Brug af Discoverer. 1. Start Discoverer ved at klikke på knappen Discoverer på

Transkript

1 Oprette projektark med simpel tabel Brug af Discoverer 1. Start Discoverer ved at klikke på knappen Discoverer på 2. Angiv kontonummer, brugernavn og password. Det er det samme som anvendes ved logon i det almindelige Brandsoft program. 3. OBS! Det er altid en god ide at have både Discoverer og program åbent samtidigt, da det kan være nødvendigt at gå over i selve programmet for at se hvad de enkelte felter hedder når disse skal vælges i projektarket. 4. Vinduet Guiden Projektmappe trin 1 af 5 vises 5. Fjern fluebenet i felterne Diagram og Tekstområde. Disse bruges meget sjældent, og kan evt. tilføjes senere, hvis det bliver nødvendigt. I eksemplet til højre kan ses hvordan projektet ser ud med de valgte objekter. 6. Klik på Næste 7. Vinduet Guiden Projektmappe trin 2 af 5 vises. 8. Først klikkes på fanen Elementer 9. Her vælges de elementer eller felter der ønskes medtaget i projektarket 10. Først vælges hvilken Liste der ønskes anvendt. Dette gøres ved at klikke på pileknappen til højre i feltet og klikke på den ønskede liste. Der kan vælges mellem Regnskab, Planteskole, Ordre, Kirkegård, Ressourcestyring, Krematorie og Kirkegård Professionel, alt efter hvilke moduler der er adgang til på den aktuelle konto. 11. Når listen er valgt vises de tabeller (gule mapper) der er tilgængelige på listen. 12. Klik på + ud for den tabel du ønsker at anvende 13. Listen med felter i den aktuelle tabel vises 14. Der kan søges felter ved at klikke på Lygten til højre for feltet Liste 15. Klik på det felt der ønskes anvendt så det bliver markeret med blåt. Klik herefter på den øverste pileknap i midten af vinduet mellem de to vinduer Tilgængelig og Valgt. Eller klik på feltet og træk det over i vinduet Valgt. Derved flyttes feltet over i vinduet Valgt til højre. 16. Vælges der et forkert felt kan feltet flyttes ved at markere feltet i vinduet Valgt til højre, så det bliver markeret med blåt og herefter klikke på den nederste pileknap i midten af vinduet mellem de to vinduer, eller ved at trække feltet over i vinduet Tilgængelig til venstre. Herved fjernes feltet i vinduet Valgt til højre. 17. Efterhånden som der vælges felter kan nogle af tabellerne (de gule mapper) blive grå på listen. Dette betyder at den måde felter er valgt på begrænser valget af andre felter. Det

2 kan være nødvendigt at vælge felterne i en anden rækkefølge for at få adgang til de ønskede felter. 18. Der er også mulighed for at vælge betingelser og beregninger i dette vindue, men dette gemmes eventuelt til senere (Se vejledningerne Beregninger og Betingelser) 19. Klik på knappen Afslut 20. Projektarket vises med de aktuelle felter, og da der ikke er lavet betingelser eller andre former for afgrænsninger vises alle de data der er tastet ind i programmet for de aktuelle felter. 21. Projektarket virker lidt som Excel, og du kan flytte kolonnerne ved at klikke på kolonneoverskriften og trække hele kolonnen til en anden placering. Altså du kan flytte rundt på kolonnerne så de står i den ønskede rækkefølge. 22. Efter flytning af kolonner klikkes på den orange runde pil Opfrisk for at opdatere arket. 23. Klik på menupunktet Filer Gem eller klik på ikonet Gem projektmappe (den gule diskette). 24. Listen med allerede oprettede projektmapper vises 25. I feltet Nyt navn angives navnet på projektmappen 26. Klik på Gem Åbne projektmapper og projektark 1. Start Discoverer 2. Angiv kontonummer, brugernavn og password. Det er det samme som anvendes ved logon i det almindelige Brandsoft program. 3. Vinduet Guiden Projektmappe trin 1 af 5 vises 4. Klik på knappen Gennemse 5. Vinduet Åbn projektmappe fra database vises 6. Her vises alle de projektmapper der er adgang til (se også afsnittet Dele projektmapper) 7. Klik på det projektark/projektmappe der ønskes åbnet så det er markeret 8. Klik på Åbn

3 Oprette flere projektark i samme projektmappe Det kan være en ide at have flere projektark i samme projektmappe, så man ikke skal åbne forskellige projektmapper for at køre forskellige forespørgsler, eller for at samle logisk sammenhængende projekter i samme projektmappe. 1. Åbn den projektmappe du ønsker at tilføje et projektark i 2. Klik på menupunktet Rediger 3. Klik på menupunktet Tilføj projektark hvis det ønskes at oprette et helt nye projektark og opret det nye projektark som beskrevet i afsnittene ovenfor alt efter hvilken type tabel der ønskes oprettet. OBS! Beregninger og betingelser deles på tværs af projektark i samme projektmappe, så hvis en betingelse der er gældende for mere end et projektark ændres, gælder ændringen for alle de projektark, betingelsen er aktiveret i 4. Klik på menupunktet Duplikér projektark og vælg enten Som Tabel eller Som Krydstabulering. 5. Rediger det nye projektark efter ønske som beskrevet i afsnittet Redigere projektark 6. Klik på menupunktet Filer Gem eller klik på ikonet Gem projektmappe (den gule diskette)

4 Oprette projektark med krydstabuleringstabel Krydstabuleringer oprettes når det ønskes f.eks. at se hvor meget der er faktureret ud på en bestemt varegruppe pr. år eller for at se antal bisættelser/begravelser pr. år pr. kirkegård. Det kan her være nødvendigt at lave beregninger (se vejledningen Beregninger). 1. Gentag pkt. 1-5 i vejeldningen "Oprette et projektark med en simpel tabel" 2. Klik i feltet Krydstabulering så det bliver markeret 3. Klik på Næste 4. Vinduet Guiden Projektmappe trin 2 af 4 vises. 5. Først klikkes på fanen Elementer 6. Her vælges de elementer eller felter der ønskes medtaget i projektarket 7. Først vælges hvilken Liste der ønskes anvendt. Dette gøres ved at klikke på pileknappen til højre i feltet og klikke på den ønskede liste. Der kan vælges mellem Regnskab, Kirkegård, Ressourcestyring, Krematorie og Kirkegård Professionel, alt efter hvilke moduler der er adgang til på den aktuelle konto. 8. Når listen er valgt vises de tabeller (gule mapper) der er tilgængelige på listen. 9. Klik på + ud for den tabel du ønsker at anvende 10. Listen med felter i den aktuelle tabel vises 11. Der kan søges felter ved at klikke på Lygten til højre for feltet Liste 12. Klik på det felt der ønskes anvendt så det bliver markeret med blåt. Klik herefter på den øverste pileknap i midten af vinduet mellem de to vinduer Tilgængelig og Valgt. Eller klik på feltet og træk det over i vinduet Valgt. Derved flyttes feltet over i vinduet Valgt til højre. 13. Vælges der et forkert felt kan feltet flyttes ved at markere feltet i vinduet Valgt til højre, så det bliver markeret med blåt og herefter klikke på den nederste pileknap i midten af vinduet mellem de to vinduer, eller ved at trække feltet over i vinduet Tilgængelig til venstre. Herved fjernes feltet i vinduet Valgt til højre. 14. Efterhånden som der vælges felter kan nogle af tabellerne (de gule mapper) blive grå på listen. Dette betyder at den måde felter er valgt på begrænser valget af andre felter. Det kan være nødvendigt at vælge felterne i en anden rækkefølge for at få adgang til de ønskede felter. 15. Der er også mulighed for at vælge betingelser og beregninger i dette vindue, men dette gemmes eventuelt til senere (Se vejledningerne Beregninger og Betingelser) 16. For at kunne vælge summen eller antallet af et felt, klikkes på + ud for feltet. Her vises de muligheder der kan vælges på det aktuelle felt

5 17. Klik på SUM for at vælge summen af feltet (lægger indholdet af felterne sammen) eller klik på COUNT for at vælge antal (tæller antallet af felter) så den bliver markeret. Klik herefter på den øverste pileknap i midten af vinduet mellem de to vinduer Tilgængelig og Valgt. Eller klik på feltet og træk det over i vinduet Valgt. Derved flyttes feltet over i vinduet Valgt til højre. Det er dette felt der skal anvendes som datapunkt senere. OBS! Det kan være nødvendigt at vælge både elementet/feltet OG underelementet/underfeltet sum, count osv. 18. Klik på knappen Næste 19. Vinduet Guiden Projektmappe trin 3 af 4 vises 20. Her flyttes det element/felt som ønskes brugt i rækkeaksen ved at trække det ned i rækkeaksen. F.eks. Kgd 21. Der kan også her anvendes sideelementer som beskrevet i afsnittet Oprette en tabel med sideelement 22. Det kan eventuelt være nødvendigt at vælge flere elementer/felter end man skal bruge disse fjernes efter at rækkeaksen og eventuelle sideelementer er valgt. Dette gøres ved at kikke på knappen Tilbage og her trække de overflødige elementer/felter tilbage som beskrevet i pkt Klik på Afslut 24. Projektarket vises med de aktuelle felter og eventuelle sideelementer, og hvis der ikke er lavet betingelser eller andre former for afgrænsninger vises antal eller sum osv. for alle de data der er tastet ind i programmet 25. Klik på menupunktet Filer Gem eller klik på ikonet Gem projektmappe (den gule diskette). 26. Listen med allerede oprettede projektmapper vises 27. I feltet Nyt navn angives navnet på projektmappen 28. Klik på Gem

6 Oprette projektark med sideelement og titel Sideelementer anvendes typisk hvis data f.eks. ønskes oplistet for forskellige år, hvor årstallet anvendes som sideelement (her skal der først laves en beregning hvor dato ændres til årstal se vejledningen Beregninger). Det kan også være andre elementer, der ønskes en hurtig og nem oversigt over som f.eks. varegrupper, kirkegårde osv. 1. Gentag pkt i vejeldningen "Oprette et projektark med en simpel tabel" 2. Klik på Næste 3. Feltet Vis sideelementer skal være markeret med et flueben 4. Klik på det element/kolonneoverskrift i tabellen du ønsker skal anvendes som sideelement f.eks. kolonnen Kgd eller Varegruppe, og træk det op i feltet Sideelementer. Feltet flyttes fra selve tabellen op i sideelementet. Klik på Afslut 5. Projektarket vises med de aktuelle felter og sideelementer, og hvis der ikke er lavet betingelser eller andre former for afgrænsninger vises alle de data der er tastet ind i programmet for de aktuelle felter under det valgte sideelement. Der vælges et nyt sideelement f.eks. kirkegård eller varegruppe - ved at klikke på sideelementet og her vælge det nye sideelement f.eks. kirkegård 2 eller varegruppe For at oprette/redigere en titel i projektarket dobbeltklikkes i titel feltet øverst i projektarket (se også vejledningen vedrørende Formatering) eller klik på menupunktet Rediger og vælg Titel 7. Vinduet Rediger titel vises 8. Indtast den ønskede titel i feltet Titel 9. Klik på Ok 10. Den angivne titel vises nu i titel feltet øverst i projektarket 11. Klik på menupunktet Filer Gem eller klik på ikonet Gem projektmappe (den gule diskette). 12. Listen med allerede oprettede projektmapper vises 13. I feltet Nyt navn angives navnet på projektmappen 14. Klik på Gem Eksporter projektmapper og projektark 1. Klik på menupunktet Filer 2. Klik på Eksportér, Eksportér til HTML eller Eksportér til Excel

7 3. Klikkes på Eksporter til HTML laves eksporten med det samme og eksportfilerne gemmes på den placering der er angivet under Eksportér trin 2 af 4 i pkt Klikkes på Eksporter til Excel laves eksporten også med et samme og eksportfilerne gemmes som angivet i pkt Klikkes på Eksportér vises vinduet Eksportér trin 1 af 4: Vælg 6. Her angives hvilke dele af projektmappen eller projektarket der ønskes eksporteret 7. Klik på Næste 8. Vinduet Eksportér trin 2 af 4: Format og navn vises 9. Her angives hvilket eksportformat tabellerne, krydstabuleringerne og eventuelle grafer skal eksporteres som, hvilken placering filerne skal have og under hvilket navn de skal gemmes 10. Klik på Næste 11. Vinduet Eksportér trin 3 af 4: Diagram vises vis der er diagrammer i den aktuelle projektmappe eller projektark der også skal eksporteres. Er der ingen diagrammer, der skal eksporteres springer programmet til pkt Her angives størrelsen på diagrammet 13. Klik på Næste 14. Vinduet Eksporter trin 4 af 4: Med supervisor vises 15. Her angives om eksporten skal foretages med eller uden supervisor 16. Klik på Afslut 17. Eksporten foretages og vinduet Eksportlog vises 18. Her vises en log over hvilke eksportfiler der er lavet og der er mulighed for at markere feltet Åbn det første eksporterede ark, hvorved den øverste eksportfil åbnes når der klikke på Ok 19. Klik på Ok

8 Flytte projektark 1. Højreklik på projektarkfanen nederst i vinduet og vælg Flyt projektark, eller klik på menupunktet Rediger og vælg Flyt projektark 2. Vinduet Flyt projektark vises 3. Her kan projektark flyttes op eller ned i forhold til hinanden. Det enkelte projektark kan flyttes et trin ad gangen, eller det kan flyttes til toppen eller bunden 4. Klik på det projektark der ønskes flyttet 5. Klik på en af knapperne til højre i vinduet. Den øverste og nederste flytter projektarket hhv. til toppen og til bunden af projektmappen, og de to midterste knapper flytter projektarket hhv. en plads op og en plads ned 6. Klik på Ok 7. Det aktuelle projektark er nu flyttet 8. Klik på menupunktet Filer Gem eller klik på ikonet Gem projektmappe (den gule diskette) Slette projektark 1. Vælg det projektark der ønskes slettet 2. Højreklik på projektarkfanen nederst i vinduet og vælg Slet projektark, eller klik på menupunktet Rediger og vælg Slet projektark 3. Vinduet Bekræft sletning af projektark vises 4. Klik på Ja 5. Det aktuelle projektark er nu slettet 6. Klik på menupunktet Filer Gem eller klik på ikonet Gem projektmappe (den gule diskette)

9 Omdøbe projektark 1. Vælg det projektark der ønskes omdøbt 2. Højreklik på projektarkfanen nederst i vinduet og vælg Projektarkegenskaber, eller klik på menupunktet Rediger og vælg Omdøb projektark 3. Vinduet Projektarkegenskaber vises 4. På fanen Generelt kan angives et nyt navn og eventuelt en beskrivelse af projektarket. 5. På fanen Tabelformat kan angives hvordan projektarket ønskes præsenteret med f.eks. rækkenumre, kolonneoverskrifter osv. 6. Klik på Ok 7. OBS! Der gøres opmærksom på at det der angives her kun er gældende for det aktuelle projektark og altså ikke gælder for andre projektark i samme projektmappe 8. Klik på menupunktet Filer Gem eller klik på ikonet Gem projektmappe (den gule diskette)

10 Printe projektmapper og projektark 1. Klik på menupunktet Filer og klik på Udskriv, eller tryk på Ctrl+P på tastaturet, eller klik på printerikonet (den med printeren) 2. Klikkes på printerikonet gås direkte til Windodw-vinduet Udskriv se pkt Ellers vises Discoverer-vinduet Udskriv 4. Her angives hvilke dele og elementer i projektmappen/projektarket der skal udskrives 5. Ved at klikke på knappen Sideopsætning kan der angives specifikke indstillinger for udskrivning af projektmappen/projektarket 6. Klik på Ok 7. Klikkes på knappen Eksempel, vises et eksempel på hvordan udskriften kommer til at se ud. Denne kan kun anvendes hvis det er det aktuelle projektark der udskrives 8. Klik på Luk 9. Når de ønskede valg er foretaget klikkes på Ok 10. Windows-vinduet Udskriv vises 11. Her vælges printer og de sædvanlige udskriftsmuligheder 12. Klik på Ok 13. Udskriften skrives ud