BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 11. april 2012, kl. 18.30 på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Gæster: Kurt Andersen og Ole S. Larsen fra Deloitte Hans Henrik Albrechtsen fra Danline Afbud: Edvin Steiness Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 22. februar 2012 Indstilling: Til godkendelse. 2. Diverse informationer fra BL Til orientering: 1212 - Ansøgningspulje til forebyggelse af udsættelse af lejere Gennemsnitligt udsendes fra Boligkontoret ca. 150 rykkere pr. måned, deraf fører ca. 35 stk. til rykker to der kan medføre udsættelse. Vi har stadig kun få reelle udsættelser, men meget tyder på at problemet er stigende. 1112 - Annoncering af udbud af vare- og tjenesteydelseskontrakter på www.udbud.dk Alt hvad der udbydes skal offentliggøres og bliver det. Ulempe for teknikere og entreprenører, fordel for Bygherrer. 1
1012 - Ny bekendtgørelse om salg af almene boliger Forsøget med salg af almene boliger er nu gjort til lov. Kommune og boligorganisation skal være enige om at det i en given afdeling skal være en mulighed. Dog kan en afdeling med 2/3 flertal beslutte at man skal kunne købe sin bolig i den pågældende afdeling. (Der forventes dog fortsat meget ringe efterspørgsel) 0912 - Digital Tinglysning Retningslinjer for hvordan især fejl i den digitale tinglysning håndteres 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: LBF 554 Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Region Syddanmark 1.218 22 241 1.481 (814) 1,28 Middelfart 7 0 5 12 (6) 0,53 Assens 21 0 4 25 (3) 1,36 Faaborg-Midtfyn 18 3 0 21 (5) 0,82 Kerteminde 36 0 0 36 (15) 2,51 Nyborg 8 0 0 8 0,31 Odense 59 0 1 60 (58) 0,25 Svendborg 9 0 49 58 (54) 1,21 Nordfyns 9 0 12 21 (3) 1,69 Langeland 6 1 6 13 2,01 Ærø 5 0 0 5 1,08 Haderslev 177 1 17 195 (112) 3,49 Billund 6 0 13 19 (1) 0,80 Sønderborg 328 0 13 341 (185) 3,56 Tønder 63 2 1 66 (37) 2,67 Esbjerg 22 3 21 46 (39) 0,31 Varde 38 4 5 47 (18) 1,41 Vejen 22 6 6 34 1,21 Aabenraa 75 0 15 90 (59) 1,61 Fredericia 97 0 0 97 (50) 1,42 Kolding 63 2 45 110 (54) 1,20 Vejle 149 0 28 177 (115) 1,68 Tal fra LBF over ledige almennyttige boliger i Fredericia viser pr. 1. marts 2012 følgende: 2
I Boligkontoret Fredericia er problemet med tomgang koncentreret i følgende afdelinger: Afd. 313 Afd. 408 Afd. 510 10 lejemål 9 lejemål 6 lejemål For at imødegå udvikling i tomgang, har vi iværksat følgende: Der er sket granskning af fraflytterspørgeskemaer, der er rettet henvendelse til beboere og der er afholdt møder med varmemestre og inspektører. På denne baggrund vil afdelingsbestyrelserne i de pågældende afdelinger snarest blive inviteret til drøftelser. Afdelingsbestyrelserne bedes til disse drøftelser tage stilling til eventuelle ændringer i 1. Regler for husdyrhold 2. Boligernes inventarniveau 3. Afdelingens serviceniveau, herunder fællesvaskerier, rengøringsstandard m.v. 4. Fællesarealers indretning og udnyttelsesgrad. Udover ovenstående, har vi iværksat granskning af niveau for depositum og muligheden for at nedsætte dette samt analyse af mulighederne for at etablere altaner i visse boliger. Dertil kommer at vi har besigtiget de berørte boliger med Fredericia Kommune Plan og Byg med hensyn til mulighederne for at optimere byområderne i et bredere perspektiv. Beslutning: Taget til efterretning 4. Indstilling vedr. årsregnskaber for 2011 Redegørelse: En overordnet gennemgang af regnskaberne. Herunder en drøftelse af principper / ved økonomichef Preben Lærche. Gennemgang af revisionsprotokol ved revisionen. Revisionen udtrykker tilfredshed med arbejdet vedr. forvaltningsrevision, hvor Boligkontoret har gennemført et stort arbejde med 32 konkrete punkter som resultat. Herudover udtrykte revisionen en stor tilfredshed i samarbejdet med administrationen. Der er styr på tingene og vi har modtaget alt det materiale vi har bedt om Indstilling: Forretningsudvalget indstiller årsregnskaberne herunder hovedforeningen og afdelingerne samt protokol til bestyrelsens godkendelse. 3
5. Godkendelse af. budget 2013 Redegørelse: Bilag budget 2013 / ved regnskabschef Preben Lærche Indstilling: Det indstilles at der for 2013 opkræves et uændret administrationsbidrag på kr. 3000 pr. lejemålsenhed. Der vil være indarbejdet en ombygning af administrationen. Der foreslås at der indarbejdes et nyt telefonanlæg samt indkøb af 3 nye biler. Der tages højde for ansættelse af en ekstra inspektør i drift- projektafdelingen. I forhold til det tidligere fremsendte budget, er der foretaget en korrektion i form af øget udgift på 150.000 kr. under mødeudgifter mv., idet der forventes øget aktivitet i forbindelse med forberedelsen af nybyggeriet på Fredericia havnefront. Udgiften forventes dækket ind af byggesags honorar for planlagte byggerier, og påvirker derfor ikke administrationsbidraget. Det tilrettede budget er vedlagt referatet. 6. Køb af LO-huset Redegørelse: Hvor flere boligafdelinger i drift ønsker at etablere et fælleshus for de pågældende afdelinger, skal der etableres en ny, særlig afdeling, der har skøde på ejendommen. Afdelingen skal stå som låntager. De involverede afdelinger skal samtidig indgå en driftsoverenskomst, hvorefter afdelingerne bidrager til driften af det pågældende hus. Bidragets størrelse fastsættes på baggrund af et fordelingstal (svarende til benyttelsesretten). Overenskomsten tinglyses på ejendommene i samtlige deltagende afdelinger, herunder på fælleshuset. Driftsoverenskomsten bør have en løbetid, som mindst svarer til løbetiden af optagne lån. Kravet om en særlig afdeling i den nævnte situation gælder efter Ministeriet for By, Boliger og Landdistrikters opfattelse både ved omdannelse/ombygning og ved nybyggeri/ tilbygning. Dette er en følge af det generelle krav om, at (bolig)afdelingerne skal være økonomisk uafhængige af andre (bolig)afdelinger og af boligorganisationen, jf. 16, stk. 1, 1. pkt., i almenboligloven. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Finn arbejder videre med sagen 4
7. Godkendelse af beretning for årsregnskaber 2011 Redegørelse: Bilag Beretning Indstilling: Til godkendelse med disse ændringer til repræsentantskabsmødet: 1. Til mødet vil der ikke blive oplæst komplet beretning. Hovedpunkter vil blive fremlagt så beretningen virker mere dynamisk. Dette i lyset af en forventning om at beretningen er læst af mødedeltagere inden mødet. 2. Information om administrationsaftale med BSB Erritsø vil blive indskrevet i beretningen. 8. Forberedelse af repræsentantskabsmødet den 10. maj Redegørelse: At nyt logo godkendes på repræsentantskabsmødet den 10. maj 2012 Indstilling: Vision og handleplan til beslutning på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde i efteråret 2012. Forinden afholder ledelsen et seminar med en drøftelse af oplæg til bestyrelsen. 9. Indkaldelse til kredsvalgmøde den 18. april Kredsvalgmøde den 18. april Redegørelse: Der afholdes den 18. april kredsvalgmøde i 7 kreds. Mødet afholdes på hotel Legoland i Billund. Indstilling: Til deltagelse Beslutning: Der er nu 19 personer tilmeldt, men Boligkontoret har 20 stemmer det undersøges, hvorvidt der kan findes endnu en deltager. 5
10. Renovering og ombygning af administrationsbygningen Redegørelse: I forbindelse med ombygningen af administrationen er der punkter vedr. besparelserne der skal afdækkes før disse kan forelægges byggeudvalget. Stefan Weihrauch har indkaldt rådgivere til møde for at få afdækket de indeholdte besparelser da tilbudslisten er meget svær gennemskuelig. Endeligt sparerkatalog er ikke fremlagt. Indstilling: Til godkendelse 11. Meddelelser fra formanden Redegørelse: - Flemming Nis Lorenzen havde 30 års jubilæum fredag d. 23. marts 2012 og ønskes tillykke. - Der blev d. 27. marts afholdt formandsmøde. Her blev afholdt et spændende indlæg fra direktør Palle Jørgensen fra Boligforeningen Ringgården. Denne inviterede i øvrigt alle interesserede til Århus ca. primo august, til besigtigelse af igangværende renoveringsprojekt. Finn følger op på denne invitation. - Der er generalforsamling i Malergården d. 2. maj - Der har været et indbrud i administrationen lørdag d. 17. marts. Det er en vurdering hvorvidt episoder som eksempelvis indbrud rundsendes til orientering i bestyrelsen. 12. Administrativt nyt til orientering / beslutning Helhedsplaner Redegørelse: Der er afholdt afdelingsmøde i afd. 310 vedr. helhedsplaner, mandag den 27. februar. Renoveringen blev godkendt. Der er afholdt afdelingsmøde i afd. 403 vedr. helhedsplaner, onsdag den 28. marts. Renoveringen blev godkendt. Der afholdes møde i afd. 503 den 17. april i Fredericia Messecenter. Der er aftalt en lidt anden afvikling af mødet end det program der blev brugt ved fremlæggelsen i afd. 403. Else-Marie Gøhns forestår velkomsten. 6
fortsat Vi har modtaget 56 millioner fra Landsbyggefonden som direktør og økonomichefen foreslår gives i formueforvaltning hos Almindelig Brand Bank. Formueforvaltningen foreslås varetaget af 4 banker, efterfølgende evaluering af afkast vil være udslagsgivende for hvilke banker der fortsat samarbejdes med på dette område. Genhusningsudfordringen i forbindelse med den fysiske renovering, vil blive imødekommet i den nærmeste fremtid, der bliver enten tale om en fra helhedsprojektet betalt medarbejder, eller en af helhedsprojektet betalt ekstern partner. Beslutning: Bestyrelsen godkendte såvel planerne for genhusning som planerne for formueforvaltning. Direktør og Økonomichef undersøger forinden anbringelse af midlerne, ratingen for Almindelig Brand Bank. Alternativ anbringes pengene i andet pengeinstitut. Børnehaven Arken Redegørelse: Der holdes indvielse af børnehaven Arken den 26. april 2012. Det er aftalt at næstformand Flemming Nis Lorenzen holder indvielsestalen. Indbrud i Administrationen Redegørelse: Vi har natten mellem den 24 og 25. marts haft indbrud i administrationen. Tyvene løb med 9 Børge Mogensen stole fra mødelokalet i stueetagen til en værdi af ca. kr. 54.000. Der vil blive indkøbt nye stole, forsikring dækker udgift. Indstilling: Til orientering Beslutning: Taget til efterretning El-biler Redegørelse: Vi har i fra denne uge og frem til den 19. april lånt henholdsvis en Peugeot og en Citroen EL-bil. Vi vil i den komme uge se om bilerne kunne opfylde vort behov for transport i Fredericia kommune. Pris for en EL-bil er kr. 216.000. Beslutning: Taget til efterretning under henvisning til beslutningen vedr. budget i punkt 5. 7
13. Lukkede sager Beslutning: 14. Eventuelt Næste bestyrelsesmøde er d. 16. august 2012. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Steffen M. Borgbjerg Formand Næstformand Direktør Referent 8