Referat af bestyrelsesmødet d. 2 3 november. Til stede: David, Jeppe, Carmen, Nanna, Tjelle, Jette, Karen, Marie Lørdag: Formalia: Referent: David. Bestyrelsen er beslutningsdygtig. Årsberetning Årsberetningen skal endeligt godkendes. Største Rune (sekretariatslederen) har skrevet et afsnit om sekretariatets arbejde gennem året, et afsnit om det nye distriktsråd på Fyn, et afsnit om vores bestræbelser på at udbrede Dagsværk til flere skoler (vokseværk) samt to afsnit om OD online og den nye hjemmeside. Derudover er der blevet skrevet en sammenfatning af årsberetningen siden sidst. AFSTEMNING: Kan Bestyrelsen godkende årsberetningen? For:7 Imod:0 Årsberetningen er godkendt. ARBEJDSOPGAVE! Der skal læses korrektur på den politiske årsberetning, og den skal omformateres til en PDF fil. (skal først gøres, når Signe har skrevet sit afsnit) David. Projektstop i Zimbabwe I Zimbabwe projektet skete der det, at der i foråret 2013 i den største af de lokale partnerorganisationer (YAT) opstod komplikationer i forhold til organisationens interne struktur. Det betød at MS valgte at stoppe udbetalingerne til denne organisation i 3 måneder indtil forholdene blev bragt i orden. MS valgte efterfølgende ikke at indberette dette til opfølgningsgruppen, som først blev informeret i den efterfølgende halvårsrapport. Dette har skabt røre i Bestyrelsen. AFSTEMNING: Skal Bestyrelsen foretage sig yderligere i forhold til ovennævnte forhold? ARBEJDSOPGAVE! Det skal indskærpes overfor MS, at Bestyrelsen er utilfreds med ovenstående forhold. Derudover skal opfølgningsgruppen og Signe informeres om Bestyrelsens beslutning. (Jette og Jeppe) Workshops på SM Bestyrelsen deles i grupper, og videreudvikler de koncepter som den på sidste møde nedsatte arbejdsgruppe har fundet på.
Ændringsforslag Der tilføjes: 4 stk. 3: Bestyrelsen kan i særlige tilfælde efter ansøgning fra institutionen tilkende medlemsrettigheder til uddannelsesinstitutioner for unge, der ikke er nævnt i 3. For: 6 Imod: 1 Blanke: 1 Diskussion om mandatet for belsutnings Forventningsafstemning: Skal bestyrelsen stille forslag til at fastlægge mandatet for landsrådsvalg. ja. Der ændres i 13: "Et ekstraordinært stormøde nyder samme myndighed som et ordinært stormøde (jf. 9(...)." Ændres til: "Et ekstraordinært stormøde nyder samme myndighed som et ordinært stormøde (jf. 7(...).". Blanke 0 Afsteming: Der tilføjes en sætning i 17. "(...)Det primære formål med seminaret er at styrke distrikterne og de enkelte Dagsværkgrupper i deres arbejde og høre elevernes mening om den påbegyndte kampagneudvikling. Modtager Bestyrelsen mere en(d) (d'et skal tilføjes) 4 projektkonceptpapirer er formålet med Distriktsseminaret, udover de ovennævnte formål, at udvælge de 4 projektstillere, der kan få lov til at indstille et endeligt projektforslag til Stormødet". Ændres til: "(...)Det primære formål med seminaret er at styrke distrikterne og de enkelte Dagsværkgrupper i deres arbejde og høre elevernes mening om den påbegyndte kampagneudvikling. Modtager Bestyrelsen mere en(d) (d'et skal tilføjes) 4 projektkonceptpapirer er formålet med Distriktsseminaret, udover de ovennævnte formål, at udvælge de 4 projektstillere, der kan få lov til at indstille et endeligt projektforslag til Stormødet. Derudover vælges landsrådet som udgangspunkt på distriktsseminaret". For: 6 Imod: 1 Blanke: 1 48: Der tilføjes: (...) efter indstilling fra Bestyrelsen, beslutte at lade midlerne tilgå et nyt projekt om muligt i det samme land og med den samme målgruppe. Joachim ankommer
Min første rettelse Slettes I kap 11 32 Landsrådet afholder mindst min. 3 møder i samarbejde med Bestyrelsen jævnt fordelt over året. Møderne afholdes på Operation Dagsværks sekretariat. Landsrådet afholder mindst min. 2 møder i samarbejde med Bestyrelsen jævnt fordelt over året. Slettes: I kap 12 35, stk 2 Bestyrelsen afholder mindst 8 møder om året, hvoraf mindst 4 møder skal afholdes i samarbejde med Landsrådet og ligge jævnt fordelt over året. Bestyrelsen afholder mindst 8 møder om året, hvoraf mindst 2 møder skal afholdes i samarbejde med Landsrådet og ligge jævnt fordelt over året. I kap 5 11 Repræsentanter for Dagsværkgrupper og Bestyrelsen kan deltage som observatører Repræsentanter for Dagsværkgrupper og Bestyrelsen, som ikke deltager som delegerede, kan deltage som observatører I kap 7 20 Repræsentanter for Dagsværkgrupper og Bestyrelsen kan deltage som observatører Repræsentanter for Dagsværkgrupper og Bestyrelsen, som ikke deltager som delegerede, kan deltage som observatører
Ændringsforslag til politsk papir: Den danske samarbejdspartner skal leve op til de regler, der gælder for at kunne ansøge om u landsmidler i henhold til de altid gældende Retningslinjer for Civilsamfundspuljen, administreret af Civilsamfund i Udvikling (CISU). Den danske samarbejdspartner skal desuden kunne garantere, at den lokale samarbejdspartner er kompetent og har kapacitet til at administrere et projekt af den størrelsesorden en OD indsamling fordrer. Den danske samarbejdspartner fungerer som en kvalitetssikrende instans, og det forventes, at organisationen har tilstrækkelig administrativ kapacitet til at kunne forvalte Operation Dagsværks midler på en tilfredsstillende måde. Hvis den danske samarbejdsorganisation ikke opfylder ovennævnte krav om at leve op til de regler, der gælder for atkunne ansøge om u landsmidler i henhold til de altid gældende Retningslinjer for Civilsamfundspuljen, administreret af Civilsamfund i Udvikling (CISU) kan Operation Dagsværk vælge at se bort fra det, såfremt der er andre klare indikationer på, at organisationens økonomiske struktur kan håndtere et projekt af Operation Dagsværks størrelse. Drejebog: Vi gennemgår drejebog. ARBEJDSOPGAVE! Jette kontakter Tilde fra IBIS vedr. at sige hej på SM. ARBEJDSOPGAVE!2*X Jeppe kontakter bogholderne vedr. at sige hej på Stormødet. Jeppe kontakter desuden dagsværk netværk mht. at få nogen til at stå for talerstolstræning. ARBEJDSOPGAVE! David og Jeppe planlægger workshop og gruppearbejde om det gode projekt og Dagsværks 5 kriterier. ARBEJDSOPGAVE! David skaffer numre fra tjekkerne. Jette og Karen forlader mødet. Diverse om projektvalg: CISU vil gerne komme. Signe foreslår, at der byttes om på dagsordenen. Desuden har Donna foreslået, at projektstillerne ikke er med til oplægget om Det gode Projekt. Baggrunden er, at det ville være hensigtsmæssigt, at debatten foregår i et mere frit rum. Dette forslag falder i Bestyrelsens smag, og det vedtages. (HUSK AT SÆTTE PAUSE AF TIL OVERDRAGELSE AF DELEGERET STATUS!!!!) Hvor mange workshops grupper skal der være 6 eller 8? Det bliver besluttet, at der bør være 6 grupper. Baggrunden er, at Bestyrelsen generelt foretrækker at være 2 i gruppe diskussionerne. ARBEJDSOPGAVE! Der skal skrives en mail til Signe, hvor hun får al den information, som hun har brug for. (Jette)
Søndag: Til Stede: Marie, David, Carmen, Jonas, Joachim, Jeppe, Karen, Jette, Tjelle, Nanna Politisk Årsberetning: Afsnittet om nye ansatte i referatet er blevet ændret efter, at Bestyrelsen havde skrevet dette afsnit. Vi spørger Rune, om han har ændret det. Kan vi godkende det nye afsnit? Imod:1 Afsnittet er godkendt. Arbejdspapir Afsnittet 5b om international kontakt er blevet renskrevet og skal derfor til afstemning. Kan vi godkende afsnittet 5.b? For: 10 Afsnittet 7.d om samarbejdet mellem de forskellige organer og kontaktpersonernes rolle og ansvar er ligeledes blevet endeligt renskrevet og skal derfor også til afstemning. For: 10 Hvad vi mangler til den endelige Stormøde indkaldelse Vi gennemgår den endelige stormøde indkaldelse. ARBEJDSOPGAVE!*5 Sørg for, at der er kontakt til Signe (Jette har kontakt til Signe). Sørg for, at Bestyrelsens ændringsforslag til stående papirer er ordentligt skrevet igennem ekstremt vigtig, at vi står som et godt eksempel (Jette). Tilføj to afsnit om SAME og CISU i stormødeordbogen OG gennemgå ordbogen for ord, som ikke er nødvendige (Jette er for sej). Økonomi gruppen har ansvar for alt, hvad der hedder gennemgang af økonomi til Stormødet. Skriv følgebrev til Stormødet (Jette og Nanna). ARBEJDSOPGAVE! David skriver til dirigenterne vedr. stormødeprotokol. Rune ankommer. Nyt fra Sekten ved Rune. Sekretariatet har enormt travlt her i perioden op til Dagsværk dagen, og bruger sin tid på at ringe
rundt til kontaktpersoner. De er dog ved godt mod. Gennemgang af budget revision. Vi har fået et nyt tilskud fra (KUMADM) en pulje under konkrete formål. I øvrigt ser budgettet ud til at holde. Efter revisionen af september 2013 kører vi med et underskud på 185.192 kr. Man skal dog holde sig for øje, at dette er et øjebliksbillede,hvor posterne er maxet ud. Dette er i øvrigt også helt planlagt Kan vi godkende det reviderede budget af september 2013? For: 10 Bestyrelsens økonomiske årsberetning: Rune har lavet et udkast, men det er Økonomi gruppens ansvar at forfine den og tilføje evt. kommentarer. Budget for 2014 Budgettet gennemgås. Under dette punkt er der en diskussion om en idé, som bestyrelsen har fået: Bestyrelsen vil gerne have lavet en film, som skal omhandle Dagsværk generelt. Der diskuteres, hvorvidt denne arbejdsgruppe skal nedsættes som en åben arbejdsgruppe under stormødet eller, om den skal have en anden struktur. Skal filmen udarbejdes af en åben arbejdsgruppe nedsat af stormødet eller skal den udarbejdes af en professionel i samarbejde med Sekretariatet: 1. Mulighed: 6 2. Mulighed: 1 Blanke: 3 Diskussionen tages op igen. 2. 1. Mulighed: 8 2. Mulighed:1 Blanke: 1 Det er vedtaget, at denne film skal produceres af en åben arbejdsgruppe nedsat arbejdsgruppe. Der afsættes 10.000 kroner under arbejdsgrupper nedsat af stormødet i budgettet. ARBEJDSOPGAVE! Nogle gode folk fra Bestyrelsen sætter sig ned og klarer alt, hvad der skal klares i følge med opstart af denne film. (Jonas, Carmen, Jette, (Marie)) Joachim forlader mødet. ARBEJDSOPGAVE! Der skal skrives en indstilling til næste møde vedr. forplejning af
sekretariatet. (Jonas) Evt. 47 i vedtægterne: Indsamlede midler går ubeskåret til det til politiet anmeldte indsamlingsformål efter fratræk af op til 10% til kampagneaktiviteter. I tilfælde af indsamlingsbeløb på under 7 mio. kr., ophæves 10% reglen, og der lægges et fratræksloft på 700.000 kr. Ændres til: Indsamlede midler går ubeskåret til det til politiet anmeldte indsamlingsformål efter fratræk af op til 10% til kampagneaktiviteter. Skolebesøg hvem vil med på skolebesøg. Carmen, Karen, Marie og Jeppe tager til Strib og inspicerer og er fantastiske. David er kommet med i Netværk for frivillige med arbejdsgiveransvar under DUF. Det er rigtig fedt. Det er vigtigt, at vi finder vores forretningsorden især i forhold til at vi holder den gode tone i vores diskussioner. David og Jonas er postgruppe og mødet bliver holdt i Rejsby i Sønderjylland