Rapport i forbindelse med gennemgang af beboerbetaling mv. på Bo- og Servicecenter Ringsted

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Ringsted Kommune Gennemgang af beboerbetaling mv. på Boog Ringsted Kommune Rapport i forbindelse med gennemgang af beboerbetaling mv. på Bo- og Servicecenter Ringsted Marts 2012 WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 0 WWW.BDO.DK

Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 2 2 Resultat af udredning... 2 2.1 Betaling for serviceydelser... 2 2.1.1 Kost... 3 2.1.2 Inventar/hygge... 3 2.1.3 Øvrige serviceydelser... 4 2.2 Husleje, el og varme, Tusindfryd... 5 2.3 Omkostningsbaserede takst... 5 2.4 Administration af beboerbetaling for serviceydelser og til fælleskasser... 6 2.5 Administration af beboernes midler... 6 2.5.1 Administrationsaftale... 6 2.5.2 Etiske retningslinjer... 6 3 Fremtidige serviceydelser... 7 3.1 Kost... 7 3.2 Kost inklusiv tilberedning... 8 3.3 Husholdningsartikler... 8 3.4 Inventar... 8 4 Bokonstruktion... 8 5 Anbefalinger... 9 6 Bilag 1... 10 7 Bilag 2... 12 8 Bilag 3... 17 9 Bilag 4... 25 WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 1

1 Indledning BDO Kommunernes Revision (BDO) er af Ringsted Kommune (RK) blevet bedt om, at afdække om der på Bo- og (BSR) har foregået en uhensigtsmæssig håndtering af beboermidler indbetalt til dækning af serviceydelser i 2010 og 2011, altså om beboerne har indbetalt for meget i perioden. Desuden har BDO foretaget en efterkalkulation af husleje, el og varme på Tusindfryd for samme periode. Ligeledes har BDO fået til opgave at gennemgå de nuværende retningslinjer på BSR for håndtering af beboernes økonomiske midler. I forlængelse af udredningsarbejdet er BDO blevet bedt om, at udarbejde oplæg til hvilke serviceydelser der bør tilbydes beboerne på BSR, samt beregne taksten herfor gældende for 2012. RK har desuden rejst spørgsmål om bokonstruktionen i BSR, om det kan være et 108 tilbud, når det samtidigt er boliger der er udlejet efter 5 i Almenboligloven (ABL). Udredningsarbejdet er udført af revisor og konsulent fra BDO. BDO har under forløbet løbende afholdt møder med repræsentanter fra både RK og BSR. Denne rapport præsenterer resultatet af BDO s gennemgang. 2 Resultat af udredning På baggrund af gennemgangen, er det BDO s overordnet vurdering, at BSR ikke har noget mellemværende med beboerne for så vidt angår beboernes betaling for serviceydelserne på BSR og huslejebetalingen på Tusindfryd i årene 2010 og 2011. Der foreligger ingen retningslinjer for administration af beboernes betaling for serviceydelser og til fælleskasser. BDO har derfor i samarbejde med RK og BSR udarbejdet udkast til retningslinjer (Bilag 1). De nuværende retningslinjer for administration af beboermidler er gennemgået. Det vurderes, at personalet har brugt disse retningslinjer, men at de er mangelfulde i forhold til hensynet til både beboerne og personalet, og i forhold til samarbejde med de pårørende/værge. Der er i samarbejde med RK og BSR udarbejdet udkast til retningslinjer for administration af beboermidler, udkast til administrationsaftale og etiske retningslinjer for omgang med beboernes økonomi (Bilag 2-4). 2.1 Betaling for serviceydelser Beboerne på BSR har hver måned betalt et fastsat beløb for serviceydelser de har modtaget. I henhold til gældende regler må man i taksterne højst indregne de omkostninger der er forbundet med serviceydelserne. RK skal således sikre, at et eventuelt overskud indregnes som en reduktion af taksen senest to år efter det år, hvor overskuddet er opstået. Ligeledes har RK ret til at indregne et eventuelt underskud som en forøgelse af taksten. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 2

Det er konstateret, at taksterne ikke er blevet reguleret over årene, det vil sige at beboerne har betalt samme takst i både 2010 og 2011. Det er ligeledes konstateret, at der ikke løbende er sket en afstemning af eventuelt overskud eller underskud. BDO anbefaler, at taksterne for serviceydelserne efterkalkuleres årligt, og at eventuelt overskud/underskud indarbejdes i taksterne senest 2 år efter. I nedestående fremgår BDO s gennemgang af de enkelte serviceydelser. 2.1.1 Kost Med henblik på at foretage en vurdering af, om beboerne på BSR har betalt for meget i kost, har BDO foretaget en opgørelse heraf for perioden 2010 og 2011. Vurderingen heraf er alene sket med baggrund i de foreliggende regnskabsdata. BDO har således samlet opgjort, hvad de bogførte indtægter og udgifter har udgjort de enkelte år, jf. bogføringer foretaget på de enkelte registreringskonti. Opgørelsen heraf er dermed foretaget inklusiv foretagne kostreguleringer. Beboernes betaling for kost skal dække BSR s udgift til fødevarer. For så vidt angår Team 3, har beboerne i en periode i år 2010 og 2011 været genhuset på Plejecenter Ortved. BSR har i genhusningsperioden betalt Madhuset Zahles for mad leveret til disse beboere. I afregningen med Madhuset Zahles indgår udover udgift til fødevarer, også udgift til selve produktionen af mad herunder personaleløn. Dette har betydet, at BSR s udgift til kost i genhusningsperioden har været væsentlig højere end hvad der er opkrævet hos beboerne. Udgifterne til Madhuset Zahles har BDO medtaget i opgørelsen ud fra de oplysninger, RK har givet. I år 2010 viser opgørelsen et samlet underskud på kostkontiene på ca. 300.000 kr., hvoraf 180.000 kr. vedrører Team 3. År 2011 udviser et samlet underskud på ca. 427.000 kr., hvoraf 227.000 kr. vedrører Team 3. På baggrund af ovenstående, er det BDO s vurdering, at BSR ikke har noget mellemværende med beboerne for så vidt angår kostbetalingen i år 2010 og 2011. BDO skal dog anbefale RK, at der fremadrettet foretages en opgørelse af kostkontoen hvert år, således at det sikres, at beboerne opkræves for ydelsen i overensstemmelse med gældende regler. I forlængelse heraf kan der med fordel oprettes en indtægtskonto for hvert team, tilsvarende dem der findes på udgiftskontiene, således at administrationen forbundet hermed kan forenkles. 2.1.2 Inventar/hygge BDO har fortaget en kvalitetssikring af den opgørelse/afstemning af inventarkontoen for år 2010 og 2011, som tidligere medarbejder har udarbejdet. Inventarkontoen dækker indkøb af diverse husholdningsartikler, blomster, lys, servietter mv., samt opsparing til indkøb af inventar til fællesarealerne. Kvalitetssikringen har omfattet en totalafstemning af de opgjorte bruttoudgifter for år 2010 og 2011 til bogføring. Endvidere har kvalitetssikringen omfattet en stikprøvevis gennemgang af bilag. Stikprøven har været tilrettelagt således, at alle teams har været omfattet. Det er ved stikprøven endvidere noteret, hvad der har været købt af inventar med henblik på en vurdering af rimeligheden heraf. BDO s gennemgang har ikke omfattet en vurdering af bilagsmaterialets originalitet, herunder om der f.eks. er tale om en regningskopi el.lign. Således er det alene påset, at der foreligger dokumentation på beløbets størrelse. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 3

Det kan tilføjes, at stikprøvekontrollen alene har omfattet kontiene under de respektive teams. For så vidt angår team 3-5 er der ikke sket en stikprøvekontrol i den periode beboerne har boet på Tusindfryd/Plejecenter Ortved, idet de i denne periode ikke har indbetalt til inventarkontoen. Afslutningsvist har BDO med baggrund i RKs noteringer af indbetalinger på de manuelle afstemningsark vurderet, om de samlede indbetalinger til inventarkontoen under de respektive teams henholdsvis huse har været større eller mindre end de samlede udgifter. Kvalitetssikringen af RKs opgørelse/afstemning af inventarkontiene til bogføring har ikke givet anledning til bemærkninger. Den stikprøvevise gennemgang af bilag har vist, at de større inventaranskaffelser i det væsentligste har bestået af køb af havemøbler og parasol, lamper/belysning, køkkenredskaber herunder kaffemaskiner og køleskab, kamera, støvsugere og mikroovn. For så vidt angår opgørelse af inventarkontiene for årene 2010-2011, er der samlet set opgjort et overskud på mellem 2.000 kr. og 8.000 kr. i de enkelte huse underlagt Team 1 og 2. Beboerne i Team 3-5 har først ved indflytning på Bengerds Alle (cirka den 1. september 2011) været omfattet af betaling til inventarkontoen. Opgørelse af inventarkontiene for disse teams for perioden 1. september til 31. december 2011 viser et overskud på mellem 1.000 kr. og 3.000 kr. i de enkelte teams. På baggrund af ovenstående er det BDO s overordnede konklusion, at der har været en fornuftig balance mellem opkrævede indtægter og afholdte udgifter på inventarkontiene i årene 2010 og 2011. Dog skal det anbefales RK at tage stilling til, hvorvidt mellemværendet opgjort pr. team/hus ultimo 2011 skal videreføres i år 2012, idet dette er en opsparingskonto. Det skal endvidere i lighed med kostkontoen anbefales, at der fremadrettet foretages en opgørelse af inventarkontoen hvert år således at det sikres, at mellemværendet med beboerne løbende kan identificeres. I forlængelse heraf kan der med fordel oprettes en indtægtskonto for hvert team, der modsvares af de tilsvarende udgiftskonti. Det er endvidere BDO s umiddelbare vurdering, at der ikke har fundet køb sted, som ikke synes rimelige ud fra botilbuddets behov, herunder synes naturlige som led i driften af et botilbud. 2.1.3 Øvrige serviceydelser Beboerne på BSR har i 2010 og 2011 betalt for serviceydelsen Rengøringsmidler (rengøringsmidler, vaskepulver, toiletartikler mv. brugt i boligerne og på fællesarealerne). Desuden har beboere på Tusindfryd og Ortved i 2010 og 2011 (indtil indflytning på Bengards Alle) betalt et månedligt beløb til kontorartikler mv. til dækning af deres eget forbrug af frimærker, kopipapir, kopier mv. BDO har vurderet, at det ikke er muligt at foretage en opgørelse af de afholdte udgifter til disse serviceydelser. Udgifterne til serviceydelserne er ikke bogført særskilt, hvorfor det ikke er muligt at udrede de afholdte udgifter ved gennemgang af regnskab for årene 2010 og 2011. BDO vurderer dog, at de opkrævede beløb for 2010 og 2011 er i samme størrelsesorden, som BDO ser i andre kommuner med sammenlignelige serviceydelser. BDO anbefaler derfor, at der ikke foretages ydereligere, idet det anses for overvejende sandsynligt, at beboerne ikke har betalt for meget i årene 2010 og 2011. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 4

I de tilfælde, hvor en beboer ikke har ønsket at deltage i tilberedning af kost eller ikke været i stand til at deltage, er beboeren blevet opkrævet for udgiften til selve tilberedningen. BSR har over en 2 ugers periode foretaget en tidsregistrering af personalets tidsforbrug på opgaver forbundet med tilberedningen af kost. BDO har med udgangspunkt i disse, foretaget en beregning af udgiften pr. beboer, og kan konkludere at udgiften overstiger det opkrævede beløb. Det er derfor BDO s vurdering, at der ikke er blevet opkrævet for meget i forhold til de faktiske udgifter. 2.2 Husleje, el og varme, Tusindfryd Beboerne på Tusindfryd har betalt husleje, el og varme for deres boliger og fællesareal til Ringsted Kommune. Der er derfor foretaget en efterkalkulation af husleje, el og varme for Tusindfryd for årene 2010 og 2011 for at udrede, om der er balance mellem det opkrævede og de faktiske udgifter. Det er i efterkalkulationen sikret, at der ikke er indeholdt udgifter som beboerne også har betalt for via serviceydelserne. Efterkalkulation af husleje, el og varme for Tusindfryd viser, at der er blevet opkrævet for lidt i husleje. Dette gør sig også gældende for el og varme for de fleste beboere, dog er der to beboere der i 2010 er blevet opkrævet for meget i el, men dette opvejes fuldt ud af, at der er opkrævet for lidt i både husleje og varme. I 2011 er der to beboere der er blevet opkrævet for meget i el, og én der er blevet opkrævet for meget i varme, også her opvejes det af, at der er opkrævet for lidt i husleje. BDO anbefaler, at der ikke foretages yderligere i forhold til den opkrævede husleje, el og varme for årene 2010 og 2011. Således er det BDO s overordnede konklusion, at BSR ikke har noget mellemværende med beboerne der har boet på Tusindfryd i 2010 og 2011 for så vidt angår husleje, el og varme. 2.3 Omkostningsbaserede takst I forbindelse med gennemgang af serviceydelserne, er BDO blevet bedt om at forholde sig til, om der udgifter der medregnet både i beboernes betaling for serviceydelser samt i den omkostningsbaserede takst for det kommunale tilbud BSR. Idet BDO har konstateret, at den omkostningsbaserede takstberegning indeholder både udgifter og indtægter vedrørende serviceydelserne, er det BDO s vurdering, at beboerne ikke er blevet opkrævet betaling for udgifter der samtidigt er dækket af den omkostningsbaserede takst BDO har ikke gennemgået de omkostningsbaserede takstberegninger i forhold til, om de er beregnet korrekt. Det er dog konstateret, at den forelagte beregning for 2012 endnu ikke indeholder alle driftsudgifter vedrørende det kommunale serviceareal. Det er oplyst, at størrelsen af disse driftsudgifter ikke var opgjort, idet til- og ombygning af BSR først afsluttes i foråret 2012. Det anbefales i øvrigt, at udgifter og indtægter vedrørende beboernes opsparing til Inventar ikke indgår i beregningen, idet dette er en opsparing som ikke skal udlignes ved afslutning af regnskabsåret. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 5

2.4 Administration af beboerbetaling for serviceydelser og til fælleskasser Der foreligger ingen retningslinjer for administration af beboernes betaling for serviceydelser og til fælleskasser, herunder hvad indbetalingerne må bruges til og regnskabsaflæggelse. BDO har derfor i samarbejde med RK og BSR udarbejdet udkast til retningslinjer. Disse er vedlagt som bilag 1. 2.5 Administration af beboernes midler BDO har i samarbejde med RK og BSR gennemgået de nuværende retningslinjer for administration af beboermidler gældende for BSR. Det vurderes, at personalet har brugt disse retningslinjer, men at de er mangelfulde i forhold til hensynet til både beboerne og personalet, og i forhold til samarbejde med de pårørende/værge. BSR oplyser, at der er udarbejdet økonomiaftaler for alle beboere på BSR. Der er i samarbejde med RK og BSR udarbejdet udkast til retningslinjer for administration af beboermidler gældende for BSR. Målet med retningslinjerne er blandt andet at begrænse personalets omgang med beboernes penge, dette både af hensyn til personalet og til beboerne. I retningslinjerne står der blandt andet, at personalet bør hæve på konti ved underskrift på hævebilag, og så vidt det er muligt undgå at hæve penge via pin-kode. Dette for at imødekomme påstande om uberettiget råden over beboernes midler. Men i takt med at flere banker overgår til pengeløse banker, kan dette begrænse RKs muligheder for at fastholde denne hovedregel. BDO har dog kendskab til, at andre kommuner har indgået aftaler med pengeløse filialer beliggende i deres kommune, om at der kan bestilles afhentning af kontanter, og dermed fortsat mulighed for at fastholde ønsket om, at personalets hævning af kontanter foregår ved underskrift på hævebilag. Udkast til retningslinjer er vedlagt som bilag 2. 2.5.1 Administrationsaftale I henhold til udkast til retningslinjerne for administration af beboermidler fremgår det, at i det omfang en beboer ikke selv fuldt ud er i stand til at varetage sine økonomiske forhold, men bistås heri af ansatte på BSR, skal der udfyldes en administrationsaftale. Udkast til administrationsaftale er vedlagt som bilag 3. 2.5.2 Etiske retningslinjer BDO har udarbejdet udkast til etiske retningslinjer for personalets omgang med beboernes økonomi. Udkast er vedlagt som bilag 4. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 6

3 Fremtidige serviceydelser Beboerne på BSR har mulighed for at tilkøbe serviceydelser. I forlængelse af BDO s gennemgang af beboernes betaling for serviceydelser i 2010 og 2011, er der blevet udarbejdet et oplæg til serviceydelsernes indhold og takster for 2012. Det er en hovedregel, at prissætningen for serviceydelserne ikke må overstige de faktiske udgifter i forbindelse hermed. Ydelserne opkræves inkl. moms. Der skal udarbejdes regnskab hvert år. Betaling til inventar til fællesarealerne er en opsparing, hvorfor der godt kan være overskud/underskud ved årets afslutning. Eventuelt overskud/underskud overføres til det efterfølgende år. Oplæg til taksterne for 2012 samt taksterne for 2011 fremgår af nedenstående tabel: Takst pr. måned - inkl. moms Takst 2011 Takst 2012 Kost 2.000-2.400* 2.200 Kost inkl. tilberedning (maks. egenbetaling) 2.740-3.140** 3.262 Husholdningsartikler 100 266 Inventar 300 150 Gæstemad, frokost*** 40 Gæstemad, aftensmad*** 67 *Takst for kost har ikke været ens i teamsene **Tillæg for tilberedning af kost udgjorde 740 kr./mdr. ***Anden pris ved særlige arrangementer I 2011 dækkede betalingen til inventarkontoen også visse husholdningsartikler. Udgiften til disse husholdningsartikler er nu lagt over i serviceydelser Husholdningsartikler. BDO anbefaler, at taksterne for serviceydelserne foreligges til politisk godkendelse. BDO anbefaler desuden, at der laves en brugerinformation, der beskriver hvilke serviceydelser der tilbydes på BSR, og at der laves et aftaleskema, der udfyldes og underskrives ved indflytning på BSR. 3.1 Kost Beboerne betaler for kosten på BSR. Betalingen skal dække for de udgifter der er til indkøb af fødevarer til døgnets måltider. Hvis beboeren har gæster der ønsker at spise med, vil dette være muligt mod betaling. På BSR indgår der pædagogiske måltider ved aftensmaden. Der må maksimal være 2 pædagogiske måltider dagligt i hvert team. Udgiften til de pædagogiske måltider dækkes af BSR, og indgår dermed ikke i beboernes betaling for kost. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 7

3.2 Kost inklusiv tilberedning I de tilfælde, hvor en beboer ikke ønsker at deltage i tilberedning af kost eller ikke er i stand til at deltage, bliver beboeren opkrævet for kost inklusiv tilberedning. Beløbet dækker udgiften til fødevarer samt til personaleforbrug i forbindelse med tilberedningen. Der er loft over den maksimale egenbetaling på 3.262 kr. pr. måned (2012). Beregning af taksten viser, at udgiften til fødevarer samt personaleforbrug udgør 4.087 kr. pr. måned. Dermed overstiger den faktiske udgift den maksimale egenbetaling, hvorfor taksten fastsættes ud fra den maksimale egenbetaling. 3.3 Husholdningsartikler Beboerne betaler for husholdningsartikler til eget brug samt andel af fællesareal. Beløbet dækker over: I boligen: Toiletpapir, engangshåndklæder, affaldsposer, flydende håndsæbe, toiletrens, rengøringsmidler, gulvklude. I fællesareal: Køkkenruller, opvaskemidler, opvaskebørster, viskestykker, karklude, ovnrens, husholdningsfilm, bagepapir, stanniol, kaffefiltre, affaldsposter, fryseposer, lys, servietter, elpærer, vaskepulver, blomster. Personalets brug af engangshandsker og engangsvaskeklude stilles til rådighed af BSR, og udgiften hertil indgår dermed ikke i beboertaksten. 3.4 Inventar Beboerne betaler til opsparing til køb af inventar mv. til fællesarealerne. Beløbet dækker over indkøb af: Tv, musikanlæg, digitalkamera, møbler, lamper, lysestager, billeder, havemøbler, køkkenting, julepynt mv. Ved dødsfald eller fraflytning opgøres opsparingen, og den pågældende beboers andel af eventuel overskud udbetales. 4 Bokonstruktion BDO er blevet forespurgt om BSR kan være et 108 tilbud samtidigt med, at boligerne udlejes af LEV efter Almenboligloven (ABL) 105. Der gives personlig pleje og støtte etc. efter Servicelovens (SEL) 83, 85 samt dagtilbud efter SEL 104. På BSR forefindes der servicearealer der er ejet af RK. Indledningsvist skal det fastslås, at borgeren ikke både kan være i et SEL 107 eller 108 tilbud, og samtidig være et tilbud efter ABL 5 - fordi de begge vedrører boligdelen. Ved ABL 5 er tilknyttet et bestemt finansieringsgrundlag, der er forskellige regelsæt og driftsbekendtgørelser der skal være opfyldt for at der kan gives boligstøtte, boligsikring mv. Ved SEL 107 og 108 er der et andet sæt af forpligtelser, herunder at kommunen har et forsyningsansvar. For såvel ABL 5 og SEL 107 og 108 kan indsatsen gives efter SEL 83, 85 etc. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 8

Således giver det ikke mening at lave konstruktionen: ABL 5 kombineret med SEL 85 i 107 eller 108 lignende rammer, som nogle kommuner skriver. Det er som sagt enten den ene boform og den anden boform med henholdsvis hvert deres regelsæt. En konstruktion med boform efter ABL 5 og en indsats efter SEL 85, og 83 etc. vil således være relevant at bruge i herværende sammenhæng. Servicetilbud, dvs. den indsats der leveres i tilbuddet jf. SEL 85, 83, madservice etc. omfatter alene den hjælp og støtte, som borgeren kan modtage til borgeren i forbindelse med botilbuddet, eksempelvis personlig og praktisk hjælp, socialpædagogisk bistand, vedligeholdelsestræning, beskyttet beskæftigelse etc. og kan kombineres med at borgeren i egen bolig jf. ABL 5 og SEL 107 og 108. Her omhandler kommunens involvering alene indsatsen. 5 Anbefalinger I forlængelse af den gennemførte analyse vil BDO anbefale, at der i Ringsted Kommune arbejdes videre med følgende anbefalinger og opmærksomhedspunkter: At taksterne for serviceydelserne efterkalkuleres årligt, og eventuelt overskud/underskud indarbejdes i taksterne senest 2 år efter Oprettelse af særskilt indtægtskonto for beboernes betaling for hver af serviceydelserne og for serviceydelserne Kost og Inventar også for hvert team, således at administration forbundet med opgørelse af indtægter og udgifter kan forenkles Takst for serviceydelser på BSR bør foreligges til politisk godkendelse Der laves et aftaleskema med serviceydelser, der udfyldes og underskrives ved indflytning på BSR Der laves en brugerinformation, der beskriver hvilke serviceydelser der tilbydes på BSR At den omkostningsbaserede takst for BSR ikke indeholder udgifter og indbetalinger til Inventar, idet dette er en opsparing til indkøb af inventar og derfor ikke skal udlignes ved afslutning af regnskabsår At det undersøges, om det er muligt for RK at indgå aftale med pengeløse bankfilialer om, at der kan bestilles afhentning af kontanter At der træffes beslutning om BSR fortsat skal være et 108 tilbud eller boform efter ABL 5 og med tilbud efter SEL 83, 85 etc. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 9

6 Bilag 1 Administration af betaling for serviceydelser og til fælleskasser gældende for Bo- og Serviceydelser og fælleskasser er omfattet af samme regnskabs- og dokumentationskrav, som de enkelte beboerregnskaber. Regnskabet skal holdes adskilt fra administrationsaftalen, og skal derfor foreligge som selvstændigt regnskab i Bo- og. Lederen af Bo- og er ansvarlig for, at der foreligger ajourført regnskab. Beboerne skal ved indflytning underskrive en serviceaftale. Det er en hovedregel, at prissætningen for serviceydelserne ikke må overstige de faktiske udgifter i forbindelse hermed. Ydelserne opkræves inkl. moms. Der skal udarbejdes regnskab hvert år. Betaling til inventar til fællesarealerne er en opsparing, hvorfor der godt kan være overskud/underskud ved årets afslutning. Eventuelt overskud/underskud overføres til det efterfølgende år. Kost Beboerne betaler for kosten. Tilmelding til kost er valfrit for den enkelte beboer. Tilmelding sker til hele kostpakken. Beløbet dækker udgiften til råvarer. Der er mulighed for at vælge kosten fra i enkelte dage eller i perioder, der betales således kun for de dage, hvor beboeren ikke har frameldt sig. Framelding skal ske til personalet senest 3 dage før, for at udgiften refunderes. Det skal således være muligt for Bo- og, at tilrettelægge madlavningen med henblik på en reel besparelse. Kontaktteamet er ansvarlige for notering af eventuelle framelding på særligt skema. Hvis beboeren har gæster, der ønsker at spise med, skal der betales pr. gæst pr. måltid. Der betales forud for madordningen, mens eventuel regulering altid sker bagud. Betalingen skal være i overensstemmelse med de faktiske råvareudgifter til mad. Hver måned udarbejder sekretæren et kostregnskab for hvert team, der viser månedens fødevareindkøb og beboernes indbetalinger, samt akkumuleret sum for året. Kost inklusiv tilberedning I de tilfælde, hvor en beboer ikke ønsker at deltage i tilberedning af kost, selvom vedkommende er i stand til det, eller hvis en beboer ikke er i stand til at deltage, bliver beboeren opkrævet for kost inklusiv tilberedning. Beløbet dækker udgiften til råvarer samt til personaleforbrug i forbindelse med tilberedningen. Husholdningsartikler Beboerne betaler for husholdningsartikler til eget brug samt andel af fællesareal. Beløbet dækker over: I boligen: Toiletpapir, engangshåndklæder, affaldsposer, flydende håndsæbe, toiletrens, rengøringsmidler, gulvklude. I fællesareal: Køkkenruller, opvaskemidler, opvaskebørster, viskestykker, karklude, ovnrens, husholdningsfilm, bagepapir, stanniol, kaffefiltre, affaldsposter, fryseposer, lys, servietter, elpærer, vaskepulver, blomster. Inventar til fællesareal Beboerne betaler til opsparing til køb af inventar mv. til fællesarealerne. Beløbet dækker over indkøb af: Tv, musikanlæg, digitalkamera, møbler, lamper, lysestager, billeder, havemøbler, køkkenting, julepynt mv. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 10

Der må maksimum opspares et beløb svarende til 2.000 kr. pr. beboere i det enkelte team. Såfremt der er opsparet et større beløb end maksimumsbeløbet, stoppes beboernes indbetaling i en periode, indtil opsparingen igen er under maksimumsbeløbet. Såfremt det er nødvendigt at foretage indkøb uden at der er opsparet hertil, skal lederen af Bo- og forinden godkende indkøbet. Bo- og lægger ud for indkøbet, og der skal foreligge en plan for tilbagebetaling af udlægget. Beboere må ikke lægge ud for indkøb af inventar til fællesarealer. Ved dødsfald eller fraflytning opgøres opsparingen, og den pågældende beboers andel af eventuel overskud udbetales. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 11

7 Bilag 2 Administration af beboermidler gældende for Bo- og Servicecenter Ringsted I det omfang en beboer ikke selv fuldt ud er i stand til at varetage sine økonomiske forhold, men bistås heri af ansatte, skal der udarbejdes en administrationsaftale i henhold til de nedenfor anførte regler. Målet er: At personalet har så lidt omgang med beboernes penge som muligt. Det betyder, at man skal overlade så meget som muligt til beboerne selv i samarbejde med eventuelle pårørende. At faste betalinger så vidt muligt skal betales via bankens betalingsservice. At enhver aftale vedrørende administration af økonomiske midler skal fremgå af administrationsaftalen. Administrationsaftale udarbejdes i forhold til: Hensynet til beboerne (beskyttelse mod risikoen for udnyttelse af det faktiske afhængighedsforhold til personalet). Hensynet til personalet (beskyttelse mod uberettiget mistanke om misbrug af beboernes midler). Hensynet til revision og kontrol af den administration af beboernes midler, som Bo- og udfører. Hensynet til samarbejde med de pårørende og / eller en eventuel værge. Administrationsaftale Alle beboere på Bo- og skal tilbydes, at der udarbejdes og underskrives en administrationsaftale. Hvis der er tale om en beboer, som selv administrerer sin økonomi, ejendele mv. skal det fremgå af administrationsaftalen. Administrationsaftalen vil således kun bestå af en underskrevet erklæring om, at beboeren selv administrerer sin økonomi. Aftalen skal underskrives af 2 ansatte fra kontaktteamet. Hvis beboeren ikke ønsker at underskrive aftalen, skal det noteres. Hvis beboeren ikke selv administrerer sin økonomi, skal der udarbejdes en administrationsaftale. Administrationsaftalen skal indeholde oplysninger om administrationens omfang. Hvis administrationen alene varetages af en eller flere pårørende, skal det fremgå af administrationsaftalen. Der vil i disse tilfælde ikke være grundlag for at udarbejde oversigter over konti mv. Eventuelle bemærkninger vedrørende pårørendes administration kan anføres i bemærkningsfeltet. I de tilfælde hvor administrationen varetages af andre end pårørende eller i samarbejde med pårørende skal administrationsaftalen udfyldes i sin helhed. Aftalen skal bl.a. omfatte en oversigt over eventuelle bankkonti med notat om hvilke personer, der er hæveberettiget på kontiene samt, hvorledes eventuelle bankbøger, hævekort m.v. opbevares. Såfremt der er beskikket en værge, er det vigtigt, at opgavefordelingen mellem Bo- og og værgen er beskrevet i administrationsaftalen. Endelig omfatter administrationsaftalen en oversigt over beboernes personlige effekter såsom T.V.- og radioanlæg, inventar m.v. Kun effekter med værdi på over 1.000 kr. skal registreres. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 12

Ved effekter, som ikke opbevares i beboerens lejlighed, skal det fremgå hvor det opbevares. Effekter der kasseres, noteres kasseret i administrationsaftalen. Hvis der er tale om en beboer, som ikke ønsker, at få registreret sit indbo, skal det fremgå af administrationsaftalen. Hvis kontaktteamet vurderer, at det ikke vil være muligt løbende at vurdere, hvilket indbo der findes i beboerens bolig, må kontaktteamet konkret vurdere, hvorvidt der vil være grundlag for at registrere indboet i administrationsaftalen. Beslutningen om at undlade registrering skal fremgå af administrationsaftalen. Hvis beboeren har særligt værdifulde smykker må beboeren henvises til at opbevare genstandene i en bankboks, eller i pengeskabet i beboerens egen lejlighed. Såfremt der undtagelsesvis indgås aftale om, at en eller flere beboere køber særligt inventar til fælles rum, skal aftalen herom fremgå af administrationsaftalen, som samtidig dokumenterer ejerforholdet. Administrationsaftalerne skal opbevares i Acadre. Lederen af Bo- og eller kontaktteamet skal minimum en gang årligt påse, hvorvidt der er behov for at revidere/udarbejde en ny aftale med beboeren. Revidering bør ske i forbindelse med udarbejdelse af handleplan, og ellers hvis beboeren ønsker det. Handleevne Hvis en beboer selv administrerer egne midler, har Bo- og intet ansvar for opbevaring eller anvendelse af midler, og personalet har ikke adgang til hævninger på eventuelle bankkonti. Hvis beboeren ikke selv kan administrere egne midler, skal Bo- og anvende følgende overordnede retningslinjer: Opsparing under ca. 75.000 kr. Hvis beboeren har pårørende, som kan varetage pågældendes økonomiske interesser, kan de pårørende alene varetage beboerens økonomiske interesser. Bo- og har i så fald intet ansvar for opbevaring og anvendelse af midler, og personalet har ikke adgang til at hæve på beboerens konti. Hvis der ikke er pårørende, som kan varetage beboerens økonomiske interesser, eller beboeren ikke ønsker, at de pårørende varetager opgaven, kan Bo- og Servicecenter Ringsted administrere beboerens økonomi ved at indgå en administrationsaftale med beboeren. Hvis Bo- og vurderer, at de pårørende ikke varetager beboerens økonomiske interesser på en betryggende måde, skal Bo- og Servicecenter Ringsted vurdere, om der skal rejses sag om værgemål. Opsparing over ca. 75.000 kr. Bo- og skal vurdere, om der skal rejses sag om værgemål. Det forudsættes, at Bo- og helt eller delvist administrerer beboerens økonomi på det tidspunkt, hvor spørgsmål om værgemål opstår. Hvis det vurderes, at der ikke skal rejses sag om værgemål, skal det noteres i beboerens personsag, at spørgsmålet har været drøftet og redegøres for de overvejelser, der ligger til grund for beslutningen. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 13

Det bemærkes, at Statsforvaltningen ikke nødvendigvis vil finde grundlag for at udpege en værge i de tilfælde, hvor formuen er over ca. 75.000 kr., og hvor der er pårørende, som kan varetage beboerens anliggender på betryggende vis. Hvis det herefter vurderes, at der ikke skal rejses sag om værgemål, skal det noteres i beboerens personsag, at spørgsmålet har været drøftet og redegøres for de overvejelser, der ligger til grund for beslutningen. Administration Såfremt Bo- og i henhold til administrationsaftalen hjælper beboerne med at administrere egne midler, er det lederens ansvar, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for aftaler og handlinger. Kontaktteamet er ansvarlige for at udarbejde en økonomijournal for den enkelte beboer. Økonomijournalen ajourføres jævnligt. En økonomijournal skal indeholde: En oversigt over beboerens faste udgifter inkl. betalingsaftaler om serviceydelser (kost, husholdningsartikler mv.), kontingent o.l. Dokumentation for alt køb over 1.000 kr. Eventuel ændring af kontaktperson For at lette den daglige administration oprettes en særlig "bankkonto" til lommepenge. Bankkontoen skal oprettes i et pengeinstitut med afdeling i Ringsted og med mulighed for kontakthævning ved kasse. Dette gælder også hvis der er beskikket en værge. På denne konto må maksimalt henstå 5.000 kr., når månedens betalinger er foretaget. Beløb herudover skal overføres til en særlig "opsparingskonto". Kontaktteamet må ikke være hæveberettiget på opsparingskontoen. Såfremt der er beskikket en værge, skal kontaktteamet skriftligt anmode værgen om at overføre eventuelle beløb over 5.000 kr. Kopi af brev skal opbevares som dokumentation for anmodningen. I administrationsaftalen skal der stå hvilken bank kontoen / kontiene er oprettet i, og hvilken kontotype der er tale om, eksempelvis pensionskonto, lønkonto, lommepengekonto, opsparingskonto. Ligeledes skal bankens registreringsnummer og kontonummeret fremgå. Det skal afkrydses, om der er et mærke knyttet til kontoen. Mærket skal ikke stå der, men blot afkrydses (kun kontaktteamet og sekretæren må kende mærket). Der skal stå hvilke medarbejdere der er bemyndiget til at skrive under på et hævebilag. Banken skal have besked herom pr. brev (husk stillingsbetegnelse og cpr.nr.). Sekretæren sørger for fremsendelse af brev til banken. Både af pædagogiske hensyn og af hensyn til personalets sikkerhed er det en selvfølge, at den enkelte beboer selv er med i banken for at hæve deres egne penge. I særlige tilfælde hvor det ikke kan lade sig gøre, gælder det at en fra kontaktteamet medbringer og afleverer en fuldmagt i banken, hvorpå den enkelte beboer har skrevet under på, at pågældende personale må hæve på kontoen d.d. og hvilket beløb. Engangsfuldmagten skal gemmes sammen med hævebilaget. I tilfælde af at beboerne ikke er i stand til at underskrive en fuldmagt, kan kontaktteamet i henhold til administrationsaftalen have adgang til at hæve på beboerens konti. For at imødekomme påstande om uberettiget råden over beboernes midler, bør personalet dog kun have mulighed for at hæve på konti ved underskrift på hævebilag. Personalet må således ikke hæve penge på hævekort via pin-kode. I de tilfælde hvor det ikke er muligt for det bemyndigede personale (på grund af ferie, sygdom eller lignende) at hæve penge for/med beboeren, anbefales brug af engangsfuldmagter. Engangsfuldmagten skal gemmes sammen med hævebilaget. Kredsen af medarbejdere, der har underskriftsret i forhold til den enkelte beboers konti, skal begrænses mest muligt. Underskriftsretten må kun gives til fastansatte medarbejdere i WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 14

kontaktteamet og må ikke omfatte lederen af Bo- og. Det anbefales, at der højst er 3 medarbejdere som får underskriftsret til en beboers konti. Kvittering for hævningen er dokumentation for transaktionen på bankkontoen og tilgang vedrørende den kontante beholdning. Der kan maksimum hæves 5.000 kr. pr. måned for den enkelte beboer. Hvis der er tale om større beløb, skal dette godkendes af afdelingsleder. Hvis der er tale om beboere, som har eget hævekort til en konto med lommepenge, skal det noteres i administrationsaftalen. Bo- og skal notere de beløb, som der overfører til "lommepenge kontoen". Bo- og har ikke ansvar for beboerens forbrug fra denne konto. Beboerens transaktioner, skal derfor ikke bogføres af Boog. Midler til mindre personlige fornødenheder og lommepenge kan forefindes som kontanter. Kontantbeløbet må ikke overstige 3.000 kr. Dog kan der i særlige tilfælde fx ved større indkøb til nyt tøj, ferie o.lign., foreligge større beløb i en kort periode. Ved hjælp til administration er kontaktteamet ansvarlige for, at der er penge i den enkelte beboers lommepengekasse. Nogle beboere har en lommepenge-bankkonto, hvortil der bliver overført et fast beløb. Opbevaring af midler Bankbog/hævekort og kontanter opbevares i et aflåst pengeskab i beboerens egen lejlighed. Det skal af administrationsaftalen fremgå, hvem (kontaktteam og på sekretærens kontor) der har adgang til nøglen for den enkelte beboer. De beboere, som selv administrerer deres økonomi, har egen nøgle til eget pengeskab. Det kan aftales, at Bo- og opbevarer en reservenøgle i et aflåst skab på Bo- og. Det skal i givet fald fremgå af administrationsaftalen. Nøglerne til pengekassen/-boks opbevares af Bo- og på betryggende vis. Når det alene er Bo- og, som opbevarer nøgler, vil Bo- og være ansvarlig for indholdet i pengeskabet. Regnskabsføring Der skal løbende føres dokumenteret regnskab for alle beholdninger omfattet af administrationsaftalen ved brug af regnskabsark. Alle indtægts- og udgiftsbevægelser både fra beboerens pengeskab og på bankkonti føres på regnskabsarket med aktuel købsdato/bankkontodato. Kontaktteamet er ansvarlige for at udarbejde regnskabsarkene. Der skal forefindes dokumentation for alle transaktioner. Dokumentationen forefindes som originale kvitteringer, boner, billetter, m.v. Alle kvitteringer underskrives med beboerens navn samt navn på eventuel ledsager. Såfremt originalbilag undtagelsesvis mangler, udarbejdes et bilag, der angiver udgiften. Bilaget skal ved påtegning på bilaget godkendes af teamleder/sekretær/lederen af Bo- og Servicecenter Ringsted og kontaktteamet. Hvis en beboer får udbetalt beløb til sig selv, skal beboeren eller 2 medarbejdere i forening kvittere for udbetalingen. Ved girokvittering skal det fremgå af kvitteringen at den omhandler en konkret beboer. Ved betaling for ydelser til Bo- og for eks. ferierejser, arrangementer m.v. skal der foreligge specificeret fordelingsregnskab, som dokumentation for beboerens betaling. Beboerens navn skal ligeledes fremgå af eventuelle regninger eksempelvis i forbindelse med bestilling af ferierejser, feriehuse m.v. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 15

Hjælp/undervisning til regnskabsføring kan rekvireres hos afdelingslederne/sekretæren. Hvis den ansvarlige medarbejder har vanskeligheder med at føre regnskab, kan regnskabsføringen uddelegeres til medarbejderens kontaktmakker eller anden kollega med tæft for regnskaber, dog er ansvaret for beboerens økonomi altid kontaktteamet. Saldi på regnskabsarket afstemmes med saldi i pengeinstituttet, kontantbeholdning og bilag hver uge, hvis der har været bevægelser. Det skal ved dato og underskrift dokumenteres, at afstemningen er foretaget, og hvorvidt afstemningen har givet anledning til bemærkninger. Såfremt afstemningen giver anledning til bemærkninger, skal lederen af Bo- og Servicecenter Ringsted informeres herom straks. Eventuelle differencer registreres straks i de enkelte regnskaber, og differencebilaget attesteres som ved manglende bilag (der udarbejdes et bilag, der angiver differencen). Ved større uregelmæssigheder over 500 kr. ved afstemning meddeles dette strakt til lederen. Regnskabet gennemgås af lederen sammen med kontaktteamet. Finder den fælles gennemgang ikke uoverensstemmelsen i regnskabet, udligner udlægskassen på Bo- og underskudsbeløbet, ved overskud tilfalder beløbet beboeren. Al dokumentation skal opbevares på Bo- og i 5 år, herunder dokumentation i form af kontoudskrifter fra banken på alle transaktioner på bankkontoen. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 16

8 Bilag 3 Administrationsaftale for beboere på Bo- og Alle beboere skal tilbydes, at der udarbejdes og underskrives en administrationsaftale. Hvis beboeren selv administrerer sin økonomi, og ikke ønsker, at der udarbejdes en administrationsaftale, kan der ikke stilles krav herom. Hvis beboeren helt eller delvist får støtte til at administrere sin økonomi, skal der udarbejdes en administrationsaftale. 1. Navn Beboerens navn: Civilstand: 2. Bolig Team: Bolig: Indflyttet: (Ændres kun ved reel fra- og genindflytning) Administrerer beboeren selv sin økonomi? Ja: Nej: Delvist: Underskrifter: Beboeren Evt. pårørende Evt. værge Kontaktperson Leder Dato Underskrift (Hvis nej/delvist, skal der udarbejdes en administrationsaftale efter nedenstående skabelon.) WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 17

3. Kontaktpersoner mv. Kontaktperson: Primær pårørende: Relation: Adresse: Telefon: Email: Værge: Adresse: Telefon: Email: Sagsbehandlers navn: Telefon 4. Værge Hvis der er beskikket værge skal følgende udfyldes: Værge i forhold til økonomiske anliggender Værge i forhold til personlige anliggender Værge i forhold til fratagelse af retlig handleevne Samværgemål Ja Nej 5. Administration 5. 1 Støtte til administration af pension til nødvendige udgifter til ophold i boligen, herunder kost (sæt kryds/evt. flere krydser) Beboeren Pårørende Værge Bo- og Servicecenter Ringsted Kommune WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 18

Beskrivelse af opgavefordeling: 5.2 Støtte til administration af økonomiske midler udover pensionsmidler (sæt kryds) Pårørende Værge Bo- og Servicecenter Ringsted Beskrivelse af opgavefordeling: 6. Økonomi 6.1 Pengeinstitut Navn: Telefonnummer: Kontakt: Email: Pengeinstitut WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 19

Konto 1 (type og nr.) Hæveberettigede Opbevar. hævekort Mærke Ja/Nej Konto 2 (type og nr.) Hæveberettigede Opbevar. hævekort Mærke Ja/Nej Konto 3 (type og nr.) Hæveberettigede Opbevar. hævekort Mærke Ja/Nej 6.2 Kontanter A) Kontanter opbevares af beboeren - personalet har ikke adgang: B) Kontanter opbevares af beboeren - personalet har adgang: C) Kontanter opbevares af helt eller delvist af Bo- og Servicecenter Ringsted: Sæt X Hvis personalet har adgang til beboernes kontanter (B og C), hvem har så adgang: WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 20

Beboeren Pårørende Værge Kommunen Bo- og Servicecenter Ringsted PBS Beboeren Pårørende Værge Kommunen Bo- og Servicecenter Ringsted PBS Ringsted Kommune Gennemgang af beboerbetaling mv. på Boog 7. Betaling for bolig, ophold mv. I nedenstående tabeller afkrydses, hvem der er ansvarlig for, at den faktiske betaling foretages med beboerens midler. 7.1 Obligatoriske ydelser Ydelse Husleje El/varme Evt. bemærkninger: 7.2 Individuelle valgfrie ydelser Ydelse Kost Kost inkl. tilberedning Husholdningsartikler Inventar Evt. bemærkninger: WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 21

Beboeren Pårørende Værge Kommunen Bo- og Servicecenter Ringsted PBS Ringsted Kommune Gennemgang af beboerbetaling mv. på Boog 7.3 Øvrige udgifter Ydelse Kabel tv Licens Forsikring Kørsel Beklædning Frisør Fodpleje Tandpleje Medicin Briller/hjælpemidler Mindre inventar Større inventar Gaver Ferie Biograf/teater Byture/udflugter Lommepenge Angiv arten Angiv arten Angiv arten Angiv arten Evt. bemærkninger: WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 22

8. Værdigenstande m.v. Oversigt over inventar med værdi over 1.000 kr. Oversigten skal revideres løbende. Type genstand Mærke Anskaffelsessum Evt. bemærkninger 9. Øvrige forhold vedrørende beboerens økonomi og værdigenstande Bemærkninger: WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 23

10. Tiltrædelse af aftale ved underskrift Aftalen træder i kraft fra datoen for underskrivelse. Hvis beboeren ikke ønsker, at underskrive aftalen, skal det noteres i underskriftsfeltet. Ved kontaktpersonernes underskrift bekræfter de samtidigt, at de har kendskab til Ringsted Kommunes skrivelse Administration af beboermidler gældende for Bo- og. Aftalen skal revideres min. 1 gang årligt. Dato Underskrift Beboer Pårørende - 1 Pårørende - 2 Værge Kontaktperson 1 Kontaktperson - 2 Kommunen ( 36) Bemærkninger vedrørende underskrifter: WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 24

9 Bilag 4 Etiske retningslinjer for omgang med beboernes økonomi Som ansat på Bo- og vil du skulle omgås beboernes penge. Det kræver en meget høj etik. Her vil vi alene beskæftige os med det etiske aspekt i omgangen med andres penge. Hvad angår regler for regnskab mv. henvises til Administration af beboermidler gældende for Bo- og. Er du ude med en beboer f.eks. bytur eller ferie betaler beboeren som udgangspunkt for dig. Det betyder, at du er inviteret med i byen. Deraf følger at det naturligvis ikke er tilladt at indtage mad og drikke for beboernes regning, uden at de selv er til stede. Heller ikke selvom du ordner opgaver for dem. Vi forventer af dig, at du er ydmyg i dit valg af f.eks. fortæring, og at du i det hele taget forsøger at holde udgiften til din ledsagelse nede. Ved valg af fortæring, må du vælge i samme prisklasse som beboeren eller derunder, aldrig i en prisklasse over det som beboeren selv fortærer. Inden i tager af sted skal du sikre dig, at beboeren er indforstået med turens formål/indhold, og at beboeren er klar over, hvem der skal betale. Vær opmærksom på om der i samarbejde med beboeren og deres eventuelle pårørende er aftalt et rådighedsbeløb til ferier og fornøjelser, som angiver en ramme som beboeren kan bevæge sig indenfor. WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 25