Guide 3 Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour

Guide 3 Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 1

Indhold De efterfølgende sider indeholder gode råd og anbefalinger der kan benyttes i forbindelse med at du skal benytte Ajour. Inddragelse af underentreprenører: Klik her Strukturer dit projekt: Klik her Registrerings tegninger: Klik her Grupper, kategorier og lister: Klik her Tilsyn, mangelgennemgang og kvalitetssikring: Klik her 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 2

Inddragelse af underentreprenører For at kunne sende tilsyn og mangelregistreringer til en underentreprenør kræver det at de er oprettet i systemet og ikke mindst at de kan finde ud at bruge det. Følg Ajours vejledning for at oprette en underentreprenør som bruger. De skal tildeles en C-licens. 5E-BYG har ubegrænset adgang til C-licenser. (Se mere på hjemmesiden om licenser under fanen Ajour ) Næste skridt er så at få dem til at benytte det! Det er ønsketænkning at tro at det går helt af sig selv. Vi skal huske på at det sandsynligvis er nyt for dem. Jo bedre de forstår brugen af systemet jo mindre tid skal du bruge på dem senere i byggeriet når der er rigtigt travlt. Følgende fremgangsmåde kan benyttes i forhold til at inddrage underentreprenørerne i Ajour på dit byggeri. Gør dem opmærksom på at der forventes brug af Ajour i god tid. Med god tid menes så tidligt som muligt, da det har vist sig at der godt kan gå lang tid før alle er samlet op og klar til brug af Ajour. Vi er endnu ikke kommet dertil hvor der er krav om brugen af Ajour. En ide i fremtiden kunne være at det står skrevet i kontrakten. Men som det ser ud nu er det op til byggeledelsen og underrettet underentreprenørerne om brugen. Samtidigt skal de gøres opmærksomme på at de vil modtage en mail fra Ajour. Denne mail kommer kort efter du opretter dem med en C-licens. Her står deres kode til Ajour. Det sker ofte at de ikke kan finde deres kode fordi de har slette deres mail fra Ajour. Send guiden 1. Sådan installeres Ajour Mobile på din enhed til dem. Bed dem om at sørge for at de tidligt i processen får installeret Ajours App ved at følge fremgangsmåden i guiden. Hold et Ajour møde evt. efter et byggemøde (det tager kun en halv time men er godt givet ud!) Bed dem om at møde op med tilhørende App installeret på forhånd. På mødet sender du dem alle et tilsynsnotat eller en mangelregistrering. Dette skal bare være en test evt. bare et billede taget på kontoret hvor du laver en tilfældig registrering (for at spare til kan dette med fordel gøres dagen før mødet. Vent dog med at sende til selve mødet!) På den måde kan du se om alle kan modtage dit tilsyn og eventuelle spørgsmål kan afklares på mødet med det samme. Efter mødet kan du slette alle testene igen. Husk at både du og de skal synkronisere jævnligt. Det er vigtigt at de får det gjort til en vane at synkronisere dagligt, ellers giver det ingen mening at sende hvis de alligevel aldrig ser hvad du sender. Synkroniserer du dagligt tager det ikke mange sekunder. Du burde nu kunne være mere sikker på, at det du registrerer, og sender til underentreprenørerne også bliver modtaget og brugt korrekt. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 3

Strukturer dit projekt I Ajours egen vejledning kan du se hvordan du kommer godt i gang. Under fanen Projekt kan du opdele dit projekt i 3 niveauer. Hvor mange niveauer dit projekt skal opdeles i, afhænger meget af projektets størrelse og kompleksitet. 2 eksempler på projektniveauer fra Ajour De oprettede projektniveauer er grundlaget for den nøjagtige fastlæggelse af positionen af dine registreringer og er samtidig synlig på din mobile enhed. Dette sker ved at sammenkoble projektniveauerne med registreringstegninger, svarende til adressen på projektniveauet. Når du på enheden søger på en projektmappe, vil den eller de tilkoblede tegninger komme frem og det er nu muligt at markere pa disse tegninger, hvor registreringen præcis er foretaget. Har du derfor planlagt dine projektmapper/niveauer nøje fra start, vil dette lette dit arbejde under registreringsarbejdet. Det anbefales: At prøve sig lidt frem, og se hvordan det ser ud på din tablet samtidigt. Ikke at bruge for mange undermapper. Keep it simple jo lettere det er at overskue jo lettere er det at bruge i en travl hverdag for alle inkl. underentreprenørerne. Skærmklip fra pc 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 4

Registrerings tegninger I Ajours egen vejledning kan du se hvordan du opretter registreringstegninger: Registrerings tegninger er de tegninger, du kan markere på, tilknytte tekst og foto til mm. På forrige side kiggede vi på strukturen i projektet. Nu skal der kobles tegninger på de forskellige etager mm. Selvom projektmapperne i strukturen er oprettet logisk f.eks. stueplan, 1. sal osv. Så er de af arkitekten modtagne tegninger i PDF navngivet med et langt og ofte besværligt nr. Det giver ofte god mening i en mappestruktur, og som søgefunktion, men ikke for hverken håndværkeren eller byggeledelsen der i en fart skal lave en registrering. Det anbefales derfor at du omdøber registreringstegningerne inden du trækker dem fra AjourBox. Se skærmklip. Det anbefales: At bruge rensede tegninger som registrerings tegning, da den i de fleste tilfalde kun skal vise, hvor registreringen er foretaget. Dvs. der er ingen grund til en masse mål og beskrivelser. Dog skal tegningshovedet bibeholdes. At omdøbe tegningerne, til hvad der virker bedst for jer ude på byggepladsen. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 5

Registrerings tegninger Med en simpel omdøbning som på dette eksempel, bliver overblikket endnu bedre, frem for lange tegningsnumre. Før omdøbning af tegninger Efter omdøbning af tegninger Ved brug af funktionen projekt i bunden af skærmen, vises et hurtigt overblik over projektets registreringer og hvilke tegninger de er på. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 6

Grupper, kategorier og lister: Byggeri I guide 2 Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner blev forskellen på modulerne Byggeri og AjourKS gennemgået. Når du skal håndtere på grupper, kategorier og lister vil du også se at der er en forskel i Byggeri og AjourKS Der findes allerede skabeloner i Ajour der kan anvendes og tilpasses. Grupper, kategorier og lister anvendes til at skabe struktur og overblik over registreringerne og til at standardisere arbejdet. Ajours egen vejledning viser hvordan du opretter, redigerer og sletter grupper, kategorier og lister. Derfor vil det ikke blive gennemgået her. Denne guide viser betydningen af disse, samt hvordan de bør anvendes. 1. Klik på Byggeri eller AjourKS. 2. Vælg det aktuelle Projekt i rullegardinet i venstre side a skærmen. 3. Klik på knappen Kategorier i den sorte bjælke til højre af skærmen 1 3 2 Det anbefales at: Det kun er få personer, der ændrer i Skabelonerne. Eller man skal som minimum være meget påpasselig med at det ikke bliver en uoverskuelig rodebutik. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 7

Grupper, kategorier og lister: Byggeri Du kan nu i næste niveau skrive hvad du mener du bør kigge efter ved dit tilsyn eller mangelgennemgang Kategorier bør gøres projektspecifikke. Dvs. læs byggesagens beskrivelser igennem og tilret kategorierne så den passer til dit projekt. Bemærk: Dette eksempel er fra Byggeri modulet, efterfølgende vises et eksempel i AjourKS modulet og hvad forskellen er. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 8

Grupper, kategorier og lister: AjourKS VIGTIGT: Grupper er unikke for Byggeri og for AjourKS. Grupper på Byggeri er derfor ikke synlige pa AjourKS og omvendt. Bemærk: Du skal stadigvæk selv være obs. på at indtaste nogle af kravene. F.eks. strøafstand som i dette eksempel. AjourKS kontrolskemaer er baseret på Byggeriets Kvalitetskontrols standarder for kvalitetssikring, men kan let tilpasses den enkelte virksomheds egen kvalitetssikringskontrol. Det betyder at der på forhånd allerede i systemet er indtastet de typiske punkter der kvalitetssikres i byggeriet. Det sparer dig for meget arbejde, da du ikke skal finde diverse standarder andre steder. 2 1 3 4 1. Eksemplet her er fra gulvbranchen. 2. Her kan du se hvad der ligger i proceskontrol. 3. Byggeriet har f.eks. Selvbærende gulve. 4. Herunder kan du se hvad der bør kontrolleres. Bemærk: Som med foregående eksempel kan du med fordel fjerne punkter der ikke er med i dit projekt. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 9

Tilsyn, mangelgennemgang og Kvalitetssikringsarbejde: Du har nu fået sat dit system op, og tilknyttet underentreprenører/modtagere og er nu klar til at udføre tilsyn, mangelgennemgang og kvalitetssikring. Dette afsnit vil vise et par eksempler på hvordan det kan gøres.* Der har i denne guide været skrevet om forskellen på Byggeri og AjourKS Fremgangsmåden når de to moduler benyttes er ikke så forskellige, det handler mest om at vælge det rigtige modul. *I guide 2. (S 11) kunne du se at der er flere fremgangsmåder der kan benyttes når der skal foretages registreringer. Det kommende afsnit er blot et eksempel. Det vigtigste er at du sikrer dig at du benytter den rigtige Notattype til det rette formål. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 10

Tilsyn, mangelgennemgang og Kvalitetssikringsarbejde: Herunder et eksempel på et tilsyn på malerarbejde: Du går en tilsynsrunde eller falder tilfældigt over noget der kræver din opmærksomhed. 4. Tryk på foto ikonet og tag dit billede. Du kan tage op til 5 billeder. 5. Det er muligt at lave en farvet markering for at understrege hvor det præcist drejer sig om. 1. Tryk på Tilsyn. 2. Øverst på skærmen vælges entreprisen Maler. 3. I tekstfeltet laves en kort beskrivelse. Generelt opfordrer Ajour brugerne til at gå ind via "Projekt" knappen i bunden af skærmen når der skal oprettes registreringer. Se mere om dette i guide 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner (s 11) Fortsættes på næste side 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 11

Tilsyn, mangelgennemgang og Kvalitetssikringsarbejde: 6. Nederst på skærmen tryk på projekt og vælg det niveau du befinder dig på. 7. Øverst på skærmen kommer den tegning frem der er tilknyttet det niveau. 8. Tryk på tegningen 1. Sal. 9. Du kan nu markere hvor på tegningen dit tilsyn er foretaget. Jo mere nøjagtigt markeringen er sat jo lettere er det at finde ud af hvor der menes fejlen er. Man kan zoome meget på tegningen. 10. Nederst på skærmen tryk på kontakter og find herunder maleren. 11. Nederst til venstre på skærmen kan du nu trykke Ny for at lave en ny registrering eller tilbage for at komme på startsiden. 12. Du er nu tilbage på startsiden. Tryk Synkroniser. Så snart maleren synkroniserer sin Ajour vil han kunne se tilsynsnotatet. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 12

Tilsyn, mangelgennemgang og Kvalitetssikringsarbejde: Fremgangsmåden ved mangelgennemgang er meget ens med den du benytter ved tilsyn. Da mangelgennemgangen er en meget koncentreret proces, med mange registreringer på kort tid er der her nogle gode råd man kan bruge mht. systematiseringen. Som beskrevet i afsnittet: Grupper, kategorier og lister: Byggeri kan du skrive hvad du mener du bør kigge efter ved dit tilsyn eller mangelgennemgang, det er en god måde at få en ensartet mangelgennemgang. Især hvis der er mange relativt ens rum eller lejligheder. I dette eksempel har man valgt i niveau 1. at skrive de grundlæggende opgaver maleren skal udføre. Man kan også uddybe endnu mere ved at skrive i næste niveau hvilke opgaver maleren har inden for f.eks. vægge Det er en smagssag hvor meget man vil udspecificere, men det er et godt redskab som huskeliste da man let kan glemme noget i farten. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 13

Tilsyn, mangelgennemgang og Kvalitetssikringsarbejde: Herunder et eksempel på en registrering ved en mangelgennemgang for malerentreprisen: 5. Hvis du vælger næste bjælke kommer du til niveau 2. hvor du evt. har skrevet yderligere uddybelser af opgaverne af hvad du burde kigge efter på væggene. 1. Tryk på Mangel. 2. Øverst på skærmen vælges entreprisen Maler. 3. Tryk på bjælken Ikke valgt 4. Her kommer de grundlæggende opgaver du har tastet ind på niveau 1. Bemærk: Det er en smagssag om man behøver et eller flere niveauer. Opgaverne du har skrevet i niveauerne kan bruges som huskeliste. Herefter fortsætter du på samme måde som ved registrering af tilsyn (efter punkt 2.) TIP: Du behøver ikke trykke på nogle af de ovenstående punkter. Men hvis du har dem stående på din skærm, så kan de bruges som en form for huskeliste, og risikoen for at du glemmer et punkt er mindre. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 14

Tilsyn, mangelgennemgang og Kvalitetssikringsarbejde: Fremgangsmåden ved kvalitetssikring AjourKS kan se således ud: 3. Her kan du vælge hvilken kontroltype du vil udføre. 1. Tryk på AjourKS. 2. Nederst på skærmen tryk på Gruppe. Her vælger du den entreprise du vil lave kvalitetssikring på. Bemærk: Som du så på side 9. ligger der allerede mange standarder i Ajour som tjeklister. Dette betyder at der ikke nødvendigvis skal skrives noget i tekstfeltet, men at du blot kan nøjes med at sætte et flueben i tjeklisten. Billeder påføres på samme måde som ved Tilsyn og Mangelgennemgang 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 15

Gode råd om markeringer og billeder Det er ikke altid muligt at sætte sin markering på tegningen præcist hvor man gerne vil, da der kan være mange andre markeringer. (dette gælder især i mangelgennemgangsfasen) Ved at zoome lang ind på skærmen kan man sætte sin markering ret nøjagtigt. Derfor kan det være en hjælp at træde et skridt tilbage og tage endnu et billede, for at præcisere hvor manglen er. Dette eksempel er fra en mangelgennemgang der viser hvor meget markeringerne kan fylde. Alle tre skærmklip er fra samme tegning, der er blot zoomet ind 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 16

Gode råd om markeringer og billeder Maler rep. På en væg: Billedet på tabletten er tydeligt men da der ikke er flere end et billeder og der samtidigt ikke er vist andet f.eks. i nærheden af loft, gulv, vindue eller dør, kan den være svær at finde på en stor væg. Samtidigt vil den være så godt som umulig at finde for tilsynet efter en rep. Disse to billeder er samme skade, ridser i dør: Det ene billede viser (tydeligt på tablet) to ridser på en dør. For at få et indtryk af skadens omfang skulle billedet tages meget tæt på. Og for en anden vinkel kunne den knap ses. Disse to billeder er samme skade, Hak i gulv: På øverste billede har man ved hjælp af både en finger og at få fodlisten med sørget for at vise hvor skaden er i forhold til en væg. Hak i karm: Her kan skaden være svær at se på billedet, men den er tydelig når man står på stedet. Men da der både er brugt en rød markering og samtidigt et billede der viser øvre del af karmen, kan man let se hvor man skal kigge. Ved at gå et skridt tilbage og tage et billede mere kan man se om det drejer sig om toppen, eller bunden af døren og på hvilken side af døren det drejer sig om. Som yderligere hjælp blev der sat en rød markering Ved at gå et skridt tilbage og tage et billede mere kan man se at det er tæt på et hjørne. Som ekstra hjælp kunne man også sætte en rød markering. Vigtigt. Tag hellere et billede for meget end for lidt. Det hjælper ikke kun underentreprenøren med at finde fejlen hurtigt, det hjælper også dig når du skal kontrollere afhjælpningen senere. Da det ikke nødvendigvis er dig selv, men måske en kollega der skal kontrollere afhjælpningen, vil det hjælpe ham. Det lyder måske omstændigt. Men det tager ikke mere end 5 sekunder at sætte en farvet markering, eller at gå et skridt tilbage og tage et billeder mere. De 5 sekunder er godt givet ud, især for efterfølgende tilsyn, da man lynhurtigt kan se om skaden eller fejlen er udbedret, uden at man skal bruge unødig tid på at lede efter den. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 17

Selvom denne guide blot skal anses for at være vejledende, så burde den være med til at give nogle fælles retningslinjer for brugen af Ajour. 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 18