HEI-Tennis Formandens beretning for år 2002. Det er med stor fornøjelse at jeg på bestyrelsens vegne og som formand kan aflægge beretning for tennisåret 2002. I den tid jeg har deltaget i bestyrelsesarbejde er det den bedste og længste sæson som vi har været igennem. Og det gælder stort set på alle områder lige fra det sportslige, klublivet og det sociale samvær over det økonomiske til de mange tennistimer der var mulighed for at spille. Sæsonen startende med standerhejsning sidst i april og for mit eget vedkommen med sidste tenniskamp den 8. oktober. En super sæson! Og om året der gik: Tilbage på generalforsamlingen den 7. februar 2002 blev Henrik Rasmussen, Christel Ebsen, og Tommy Jensen valgt/genvalgt til bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerede sig herefter med mig selv som formand, Karsten som kasserer, Christel som næstformand, Steffen som turneringsudvalgsformand, Thomas som træningsudvalgsformand, Henrik som ansvarlig for baneanlægget, Tommy med ansvar for udvikling. Bestyrelsen har også nydt godt af suppleanterne Helle Eskesen og Kaj Ambrosius i bestyrelsesarbejdet. Med udgangspunkt i sidste års beretning hvor bestyrelsen redegjorde for 5 fokusområder den ville arbejde for, tog bestyrelsen fat på arbejdet. Og for dem som ikke kan huske hvad det var, vil jeg her kort nævne områderne, og kommentere dem samtidig: 1. At tiltrække nye medlemmer 350 (vi var 298 i 2001) 2002: Det endte med at vi var 408 medlemmer fordelt på følgende aldersgrupper: 0-17 år=131, 18-24 år=44, 25-59 år=144 og over 60 år=21, en procentvis fremgang på ca. 34
%. Det har i forhold til vor økonomi betydet en hel del, og ikke mindst da næsten alle var betalende fra sæsonens start. 2. Etablering af en ungdomsafdeling 2002: Vi fik en overvældende tilgang af nye juniorspillere, helt præcis var vi 131 hvilket er en fordobling på bare 2 år. Det beslaglagde alle vore ressourcer og ikke mindst hos Thomas. Det gjorde at vi ikke fik oprettet en egentlig ungdomsafdeling, men vi koncentrere os om at tilbyde træning og sommertennisskoler både i starten af skoleferien og sidst i ferien. 3. Internetbooking og dermed optimering i brug af banerne 2002: Vi var meget spændte på opstarten og ibrugtagning af vort nye bookingsystem, og ikke mindst på baggrund af den diskussion og dialog der havde været forud for debuten. Det er bestyrelsens opfattelse at det gik over alt forventning, og ikke mindst med fordeling af baneressourcerne. Der har således ikke på noget tidspunkt i sæsonen været et tidspunkt hvor der ikke har været muligt at booke med mindst 1-2 dage i forvejen. Og som hovedregel har det været muligt at booke en dag i forvejen. For jer som kan huske hvordan det var med det gamle system, er det en klar forbedring af servicen overfor medlemmerne med det nye system. 4. Færre men bedre turneringshold (flere hold i DGI regi) 2002: Det vil Steffen komme nærmere ind på, men jeg kan kort sige at vi tilmeldte færre seniorhold. 5. Bedre informationsniveau og PR 2002: Vi husstandsomdelte som forrige år vor introduktionsfolder som også i 2002 gav en god respons. I vort nye bookingsystem var der også mulighed for at meddele nyheder, som vi har brugt flittigt til nu og her nyheder. Det er et område hvor vi har fået et par tilkendegivelser på om ikke det var mulighed for at slå denne funktion fra. Det kan kun lade sig gøre hvis den enkelte selv går ind og sletter sin e-mail adresse. De informationer som er mere permanente igennem hele sæsonen er lagt ind på vor hjemmeside.
På PR siden har Tommy gjort et stort arbejde for at få flere seniorer i tale, hvilket også gjorde at vi kunne starte endnu et seniorhold op. Omkring arrangementer har vi sendt artikler til ugeaviserne. Så alt i alt - en bedre og mere nærværende kommunikation omkring hvad der er sket og sker i klubben. Bag disse fokusområder lå der også en anden dagorden om at skabe et bedre klubmiljø og ikke mindst at forbedre klubbens økonomi. Vi startede således med et underskud på kassekreditten på ca. 60.000. Og i vil se når regnskabet bliver fremlagt, at vi nu kan starte sæsonen med at være i ca. 0, inklusiv at vi har indfriet vor lån til hovedforeningen. Og må det være en rettesnor for den kommende bestyrelse og fremtidige bestyrelser at der aldrig må være kassekreditgæld i klubben ved sæsonens start. De sidste 2 år har været en sej kamp for at vende den økonomiske udvikling, men vi kan nu med glæde konstatere at vi er på rette vej og at det ser lyst ud for fremtiden. At vi så også for den kommende sæson kan forvente at få omlagt vort kreditforeningslån samt andre indtægtsaktiviteter, som forbedre driften med ca. kr. 50.000 pr. år, giver klubben den ballast og tryghed der skal til for at have råderum til den fortsatte udvikling. Så alle skrækscenarier om fallit og manglende betalingsevne er hermed afblæst for mange år ud i fremtiden. Det gode klubliv og den enkeltes tennisspillet har vi som bestyrelse ikke den store indflydelse på, men kan fra sidelinjen bare konstatere at medlemmerne i den grad har benyttet sig af de rammere som klubben stiller til rådighed. Vi er og skal fortsat være en bred og socialt funderet tennisklub hvor nærvær, sammenhold og kammeratskab er en selvfølge. Bestyrelsen har afholdt en række møder for at tilrettelægge årets gang i klubben. Jeg skal her nævne et bredt udsnit af de indsatsområder som der har været arbejdet med. Forberedelse og afholdelse af generalforsamling.
Konstituering og ansvarsfordeling. Udsendelse af Tennis brochure ca. 5000 stk. Klargøring og vedligeholdelse af baner. Klargøring af klubhus. Turneringsplaner og afvikling heraf. Træningsaktiviteter for seniorer og juniorer. Opstart af nyt seniorhold. DTU tennisskole og egen tennisskole. Aktivitetskalender. Indkøb og salg af bolde. Indlæg til HEI bladet. Indlæg til ugeaviserne. Diverse opslag på nettet og i klubben. Standerhejsning. Nyt bookingsystem og vedligeholdelse heraf. Opdatering af hjemmeside. Økonomi, opfølgning og likviditetsstyring. Medlemmer, indmeldelser kontingentindbetalinger. Tilskud og ansøgninger. Sponsorkontakt med ny hovedsponsor (Danske Bank) Sponsoraftale med IN-Sport Diverse indkøb og vedligeholdelse af udenoms arealer. Kontakt til kommunen. Medlemspleje. Og daglige problemstillinger. Arbejdet har i stor udstrækning været baseret på et bredt ansvar og med deltagelse at en lang række aktive medlemmer i klubben. Det er bestyrelsens og min egen opfattelse at vi er en klub der er i harmoni med os selv, og som har rigtigt meget at byde på, både for nye og gamle medlemmer - unge som ældre. Jeg vil gerne sige tak til alle som bidrager både med stort og småt. Omkring klubhus og udenoms arealer: Klubhuset har fået ny facade mod nord, aluminiums vindueslister, nye sternbrædder, hjørnet mod sydøst er udskifter og der er
monteret nye zink lister forneden langs huset. Arbejdet er udført af produktionshøjskolen i Gl. Egå. Vi har lagt nye fliser fra Skæring Skolevej og hele vejen op til flagstangen, så det fremover bliver nemmere at køre tennis grus op til banerne 1,2,3. Vi undgår samtidig at der løber vand ned til banerne 5+5 når det regner meget. Arbejdet er udført af Århus Kommune. Bekæmpelsen af ukrudt omkring banerne har på grund af den manglende banemand i størstedelen af sæsonen været forsømt. Men uden aktive medlemmer havde der ikke været nogen til tage sig af følgende opgaver: Medlemsregistrering. Internetside. Opsætning og vedligeholdelse af bookingsystem. Banevedligeholdelse. Grønne områder. Sponsorer til vor annoncesøjle. Klargøring og lukning af baner og klubhus. Grønne område. Turneringsafvikling. Klubturnering. Klubberne i klubben herunder mandagsmix, lørdags- og søndagsklubben, og seniorklubben. Formænd for de enkelte hold. Kaffe- og kagehold osv., osv. Vor banemand fra sæsonstart trak sig desværre ret hurtigt og vi stod tilbage med ansvaret selv. Dette trak ret hårdt på Henrik indtil vi fik en ordning med græsslåning og at Mogens Therkildsen sidst på sæsonen tiltrådte. Mogens har nu været på banekursus og fortsætter i sæsonen 2003 med ansvar for baner, og klubhus. På trods af den manglende banemand, har banerne været gode at spille på.
Træningen i klubben startede i begyndelsen af maj måned for både mikroer, juniorer og seniorer. Fra start var der ca. 80 tilmeldte mikroer/juniorer, men antallet steg op til over 100 mikroer/juniorer. Der var derfor behov for en ekstra indsats for at skaffe trænere og hjælpere. Tak til jer som trådte til med kort varsel. Tennisskolen i uge 27 for de mindste, var igen en succes med ca. 40 deltagere. Det var en del flere end som planlagt og vi måtte igen kalde på ekstra ressourcer. Vi gentog således sommerskolen igen i den sidste uge af sommerferien. Som noget nyt tilbyd vi seniorer en startop pakke til kr. 1.500 med 6 gange træning, ketcher, bolde, t-shirt og selvfølgelig medlemskab. Det blev en stor succes med 22 nye tennisspillere en stor tak til Anders Leth for den frivillige indsats. Såvel på ungdoms- og seniorsiden har der været et stort engagement fra de tilknyttede trænere til gavn for spillerne. De samme kræfter sætter vi i stor udstrækning vor lid til, også vil fortsætte i den kommende sæson. Kasper Mogensen har været tilknyttet de bedste seniorerne. Og nu til det sportslige som Steffen vil orientere om. ( orientering om klubresultater i sæsonen 2002) En særlig tak skal rettes til Lisbeth, Anne Grethe og Rita i aktivitetsog festudvalget for indsatsen i 2002 de har i særlig grad været med til at skabe hyggelige rammer i tennisklubben. Til sidst planer og indsatsområder som vi har for den nye sæson 2003, hvis vel og mærke vi for mandat hertil: Fokusområderne vil så være. 1. Status Quo på medlemmer (400 og vil lukker ved 250 seniorer) 2. Ungdomstræning ( Kasper Mogensen til de bedste) 3. Baneinventar ( sprinkleranlæg, nyt baneudstyr) 4. Nye servicetilbud til medlemmerne
På bestyrelsens vegne håber jeg, at have givet en dækkende fremstilling af HEI-Tennis for sæsonen 2002. Egå den 6. Februar 2003. Torben Hvashøj, formand HEI-Tennis