Indhold 1. Forord... 2 2. Aktivering af sundhedsberedskabsplanen... 2 2.1 Lokal risikoanalyse: Hvornår aktiveres planen?... 2 2.2 Hvordan aktiveres planen?... 3 2.3 Kommunens krisestab... 3 2.4 Registrering af hændelsesforløb... 3 3. HANDLEPLANER: Hændelsesspecifikke procedurer... 4 3.1 HEDEBØLGE... 5 3.2 SNESTORM... 6 3.3 PANDEMI MINIMERING AF SMITTE MASSEVACCINATIONER... 8 3.4 MASSEUDSKRIVNING OG AFLASTNING AF SYGEHUSE... 9 3.5 IT-NEDBRUD (OMSORGSSYSTEMER)... 11 3.6 KRISEHJÆLP... 12 4. Beskrivelse af samarbejdsrelationer... 13 4.1 Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) i Region Nordjylland... 13 4.2 Embedslægeinstitutionen Nord... 13 4.3 Omkringliggende kommuner... 13 4.4 Praksislægerne i kommunen... 13 5. Lægemiddelberedskabet i kommunen... 13 6. Informationshåndtering... 14 7. Evaluering, øvelser og uddannelse... 14 8. Samlet telefonliste... 15 9. Bilag... 16 9.1 Registreringsskema til hændelsesforløb... 16 9.2 Tjekliste til borgere i vinterhalvåret... 17 9.3 Oversigt over ansvarsfordeling ved snerydning... 18 9.4 Eksempel på handleplan i forbindelse med udbrud af Influenza A (2009)... 19 9.5 Eksempel på handleplan i forbindelse med massevaccination (2009)... 24 9.6 Telefonliste IT-medarbejdere ved IT-nedbrud... 27 9.7 Skriftlig dokumentation ved IT-nedbrud... 28 9.8 Telefonliste plejecentre og udegrupper... 29 1
1. Forord s Sundhedsberedskabsplan er en delplan af den samlede beredskabsplan for kommunen (se KMD-sagsnr.: 773-2013-120244 for den generelle beredskabsplan). Formålet med Sundhedsberedskabsplanen er at stille konkrete redskaber til rådighed for kommunens medarbejdere i tilfælde af hændelser, der kræver en ekstraordinær indsats. Planen har derfor primært fokus på at opstille klare handleplaner med opdateret kontaktinformation, som kan bruges både af ledere og af frontpersonale som vejledning i konkrete krisesituationer. Sundhedsberedskabsplanen er ledelsesmæssigt forankret i Social og Sundhed. Planen er udarbejdet i en arbejdsgruppe med deltagelse af kommunens beredskabschef Niels Pedersen, afdelingsleder for Ældreområdet Ann Lisbeth Martinussen, afdelingsleder for Sundhed- og Hjælpemidler Gitte Bjerre, sygeplejefaglig leder Ellen Margrethe Dybdal og projektmedarbejder i Social og Sundhed Mille Kjærgaard Thorsen. Sundhedsberedskabsplanen skal ligge i papirudgave hos alle plejecentre og hjemmeplejeenheder i kommunen, i Hjælpemiddelhuset, hos afdelingslederne i Social og Sundhed samt hos kommunens beredskabschef. Derudover ligger planen i KMD under sagsnr.: 773-2013-16234. Der er indhentet rådgivning omkring sundhedsplanen fra Sundhedsstyrelsen og Lægemiddelstyrelsen, som det er foreskrevet i lovgivningen. Derudover har planen været i høring hos Region Nordjylland og i nærmeste nabokommune Thisted Kommune. Sundhedsberedskabsplanen skal revideres efter behov og godkendes af kommunalbestyrelsen én gang per valgperiode. Planen skal hermed revideres og godkendes igen senest ved udgangen af 2017. Ovenstående arbejdsgruppe har ansvaret for dette. Nærværende Sundhedsberedskabsplan er godkendt af kommunalbestyrelsen i d. DD-DD-2013. 2. Aktivering af sundhedsberedskabsplanen 2.1 Lokal risikoanalyse: Hvornår aktiveres planen? Planen skal aktiveres når der indtræder ekstraordinære, varslede eller uvarslede hændelser, som kan sætte kommunens sundhedstjeneste under pres. På baggrund af erfaringer fra tidligere hændelser, der har berørt kommunens sundhedstjeneste, samt fra det kommunale beredskabs lokalkendskab, opstilles følgende scenarier og medfølgende handleplaner som en del af Sundhedsberedskabsplanen: Hedebølge Sne Pandemi minimering af smitte massevaccinationer Masseudskrivning og aflastning af sygehuse IT-nedbrud (af omsorgssystemer) Krisehjælp I den overordnede beredskabsplan findes desuden handleplaner for hændelser, der kan berøre andre dele af eller hele kommunen (som eksempelvis ved brand, strømsvigt, evakueringer, mm). 2
2.2 Hvordan aktiveres planen? Sundhedsberedskabsplanen aktiveres oftest men ikke altid fire steder fra Fra kommunens sundhedspersonale, eksempelvis ved særlige vejrforhold som snestorm Fra kommunens beredskabschef Fra Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) i regionen (der kontakter kommunens beredskabschef) Fra Sundhedsstyrelsen eller anden national myndighed, der erklærer Danmark for pandemisk ramt område. I de enkelte handleplaner står det beskrevet, hvem der aktiverer planerne i hvilke situationer, og hvilke roller og ansvarsområder hver enkelt involveret part har i udførslen af planerne. 2.3 Kommunens krisestab I kommunens overordnede beredskabsplan er kommunens krisestab, og hermed ledelse i større krisesituationer, beskrevet. Krisestaben skal sikre, at samlet yder en effektiv indsats i forbindelse med ekstraordinære hændelser. Staben skal opstille og opretholde et overblik over situationen, koordinere handlinger og disponere ressourcer samt koordinere Morsø Kommunes interne og eksterne kommunikation om hændelsen. s krisestab består af fem faste medlemmer samt ad hoc-medlemmer fra relevante afdelinger i kommunen. De faste medlemmer er: Kommunaldirektøren Velfærdsdirektøren 2 repræsentanter fra Direktionssekretariatet (herunder 1 fra kommunikationsenheden) Beredskabschefen Udover krisestaben kan der nedsættes lokale arbejdsgrupper i de forskellige serviceområder, eksempelvis i Social og Sundhed, som varetager ledelsen af hændelser specifikke for deres arbejdsområder. Oplagte medlemmer af sådan en arbejdsgruppe i Social og Sundhed kunne være afdelingslederen af Ældreområdet samt den sygeplejefaglige leder. 2.4 Registrering af hændelsesforløb Alle hændelsesforløb i forbindelse med krisesituationer bør dokumenteres løbende. Dokumentationen kan bruges i en efterfølgende evaluering af forløbene. I bilag 9.1 forefindes et registreringsskema, der kan bruges til dokumentation. 3
3. HANDLEPLANER: Hændelsesspecifikke procedurer På de efterfølgende sider findes handleplaner, der kan bruges af kommunens medarbejdere som vejledning i specifikke situationer. Handleplanerne dækker følgende scenarier: Hedebølge Sne Pandemi minimering af smitte massevaccinationer Masseudskrivning og aflastning af sygehuse IT-nedbrud (af omsorgssystemer) Krisehjælp 4
HANDLEPLAN 3.1 HEDEBØLGE Handleplanen træder i kraft, når der varsles hedebølge (35 40 grader). Informationskilde: www.dmi.dk, s intranet MÅLGRUPPE Svage borgere i eget hjem Borgere på ældrecentre Skoler Børneinstitutioner Dagpleje ANSVARLIGE Afdelingsleder for Ældreområdet Afdelingsleder for Skoler Afdelingsleder for Dagtilbud UDFØRENDE Sundhedspersonale Lærere Pædagoger Dagplejemødre HANDLINGER i rækkefølge De ansvarlige afdelingsledere udsender en opfordring til det udførende led om at iagttage gennemførsel af forholdsregler ved hedebølge Ekstra væsketilførsel OBS på skygge Mindre tøj Nedsættelse af aktivitetsniveau Evt. salttabletter til voksne (der skal tages kontakt til praksislæger for ændring af medicin hos borgere der får hjælp til medicin administration) 5
HANDLEPLAN 3.2 SNESTORM Handleplanen træder i kraft, når der er ufremkommelige veje konstateret af hjemmeplejens personale. Informationskilde: www.dmi.dk, s intranet MÅLGRUPPE Borgere med behov for hjælp fra hjemmeplejen ANSVARLIGE Afdelingsleder på Ældreområdet Lederne på Ældreområdet Sygeplejefaglige leder Beredskabschefen () UDFØRENDE Hjemmesygeplejen, hjemmeplejen Centralkøkkenet / chauffører Beredskabsafdelingen () Beredskabsstyrelsen Nordjylland Falck HANDLINGER i rækkefølge Inden snefald Udførende led 1. Forbered borgerne inden snestormen Forbered borgerne på, at hjemmeplejen kan have svært ved at nå frem ved kraftigt snefald. Udlevér en tjekliste til borgerne over forholdsregler, som de bør tage i forbindelse med vinteren. Se bilag 9.2 eller intranettet (under Mit arbejdsområde Social og Sundhed Vinterberedskab). Ved kraftigt snefald Ledere 2. Alle besøg vurderes. Besøgene prioriteres i Livsnødvendige besøg (eks. medicin/bleskift/mad/drikke). Besøg, der kan aflyses. Alle aflyste besøg dokumenteres i disponeringen/journalen med et notat. Ved hvert vagtskifte laves der en samlet, opdateret oversigt over mulige og nødvendige samt aflyste besøg. Udførende led 3. Alle borgere kontaktes og orienteres om situationen telefonisk Der hvor det ikke er muligt at komme frem og hvor besøgene må aflyses spørges ind til, om vedkommende har mad og medicin, og om vedkommende har kontakt til naboer/familie. Tilbyd en telefonkontakt, hvis det kan skabe tryghed. Vælg én fast telefonpasser, da erfaring viser, at telefonen ringer meget. 4. Udekørende personale Kør altid 2 ud sammen. Vurder muligheden for at køre ud fra eget hjem. Koordiner med lederne, om der er borgere i dit nærområde, som du kan nå ud til hjemmefra. 6
Lukker alt ned, tilbyd dig på nærmeste plejecenter. 5. Rydning af de offentlige veje Se bilag 9.3 for oversigt over, hvem der står for snerydning på de forskellige veje. 6. Centralkøkkenet Centralkøkkenet koordinerer med kommunens vej- og beredskabsafdeling i forhold til udbringning af mad til borgere, hvor køkkenets chauffører ikke selv kan nå frem. I meget svære situationer kan hjemmeværnet tilkaldes. Centralkøkkenet er desuden opmærksom på vejrudsigten i vinterhalvåret, og tilpasser madudbringningen herefter. 7. Nødsituationer Beredskabsafdelingen i : tlf. 99 70 67 66 eller 23 31 35 33 Snevagt i forhold til rydning af veje: tlf. 99 70 67 02 (Materielgården) Hvis en borger skal på sygehuset, er det Falck, der transporterer, og koordinerer med Beredskabsstyrelsen Nordjylland, hvis nødvendigt. 8. Ledelsesorganisering Hvis muligt, sætter beredskabschefen og afdelingslederen af ældreområdet sig sammen, og koordinerer centralt erfaring har vist, at dette kan være en fordel. EVALUERING Mellem involverede parter senest 14 dage efter hændelsen (beredskabschefen er ansvarlig for at igangsætte evalueringen) 7
HANDLEPLAN 3.3 PANDEMI MINIMERING AF SMITTE MASSEVACCINATIONER Handleplanen træder i kraft, når Sundhedsstyrelsen eller anden national myndighed erklærer Danmark for pandemisk ramt område. Informationskilde: www.sst.dk, s intranet MÅLGRUPPE Kommunens borgere og bestemte personalegrupper (herunder omsorgspersonale og personer ansat i andre samfundsvigtige nøglefunktioner). ANSVARLIGE Kommunens krisestab (kommunaldirektøren, velfærdsdirektøren, repræsentanter fra Direktionssekretariatet og beredskabschefen) Sygeplejefaglige leder Ledere på berørte områder (eksempelvis plejecentre, skoler, dagtilbud, bosteder, mm.) UDFØRENDE Hjemmeplejen og -sygeplejen HANDLINGER i rækkefølge Organisering og prioritering 1) Krisestaben (inkl. ledere på berørte områder og den sygeplejefaglige leder) Lægger en udførlig sygdomsspecifik handleplan. Se bilag 9.4 for eksempel herpå (handleplan fra udbrud af influenza A i 2009). Planen kan inkludere en beskrivelse af opgaver i forbindelse med overvågning, pleje, beskyttelsesforanstaltninger, informationsdeling internt til medarbejdere og eksternt til medier, mm. På baggrund af anbefalinger fra Sundhedsstyrelsen besluttes det, hvorvidt samfundsvigtige nøglefunktioner i kommunen skal vaccineres (hvis vaccine er tilgængelig). Der udarbejdes en handleplan hertil. Se bilag 9.5 for eksempel herpå (handleplan i forbindelse med udbrud af influenza A i 2009). Plejeopgaver 2) Udføres i henhold til den sygdomsspecifikke handleplan. Massevaccinationer 3) Udføres i henhold til handleplanen herom. EVALUERING Mellem involverede parter indenfor en måned (beredskabschefen er ansvarlig for at igangsætte evalueringen) 8
HANDLEPLAN 3.4 MASSEUDSKRIVNING OG AFLASTNING AF SYGEHUSE Handleplanen træder i kraft ved, at AMK (Akut Medicinsk Koordinationscenter) i Region Nordjylland kontakter beredskabschefen i for at varsle ekstraordinære udskrivelser fra regionens sygehuse. Dette kan være i tilfælde af større ulykker eller katastrofer, hvor sygehusene bliver ekstra belastet. AMK koordinerer med det/de sygehus(e), hvorfra der skal udskrives patienter, og tilkendegiver overfor kommunen præcist i hvilket omfang, der er behov for den kommunale sundhedstjenestes assistance. Informationskilde: www.politi.dk, www.beredskabsstyrelsen.dk, www.dr.dk MÅLGRUPPE Borgere med behov for pleje og eventuel fortsættelse af behandling ANSVARLIGE AMK (Akut Medicinsk Koordinationscenter) Sygehuset/-ene, hvorfra der udskrives patienter ekstraordinært Beredskabschefen i Afdelingsleder for Ældreområdet Sygeplejefaglig leder i kommunen Praktiserende læger og lægevagtordningen UDFØRENDE AMK (Akut Medicinsk Koordinationscenter) Sygehuset/-ene, hvorfra der udskrives patienter ekstraordinært Beredskabschefen i Lederne på Ældreområdet Hjemmepleje- og -sygeplejepersonale i kommunen Praktiserende læger og lægevagtordningen HANDLINGER i rækkefølge Hvis der er ledige sengepladser på plejecentrene og/eller afklaringscenteret, udskrives de mest pleje- og behandlingskrævende borgere hertil. Øvrige borgere udskrives til eget hjem. AMK 1. Koordinerer med sygehusene, og kontakter beredskabschefen i kommunen. Koordinering ml. beredskabschefen, afdelingsleder for ældreområdet samt den sygeplejefaglige leder 2. Beredskabschefen kontakter afdelingslederen for ældreområdet og den sygeplejefaglige leder i kommunen for at igangsætte nødvendige foranstaltninger. Afdelingslederen og den sygeplejefaglige leder tager imod information omkring antal patienter og pleje-/behandlingsopgaver knyttet til hver enkelt patient. Ledere på ældreområdet 3. Alle besøg i hjemmeplejen vurderes. Besøgene prioriteres i Livsnødvendige besøg (eks. medicin/bleskift/mad/drikke). Besøg, der kan aflyses. Alle aflyste besøg dokumenteres i disponeringen/journalen med et notat. 4. Bemanding Baseret på information fra Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK), lægges der en plan over besøg og plejeopgaver hos udskrevet 9
borgere. Ekstra personale kaldes ind, hvis nødvendigt. Praktiserende læger/vagtlægen kontaktes med henblik på koordinering af behandlingsopgaver. Sygehuset 5. Udleverer de nødvendige hjælpemidler ved udskrivelsen. 6. Medgiver medicin til hver enkelt til hele den først kommende hverdag efter den ekstraordinære udskrivelse. 7. Medgiver patientens journal i to kopier, en til sundhedspersonalet i kommunen og en til egen læge. Praktiserende læger/vagtlægen 8. Ved ekstraordinære udskrivelser overtager kommunen ansvaret for borgerens forløb i samarbejde med borgerens egen læge. 9. Hvis den kommunale sundhedstjeneste har behov for lægehjælp udenfor praktiserende lægers normale åbningstid, kontaktes vagtlægen. EVALUERING Hurtigst muligt indenfor en måned efter hændelsen i den faglige følgegruppe for indlæggelser og udskrivelser og i kontaktudvalget. 10
HANDLEPLAN 3.5 IT-NEDBRUD (OMSORGSSYSTEMER) Handleplanen træder i kraft, når omsorgspersonale konstaterer nedbrud i omsorgssystemerne. MÅLGRUPPE Omsorgspersonale i kommunen / omsorgssystemerne ANSVARLIG IT-afdelingen, UDFØRENDE IT-afdelingen, Omsorgspersonale HANDLINGER i prioriteret rækkefølge Omsorgspersonale 1. Genstart computeren, og prøv igen 2. Spørg en kollega 3. Hvis der stadig er problemer, kontakt i hverdagene IT-supporten i Morsø Kommune, tlf. 99 70 61 00 4. Hvis der opstår AKUTTE problemer det vil sige totalt nedbrud af institutionens IT aftener, weekender eller ferier, kan IT-personale kontaktes på mobil: Kent Gadgaard 24 49 23 72 Steve Nielsen 40 40 76 06 Allan Hylke 20 35 87 09 Michael Christensen 40 35 29 39 Else H. Kibsgaard 23 25 06 74 Mie Færch 20 67 33 83 (om journalen) Lene Svendsen 20 34 93 96 (om journalen) Telefonnumrene står i vilkårlig rækkefølge. Der er IKKE tale om en vagtordning, og der er ingen garanti for, at man kan træffe en IT-medarbejder udenfor normal arbejdstid. Telefonlisten hænger også på plejecentrene, og er vedlagt som bilag 9.6. 5. Ved længerevarende nedbrud, se bilag 9.7 for arbejdsgang omkring dokumentation. 6. Det anbefales desuden, at gruppekoordinatorerne som minimum én gang hver 4. uge udskriver en sikkerhedskopi af kørelister (/skabelonplan). I tilfælde af længerevarende nedbrud vil det være muligt at konstruere en køreliste manuelt ud fra denne sikkerhedskopi. 11
HANDLEPLAN 3.6 KRISEHJÆLP Handleplanen træder i kraft, når en indsatsleder / læge (Region Nordjylland) vurderer, at flere borgere i kommunen har behov for psykisk støtte og omsorg efter større ulykke eller alvorlig hændelse på Mors. MÅLGRUPPE Borgere, direkte involverede, eller pårørende, der har behov for psykisk støtte og omsorg efter større ulykker eller alvorlig hændelse. ANSVARLIG Indsatsleder Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) i Region Nordjylland UDFØRENDE Eventuelt krisehold fra Aalborg Psykiatriske Sygehus Beredskabschefen i kommunen Praktiserende psykologer på Mors: Birgit Juul, tlf.: 21 26 17 33 Inge Merete Søndergaard, tlf.: 40 87 16 99 Olav Møller Nielsen, tlf.: 61 69 85 97 HANDLINGER i rækkefølge Region Nordjylland har det overordnede ansvar for det kriseterapeutiske beredskab i regionen. Indsatslederen 1. Kontakter de praktiserende psykologer ved behov (evt. med assistance fra kommunens beredskabschef). 2. Der tages stilling til, hvor disse skal fremmøde. Beredskabschefen 3. Koordinerer eventuelt med Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) i forhold til mulig lokation i kommunen for oprettelse af et psykosocialt støttecenter (oplagte lokationer kan være Sundhedscentret eller administrationsbygningen på Jernbanevej). Et psykosocialt støttecenter vil blive bemandet med et krisehold fra Aalborg Psykiatriske Sygehus. 12
4. Beskrivelse af samarbejdsrelationer 4.1 Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) i Region Nordjylland AMK er den væsentligste aktør i en større katastrofesituation. Det er herfra sygehusenes beredskab koordineres, og det er herfra der eventuelt iværksættes ekstraordinær udskrivelse fra sygehusene. AMK vurderer behovet for medicinsk assistance fra kommunens sundhedstjeneste, og alarmerer kommunen, når det er nødvendigt. AMK vil i forbindelse hermed tilkendegive i hvilket omfang, der er behov for det kommunale sundhedsberedskabs indsats. Beredskabschefen i koordinerer kontakten til AMK i alle situationer. 4.2 Embedslægeinstitutionen Nord Embedslægerne følger med i befolkningens sundhedstilstand, og beskæftiger sig bl.a. med forebyggelse og standsning af spredningen af smitsomme sygdomme. Embedslægerne kan yde rådgivning til kommunen i forhold til smitsomme sygdomme, hygiejneprocedurer, anvisninger til plejepersonale, m.v. Embedslægerne hører under Sundhedsstyrelsen. Embedslægeinstitutionen Nord kan kontaktes på tlf. 72 22 79 70 (mandag-torsdag: 8.00-15.30, fredag 8.00-15) eller via e-mail: senord@sst.dk Embedslægerne har desuden en døgnbemandet beredskabsvagt, som kan kontaktes i særlige situationer på tlf. 70 22 02 69. Kontakten til embedslægen koordineres af den sygeplejefaglige leder i kommunen. 4.3 Omkringliggende kommuner er forbundet mod nord til Thisted Kommune (Region Nordjylland) og mod syd til Skive Kommune (Region Midtjylland). Koordinering og samarbejde kommunerne imellem i forbindelse med krisesituationer går igennem beredskabschefen i kommunen. 4.4 Praksislægerne i kommunen I ekstraordinære situationer anvendes de sædvanlige kommunikationsveje. Formanden for Praktiserende Lægers Organisation (PLO) på Mors kontaktes, og inddrages efter behov. Formanden holder de øvrige læger orienteret. Den nuværende formand for PLO Morsø, Bodil Søndergaard, kan kontaktes på 97 73 21 00. Den sygeplejefaglige leder i kommunen koordinerer kontakten til de praktiserende læger. 5. Lægemiddelberedskabet i kommunen Region Nordjylland planlægger og koordinerer opgaven omkring lægemiddelberedskabet i regionen. Lægemiddelberedskabet, både lægemidler og medicinsk udstyr, skal dække både sygehusvæsnets og den primære sundhedstjenestes behov, herunder s behov. Alle plejecentre i kommunen har derudover et mindre lager af sygeplejeartikler. Samtidig har kommunen også et mindre lagre af hjælpemidler. Ledige hjælpemidler varierer dog alt efter, hvor mange der er i brug hos borgerne. 13
Hjælpemiddelhuset kan kontaktes på tlf. 99 70 72 62 (i hverdagene). I særligt akutte situationer (som ved ekstraordinære masseudskrivninger) aftener, weekender og ferier, kan huset kontaktes via afdelingsleder Gitte Bjerre på tlf. 29 10 33 85. Udover lægemiddelberedskabet i Region Nordjylland kan kommunen trække på apoteket i Nykøbing Mors (Sct. Clemens Apotek). Apoteket kan kontaktes i dagtimerne på tlf. 97 72 09 66. Derudover holdes der vagtåbent: Mandag til torsdag kl. 08.30-09.00 og 17.30-18.00 Fredag kl. 08.30-09.00 og 18.00-18.30 Lørdag kl. 08.30-09.30 og 18.00-19.00 Søndag kl. 11.00-13.00 og 18.00-19.00 Ved akut behov for medicin uden for normal åbningstid kan apotekets vagthavende kontaktes på tlf. 21 27 32 27. 6. Informationshåndtering I den generelle beredskabsplan for er informationshåndtering i forbindelse med krisesituationer udførligt beskrevet. Formålet med håndteringen af information er overordnet at sikre, at kommunens krisestab har et samlet overblik over situationen og løbende kan dokumentere forløbet. Krisestaben er ansvarlig for informationshåndtering, herunder at nedsætte en kommunikationsenhed, hvis nødvendigt. Informationshåndteringen kan bestå af 1) at overvåge informationsstrømme både internt i organisationen og eksternt, eksempelvis i samarbejdsorganisationer eller i medierne, samt 2) at videreformidle information internt til medarbejdere i organisationen og eksternt, eksempelvis til samarbejdspartnere og til medierne. For information til medarbejdere internt i organisationen, se altid intranettet. Andre nyttige informationskilder: www.morsoe.dk www.dmi.dk www.dr.dk www.politi.dk www.beredskabsstyrelsen.dk www.sst.dk 7. Evaluering, øvelser og uddannelse Planlægningen af s sundhedsberedskab evalueres løbende i forbindelse med konkrete hændelser eller øvelser. Evalueringerne foretages i et samarbejde mellem de involverede parter samt beredskabschefen. Følgende spørgsmål kan med fordel stilles i en arbejdsgruppe efter en konkret hændelse eller øvelse Blev Sundhedsberedskabsplanen anvendt i forbindelse med hændelsen? Blev dele af en handleplan anvendt og andre dele ikke? Hvorfor? Var der dele af handleplanen, der ikke kunne gennemføres i praksis og hvorfor? Blev der brugt tid på at finde bestemte informationer? Hvad for noget information manglede? Hvad var styrkerne og svaghederne ved handleplanen? Hvordan kan handleplanen revideres for at imødekomme mangler? Skal viden herfra overføres til andre handleplaner? 14
Viste hændelsen/øvelsen et særligt behov for uddannelse? Hvis ja, hvilken form for kompetenceudvikling, og hvordan sætter vi det i gang? Minimum hvert 2. år afholder Region Nordjylland desuden en alarmeringsøvelse, hvor formålet er at teste, om alarmeringsproceduren fra Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK) til kommunen i forbindelse med ekstraordinær udskrivning af patienter fungerer tilfredsstillende. Det Præhospitale Beredskab i Region Nordjylland har ansvaret for, at øvelsen iværksættes. 8. Samlet telefonliste Beredskabschefen i er overordnet ansvarlig for koordineringen af samarbejdet på tværs ved større hændelser i kommunen. Ved tvivl om, hvem der kan/skal kontaktes i hvilke situationer, kontakt altid beredskabschefen på tlf. 99 70 67 66 (hverdage) eller på 23 31 35 33 (vagttelefon). Apoteket Beredskabschefen (Niels Pedersen) Embedslægen Nord Hjælpemiddelhuset IT-support, Praktiserende Lægers Organisation, formand på Mors 97 72 09 66 (dagtiden) 21 27 32 27 (vagttelefon) 99 70 67 66 (dagtiden) 23 31 35 33 (vagttelefon) 72 22 79 70 (dagtiden) 70 22 02 69 (vagttelefon) 99 70 72 62 (dagtiden) 29 10 33 85 (akuttelefon) 99 70 61 00 (dagtiden) Se desuden bilag 9.6 97 73 21 00 (Bodil Søndergaard) Snerydning, vagttelefon (Materielgården) 99 70 67 02 (vagttelefon) Sygehus Thy-Mors 97 65 00 00 (vagttelefon, omstilling til alle afdelinger) Sygehus Thy-Mors (skadestuen) 97 65 05 43 Vagthavende sygeplejerske, 99 70 63 03 (vagtelefon) Vagtlægen i Region Nordjylland 70 15 03 00 (vagttelefon) Se desuden bilag 9.8 for en telefonliste over alle plejecentre og udegrupper i Morsø Kommune. 15
9. Bilag 9.1 Registreringsskema til hændelsesforløb Dato Kl. Hændelse/handling Hvem 16
9.2 Tjekliste til borgere i vinterhalvåret Sæt kryds X TJEKLISTE (Vinterperioden, til borgere i eget hjem, der modtager hjælp fra hjemmeplejen i ) I tilfælde af snevejr/storm sørg for at have mad / drikke/ kaffe og te købt hjem inden storm/ snefald tager til. Der kan købes færdige retter som suppe o.lign. i almindelig handel eller hos Centralkøkkenet som reserve, hvis man sner inde. Hav altid et par portioner mad og brød i fryseren igennem vintermånederne. Sørg for i god tid at få lavet aftale om hjælp til at få ryddet sne ved indkørsel og indgang enten ved naboer, familie eller anden hjælp. Sørg for aftaler i god tid, hvis du bor på privat vej med maskinstation, naboer eller familie. Ved privatvej skal du selv sørge for at få vejen ryddet. OBS Vejvæsenet prioriterer, hvilke veje der ryddes først ved snefald/ snestorm. Vær forberedt på at hjemmehjælpen i tilfælde af snefald/ snestorm kan være meget forsinket pga. vejforholdene. Hav altid en lommelygte ved hånden hvis strømmen skulle svigte. Hav altid en spand med salt/sand ved din ydredør så du kan strø ved indgangen og undgå faldulykker, når du skal ud. Lav en aftale med nærmeste nabo / familie om, at de kan komme og se til dig, hvis du sner inde. Ved melding om kommende snestorm få bestilt medicin hjem, så der altid er til nogle dage, hvis du sner inde. Ved snefald/ snestorm følg med i TV og radiomelding og følg vejrudsigten anbefales ingen udkørsel, vil alle besøg af hjemmeplejen blive nøje vurderet så det er livsnødvendige opgaver der varetages. Er der brændsel til kold vinter? olie, brænde o.lign. Sørg for aftale om hjælp til husdyr hjemmeplejen er ikke behjælpelig i forhold til pasning/ fodring af husdyr. Denne tjekliste kan være en hjælp til dig som borger med at forberede dig på at klare dig igennem snestorm / kraftigt snefald/ orkan hvor hjemmeplejen kan være meget forsinket, i værste fald forhindret i at nå frem til dig. 17
9.3 Oversigt over ansvarsfordeling ved snerydning Hvem står for snerydning og glatte veje de forskellige steder? Hvidbjerg Plejecenter: Ejendomsservice, pedel Bent Nielsen, tlf.: 21 47 63 45 Vejerslev Ældrecenter: Ejendomsservice, pedel Bent Nielsen, tlf.: 21 47 63 45 Ansgarhjemmet: Pedel Niels Drejer, tlf.: 21 43 86 54 Erslev Afklaringscenter: Pedel Niels Drejer, tlf.: 21 43 86 54 Johan Riis Minde og Rotaryparken: Domea, pedel Egon Sørensen, tlf.: 40 17 25 33 Rolstruplund: Ejendomsservice, pedel Preben Toft, tlf.: 20 34 91 63 Støberigården: Ejendomsservice, pedel Per Kristensen, tlf.: 20 48 36 68 Fjordglimt: Andelsboligforening, pedel Kristian Jensen, tlf.: 20 25 47 45 Ældreboligerne Nordø: Tommy Bak tlf. 40364303, pedel Niels Drejer, tlf.: 21 43 86 54 Ældreboliger Sydø: Pedel Bent Nielsen, tlf.: 21 47 63 45 Ejendomsservice: tlf.: 99 70 70 59 18
9.4 Eksempel på handleplan i forbindelse med udbrud af Influenza A (2009) Instruks omkring influenza A (H1N1) fra 2009 Gældende forholdsregler Formål Ansvar og kompetence Opgaver At sikre kompetent håndtering ved pleje og omgang med personer, der har Influenza A (H1N1) Det er ledernes ansvar i samarbejde med sygeplejefaglige leder at sikre planlægning, arbejdsfordeling og nødvendig instruktion af personalet i forhold til opgaver, der kan følge med den aktuelle smitsomme A Influenza (H1N1) Ved pandemisk influenza vil hjemmeplejen og sygeplejen stå overfor følgende opgaver: Overvågning: Hvis hjemmeplejen møder en person med symptomer på sygdommen, bør hjemmeplejen medvirke til, at personen telefonisk kontakter egen læge mhp. videre vurdering/behandling. Omsorg og pleje af smittede borgere, hvor plejen vurderes at kunne varetages i hjemmet. I denne sammenhæng skal det sikres, at personalet beskyttes mod dråbesmitte, dråbekernesmitte og kontaktsmitte, således at de ikke selv smittes og/eller spreder smitte. Det anbefales fra Sundhedsstyrelsen, at man begrænser det personale, der skal varetage omsorg og pleje af smittede til en mindre gruppe af sygeplejersker - både af hensyn til borgeren og af hensyn til, at situationen ikke skaber utryghed hos det øvrige personale. Også i forhold til minimering af smitterisiko er det en fordel, at én gruppe tager sig af smittede borgere, og en anden gruppe tager sig af ikke smittede borgere. Der skal, ved udbrud, i udpeges en gruppe sygeplejersker eller sosu-assistenter, der skal varetage disse opgaver, i samarbejde med lederne og den sygeplejefaglige leder. Personale, der varetager plejeopgaver, skal instrueres i opgaven samt i anvendelse af beskyttelsesforanstaltninger. Rengøringspersonale skal også anvende disse beskyttelsesforanstaltninger ved rengøring omkring smittede borgere. Relevante beskyttelsesforanstaltninger skal være til rådighed. Dvs. FFP3-masker, overtrækskitler, handsker og beskyttelsesbriller. (Findes på de enkelte centre) 19
Håndtering af affald og vasketøj: Affald emballeres og bortskaffes som almindeligt dagrenovation. Vasketøj fra borgeren håndteres efter gældende retningslinjer, og i forhold til personalets tøj skal der på forhånd indgås aftaler med leverandøren af jobtøj/vask om håndtering af vasketøj i forbindelse med større udbrud af smitsomme sygdomme, herunder influenzapandemi. Stærkt svækkede og plejekrævende borgere, som ikke har behov for indlæggelse, kan have behov for ophold i plejeenhed. I disse tilfælde er det vigtigt, at disse pladser ikke ligger i tæt tilslutning til svækkede ældre, som ville kunne smittes. Pga. mulighed for ekstraordinære udskrivelser fra sygehusene og flere borgere, der i øvrigt har plejebehov i hjemmet, vil det være forventeligt, at der bliver behov for at indkalde ekstra personale, evt. inddrage fridage og ferie. Der kan blive tale om at hjemmesygeplejen kan blive inddraget i oprettelse og bemanding af vaccinationscentre. Retningslinjer Nedenstående forholdsregler skal iværksættes hos brugere som er smittet med influenza A N1H1. Denne vejledning skal være tilgængelig hos smittede brugere og i aktuelle grupperum. Symptomer De samme som ved traditionel influenza. Pludselig indsættende høj feber med kulderystelser, muskelømhed og hovedpine ledsaget af udtalt sygdomsfornemmelse. Ofte med lidt tør hoste og lette synkesmerter. Med træthed og nedsat fysisk formåen. Smitteveje Kontaktsmitte Dråbesmitte Dråbekernesmitte Smitteperiode Inkubationstiden vurderes at være 5-7 dage (den tid der går fra man selv er smittet til man får sygdommen). I den perioder vurderes man, ved denne form for Influenza, ikke at smitte andre. Smitteperioden den periode, hvor man kan smitte andre der kommer nær vurderes at være fra man begynder at nyse og hoster og til 1 døgn efter man er feberfri. 20
Håndhygiejne Hånddesinfektion foretages jævnfør procedure fra hygiejnesygeplejersken. Se video fra Infektionshygiejnen i Region Nordjylland på: http://www.infektionshygiejne.rn.dk Værnemidler til personalet Følgende værnemidler skal være til rådighed i kommunen: FFP3-maske (3M) Overtrækskittel (støvtæt/langærmet) Handsker (minimum 3 stk. pr. besøg) Briller eller mundbind med visir Affaldssække (almindeligt affald) Hospitalssprit Værnemiddel til bruger Kirurgisk maske/ mundbind (stilles evt. til rådighed af kommunen) Engangsvaskeklude, lommetørklæder og affaldsposer (til bruger og med egen betaling) Ved transport af bruger udenfor boligen Brug af værnemidler Arbejdsgange Brugeren skal anvende kirurgisk maske/mundbind. Se video samt ark fra Infektionshygiejnen i Region Nordjylland på: http://www.infektionshygiejne.rn.dk Pleje, sygepleje og rengøring foretages af et fast personaleteam. På ældrecentre skal iklædning og afklædning af værnemidler ske udenfor boligen. I brugerens private bolig sker iklædning og afklædning i forgangen helst længst væk fra brugeren. PDA, nøgler, personlige ejendele m.m. medbringes ikke i boligen. Såfremt det er nødvendigt at medtage nøgler, opbevaret disse i bukselommen (under overtrækskittel). Udskillelser/affald Udstyr/instrumenter og Emballeres og bortskaffes som almindelig dagrenovation Bliver i boligen indtil brugeren er rask. Rengøres som vanligt før det bringes 21
hjælpemidler Linned/vasketøj fra boligen På/ved Centre: Transporteres i lukkede poser/smelteposer på ældrecentrene Anvendelse af værnemidler ved håndtering Vaskes separat ved 60 grader. I eget hjem: Vaskes separat v. 60 grader. Besøgende/pårørende Pårørende, der udelukkende opholder sig i hjemmet, behøver ikke anvende værnemidler. Ved karantæne har besøgende ikke adgang. Uforudsete hændelser og fejl f.eks. tab af maske eller briller samtidig med at brugeren nyser, hoster Hvis uheld forårsager direkte kontakt med bruger, skal der straks foretages vask og afspritning på det pågældende område. Såfremt det er på slimhinder skal der straks skylles med vand. Kontakt til sygeplejerske, der afklarer videre handling (eks. inddragelse af praktiserende læge). Sygeplejerske orienterer nærmeste leder. Leverancer udefra På/ved Centre: Leveres efter aftale med lederen fra gang til gang. Lederen er ansvarlig for kontakt og orientering til mulige leverandører. Private hjem: Leveres uden for hjemmet og bringes ind af pårørende eller plejepersonale. Rengøring Plejeboliger: Der foretages daglig rengøring og afspritning af udsatte flader eks. dørhåndtag, toilet m.m. Private hjem: Der foretages konkret individuel vurdering Rengøringspersonale Skal anvende værnemidler som ovenfor beskrevet. 22
Overvågning Ansvar Ved mistanke om smitte af bruger eller personale skal der straks tages kontakt til praktiserende læge. Lederen er ansvarlig for, at ovenstående forholdsregler iværksættes og overholdes ved smittetilfælde. Ved usikkerhed skal den sygeplejefaglige leder altid kontaktes. Sygeplejefaglig leder er ansvarlig for, at alle ledere er bekendt med forholdsreglerne og konsekvenserne heraf. Ledere er ansvarlige for, at plejepersonale har viden om, og anvender gældende instrukser. Yderligere information Information til patienter, der kan være smittet med influenza A (H1N1) www.sst.dk Fremgangsmåde ved brug af værnemidler http://www.infektionshygiejne.rn.dk Kontaktpersonen i regionen er præhospital leder, Poul Anders Hansen: poah@rn.dk / 20 66 03 70 23
9.5 Eksempel på handleplan i forbindelse med massevaccination (2009) Tilbud om vaccine mod influenza A(H1N1))v, samfundsvigtige nøglefunktioner Sundhedsstyrelsen anbefaler, at personer i samfundsvigtige nøglefunktioner og sundhedsvæsenet bliver vaccineret mod influenza A(H1N1)v. Vaccinen tilbydes fordi det er væsentligt, at disse funktioner fortsat er velfungerende, såfremt mange danskere bliver syge af influenza. KL og Sundhedsstyrelsen har prioriteret og besluttet, hvilke personalegrupper der bør vaccineres først. Som leder for en af de nævnte områder skal du sikre, at dit personale får tilbud om vaccination, således at stedet kan fungere i tilfælde af influenzaepidemi. Det er frivilligt, om man som personale vil tage imod tilbuddet. Samtidig beder vi dig være opmærksom på, om I samarbejder med private leverandører nævnt på listen. Skulle det være tilfældet, vil vi gerne orienteres, så de også kan få et tilbud om vaccination. Da de første vacciner skal være bestilt ved SSI senest 21. oktober 2009, skal lederne for den højt prioriterede gruppe hurtigt tage stilling til, hvem der skal tilbydes vaccination. Nedenfor er beskrevet hvem der kan blive vaccineret, og hvornår vi senest skal have listen (vedlagt) med navn på de personer, der har sagt ja til blive vaccineret. Høj prioriteret gruppe, vigtigt haster! Fra uge 45 kan følgende områder blive vaccineret: Hjemmesygeplejen 50% af personalegruppen Personalet på døgninstitutioner 15% Brand- og redningspersonale 100% Listen, med de personer der har sagt ja, skal være inde senest tirsdag d. 20 oktober 2009 kl. 12.00. Øvrig Sundheds- og plejepersonale og samfundsvigtige nøglefunktionspersoner. Denne gruppe tilbydes vaccination løbende i vinteren 2009/10. Der vil senere komme informationsbrev ud om tid og sted. 24
Sundheds- og plejepersonale Funktion Del af total population i % Hjemmesygeplejen 100 Leverandører af sygeplejeartikler m.v. 100 Plejepersonale og pædagog i hjemmeplejen, på plejecentre, bosteder og specialinstitutioner Div. Personlige hjælpeordninger, samt orlovs- og pasningsordning 50 100 Døgninstitutioner 30 Sundhedsplejen 50 Kommunelæger 100 Private opholdssteder 100 Private botilbud 100 Køkkenpersonale 75 Private leverandører kørsel og vask 100 Genoptræning 50 Støtte og kontaktpersonordninger 50 Socialpædagogisk støtte 85 50 Nøglepersoner i kritiske samfundsfunktioner Funktion Del af total population i % Brand- og redningspersonale (inkl. Falck og frivillige brandværn) 100 Vagtfunktion vandforsyning 25 25
Vagtfunktion Gasforsyning 100 Vagtfunktion Fjernvarme 30 Vagtfunktion Kloak/spildevand 40 Renovation (smittefarligt affald) 100 Erhvervshavne (håndtering af skibe i nød) 15 Listen med øvrigt sundheds- og plejepersonale og samfundsvigtige nøglefunktionspersoner (vedlagt), skal være inde senest fredag d. 6. november 2009. Personerne skal selv have sagt ja til vaccination Generelle informationer fra Sundhedsstyrelsen. For at sikre vaccination af de medarbejdere, som kommunerne har udpeget, og for at undgå vaccinespild, er det nødvendigt at iværksætte kontrolprocedurer i relation til vaccinationerne. Derfor skal den enkelte i forbindelse med vaccinationen kunne dokumentere, at pgl. er ansat, ligesom det vil fremgå af indsendt navneliste, at pgl. er udpeget. Såfremt færre medarbejdere end det oprindeligt indmeldte antal vælger at tage imod vaccinationen, kan hverken kommune eller vaccinator råde over ikke-udnyttede vacciner. Kun Sundhedsstyrelsen kan disponere over disse. Vedlagte informationsbrev skal udleveres til de relevante personalegrupper, så medarbejderen kan træffe beslutning om tilbuddet om vaccination. Den enkelte medarbejder har desuden mulighed for at drøfte vaccination med vaccinator forud for vaccinationen. Medarbejderen skal have 2 vaccinationer med mindst 3 ugers mellemrum. Yderligere information: www.ssi.dk www.sst.dk 26
9.6 Telefonliste IT-medarbejdere ved IT-nedbrud INFORMATION IT-Afdelingen Telefonliste til IT-afdelingens medarbejdere. Bemærk venligst, at telefonnumrene kun benyttes i tilfælde af total nedbrud af institutionens IT eller telefoni. Der er IKKE tale om en vagtordning, og der er ingen garanti for, at man kan træffe en IT-medarbejder udenfor normal arbejdstid. Telefonnumrene står i vilkårlig rækkefølge: Kent Gadgaard 24 49 23 72 Steve Nielsen 40 40 76 06 Allan Hylke 20 35 87 09 Michael Christensen 40 35 29 39 Else H. Kibsgaard 23 25 06 74 Mie Færch Lene Svendsen 20 67 33 83 (spørgsmål om journalen) 20 34 93 96 (spørgsmål om journalen) 27
9.7 Skriftlig dokumentation ved IT-nedbrud Der oprettes mappe på Plejedrev: Sygeplejeydelser Midlertidig dokumentation o Plejecentre med navn (Rolstruplund, Johan Riis Minde m.v.) Afdelinger Borgere oprettes i mappe med navn (undgå at dokumentere under anden borgers journal) (på Erslev vil der under hver borger blive oprettet 2 dokumenter: Notat og Døgnrytmeplan) o Udegrupper med navn (Byen, Nord- og Syd). Når der er behov for dokumentation, oprettes ny mappe med borgers Efternavn, Fornavn (her skal derfor altid kontrolleres om der er oprettet mappe i forvejen, ellers oprettes ny mappe på borgeren) Når der dokumenteres i Word-notat, skal der altid skrives: Dato, klokkeslæt, selve notatet, underskrives med uddannelsesniveau og navn. Husk at skriv, dersom der tages mundtlig kontakt til f.eks. sygeplejerske eller anden vagttype. Ved totalt IT-nedbrud oprettes der en papirudgave af ovenstående, dvs. 1 borger per papir. Når adgang til omsorgssystemet igen er etableret, tages der stilling til, om notaterne indføres i eller scannes ind i journalen. Kontinuitet sikres ved mundtlig formidling o o o Internt på centrene, Vagterne i mellem Dag, Aften, Nat Udegrupperne, via telefon i mellem Dag, Aften, Nat Sygeplejerskerne, via telefon i mellem Dag, Aften, Nat. 28
9.8 Telefonliste plejecentre og udegrupper Johan Riis Minde: Leder Anne-Marie Pedersen "Johan Riis Minde" Refshammervej 1 7900 Nykøbing Mors Telefon 99 70 63 70 Telefax 99 70 64 00 Fjordglimt: Leder Anni Bak "Fjordglimt" Jernbanevej 9 7900 Nykøbing Mors Telefon 99 70 64 65 Telefax 99 70 64 70 Støberigården: Leder Anna Poulsen "Støberigården" Støberivej 7 7900 Nykøbing Mors Telefon 99 70 63 00 Telefax 99 70 63 10 Udegruppen byen/støberigården: Leder John Jensen "Støberigården" Støberivej 7 7900 Nykøbing Mors Telefon 99 70 63 03 (vagttelefon) (Udegruppen kører om dagen i Nykøbing, aften/nat i hele kommunen) Rolstruplund: Leder Gerda Tybirk Rolstrupvej 1 7900 Nykøbing Mors Telefon 99 70 65 35 Telefax 99 70 65 54 Ansgarshjemmet: Leder Anne Krogsgaard "Ansgarshjemmet" Ansgarparken 25, Ø. Jølby 7950 Erslev Telefon 99 70 65 15 Telefax 99 70 65 30 Udegruppen dag Nordmors Telefon 99 70 65 18 Hvidbjerg Plejecenter: Leder Kirsten Pedersen Hvidbjerg Plejehjem Næssundvej 348, Hvidbjerg 7960 Karby Telefon 99 70 67 80 Telefax 99 70 67 95 Udegruppen dag Sydmors Telefon 99 70 67 82 Vejerslev Ældrecenter: Leder Bodil Laustsen Vejerslev Ældrecenter Smedebjergevej 51 7980 Vils Telefon 99 70 64 40 Telefax 99 70 64 60 Erslev Afklaringscenter: Leder Jette Dissing Erslev Afklaringscenter Præstbrovej 28 7950 Erslev Telefon 99 70 64 10 Telefax 99 70 64 30 Telefonlisten opdateret oktober 2013 29