Guide 2 Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner

Transkript

1 Guide 2 Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 1

2 Indledning Denne guide beskriver og viser hvordan de grundlæggende moduler i Ajour skal forstås, og hvornår de skal benyttes. Ajours egen vejledning Kom godt i gang med Ajour omhandler adgang og brugen af Ajour systemet for modtageren, afsenderen og administratoren. Den gennemgår hvordan du bør gøre i de forskellige faser af programmet. Denne guide skal ses som et supplement til vejledningen. Inden du benytter Ajour bør du vide hvordan de forskellige funktioner er tiltænkt. Der er nogle få retningslinjer der er vigtige at følge for at få det optimale ud af programmet. Ved at læse denne guide får du en bedre forståelse af programmet, hvilket gør brugen væsentlig lettere når man står i situationen 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 2

3 Moduler i Ajour Denne guide omhandler modulerne AJOUR BYGGERI og AJOURKS Modulet AJOUR BYGGERI har 4 hovedfunktioner Forregistrering Projektnotat Tilsyn Mangel Modulet AJOURKS har 1 hovedfunktion Kvalitetssikring 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 3

4 Modulet BYGGERI Tilsynsnotat: Tilsynsnotat anvendes i forbindelse med dokumentation af det faglige tilsyn i udførelsesfasen og anvendes også i forbindelse med registrering og dokumentation af sikkerhedsarbejde og til mønstergennemgang af byggepladsen. Mangel: Mangel anvendes til registrering, dokumentation og styring af processen ved mangelgennemgang samt 1 og 5 års eftersyn. Denne guide omhandler Funktionerne Tilsynsnotat & Mangel Da de er mest relevante pt. I forbindelse med aflevering af et byggeri eller et projekt kan der være flere delprocesser, der skal håndteres, som f.eks. mestergennemgang, teknisk aflevering/-gennemgang, beboergennemgang, bygherregennemgang og 1-5 års eftersyn. Ajour gør det muligt at kategorisere og opdele disse processer, så de kan adskilles og styres samlet eller hver for sig. Projektnotat: Projektnotat anvendes typisk til en teknisk forespørgsel enten i forbindelse med en projektgennemgang eller under udførelsen, hvor der er behov for en godkendelsesprocedure med besvarelse af uklarheder eller spørgsmål. I forbindelse med projektgennemgang kan man med fordel anvende muligheden for at udarbejde registreringen på webdelen af systemet. Forregistrering: Forregistrering kan anvendes til dokumentation i forbindelse med besigtigelse af tilbudssager, registrering af projekter eller ejendomme til brug for udarbejdelse af bygningsrapporter, forbedringsrapporter og lignende. Forregistrering anvendes ligeledes i forbindelse med dokumentation af eksisterende forhold inden opstart på en opgave, således at der er klarhed over de forhold der er på stedet inden opstart på eget arbejde eller den næste arbejdsproces. 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 4

5 Funktioner i modulet BYGGERI 1 3 Skærmklip fra pc 2 Byggeri modulet har som tidligere nævnt 4 funktioner (1) Alle 4 funktioner har fælles grupper (2) som anvendes til at skabe struktur og overblik over registreringerne og til at standardisere, f.eks. tilsynsnotater og mangelregistreringer. De kan dog også tilknyttes en specifik registreringstype. Kendetegnende ved byggeri modulet er at det har en modtager (3) der skal respondere, og der foregår derved en kommunikation mellem entreprenør og tilsyn 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 5

6 Funktioner i modulet BYGGERI Brug funktionen Tilsyn når du som byggeledelse laver tilsyn. DVS. I hele byggeperioden 1 2 Brug funktionen Mangel når du som byggeledelse laver mangelgennemgang. DVS. Når byggeriet, eller en etape, nærmer sig en afslutning Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 6

7 Funktioner i modulet BYGGERI Hvis du på forhånd ved at du kun skal benytte Ajour som tilsyn og mangelgennemgang som byggeledelse, kan man med fordel slette eller ændre visningen af de grupper der ikke skal benyttes. (Nye grupper kan ligeledes altid tilføjes!) Se mere i guiden 3. Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 7

8 Modulet AJOURKS AJOURKS: AjourKS er et digitalt og mobilt værktøj til - nemt og hurtigt - at udføre kvalitetssikring og fotodokumentation i én arbejdsgang. Med AjourKS sikres en effektiv og ensartet dokumentation overfor bygherren og dennes rådgivere, at materialer eller udført arbejde er i overensstemmelse med de faglige og håndværksmæssige kvalitetskrav, der fremgår af beskrivelse og gældende normer for den indgåede aftale. 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 8

9 Grupper i modulet AJOURKS Modulet AjourKS har modsat byggeri modulet ikke de fire underfunktioner som Byggeri (Tilsyn, Projekt, Mangel, Forregistrering. Se side 5) Grupperne er i stedet for opdelt på de entrepriser der måtte være i projektet. De anvendes til at skabe struktur og overblik over registreringerne og til at standardisere, f.eks. modtager- proces- og slutkontrol for den enkelte entreprise. Modulet AjourKS har modsat Byggeri ingen modtagere der skal respondere da modulet er tiltænkt kvalitetssikring. 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 9

10 Moduler og funktioner opsummering Funktionen Tilsyn Tilsynsnotat anvendes i forbindelse med dokumentation af det faglige tilsyn i udførelsesfasen og anvendes også i forbindelse med registrering og dokumentation af sikkerhedsarbejde og til mønstergennemgang af byggepladsen. Kort fortalt Brug funktionen Tilsyn når du som byggeledelse laver tilsyn. DVS. I hele byggeperioden Modulet AjourKS AjourKS må ikke forveksles med Tilsyn Brug modulet AjourKS til at dokumentere overfor bygherren og hans rådgivere, at arbejdet er udført i overensstemmelse med de kvalitetskrav, der fremgår af entrepriseaftalen. Anvender du kvalitetssikring systematisk, vil den fungere som en hjælp til at undgå misforståelser og fejl under udførelsen af byggeriet og en dokumentation af kvaliteten af det færdige byggeri. Sådan ser startskærmen ud. Herfra vælger du hvad du vil udføre. Funktionen Mangel Mangel anvendes til registrering, dokumentation og styring af processen ved mangelgennemgang samt 1 og 5 års eftersyn. I forbindelse med aflevering af et byggeri eller et projekt kan der være flere delprocesser, der skal håndteres, som f.eks. mestergennemgang, teknisk aflevering/-gennemgang, beboergennemgang, bygherregennemgang og 1-5 års eftersyn. Ajour gør det muligt at kategorisere og opdele disse processer, så de kan adskilles og styres samlet eller hver for sig. Kort fortalt Brug funktionen Mangel når du som byggeledelse laver mangelgennemgang. DVS. Når byggeriet, eller en etape, nærmer sig en afslutning. Kort fortalt AjourKS anvendes til at udføre kvalitetssikring og fotodokumentation Generelt opfordrer Ajour brugerne til at gå ind via "Projekt" knappen i bunden af skærmen når der skal oprettes registreringer. Se mere om dette på næste side. 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 10

11 Valg af notattype Som du kan se er der flere fremgangsmåde der kan benyttes. I guide 3: Gode råd og anbefalinger om brugen af Ajour Vises trin for trin hvordan du foretager: Tilsyn, mangelgennemgang og Kvalitetssikringsarbejde: Dette vises ved at benytte forrige fremgangsmåde som på side 10. Men hvis fremgangsmåden på denne side passer dig bedst, er det den du skal benytte. Det vigtigste er at du sikrer dig at du benytter den rigtige Notattype til det rette formål. 1. Tryk på Projekt 2. Tryk på Notattype 3. Herfra kan du nu vælge hvilken type af registrering du vil foretage. 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 11

12 Selvom denne guide blot skal anses for at være vejledende, så burde den være med til at give nogle fælles retningslinjer for brugen af Ajour. 2. Grundlæggende forståelse af modulerne og deres funktioner 12