KOMMUNER KOM GODT I GANG MED EU-PROJEKTER

20 17 KOMMUNER KOM GODT I GANG MED EU-PROJEKTER

INTRODUKTION ALLE KOMMUNER I SYDDANMARK KAN INDGÅ I INTERNATIONALT SAMARBEJDE OGSÅ DIN Hensigten med denne vejledning er at gøre de europæiske muligheder til en naturlig del af arbejdsgangene i din kommune. Vejledningen er samtidig en guide til, hvordan du kan bruge Det Syddanske EU-Kontor, når du og dine kolleger vil arbejde med de mange muligheder, der er i EU. Det er tanken, at vejledningen skal fungere som en praktisk og håndgribelig opstartshjælp til kommuner i Syddanmark især jer, der gerne vil arbejde mere med de muligheder, der ligger i europæiske projekter og partnerskaber. På de følgende sider følger grundlæggende information om, hvad EUprojekter er, hvad der karakteriserer det gode EU-projekt og hvordan I kan bruge din kommunes ressourcer bedst muligt undervejs, så I skaber positive resultater gennem arbejdet med EU og samarbejdsprojekter. God læselyst!

FØRSTE SKRIDT PÅ VEJEN DER ER TYPISK FORSKEL PÅ, HVAD DEN ENKELTE KOMMUNE I SYDDANMARK VIL GENNEM EU-SAMARBEJDE. Geografi, antal borgere, erhvervsliv, uddannelser og meget mere spiller altid en rolle for, hvad den enkelte kommune ønsker at arbejde med. Derfor kan et godt udgangspunkt for EUprojekter være, at du og dine kolleger finder fælles svar på de følgende spørgsmål: Hvad kan vores kommune opnå ved at deltage i internationale aktiviteter? Hvilke ressourcer kan vi afsætte til projektet? Hvilke områder/sektorer vil vi særligt gerne arbejde med? Det kan være en god idé, at du i din kommune ser på, hvilke visioner, mål og hvad for et udbytte, I ønsker i forlængelse af arbejdet med projekter og partnerskaber i EU. Punkterne herunder kan være et udgangspunkt, når I skal i gang. VÆRKTØJSKASSEN: Spørgsmålsguide til relevante projektemner Hvad er det, vi synes, vi er gode til i vores kommune? Hvilke interne og eksterne ressourcer er med til at understøtte de områder? Hvilke udfordringer møder vi, der også kan være gældende for andre? Hvordan kan vi videreudvikle de ressourcer og områder, så vi bliver endnu bedre fremover? Hvad er det helt konkret, vi gerne vil vide noget om, som kan skabe merværdi i vores organisation og i det lokale udviklingsarbejde?

HELHEDSTÆNKNING OG STRATEGI FOR KOMMUNER Legitimering og opbakning i organisationen er nøgleordet for at sikre at, at din kommune vælger det rette projekt. I arbejdet med EU-projekter skal I tage stilling til jeres profil; er I en venskabskommune eller partnerskabskommune, en Østersøkommune, en klimakommune eller iværksætter-kommune? Der kan være en række forskellige profiler, der kan passe på lige netop jeres kommunes indsatsområder. En afklaring af hvordan I ser jer selv i det internationale perspektiv hjælper til skabe retning og skærpet fokus. Et bedre fokus hjælper jer til systematisk at kunne fundraise og opsøge projekter, der understøtter den valgte profil. En forlængelse af lokal indsats Den internationale profil vil få mere vægt og relevans, hvis den bliver etableret som en naturlig forlængelse af jeres strategiske indsats lokalt. Har din kommune et veldefineret organisatorisk fokus på de europæiske prioriteter, sikrer I jer, at jeres projekt ikke bliver skubbet ud på et sidespor til fordel for den daglige drift i lokalområdet.

DERFOR SKAL DU ARBEJDE MED EU-PROJEKTER 1. Du er med til at udvikle din kommune, så I fortsat yder et højt serviceniveau til borgere, virksomheder og offentlige institutioner 2. Du er med til at tiltrække ekstern finansiering og tilskud til udviklingen af din kommune 3. Du er med til at dele din kommunes gode erfaringer og får til gengæld ny viden 4. Du etablerer nye netværk og får internationale samarbejdspartnere 5. Du skaber synlighed omkring din kommune, der gennem jeres projekt er med til at sætte et syddansk aftryk på EU s politikker

GENERELLE PRINCIPPER FOR EU-PROJEKTER OG -FINANSIERING En grundlæggende forudsætning for, at et projekt kan få støtte fra EU, er, at det skaber merværdi for det europæiske fællesskab. EU ønsker at støtte projekter, der udvikler Europa positivt ud fra de prioriteter, som EU har lokalt, regionalt og på europæisk plan. Man skal tænke EU-projekter som konkret implementering af EU s politik og prioriteter. Derfor har EU fastsat en række kriterier for, hvad EU-projekter skal indeholde for at få støtte: Innovation: Dit projekt skal være nytænkende. Det betyder, at du skal kunne identificere et nyt problem, som du vil løse, fx gennem udvikling af en ny metode eller ny teknologi og som kan anvendes som best practice andre steder i Europa. Europæisk effekt og merværdi: Dit projekt skal skabe merværdi for Europa og ikke alene i din kommune. Det betyder, at du i projekter ofte arbejder sammen med en eller flere partnere fra Europa, og at dit projekt både skal være med til at udvikle din kommune og andre områder af EU. Tidshorisont: EU-projekter har en lang tidshorisont med en ansøgningsfase på cirka et år og en projektperiode på to til tre år. Derfor skal det ikke være en nuog-her-udfordring. Med-/egenfinansiering: EU-midler fungerer som et tilskud til dit projekt. Oftest vil din kommune skulle medfinansiere projektet for at få det på skinner. For offentlige myndigheder vil dette typisk være som medarbejdertimer. Kort sagt skal EU-projekter skabe merværdi på to niveauer; det lokale/ regionale/nationale plan og på det europæiske plan. Netop derfor er EU-midler som tommelfingerregel ikke et alternativ til danske puljer, fordi der stilles helt anderledes krav og kriterier til problemstillingerne, arbejdsmetoderne, løsningsmodellerne og partnerskaberne, som du arbejder med.

VÆRKTØJSKASSEN Fem essentielle spørgsmål til din projektudvikling 1. Hvorfor? Hvilket problem vil du løse? 2. Hvorfor søger du EU-finansiering og ikke national finansiering? Hvad er den europæiske dimension i dit projekt? 3. Eksisterer der produkter, services, værktøjer, modeller og processer, som kan løse problemet i dag? 5. Hvad kan I selv, og hvor har I brug for andre parter? 6. Hvordan bliver projektet forankret i din kommune, i hverdagen og i jeres daglige arbejde? HVILKE PROJEKTER FÅR STØTTE? Som hovedregel støtter EU projekter og arrangementer og ikke driftsorienterede aktiviteter. EU yder støtte til projekter, der tilbyder noget nyt. EU yder støtte til en planlagt aktivitet, som er tidsbegrænset og som har til hensigt at løse et klart defineret problem gennem et udviklingsforløb. Omkostninger til hardware og udstyr kan som oftest kun udgøre en lille del af projektomkostningerne, hvis det samtidig kan retfærdiggøres, at udgifterne er af afgørende betydning for at realisere og gennemføre projektet. EU yder ikke støtte til anlægsudgifter og infrastruktur, da den type projekter alene kommer en snæver brugergruppe til gode. Det flugter ikke med EU s målsætning om at skabe europæisk merværdi gennem projekter og netop derfor får den type projekter ikke støtte.

EMNER, OPGAVER OG DE RIGTIGE MEDARBEJDERE Centralt for udvælgelse af det rigtige emne til det rigtige projekt, som kommunen skal gå efter, er at prioritere i overensstemmelse med de faste kommunale opgaver. Det internationale engagement bliver på den måde en tæt integreret og nyttig del af det daglige arbejde og den kommunale opgaveløsning. I minimerer desuden de merressourcer, som et EU-projekt vil kræve, idet der opstår synergieffekt mellem de lokale og de internationale opgaver. Det er oplagt at tage afsæt i den lokale strategi for udvikling og de emner, som strategien fokuserer på. Dernæst kan I med fordel kvalitetssikre, om de udvalgte emner er de rigtige for din kommune. Det gør I ved at vurdere hvilke medarbejdere, der bedst kan løfte projektopgaven. Vælger I de rigtige medarbejdere, der har den viden og interesse for projektet, er der god garanti for, at du og din kommune lærer en masse og at I udvikler jer under og efter projektforløbet. SAMARBEJDSPARTNERE Succesfulde EU-projekter består af de rigtige samarbejdspartnere. Derfor er det vigtigt at få de rigtige aktører med fra start til slut. Når I kender det EU-program, I vil søge, er næste skridt i processen at finde de rigtige samarbejdspartnere, der skal være en del af projektet. Oftest kan det være en fordel at finde forskellige samarbejdspartnere med forskellige kompetencer; fx kan både forskere, små og mellemstore virksomheder eller andre aktører i fællesskab være med til at løfte dit projekt. Når I har beskrevet profilen på den eller de partnere, I vil arbejde sammen med, gælder det selve partnersøgningen. Her er der en række veje at gå - både regionalt, nationalt og internationalt - og her kan Det Syddanske EU-Kontor i mange tilfælde hjælpe med den videre kontakt samt vurderingen af potentielle projektpartnere. ROLLE I PROJEKTER Gode EU-projekter indeholder projektpartnere, der kender deres rolle undervejs. Derfor er det en god idé at se på rollefordelingen så tidligt som muligt i projektet. Alle EU-projekter rummer på den ene eller anden måde mulighed for at tilpasse aktivitets- og budgetniveauet forskelligt til de enkelte partnere. Det gælder for den enkelte kommune, forvaltning og institution og for de samarbejdspartnere, der indgår i projektet. Det er vigtigt, at I tidligt i projektforløbet afklarer, om I vil være vidensorganisation eller førende indenfor en bestemt praksis, eller om I i højere grad er med for at lære noget af andre. Din kommune kan både indgå som et living lab, som bestiller af et løsning eller medudvikler af nye koncepter.

DET RIGTIGE UDBYTTE Udbyttet af et givent EU-projekt bør både udregnes og gøres op i resultater og i gode oplevelser. Projekter skal have effekt, og projekter skal skabe merværdi hvad end denne bundlinje er defineret som kompetenceudvikling, netværksudvidelse eller økonomisk støtte. Det kan være vanskeligt at afgøre, hvad der præcist skal være din kommunes målepunkter for succes. Spørsmålene i værktøjskassen herunder kan være en rettesnor, når I skal finde de rigtige succeskriterier for jeres EUprojekt. VÆRKTØJSKASSEN: Hvordan opnår I de rigtige resultater? Hvordan passer projekt-idé og tema ind i vores daglige arbejde og virkelighed i kommunen? Hvem i vores afdeling/kommune ville bedst kunne løse denne opgave/hvem ville kunne bidrage til projektet? Hvordan matcher vi partnerskabet (organisation, størrelse, lokalt vs. regionalt niveau, osv.)? Kan vi primært lære fra eller give til i projektet? Er det for os det rigtige projekt kan og vil vi finde ressourcerne til det (tid og penge)? Hvilke andre projekt-ideer giver det inspiration til?

SAMARBEJDE MED DET SYDDANSKE EU-KONTOR Når den internationale satsning og prioriteter skal udmøntes, tilbyder Det Syddanske EU-Kontor sig som support-funktion i et tæt samarbejde med udviklingskonsulenter og fundraisere i de kommunale forvaltninger. Kontorets medarbejdere kan i denne proces bl.a. Fungere som internationaliserings-coach og give eksempler på strategier og andet materiale til inspiration Være proceskonsulenter, der hjælper med idéudvikling og rådgivning Rådgive om tekniske spørgsmål i forbindelse med din ansøgning Medvirke til at identificere og tiltrække EU-midler til de rigtige projekter for din kommune I dentificere og skabe adgang til internationale samarbejdspartnere og netværk Formidle strategisk information og skabe kontakt til EU-systemet VÆRKTØJSKASSEN: Forslag til det næste skridt i processen Gør internationale projekter til et aktivt og prioriteret tilvalg Prioriter og udvælg et begrænset antal emner (vælg det rigtige emne til dit projekt) Definer resultatmål for det internationale arbejde

FEM SKARPE Afslutningsvis følger en liste med fem centrale elementer, der kan være med til at adskille de lokale/ regionale projektidéer fra de projektidéer, som er egnet til at søge støtte i EU. 1. Projektet skal indeholde nytænkning og innovative elementer. Dvs. eksempelvis et nyt produkt, en ny proces eller metode, ny forskning, nye løsningsmodeller, nye samarbejdsformer eller løsning af nye problemstillinger. 2. Det skal være relevant at samarbejde med udenlandske partnere. 3. Der skal typisk være tale om et længerevarende udviklingsforløb, hvor du ikke kender alle svar på forhånd. De fleste EU-projekter har en varighed på 2-3 år. Tålmodighed er således helt centralt, da der nemt kan gå op til 9 måneder i en svarproces på en ansøgning. 4. Der er næste altid tale om et element af medfinansiering af projektudgifterne. Den europæiske støtte udgør mellem 30 % og 100 % af omkostninger afhængig af aktiviteterne og ordningen. Resten skal partnerskabet selv finansiere. 5. Effekten af projektet skal være europæisk. Det vil sige, at der som hovedregel ikke gives EU-støtte til meget lokalt funderede projekter samt anlægsudgifter og udgifter til infrastruktur. Vi håber vejledningen har givet dig en grundlæggende forståelse for EU-projekter og støttemidler. Det Syddanske EU-Kontor ser frem til at arbejde sammen med jer omkring jeres projektidéer og muligheder for at deltage i europæiske partnerskaber. Læs mere om os på SOUTHDENMARK.BE

VISIONER, MÅL OG UDBYTTE VED INTERNATIONALE AKTIVITETER Sikre en fortsat høj service til borgere, institutioner og virksomheder gennem international inspiration og innovation Tiltrække ekstern finansiering og tilskud til de opgaver, der allerede er defineret Etablere netværk til internationale samarbejdspartnere Dele idéer, inspiration, erfaringer og services på tværs af grænser: Hvad gør vi godt, som andre kan lære af, og hvad kan vi lære af vores internationale samarbejdspartnere Styrke kommunen som en attraktiv arbejdsplads Skabe synlighed, branding og markedsføring af kommunen gennem internationalt arbejde KONTAKT South Denmark European Office Avenue Palmerston 3 B-1000 - Bruxelles Belgium (+32) 2 285 40 95 info@southdenmark.be www.southdenmark.be