet vurdering af oplysningerne tage stilling til, om betingelserne er opfyldt og om foreningen har en sådan tilknytning til kommunen, at den er hjemmehørende her. skal endvidere kategorisere foreningen med henblik på eventuelt tilskud efter principper i Retningslinjer for aktivitetstilskud. Administrationens vurdering: Såfremt vurderer, at foreningen kan godkendes som frivillig folkeoplysende forening, skal Jokokan Karate Skole kategoriseres under idræt, diverse. Administrationen vurderer, at Jokokan Karate Skole lever op til kriterierne for at blive godkendt som frivillig folkeoplysende forening. Handicappolitik: Har ikke en særlig handicappolitisk relevans Økonomi og finansiering: Godkendelse af ansøgningen kan have konsekvens for de øvrige foreningers aktivitetstilskud, idet aktivitetstilskud udbetales i forhold til det samlede antal medlemmer i alle foreninger. Bilag: 1. Vedtægter 2. Ansøgning 3. Referat fra stiftende Generalforsamling
19-01-2017 Side 12 7. FOU - Status - Arbejdsgrupper - Januar 2017 Sagsnr.: 14/16599 Resumé: nedsatte den 21. maj 2014 6 arbejdsgrupper, med henblik på udvikling af forskellige området inden for Folkeoplysning. Efterfølgende er der nedsat flere arbejdsgrupper. skal drøfte status på arbejdsgrupperne. Indstilling: Administrationen indstiller: 1. at sagen drøftes. Beslutningskompetence: Beslutning den 19-01-2017: Godkendelse af handleplaner Jesper K. Jensen gennemgik handleplanen Foreningshåndbog: Torben Olsen og Ole Meibom arbejder på oplæg til en foreningshåndbog, som fremlægges til drøftelse til mødet i marts. Torben Olsen er tovholder. 1. juni er arbejdsgruppens oplæg på til beslutning. It- følgegruppe: Administrationen undersøger hvem der vil deltage, i It-følgegruppe, fra administrationen. William S. Jacobsen deltager fra. Partnerskabsaftaler: Jesper K. Jensen, Christian F. Andersen og Bente Troest udarbejder oplæg om partnerskabsaftaler, til mødet i marts. Opfølgning på Idrætsanalysen: Udvalget ønsker orientering fra administrationen om status på idrætsanalysen, på marts-mødet. Status på lokaletilskud og aktivitetstilskud: På juni-mødet orienterer administrationen om status på lokaletilskud og på aktivitetstilskud. Fremtidsværksted: Ole Meibom, Niels Rasmussen og Peter Rasmussen udarbejder oplæg, om hvordan foreningerne skaffer flere medlemmer. Ole Meibom er tovholder. Opfølgning på afholdelse af fremtidsværksted tages op på mødet den 25. oktober. Evaluering af Eg-On: Hænger sammen med IT-følgegruppe Punktet flyttes til mødet den 25. oktober. Workshop vedr. fundraising: Oplæg til afholdelse af workshop vedrørende fundraising se også punktet Nye tiltag fra handleplanen. Tilfredshedsmåling: Opfølgning på sidste måling, som kommende udvalg evt. kan arbejde efter. Arbejdsgruppe nedsættes på mødet i marts.
19-01-2017 Side 13 Orientering om servicekatalog: 14. december orienteres om servicekatalog. Synliggørelse af Niels Rasmussen orienterede om, at arbejdsgruppen har holdt møde og konstaterer, at hjemmesiden stadig ikke er brugervenlig. Administrationen booker et møde med Kommunikation. Jesper K. Jensen havde fremsendt et forslag om videokonkurrence, som blev gennemgået. Arbejdsgruppen bestående af Niels Rasmussen og Jesper K. Jensen kommer med oplæg til næste møde. På næste møde nedsættes en dommerkomité. Lokaletilskud Gruppen kommer med et oplæg, til næste møde, om gruppen ønsker at gå videre med forslaget. Nytårskur/prisoverrækkelse William S. Jacobsen orienterede om arrangementet. Nyt tiltag fra handleplanen Kursus i fundraising opgaven sættes i bero Integration af flygtninge Se andet punkt. Orientering om status på næste møde. Arbejdsgruppe vedrørende ensomme unge Tovholder på projektet +DIG, inviteres til næste møde Frivillig Fredag Se andet punkt Idrætsunion William S. Jacobsen orienterede kort om statut. Afbud: Dorte Jørgensen Tina Plank Sagsfremstilling: Godkendelse af handleplaner: Arbejdsgruppen har udarbejdet oplæg til tidsplan for handleplaner. Oplægget er vedlagt. Idekatalog for synliggørelse af : Udvalget ønsker at synliggøre udvalgets arbejde, - f.eks. hvilke muligheder der er for at søge tilskud. På s møde den 8. december 2016 oplyste Niels Rasmussen, at der var sket enkelte rettelser på hjemmesiden. Udvalget ønsker, at det skal fremgå af hjemmesiden hvem der er formand og næstformand for udvalget. Administrationen kan oplyse, at der under: http://www.lejre.dk/politik/udvalgene/folkeoplysningsudvalget/ er tilføjet hvem der er formand og hvem der er næstformand.
19-01-2017 Side 14 Som et tiltag i forhold til synliggørelse af, har administrationen modtaget oplæg til videokonkurrence Vores sted/vores forening. drøfter oplægget, herunder tidsplan. Som tiltag i forhold til kommunikation med foreninger og aftenskoler, har adminitrationen udarbejdet oversigt over vigtige datoer, f.eks. i forhold til indsendelse af medlemsoplysninger. Oversigten er vedlagt som bilag. Retningslinjer for lokaletilskud: ønsker at se på, om retningslinjer for lokaletilskud er hensigtsmæssige. På s møde den 8. december 2016 orienterede William S. Jacobsen, Peter Rasmussen og Christian F. Andersen om mødet med administrationen, og at det blev anbefalet, at det i stedet for arbejdsgruppens forslag, oprettes en pulje til at håndtere, sager som f.eks. i forbindelse med ombygningen af Øm Forsamlingshus. Udvalget ønsker en skriftlig tilbagemelding fra administrationen om hvorfor administrationen ikke anbefaler, at FOU går videre med den foreslåede model, men en model med oprettelse af pulje til sager som nævnt ovenfor. Administrationen vurderer ikke, at det er sandsynligt, at man på nuværende tidspunkt vil lave en serviceforbedring i form af øget lokaletilskud. Administrationen har anbefalet, at det overvejes hvorledes man kan stille alle rekvisitter til rådighed i kommunen. Nytårskur/Prisoverrækkelse: ønsker at udvikle arrangementet. På s møde den 8. december 2016, besluttede udvalget, at der udsendes en påmindelse om indsendelse indstillinger. Påmindelse er udsendt. Administrationen oplyser, at der er indstillet 8 trænerpriser, 9 lederpriser samt 76 hædringer. Invitation til Nytårskur med prisoverrækkelse er udsendt og annonceret. Nye tiltag fra handleplan: drøfter nye tiltag i forhold til handleplanen. besluttede den 28. august 2016, at kurser vedrørende fundraising bør tilbydes af FOU. Administrationen anbefaler, at der nedsættes en arbejdsgruppe. Integration af flygtninge: ønsker at deltage i arbejdet med integration af flygtninge. Se punktet orientering. Arbejdsgruppe vedrørende ensomme unge: ønsker at inddrage foreningslivet i arbejdet vedrørende ensomme unge. Administrationen eftersender orientering om aktiviteter på området, og anbefaler, at tovholder på projektet +Dig inviteres til næste møde. Frivillig Fredag:
19-01-2017 Side 15 På s møde den 8. december 2016 drøftede udvalget kort arrangementet Markedsdag. Udvalget gjorde opmærksom på, at udvalget er interesseret, men er enige om, at det ligger på et forkert tidspunkt, hvor det er svært at få foreningerne til at deltage. Se punktet Nyt koncept for afholdelse af Frivillig Fredag Idrætsunion: ønsker at drøfte hvorvidt der er behov for et fritids-/idrætsunion i Lejre Kommune. På smøde den 8. december 2016 orienterede William S. Jacobsen kort om status. Administrationen oplyser, at arbejdsgruppen har afholdt 2 møder, og der planlægges møde med foreningerne om opstart af idrætsunion den 8. marts 2017 i Kulturhuset i Hvalsø. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Bilag: 1. Oplæg til videokonkurrence 2. Oplæg til handleplaner 3. Vigtige datoer - information til foreninger og aftenskoler
19-01-2017 Side 16 8. FOU - Eventuelt Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 19-01-2017: ønsker orientering om, hvornår der træffes beslutning i sagen om befordringsgodtgørelse, diæter mm til udvalg. Afbud: Dorte Jørgensen Tina Plank Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: