REFERAT Møde: Bestyrelsesmøde 05-2016 Dato: Mandag den 13. juni 2016 kl. 9.30 tirsdag den 14. juni kl. 16.30 Sted: Deltagere: Hotel Park, Viaduktvej 28, 5500 Middelfart Bestyrelsen: Jesper Andersen (dog ikke i punkt 3.6, 3.8 og 4.1), Peter Bjerremand, Christian Hangel, Line Markert, Hans Natorp, Christina Nielsen, Jørgen Larsen, Henrik Voldsgaard. Sekretariat: Henrik Blakskjær, Thomas Jacobsen, Mads Kolte-Olsen, Steen Wintlev. DAGSORDEN 1. Godkende dagsorden Hans Natorp bød velkommen og gennemgik mødets dagsorden. Bestyrelsen besluttede at godkende dagsorden for møde 05-2016. 2. Godkende referat fra møde 04 2016 Referatet af møde 04-2016 den 9. maj 2016 var inden mødet blevet lagt frem på basecamp, kommenteret, justeret og offentliggjort på sejlsport.dk. Bestyrelsen godkendte referat fra møde 04-2016. 3. Bestyrelsens og sekretariatets arbejde 3.1. Formandens rapport Hans Natorp henviste til skriftlig rapport på basecamp. Hans Natorp redegjorde for seneste udvikling i World Sailing. Executive Committee i World Sailing foreslår evaluering af alle olympiske klasser inden 2020. Det sker med henvisning til Agenda 2020 fra den Internationale Olympiske Komite. World Sailing Council beslutter den 13. juni proces for evaluering. Det blev nævnt, at den olympiske sejlsport kan udvikle sig uden at åbne op for evaluering af alle klasser. World Sailing burde have udnyttet de muligheder. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen fra formanden til efterretning. 3.2. Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen henviste til skriftlig rapport på basecamp. Henrik Blakskjær redegjorde for status for aktivitetskalender. Aktivitetskalender bliver lanceret, når den er testet grundigt. Projektet arbejder med en faseopdelt udvikling, som vokser ud fra sejlklubbernes medvirken. Det er afgørende for driftsfasen. Mads Kolte-Olsen redegjorde for skifte i projektleder i Worlds 2018 og relationen til World Sailing. Man bad Mads Kolte-Olsen om i styregruppen for Worlds 2018 at følge håndtering af den logistiske udfordring med at få at både i vand fra kaj med 2,5 m højdeforskel. Desuden bør faciliteter kunne anvendes af sejlsporten efter Worlds 2018. Endelig skal man forholde sig til, 1
at der vil være begrænsede muligheder sejlsportsaktiviteter i byggefasen. Det gælder både klubber og udenlandske hold. Steen Wintlev redegjorde for brugernes adgang til Dansk Sejlunions turbøjer (medlemmer af Dansk Sejlunion og Dansk Tursejlere) og Danske Tursejleres bøjer (alle sejlere, da bøjerne er finansieret af Friluftsrådet). Hans Natorp orienterede om DIF værktøj til trivselsundersøgelse. Henrik Blakskjær redegjorde for sekretariatets ArbejdsPladsVurdering fra november 2015 og ledergruppens opfølgning på undersøgelse. Henrik Blakskjær redegjorde for sekretariatets dialog med 30-35 sejlklubber om de fordele, som sejlklubben har ved medlemskab af Dansk Sejlunion. Ca. halvdelen af klubberne, som man drøfter kontingent med, giver udtryk for, at man alene vil betale for de dele af Dansk Sejlunion, som man har direkte fordele af. Det blev under drøftelse nævnt, at en del klubber ikke oplever, at de får værdi for 98,50 kr. pr. medlem. Man foreslog, at sekretariatet med faktura for kontingent sender en beskrivelse af de fordele, som sejlklubben har gennem medlemskab af Dansk Sejlunion. Bestyrelsen besluttede at tage orientering af ledelsen til efterretning. 3.3. Økonomirapport Henrik Blakskjær orienterede om, at sekretariatet gør klar til halvårsregnskab, som vil være klar primo juli. Man drøftede mulighederne for yderligere nuancering af økonomisk afrapportering omkring talent og landshold. Strukturen i Dansk Sejlunions afrapportering til Team Danmark er nyttig for den regelmæssige afrapportering. Denne vil blive suppleret med analyser af udvalgte områder, fx køb og salg af udstyr, talentarbejdet, fordeling af faste og løse trænere. Bestyrelsen besluttede at tage orientering om økonomi til efterretning. 3.4. Dannelse af et ungdomsnetværk Christian Hangel orienterede om arbejdet med at støtte initiativtagergruppe med at stille skarp på mål, indsats og involvering af andre unge i et netværk for unge i sejlsporten. En arbejdsgruppe nedsat på årsmødet i marts for DS Ungdomsnetværk har holdt to møder. Man har drøftet fortsættelsen af ungdomsnetværket efter, at klasseorganisationerne er trådt ud. Arbejdsgruppen består af 3 unge og 2 ældre unge. Man har i arbejdsgruppen drøftet netværkets mål og indhold. Mål og indhold tænkes baseret på netværkets oprindelige formålsformulering om rekruttering og fastholdelse af børn og unge i sejlsporten. Man drøfter netværkets aldersspænd og arbejdsområder. Målet er at indkalde til ekstraordinært årsmøde i Vingsted, hvor også netværkets første eget planlagte arrangement er et arrangement for unge i forlængelse af konferencen. Dansk Sejlunion har stillet 15.000 kr. til rådighed for netværkets etablering. Man opfordrede til, at netværket fokuserede på at skabe succes med events, som er attraktive for unge. Arbejdsgruppen kan fokusere på det aldersspænd, som arbejdsgruppen brænder for. 2
Man foreslog, at netværket brugte ungdomscruise som en del af netværkets aktiviteter. Netværket skal være opmærksom på, at netværket får en klar snitflade til og samspil med sejlklubbernes ungdomsarbejde. 3.5. Kaskoafgift Jørgen Larsen orienterede om arbejdet med at få skatteministeren i tale om omlægning af kaskoafgift. Jørgen Larsen orienterede om, at man inden sommerferien holder møde for at formulere brev fra DS til SKAT om at forsikring af klubbernes materiel bliver undtaget fra kasko-afgiften. Steen Wintlev har samlet oplysninger fra forsikringsbranchen. 3.6. Dannelse af talentnetværk Peter Bjerremand lagde op til drøftelse af den politiske ramme for et DS netværk for gennemførelse af strategi for talentarbejdet. Netværkets formål er at understøtte gennemførelsen af Dansk Sejlunions talentstrategi med bidrag fra de aktører, som ønsker at bidrage til dette. Man drøftede netværkets formål. Formålet er at støtte den sportslige udvikling af unge mennesker i sejlsporten, som det er beskrevet i DS Talentstrategi. Man drøftede deltagere i netværket. Alle klasser og klubber, som vil bidrage og samarbejde om netværket og talentstrategien, er velkomne i netværket. Dansk Sejlunion kan samtidig have en holdning til bestemte klasser og klubber. Det blev foreslået, at Dansk Sejlunion vurderer klasser og klubber i forhold til relevans og organisering og prioriterer sine ressourcer efter denne vurdering. Det skal være helt klart for alle, hvor beslutninger om fordeling af ressourcer og planlægning bliver truffet. Det er afgørende, at Dansk Sejlunion er tydelig om formålet (målgruppe og værdi) med anvendelse af ressourcer. Talentpulje og pulje til klassernes breddeaktiviteter. Netværk kan støtte klubbernes lokale finansiering af sine aktiviteter. Bestyrelsen besluttede at etablere et netværk, som hedder DS Sport og talentnetværk. Deltagere i netværket er klasser og klubber, som kan se, at de har en rolle i forhold til Talentstrategien og sportslig udvikling af unge mennesker. Dansk Sejlunion fokuserer sin støtte til klasser og klubber med højt relevans nu eller potentielt. Peter Bjerremand arbejder videre med etablering af netværket. Peter Bjerremand, Thomas Jacobsen og Mads Kolte-Olsen afklarer nærmere, hvordan DS Sekretariat konkret understøtter netværket. 3.7. Kapsejladsledelse kapacitet til aktiviteterne i Worlds 2018 Jesper Andersen orienterede om, at Christina Nielsen og Jesper Andersen ville tage kontakt til Worlds 2018 og herefter kapsejladsledergruppen. 3
Bestyrelsen besluttede at lade Jesper Andersen og Christina Nielsen varetage bestyrelsens løbende kontakt til Teknisk Udvalg. 3.8. Kontakt til klubber gennem kredse og DS Kredsnetværk Jørgen Larsen lagde op til drøftelse af, hvordan Dansk Sejlunion kan afklare forventninger til kredsenes arbejde. Kredsene kan formidle kontakt fra Dansk Sejlunion ud til sejlklubberne. Det blev nævnt, at bestyrelsens møde med klubberne i regi af kredsene vil være et bidrag til revitalisering af kredsenes arbejde. Kredsene kan facilitere kontakten på tværs af klubber. Dansk Sejlunion kan styrke formidlingen af strategisk budskaber ved at være mere til stede i kredsene. Det blev nævnt, at kredsene kan hjælpe i Dansk Sejlunions kommunikation, men Dansk Sejlunion skal fortsat kommunikere direkte til klubber. Bestyrelsen bekræftede målsætning om, at bestyrelsens medlemmer inden generalforsamling 2017 har været i direkte dialog med 50 sejlklubber. Jørgen Larsen sender inden 1. juli et oplæg om bestyrelsens kontakt til klubber. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Fritidssejleruddannelse, Dansk Sejlunion i ny rolle Steen Wintlev redegjorde for status i Dansk Sejlunions arbejde med en moderniseret fritidssejleruddannelse. Man bad sekretariat om en analyse af forretningsmodellen, som viser, hvad det vil koste at bygge systemet op over en tre-årig horisont. Man gav udtryk for, at den nye model vil gøre det muligt at løfte kvaliteten af sejleruddannelserne. Man skal være særlig opmærksom på, at Dansk Sejlunion og sejlklubberne holder kvalitetsniveauet over år. Gode sejlerskoler kan styrke tilgangen af nye mennesker til sejlsporten. Bestyrelsen tilsluttede sig oplæg om, at Dansk Sejlunion arbejder videre med modernisering af fritidssejleruddannelse. 4.2. Aftale mellem Sejlsportsligaen og Dansk Sejlunion Line Markert og Mads Kolte-Olsen redegjorde for status i etablering af ny organisation for Sejlsportsligaen. Ligaklubberne har på møde den 20. maj 2016 givet udtryk for klar opbakning til ny organisation (forening og selskab). Forening forventes formelt stiftet den 18. juni. r om samarbejdsaftale og overdragelse af aktiver/passiver er kommet godt i gang. 4
Man drøftede Sportsbåd Open. Man tilsluttede sig formulering i foreningens vedtægter, hvor Ligaforeningen skal understøtte udviklingen af sportsbåds-miljøet i Danmark, herunder medvirke til koordinering af ligastævner med Sportsbåd Open for alle interesserede sportsbådsklasser. Sportsbåd Open er værdifuld for værtsklubberne. Man drøftede Champions League og oplægget til forening og marketingaftale. Man vurderer, at oplæg til forening ser fornuftigt ud. Marketing-aftale skal undersøges nærmere, da Dansk Sejlunion, Ligaforening og sejlklubber flere steder i oplægget overdrager rettigheder til den kommercielle aktør bag Sailing Champions League. 4.3. Styrke købsrejsen for aktive mennesker og samarbejde om ekstern finansiering Mads Kolte-Olsen præsenterede forslag til, hvordan Dansk Sejlunion og sejlklubber kan styrke sin kommunikation til målgrupper for DS Strategi 2018 og dermed blive mere attraktiv for såvel aktive mennesker på vandet som samarbejde med virksomheder og fonde om ekstern finansiering. DS Strategi 2018 anviser de faglige indsatser i de kommende år. Dansk Sejlunion kan med fordel kombinere det faglige perspektiv i DS Strategi 2018 med et kundeperspektiv. Effekten af velfungerende købsrejser vil være et løft i Dansk Sejlunions attraktivitet overfor aktive mennesker og samarbejdspartnere om ekstern finansiering. Dansk Sejlunion har i 2016 ressourcer (kroner, timer, teknologi og kompetencer) til at gennemføre enkle men ikke komplette versioner af købsrejserne. Vi skal skaffe ekstern finansiering for at kunne gennemføre de komplette købsrejser over de næste år. Sekretariatet vil fasevis gennemføre købsrejserne. Gennemførelse af hver fase afhænger af, hvordan vi tiltrækker ekstern finansiering. Forløbet kører i to parallelle spor: 1) Tiltrække samarbejdspartnere om ekstern finansiering; 2) Omsætte købsrejser i praksis, fra enkel til komplet model. Man gav udtryk for tilfredshed med oplægget. Metoden med brug af persona og købsrejser kan styrke gennemførelse af DS Strategi 2018. Bestyrelsen tilsluttede sig oplægget om gennemførelse af købsrejser for udvalgte personas. 4.4. Ekstern finansiering Mads Kolte-Olsen redegjorde for status for ekstern finansiering af Dansk Sejlunion. Henrik Blakskjær redegjorde for skitse til budget 2017 og mulige handlinger, der kan reducere forskel mellem kendte indtægter og forventede udgifter. Man gav udtryk for, at en del af tiltagene er oplagte. Man kan formentlig finde flere handlinger. Andre tiltag er ikke realistiske. Det blev oplyst, at oplæg er en skitse. Ledergruppe vil i oktober lægge op til beslutning. 5
Man gav udtryk for bekymring om Dansk Sejlunion kan skaffe de nødvendige indtægter for 2017. Sekretariatet undersøger, om man kan tilknytte en ressource i kortere periode, som kan styrke indsatsen for at skaffe indtægter. Formandens rolle i arbejdet med at undersøge mulighederne i relationer blev fremhævet. Formanden blev opfordret til at gøre arbejdet med at sikre ekstern finansiering til en førsteprioritet i sit formandsarbejde. Dansk Sejlunion kan være samlingspunkt for store og mellemstore virksomheder, som arbejder på at skabe succes med vand og vind. Man foreslog, at Dansk Sejlunion præsenterer sig for et eller flere virksomhedsgrupper og ad den vej arbejder på at komme i kontakt med potentielle samarbejdspartnere. 4.5. International politik for Dansk Sejlunion Hans Natorp lagde op til drøftelse af Dansk Sejlunions international politik for perioden 2017-2020. Politikken skal sætte overordnede mål for Dansk Sejlunions arbejde i internationale relationer, som knytter sig til Dansk Sejlunions strategi og Danmarks Idrætsforbund internationale idrætspolitiske mærkesager. Man talte for, at Dansk Sejlunions indsats i World Sailing skal være rettet mod det sportslige og rammerne omkring stævnerne (vandkvalitet, sikkerhed). Man skal arbejde for udstyr, som tjener de danske udviklingsspor. Man foreslog, at politikken var mere tydelig og specifik i de mål, som man vil forfølge i det internationale arbejde. En af de største internationale udfordringer er at opretholde sejlsport som en olympisk event. Sejlsport som olympisk sport er et helt afgørende pejlemærke for DS internationale arbejde. Derudover må World Sailing forholde sig til, at sejlsportskonkurrencerne bliver afholdt i sikre områder. Man drøftede, hvordan man forbereder generationsskifte i den danske deltagelse i det internationale arbejde. Det er afgørende, at man deltager aktivt løbende og holder fast i tråden mellem møderne. Generationsskifte bør være en del af den internationale politik. Det kræver en indsats over mange år at finde de personer, som kan og vil løfte opgaverne. Man drøftede den økonomiske ramme for det internationale arbejde. Man forventer i den kommende fireårige periode at holde det internationale arbejde inden for samme budgetramme som den nuværende. Man gav udtryk for ønske om, at bestyrelsen og de danske repræsentanter jævnligt var i dialog om det internationale arbejde: hvad er på dagsordenen og hvad er handlingerne. Man drøftede kandidat til post i World Sailing. Bestyrelsen udtrykte opbakning til at arbejde videre med formulering af en international politik for Dansk Sejlunion i forlængelse af den linje, som var udtrykt i oplægget. Bestyrelsen tilsluttede sig oplægget til at arbejde videre med kandidat til World Sailing. 6
4.6. Sejlerlandshold 2017-2020 Dansk Sejlunion og Team Danmark skal fra september forhandle Masterplan 2017-2020. Thomas Jacobsen lagde op til drøftelse med bestyrelse om pejlemærker for Dansk Sejlunions arbejde med sportslig udvikling og Sejlerlandsholdet. Thomas Jacobsen præsenterede fem afgørende forhold i arbejdet med Sejlerlandsholdet: Evnen til at skabe sportslige præstationer på højeste internationale niveau Evnen til at skabe rammerne omkring talenter og de bedste sejlere Evnen til kontinuerlig sportslig udvikling Evnen til at opbygge viden metoder og udvikling Evnen til at tiltrække ressourcer (kroner, kompetencer og relationer) Thomas Jacobsen redegjorde for en talentfuld sejlers udvikling over otte år fra klub, ungdomshold og udviklingshold til Sejlerlandshold og illustrerede ved dette samspillet mellem sejler, forældre, klub, klasse og Dansk Sejlunion. Der blev givet udtryk for ønske om en skriftlig politik for indkøb og salg af udstyr, overnatning, transport. Man drøftede Dansk Sejlunions rolle i udtagelsessejladser. Der blev nævnt synspunkter for, at deltagerne i en udtagelsesserie bør have adgang til hver sin træner og anden bistand. Der blev nævnt synspunkter for, at deltagerne i en udtagelsesserie skulle trække på den samme stab, hvilket er den senest anvendte model. Uanset model er det afgørende, at Dansk Sejlunion har formuleret klar rolle for udtagelser, kommunikerer rolle i god tid og efterlever rolle. Man anbefalede, at sejlere på udviklingshold, som har udskudt uddannelse, bliver opfordret til at være aktive i en NGO eller anden aktivitet, hvor man kan arbejde sig ind i andre netværk end sejlsport. Desuden er der behov for at arbejde for at opbygge kampagne. Man foreslog at investere ressourcer i at hjælpe unge mennesker med at skaffe ekstern finansiering i samarbejde med klub og sejlunion. Man drøftede, hvordan man kan tiltrække flere unge mennesker ind i den sportslige udvikling. Talentstrategien viser vejen. Vi skal satse på miljøer, som både er sjove at være i for unge mennesker, og som har trænere og fagligt indhold på højt niveau. Flere 29er centre vil formentlig kunne skabe større efterspørgsel på talentmulighederne. Man fremhævede den menneskelige udvikling af talentarbejdet. Hvis vi kan være stolte af de mennesker som kommer ud af talentudviklingen, så gør vi det rigtigt uanset medaljer. Man drøftede, hvad Dansk Sejlunion kan gøre for de unge mennesker, som stopper karrieren. Den økonomiske bistand stopper inden for en måned, hvilket er kort tid efter tre års samarbejde. Vi bør prioritere en indsats for, at sejlerne kan udvikle kampagner, der har et særskilt mål om at sikre sejlerne gældfrihed, når deres kampagne afsluttes Dansk Sejlunion kan arbejde for, at sejlerne er en del af landsholdet i længere tid med tilbud om betalte opgaver. Man kunne arbejde for mere kontinuitet i Sejlerlandsholdet og profilering af individerne og holdet, hvilket ville bidrage til sejlernes og Dansk Sejlunions brandværdi. 7
Bestyrelsen takkede for grundig gennemgang af arbejdet med fremtidens Sejlerlandshold. Thomas Jacobsen og Mads Kolte-Olsen vil løbende orientere bestyrelsen om efterårets arbejde med Team Danmark Masterplan. 4.7. Valg af formand for Dansk Sejlunion 2017 Henrik Voldsgaard lagde op til drøftelse af forløb for valg af ny formand for Dansk Sejlunion ved generalforsamlingen 18. marts 2017. Man ønsker en transparent og åben proces, som tiltrækker egnede kandidater. Formandsposten fortjener konkurrence om pladsen. Valgkamp giver mulighed for, at klubber, bestyrelse, kandidater, medarbejdere kan møde hinanden og høre synspunkter til sejlsportens udvikling. Bestyrelsen opfordrer mulige kandidater til at melde deres kandidatur inden den 22. oktober, da det vil give mulighed for dialog mellem kandidater og klubber op til generalforsamlingen Bestyrelsen besluttede følgende handlingsplan: Henrik Voldsgaard samler op på drøftelse og beskriver kandidat-forløb Henrik Voldsgaard vil inden sommerferien sammen med sekretariatets formulere en pressemeddelelse med invitation til kandidat-forløb Hans Natorp beskriver de poster, hvor Hans Natorp repræsenterer Dansk Sejlunion. Man vil drøfte plan for overdragelse af poster på næste møde i bestyrelsen. 4.8. Frikøb af formand Line Markert gennemgik redegørelse for formandens tidsforbrug siden sidste møde i bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at godkende frikøb af formanden for uge 14-23 (28.000 kr.) Man besluttede at forhåndsgodkende uge 24 35 (26.000 kr.) med fokus på ekstern finansiering og møder med eksterne samarbejdspartnere. 5. Eventuelt Thomas Jacobsen orienterede om hændelse i Orienteringsforbundet, og hvordan man på Sejlerlandsholdet sætter rammer for relation mellem stab og atleter. Hans Natorp orienterede om sit arbejde i Danmarks Idrætsforbund. Hans Natorp har kontakt til seks specialforbund, ansvar for interne relationer, medlem af bestyrelsen for Lokale og anlægsfonden og medlem af Olympisk Idrætsforum. Næste møder 19. september 2016 24. oktober 2016 12. december 2016 27. februar 2017 17. marts 2017 (generalforsamling 18. marts) 8