BOLIGKONTORET FREDERICIA

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 30. januar 2013, kl i fælleshuset Skovvej 241, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Bent Klindt Andersen, Steffen Møller Borgbjerg Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 31. oktober 2012 Indstilling: Til godkendelse. 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Nye regler om ajourføringsgebyrer på vej krav om rykker før sletning m.v. Nye regler om ajourføringsgebyr Ministeriet har sendt udkast til ændring af udlejningsbekendtgørelsen i høring. Se vedhæftede Høring, Udkast til bekendtgørelse samt Ændrede regler for opkrævning af ventelistegebyrer. Det må forventes, at bekendtgørelsen træder i kraft allerede den 23. januar 2013, og derfor giver vi denne foreløbige orientering. Vi orienterer nærmere, når ændringen er endelig. 1

2 fortsat Efter gældende regler opkræver boligorganisationen et kostægte gebyr for opnotering på venteliste, og yderligere gebyr opkræves ved den årlige ajourføring af ventelisten. Betaler den boligsøgende ikke inden 6 uger efter, at boligorganisationen har sendt opkrævning af ajourføringsgebyr, skal boligorganisationen slette den boligsøgende fra ventelisten. Efter de nye regler skal boligorganisationen sende en påmindelse om den manglende betaling til den boligsøgende, hvis ajourføringsgebyret ikke betales. Betaler den boligsøgende ikke trods påmindelsen, slettes den boligsøgende fra ventelisten. Påmindelsen skal indeholde oplysninger om, at man slettes, hvis man ikke betaler. 6-ugers reglen fjernes, og der vil derfor ikke være frister for, hvor hurtigt påmindelse skal udsendes og hvor hurtigt sletning skal ske. Det vil altså være op til den enkelte boligorganisation at tilrettelægge en forsvarlig rykker- og sletteprocedure. Der bliver ikke hjemmel til at opkræve rykkergebyr. Det skyldes, at en del rykkere vil føre til sletning, og her vil rykkergebyret ikke blive betalt. Et kostægte rykkergebyr ville dermed medføre, at boligsøgende, der betaler efter en rykker, også skal dække udgifterne til gebyr for boligsøgende, der slettes. I stedet skal administrative udgifter ved påmindelser dækkes af ajourføringsgebyret. Når bekendtgørelsen er trådt i kraft, vil den have virkning for de opnoteringer, opkrævninger og sletninger fra ventelisten, som foretages den 23. januar 2013 eller senere. Det betyder, at der efter reglernes ikrafttræden ikke kan ske sletning af boligsøgende, uden at disse har fået tilsendt en rykker. Ved udsendelse af opkrævninger og rykkere efter ikrafttrædelsen skal det anføres, at manglende betaling efter påmindelse medfører sletning på ventelisten. Differentierede gebyrer Med hensyn til gebyrernes kostægthed har flere boligorganisationer spurgt, i hvilken grad gebyret kan differentieres, f.eks. for personer der er tilmeldt betalingsservice eller for boligsøgende, som boligorganisationen har aftalt at kommunikere elektronisk med. Vi kan oplyse, at opnoterings- og ajourføringsgebyrerne kan differentieres, hvis dette kan begrundes objektivt i form af væsentlige dokumenterede forskelle i administrationsomkostningerne. Hvem bærer risikoen, når posten ikke kommer frem Som det fremgår af udlejningsvejledningen fra 1996, side 26, forudsætter fortsat opnotering på venteliste to ting: For det første at man betaler sit gebyr og for det andet, at man meddeler adresseændring til boligorganisationen. Kender boligorganisationen den boligsøgendes adresse, skal opkrævningen naturligvis sendes dertil, men det forlanges ikke, at boligorganisationen via folkeregisteret eller på anden måde skal eftersøge den pågældende. De nye regler ændrer ikke ved dette. Er adressen korrekt opstår spørgsmålet, hvem der har ansvaret, hvis den boligsøgende oplyser, at posten alligevel af en eller anden grund ikke er kommet frem. 2

3 fortsat Her vil vi henlede opmærksomheden på Folketingets Ombudsmands beretning for På side 39 findes en artikel "Hvem bærer risikoen, hvis posten ikke kommer frem? af kontorchef Bente Mundt. Uanset at boligorganisationer ikke er offentlige myndigheder, er det vores opfattelse, at principperne finder tilsvarende anvendelse for almene boligorganisationer, når boligorganisationer udsender opkrævninger af ajourføringsgebyr med posten. Det fremgår bl.a. af artiklen, at myndigheden skal føre bevis for, at brevet er afsendt og er kommet rettidigt frem. Domstolene har behandlet en række sager, og har stillet krav om, at myndigheden, for at den har løftet sin bevisbyrde, f.eks. skal: Redegøre for sine rutiner for postafsendelse for at sandsynliggøre, at der ikke sker fejl ved postafsendelsen, og/eller Fremlægge kopi af det afsendte og et journalnotat eller en postliste, hvoraf det fremgår, hvornår brevet er afsendt, Herudover skal myndigheden Redegøre for, at postvæsenet ikke har returneret breve til myndigheden og/eller Undersøge, om der i perioden omkring afsendelsen har været uregelmæssigheder i postomdelingen i det pågældende område. Endelig skal myndigheden undersøge, hvornår eventuelle andre parter eller myndigheder har modtaget deres version af posten. Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: LBF nr. Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Middelfart (5) 0,40 Assens (4) 1,36 Faaborg-Midtfyn (5) 1,21 Kerteminde (6) 0,63 Nyborg ,24 Odense (30) 0,20 Svendborg (28) 0,83 Nordfyns (4) 1,03 Langeland ,69 Haderslev (92) 3,13 Billund (4) 1,43 3

4 fortsat Sønderborg (14) 2,38 Tønder (27) 2,32 Esbjerg (13) 0,11 fortsat Varde (6) 1,10 Vejen (2) 1,28 Aabenraa (66) 1,94 Fredericia (70) 1,79 Kolding (34) 0,86 Vejle (105) 1,29 Til orientering: Taget til efterretning 4. Godkendelse af reviderede vedtægter for Medborgerhuset Korskær Redegørelse: I forbindelse med de videre drøftelser vedr. Medborgerhuset og Aktivitetshuset i Sønderparken har boli.nu bedt om at vi i vedtægterne får indføjet, at det er de to hovedbestyrelser der indstiller budgetterne for husene til Husbestyrelsernes godkendelse. Dette for at sikre de to hovedbestyrelser har indflydelse på begge huse. Indstilling: Til godkendelse 5. Drøftelse af Åbenhus arrangement den 25. maj. Herunder indkøb af diverse gave artikler. Redegørelse: I forbindelse med den planlagte Åbenhus dag den 25. maj ønskes bestyrelsen stillingtagen til afviklingen af dagen. Et forslag kunne være at dagen afvikles efter samme program som i 2010 hvor der var åben for ekspedition i stueetagen - At der vil være en bus der kører rundt og besigtiger afdelinger og lejemål - Der vil være en rundvisning i administrationen Der serveres? Der vil være en gennemgang af eksempelvis Fredericia C og andre projekter der er på bedringen. At der til dagen indkøbes diverse reklamegenstande som paraplyer kuglepenne m.v. At sammenlægningsudvalget får til opgave sammen med ledelsen at udvælge reklameartiklerne og planlægge dagen. 4

5 6. Endelig godkendelse af det reviderede Vision og Målsætningsprogram. Redegørelse: Repræsentantskabet godkendte den 22. november 2012 det af bestyrelsen fremlagte Visions og Målsætningsprogram. Repræsentantskabet godkendte herudover at der kunne foretages en redaktionel tilretning af programmet. Det tilrettede visions og målsætningsprogram vedhæftes som bilag. Redegørelse: Som fremsendt Indstilling: Til godkendelse 7. Godkendelse af den reviderede handleplan Redegørelse: Repræsentantskabet godkendte den 22. november 2012 det af bestyrelsen fremlagte Handleplan for Repræsentantskabet godkendte herudover at der kunne foretages en redaktionel tilretning af handleplanen. Den tilrettede handleplan vedhæftes som bilag. Redegørelse: Som fremsendt 8. Fælles op notering med BSB Erritsø på den almindelige venteliste Redegørelse: I forbindelse med overtagelsen af administrationen af BSB Erritsø har vi drøftet en fælles op notering af ventelisterne, men I som bestyrelse har ikke formelt godkendt en sammenlægning af de to ventelister. Det har nu vist sig at det af praktiske årsager vil være nemmest om en fælles op notering vil være gælden allerede fra starten af 2013 hvor vi opkræver det årlige ajourføringsgebyr. Jeg skal efter aftale med formanden Lis Gregersen spørge om vi allerede nu kan igangsætte den fælles opnotering og formelt få jeres godkendelse på det planlagte bestyrelsesmøde den 30. januar Som jeres beslutningsgrundlag kan jeg oplyse at der ved en godkendelse af en fælles op notering mellem vore boligorganisationer bliver muligt at søge en bolig i begge boligorganisationer på den almindelige venteliste. Det vil sige, at søger man f.eks. en 3 værelsesbolig, hvor der er tilladt at holde et husdyr, modtager man som ansøger et tilbud fra både Boligkontoret Fredericia som fra BSB Erritsø. Boligsøgende fra BSB vil således få samme mulighed for at søge en bolig hos Boligkontoret Fredericia som andre eksterne boligsøgende og omvendt. Der er ingen oprykningsret på vores interne venteliste (lejere som bor ved os) ligesom vore lejere heller ikke får en 5

6 Fortsat oprykningsret på BSB s interne venteliste. Reelt set betyder det blot at vi får flere på den almindelige venteliste. Indstilling: Til godkendelse jævnfør mails af den 2. januar Drøftelse / evaluering af de boligsociale helhedsplaner. Herunder samarbejde med Fredericia kommune om Partnerskabsaftaler. Redegørelse: Vil blive givet på mødet. Vedhæftet drejebog for Partnerskabs aftaler. 10. Renovering og ombygning af administrationsbygningen Redegørelse: I forbindelse med ombygningen og renoveringen af administrationen foreslås det, at lokalet som var planlagt til at skulle være bestyrelsens mødelokale i stedet bliver personalets nye kantine. At lokalet indrettes med møbler fra det tidligere store mødelokale på 1-sal. Det vil betyde at lokalet opnår en fleksibilitet så det ligeledes kan bruges som mødelokale i forbindelse med afdelingsmøderne i august, september måned. Det midterste lokale foreslås indrettet med et stor mødebord med plads til 12 personer. Lokalet kan bruges som almindelig mødelokale. Fremadrettet som bestyrelsens mødelokale. Det store mødelokale foreslås indrettet så der ved almindelig opstilling kan være 26 personer. Lokalet indrettes med nye borde og nye stole. Lokalet vil skulle bruges til bestyrelsesmøder frem til Direktør Finn Muus kontor indrettes med mødebordet fra mødelokalet i stuen. Der indkøbes nye stole som i det store mødelokale på 2-sal. Kontoret indrettes med skærm og Whiteboard tavle. Væg ind til Preben Lærches kontor brydes ned og lægges til Finn s kontor. Økonomichef Preben Lærche flytter kontor til det store mødelokale i stueetagen og får Finn s mødebord og kontorstol. Driftschef Steffen Møller Borgbjerg får kontor i bestyrelsens tidligere mødelokale på 1-sal. Der indkøbes nye kontormøbler. I forbindelse med færdiggørelsen af ombygning og renoveringen af administrationsbygningen er der hjemtaget to tilbud på møbler. Der er hjemtaget tilbud fra Scan Office i Horsens og Red Office i Fredericia. 6

7 Fortsat Indstilling: At indstillingen godkendes 11. Godkendelse af Styringsrapport Redegørelse: Styringsrapporten Indstilling: At styringsrapporten godkendes som forelagt. At sammenlægningsudvalget deltager i styringsdialogen sammen med direktør og Økonomichef. 12. Meddelelser fra formanden Redegørelse: Som opfølgning på sammenlægningsudvalgets samtaler med bestyrelsen den 24. januar 2013 kan jeg orientere om, at samtalerne efter vores opfattelse forløb på en positiv og konstruktiv måde. Vores direktør vi nu skrive et kort referat fra samtalen med hver enkelt bestyrelsesmedlem og maile det til hver af jer. I bedes i den forbindelse på mail bekræfte om indholdet i referatet er i overensstemmelse med det der blev drøftet på mødet. Referaterne vil herefter blive arkiveret til vi når frem til engang sidst i 2014 hvorefter bestyrelsen, efter en indstilling fra sammenlægningsudvalget, vil skulle tage stilling til en anbefaling af den fremtidige bestyrelsessammensætning herunder antallet af bestyrelsesmedlemmer. Det kan her afsløres at der var et stort flertal af bestyrelsesmedlemmer der mente at bestyrelsen fra 2015 skal bestå af 9 bestyrelsesmedlemmer. Sammenlægningsudvalget foreslår derfor at der allerede nu arbejdes med en beslutning i repræsentantskabet om at bestyrelsen fra 2015 vil komme til at bestå af 9 medlemmer. Forslag til vedtægtsændringer foreslås til behandling på repræsentantskabsmødet den 23. maj Til orientering blev der den 10. januar afholdt indvielse af Medborgerhuset Korskær. I alt 210 personer deltog i indvielsen som forløb over alt forventning. Bestyrelsesmedlem Jonna Hansen har nu siddet i hovedbestyrelsen i 10. Jeg vil på den baggrund ønske Jonna Hansen tillykke med jubilæet og sige tak for samarbejdet. Ud over det vil jeg gerne på bestyrelsens vegne overække dig en gave i anledningen af dit jubilæum. Beslutning: Tages til efterretning 7

8 13. Meddelelser fra direktøren Ændrede betingelser for receptioner i forbindelse med pension eller efterløn. Redegørelse: Det foreslås at ejendomsfunktionærer der fratræder fra for at gå på efterløn, eller pension, men ikke ønsker at gøre brug af de afsatte kr til en reception for alle ansatte og bestyrelsen får mulighed for i stedet, at afholde en komsammen for kollegaerne i det område de er tilknyttet. Det foreslås at der i dette tilfælde ydes et tilskud på kr. 200 pr. medarbejder der deltager. Redegørelse: Det foreslås at personale i administrationen der fratræder fra for at gå på efterløn, eller pension, men ikke ønsker at gøre brug af de afsatte kr til en reception for alle ansatte og bestyrelsen, får mulighed for i stedet, at afholde en komsammen i administrationen. Det foreslås at der i dette tilfælde ydes et tilskud på kr. 200 pr. medarbejder eller bestyrelsesmedlem der deltager. Indstilling: Til godkendelse Brug af IPAD s i bestyrelsesarbejdet Redegørelse: Efter at repræsentantskabet i Boligkontoret Fredericia har godkendt en bæredygtighedspolitik har formanden for Energi og Bæredygtighed (EOB) Verner Zachariassen, formand Lis Gregersen, næstformand Flemming Lorenzen og direktør Finn Muus drøftet om det kunne være hensigtsmæssigt om bestyrelsesmedlemmerne i Boligkontoret Fredericia fremadrettet kun kunne få udleveret en IPAD med internet opkobling tastatur og de nødvendige Office programmer. Indstilling: Til beslutning Beslutning: Bestyrelsen besluttede at alle bestyrelsesmedlemmer skal have udleveret en IPAD til bestyrelsesarbejdet. På de udleverede IPAD s vil der være 3G opkobling samt Office pakken der passer til IPAD s. En løsning på de ikke afskrevne PC er findes af Direktør og Regnskabschef. Der vil ikke blive udleveret flere bærbare PC er til bestyrelsesarbejdet lige som internet opkobling i hjemmet ikke vil blive betalt når IPAD er udleveret. Udlevering af IPAD til vil ske i forbindelse med et kursus. Orientering om nyt Kraft Varmeværk herunder et orienteringsmøde indkaldt af Fredericia Fjernvarme. Redegørelse: Den 7. februar kl afholder Fredericia Fjernevarme orienterende møde om det planlagte kraftvarmeværk 3KV a/s, som fjernvarmeselskaberne vil stifte hvis 8

9 fortsat ikke Dong Energi / Skærbækværket vinder licitationen den 2. april, om leverance af fjernvarme til forsyningsselskabet TVIS. Konsortiet som fjernvarmeselskaberne i Trekantsområdet står bag ved vil på de samme vilkår som Dong Energi byde på varme leverancen til TVIS. Indstilling: At redegørelsen tages til efterretning Overenskomst for Inspektørområdet Redegørelse: Efter at Boligselskabernes Landsforening i 2007 overtog forhandlingerne af overenskomsten for Inspektørerne og i den forbindelse indgik en overenskomst med Fagligpuls under Funktionærforbundet, har inspektørernes tidligere forhandlingspartner Teknisk Landsforbund gjort indsigelse mod overdragelsen af forhandlingsretten til Fagligpuls. Der er i de 5 år der nu er gået blevet ført forhandlinger i såvel LO s grænsenævn som i kooperationen men uden resultat. Som det ser ud nu pusles der med en forligstekst hvor de gamle medarbejdere skal have TL som deres forhandlere og nye medarbejdere vil skulle have fagligpuls som deres forhandlingspartner. Så vidt jeg er orienteret er alle inspektører organiseret i Teknisk Landsforbund. Da jeg på det foreløbige, ikke oplyste grundlag, kan se at vi vil komme til at opererer med to overenskomster og to forhandlingsparter mener jeg vi skal afvise et sådan forlig. Indstilling: At Boligkontoret Fredericia ønsker en overenskomst med en forhandlingspartner. Hjertestartere i Boligkontoret Fredericia Redegørelse: Boligkontoret Fredericia har fået henvendelse fra flere leverandører af hjertestartere om levering og servicering af hjertestartere i såvel administrationen som i afdelingerne. Jeg har talt med Cardiocare som meget gerne vil komme til et møde og fremvise deres produkter. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Der aftales et møde hvor der vil være en præsentation af hjertestartere og hvad firmaet kan levere af løsninger. I mødet deltager bestyrelsesmedlemmer og personale. 9

10 Nedsættelse af et kunstudvalg Redegørelse: I forbindelse med renoveringen og ombygningen af administrationen har der internt mellem bestyrelsesmedlemmer og personale i Medieudvalget været en uformel drøftelse om det kunne være en ide at der i Boligkontoret Fredericia blev oprettet et kunstudvalg som kunne forestå planlægningen og gennemførelsen af diverse udstillinger i administrationen. Om der i den forbindelse ligeledes skulle oprettes en kunstforening hvortil der hjemkøbes kunst som udloddes til medlemmerne kunne være en overvejelse værdig. Indstilling: Til drøftelse / beslutning Beslutning: Else-Marie Gøhns blev udpeget som formand for udvalget. Connie Lauridsen og Lone Jensen fra Bestyrelsen vil gerne deltage i udvalgsarbejdet. (På et personalemøde den 31. januar har Birgitte Jensen meldt sig som medlem af udvalget) Nyt telefonanlæg Scale fra TDC Redegørelse: Det nye telefonanlæg fra Scale er nu implementeret. Det betyder at ansattes mobiltelefoner og fastnetnummer har hver deres telefonnummer men anlægsmæssigt er at betragte som en telefon. Det betyder at når der ringes er det på begge telefoner. Systemet er IP-telefoni hvorfor der internt mellem medarbejde i administrationen og i marken ringes uden at det koster penge. Herudover er der en mængde fordele som vores Driftschef vil berette om på næste bestyrelsesmøde. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning Beslutning: Taget ril efterretning Orientering om bygge og renoveringssager Afd. Beskrivelse Entreprenør Stade T 331 Nybyggeri af 8 plejeboliger Skema A: Boligdel kr Servicedel kr Egil Rasmussen A/S Fundamenter er støbt og vægelementer er monteret. Spær opstartes i denne uge. Rejsegilde forventes onsdag den 6. marts kl nærmere infor følger I b o 405 Helhedsplan- Korskærparken Skema A: kr Der indledes forhandlinger med Egil Rasmussen A/S Forhandlinger indledes og skema B indsendes i februar. Licitationen var vellykket, og alle de på afdelingsmødet lovede arbejder kan gennemføres. Der har været en god proces med byggeudvalget. B h 10

11 503 Helhedsplan- Korskærparken Skema A: kr Der indledes forhandlinger med Jorton A/S i HE Forhandlinger indledes og skema B indsendes i februar. Licitationen var vellykket, og alle de på afdelingsmødet lovede arbejder kan gennemføres. Der har været en god proces med byggeudvalget. B h 311 Helhedsplan- Hasselhøj Skema A: kr EMO Forventes afsluttet i Helhedsplan Sønderparken Projekt 236 millioner 312 Nestlegården 31,3 millioner Udføres i fagentreprise Projekteringstidsplan og programplan under udarbejdelse. Cowi A/S Pågår F Hovedentreprise Egild Rasmussen A/S Licitation 6. februar Pågår Indstilling: At orienteringen tages til efterretning Beslutning: Taget til efterretning 14. Meddelelser fra regnskabschef Preben Lærche Redegørelse: Foreløbig regnskab for 2012 for hovedforeningen udviser et overskud på 2 mio. kr. Det store overskud skyldes primært en væsentlig større indtægt på byggesags honorar end budgetteret på 3 mio kr. Omvendt er der brugt 700 t kr. mere på bruttoadministrations omkostninger end budgetteret. Dette kan primært henvises til et merforbrug på udvikling af EDB systemer Indstilling: At orienteringen tages til efterretning Beslutning: Taget til efterretning Statusrapport fra Lindorff. Redegørelse: Inddrivelse af skyldige fordringer kr ,20, hvor de berørte afdelinger får 62% af beløbet og Lindorff får 38%. Indstilling: At redegørelsen tages til efterretning Beslutning: Taget til efterretning Benchmarking Redegørelse: Der er ikke udarbejdet endelige forvaltningsrevisionsrapport med tilhørende benchmark tal. Denne rapport bliver fremlagt på bestyrelsesmøde, hvor endeligt årsregnskab skal godkendes. Indstilling: At punktet tages op i forbindelse med godkendelse af årsregnskaber 11

12 Portofølgepleje Redegørelse: Der blev fremlagt beregning af afkast for de 4 depoter som er i porteføljepleje. Alle depoter har givet et tilfredsstillende afkast. Indstilling: Der indstilles at man forsætter samarbejder med alle banker yderligere et år. 15. Lukkede sager 16. Eventuelt Redegørelse: der var et ønske om at bestyrelsen fremadrettet fik fremsendt dagsorden med den fulde redegørelse og de resterende punkter. Indstilling: Dette vil være muligt når alle er på IPAD da de sidste rettelser ville kunne sendes og hentes via nettet. Herudover vil den reviderede dagsorden kunne lægges på Intranettet. Beslutning: Taget til efterretning Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Preben Lærche Formand Næstformand Direktør Referent 12