Referat af bestyrelsesmøde 01 2012/13, mandag 03. december, klokken 17 21, i Idrættens Hus DBTU lokaler, ved fælleskontoret Tilstede: HG, GE, MNJ, JT, RN, OM, TL, (referent) Fraværende ved afbud: MC, HRB. Indlæg/ Pkt. / 1. Godkendelse af dagsordenen for mødet. HG bød velkommen til en ny Bestyrelsesperiode og især til Betina, som nyvalgt. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af seneste Bestyrelsesmøde, 1. nov. 2012 BL blev informeret omkring forretningsorden. fremsender Code of Conduct, for Bestyrelsen til BL da denne er en del af Forretningsordenen. Herefter blev referatet godkendt. 3. Konstituering af den nye bestyrelse. a. Fordeling af bestyrelsens ansvarsområder. (Ny fordeling af ansvarsområder, vedlagt som Bilag 2.) MNJ går ud af EU som medlem, men forbliver bestyrelsesansvarlig for udvalget, og fungerer, på lige fod med andre medlemmer af EU OM mente på basis af sit gode samarbejde med udvalget, at personen til LU skal kunne give et Kvalificeret med -og modspil Bestyrelsen var enige om at LU gør et stor og kompliceret stykke arbejde. OM træder ud af udvalget, men forbliver som Bestyrelsesansvarlig, bl.a. pga. det hidtidige succesfulde samarbejde. HG anførte apropos at hun efter reps. -mødet har været i kontakt med Urban A. og har takket for forslagene, trods de ikke blev vedtaget, bl.a. fordi sådanne lidt skæve forslag ofte kan sætte gode tanker i gang. UA input er måske ikke helt regelret fremsat, men kan alligevel være gode og idè-skabende. HG konstaterede at Medieudvalget er et af de udvalg der kører rigtigt godt og altid leverer. BL blev ansvarlig for MU Der var enighed om at der skal udarbejdes et oplæg til en overordnet strategi for forbundets Mediepolitik. HG er tovholder på dette. - Fordeling af klubkontakter i bestyrelsen. (Ny fordeling vedlagt som bilag 3.) Det besluttedes at klubkontakter skal skrives under navnet på bestyrelsesmedlemmet inde på hjemmesiden. På foranledning af BL blev Klubkontaktens rolle debatteret. Det er besluttet at Klubkontakternes opgaver opprioriteres, bl.a. gennem deres deltagelse i kommende klubbesøg. b. Bestyrelsens forretningsorden. Det besluttedes at ordet Foreløbig indføjes foran..dagsorden og modtager Pkt. 3 i forretningsordenen. HG, MNJ, BL. Beslut Beslut
Indlæg/ Pkt. / 4. Visioner, strategier og politikker. HG anmodede som en slags nyårsfortsæt, om at alle i bestyrelsen fremover skal 1 gear op i indsats. Alle skal blive bedre til at forberede sig og gennemføre møder mere effektivt. Har man f.eks. noget på hjerte en vision en tanke, en idè eller lign., så skriv et kort lille oplæg og send rundt, inden møderne, så man gøre sig overvejelser på forhånd og dermed hurtigere og mere effektivt kan komme ind til kernen af debatterne, ved selve møderne. Alle OM startede en lille drøftelse af den nuværende form på udvalgsafrapportering, som han føler, kan være svært at foretage i praksis, oftest når afrapporteringen vedr. flere udvalg/ områder. Man var enige om at grundtanken med Udvalgsrapporteringen er at informere og holde bestyrelsen ajour, omkring igangværende planlægning, opgaver og projekter. Man enedes om at den nuværende procedure fortsættes og at der selvfølgeligt i alle tilfælde kan rapporteres mundtligt og særskilt, hvis der er tale om ting som vurderes at have bestyrelsens interesse. HG bad bestyrelsen om at overveje om nogle bestyrelsesmøder kan afholdes ude i interesserede klubber, bl.a. for at synliggøre bestyrelsesarbejdet og gøre det mere nærværende. Ved disse møder, kunne der deltage 3-4 klubber pr. møde, f.eks. et møde i Giants, med deltagelse fra andre fynske klubber + Århus. Ude-Møderne skulle lægges udenfor sæson. Ideen drøftedes og det besluttedes at vende den med klubberne ved de kommende klubmøder. HG foreslog en fast dagsorden til de kommende møder ude i klubberne, hvilket alle syntes var en rigtig god idè. Nogle af de faste pkt. skal handle om bestyrelsens visioner og tanker i år/ nærmeste fremtid. OM blev tovholder for arbejdet med at sammensætte et forslag/ udkast til en fast dagsorden På foranledning af TL besluttedes at afholde et opsummerende møde, når alle klubmøder er færdige, hvor resultaterne fra klubbesøgene evalueres. Alle. OM HG ønskede udmelding om bestyrelsens årlige fællesaktivitet / startegimøde, som sidste år, skal være et overnatningsseminar eller der skal prøves en anden form. JT foreslog at en del af begivenheden kunne være et DIF inspireret/ informerende budget/ økonomi forløb, der skal klæde medlemmerne bedre på til f.eks. at overskue fordelingsnøglesammenhængen og kunne bruge denne viden ved møder med deres udvalg og i forbindelse med DSoF årlige budgetarbejde. HG informerede om mulighederne i det nye Vækst- og Udviklingsforum hvilket også kunne være indhold i en best.-samling. Man endes også om at inkludere en opfølgning på emner, fra sidste års seminar. Bestyrelsen blev afsluttende enige om at arrangere 2 bestyrelsesdage: 1. lørd. d. 19. Jan. Som en Budget - og økonomidel.
Indlæg/ Pkt. / 2. lørd. D. 23. feb. Som en Visionsdel om bl.a. det nye Vækst- og Udviklingsforum BL undersøger omkring mulige lokationer på samlingerne, på sit arbejde. TL kigger efter en DIF mand/ kvinde til budget/ økonomidelen: HG fastslog at hvis en klub ikke svarer vedr. klubmøder, overgår ansvaret for at skabe kontakten til de respektive klubkontakter i bestyrelsen. TL skriver ud til de respektive efter d. 10. Dec. som er deadline for klubsvar. 5. Opfølgning på tidligere beslutninger. BL TL TL a. Åbne poster. (Opdateret liste vedlagt dagsordenen som BILAG 1.) 1. Vedr. Udvalgsrapportering, se ovenfor. 2. HG, og GE har tilrettet på listen som er uploaded på Huddle. 3. Vedr. Regnskabsansvarlig til Junior Tour har RN ikke fået fat i Bulls-personen endnu, RN prøver snarest igen. Vedr. supplerende person til JU er TL blevet spurgt om hun tager med på Junior Tour. TL tager beslutning vedr. dette i samråd med MNJ. OM oplyste at Juniorkongres på Amager gik godt og foreslog evt. 2* Juniorkongres i det kommende år. TL syntes generelt at JU er meget åbne og imødekommende for alle input og dertil forandringsvillige. Efter drøftelse besluttedes at TL arbejder videre omkring en ekstra kongres i marts eller en evt. supplerende projektleder-person. 4. HG rykker på den nye A&O procedure snarest muligt herunder vedr. løbende orientering om A&O-sagernes status. RN TL HG 5. Vedr. Tilbagemelding til ESF vedr. Pitcher Udviklingsprogram, finder MNJ alternativer til ESF pitcherudvikling. 6. Vedr. hovedretningslinjer for hjemmesiden, udarbejder HG, MNJ, og BL oplæg omkring samlet mediestrategi for DSoF, som behandles på bestyrelsens visionsdag. 7. Omlægning af DSoF aktieportefølje, HG snakker med relevant kollega. 8. Love vedr. Valg af Revisor. og Lovudvalget sørger for evt. forslag til Reps. 2014. 9. Klubdistribution af forbundsmails til minimum 3. klubbestyrelsesmedlemmer tages med som emne til kommende klubmøder. 10. Overvejelser vedr. opret af ekspert -gruppe for Træner- og spillervidensbase udsættes foreløbigt. 11. Kontakt sekretær til ny klub Redspurs har haft lidt kontakt, aftale på vej om yderligere dialog. Dog fin generel kontakt mellem kontor og klub. HG, MNJ, BL HG alle - Opfølgning på Reps. mødet Intet yderligere drøftet. OM gav her kort opdatering vedr. EM 2013.
Indlæg/ Pkt. / Har nyligt haft møde 26. okt.- med OM, RN, TL, og C. Carls. - næste møde 4. feb. 2013 Har fundet ansvarlige til de fleste hovedområder. Invitation og forespørgsel vedr. overnatningsfaciliteter udsendt torsdag 29. okt. 6. Planlægning af kommende aktiviteter. a. Årsplan 2013-(14) Årsplanen går ind i året 2014 såfremt nyt Regnskabsår vedtages. Ny Årsplan 2013-2014, vedlagt som Bilag 4. 7. Orientering fra bestyrelsens medlemmer. a. Formandens orientering om henvendelser og aktiviteter, herunder FU. HG har haft møde med Tine Teilmann og Jan Gudnitz (DIF), med bl.a. udveksling af forskelligt info, status, herunder vores medlemsfremgang i de svære alrdersgrupper. Så har der været møde i gruppen af de 6 forbund hvor Kontor for Udvikling og Fællesskab, KUF er stiftet, delvist af praktiske årsager, således at fællesskabet står bedre. Det ser ud til at der er flere forbund på vej ind i fællesskabet, hvilket som udgangspunkt er positivt, da flere sammen gør os stærkere, og DIF er glad for fællesskabstanken så de støtter fælleskontoret. Rod Moore har d.d. givet tilbagemelding omkring udviklingsprojekt, SFO Amerikansk Rundbold. Det er godt med sådan afrapportering, med mange informative detaljer. Flot projekt, med meget arbejde. TL og HG udarbejder et sammendrag med de vigtigste konklusioner som kan være til rådighed for andre klubber, som vil lave lignende projekter. b. Nyt fra øvrige bestyrelsesmedlemmer. OM oplyste at der har været kraftig debat bl.a. på Facebook vedr. klagen over Kevin. OM har derfor talt med Giants, Kasper Kousgaard, som mente Kevin havde truet. Efterfølgende har OM i et forsøg på at mægle, skrevet til KK og Kevin, men Kevin har ikke svaret på henvendelsen, hvilket er højst kritisabelt især fordi Kevin jo er DSoF ansat. MNJ, tager fat i sagen herfra herunder søger afklaring og svar fra Kevin. TL, HG MNJ HG er kontaktperson til A&O, med henblik på opfølgning af status på sager. Det foresloges at ting såsom fairplay tak for kampen indskrives i Code of Conduct for spillere, med evt. sanktioner. c. Nyt fra Udviklingskonsulenten. Christina Carls var på besøg i mandags, hun starter sin praktik mandag d. 4. feb. og vil være på kontoret, 3 dage om ugen, frem til lige efter EM. BL taler med CC om samarbejde omkring markedsføring ifm. EM 2013, med BL. BL støtter også generelt omkring CC, praktikperiode, mht. opgaver, m.m. - Optagelse af ny klub Copenhagen Cougars. TL har opdaget at der mangler detaljer i de foreslåede vedtægter som hun vil drøfte og få på plads, med klubben på et snarligt møde. Bestyrelsen gav OK for optagelse af Copenhagen Cougars, når vedtægter er klar. BL
Indlæg/ Pkt. / Mikkel Bentzen, har måske spillermateriale til Juniordrengehold i klubben. - Træneruddannelse Dilemma vedr. Armi Baran, som både tilknyttet DSoF og samtidigt en enkelt klub, drøftedes. Flere bestyrelsesmedlemmer kunne se problematikken i udgangsmodellen. At tilbyde åbne træninger, blev en af løsningsmodellerne for at undgå dobbeltroller eller mistanke om forfordeling af klubber. TL udsender rundspørge til klubber vedr. interesse for træneruddannelse. Således at der kan disponeres optimalt. TL TL har link til kommuner med kommunal støtte til træneruddannelse, som udsendes til klubber. TL overvejer forskellig uddannelse-pris, alt efter om ens kommune giver støtte eller ej. JT syntes det skal overvejes med en Light model til mindre behov for træneruddannelse. MNJ uploader udkastet til Konceptet/ formen på træneruddannelsen til Huddle. TU bliver hovedsagelig modulbaseret og det tilstræbes på sigt at den kan kombineres med DIF delen. MNJ Bestyrelsen glæder sig til at se den nye Træneruddannelsesmodel, da tiden er til at prøve noget nyt. d. Orientering fra kontoret. oplyste at den seneste tids arbejde meget har drejet sig om reps.-mødet og tilhørende Dagsorden og alle ændringsforslagene. Den nærmeste fremtid vil byde på en masse referatskrivning, implementering af de nye vedtagelser i Lov-komplekserne samt tilmeldinger til ESF Cups og begyndende DM tilmelding. DM planer m.m. vil dominere de første måneder af 2013. Vedr. frivilliglisten, tager Rebekka W-F. af listen. 8. Evt. 1. RN ønskede at vide, hvem som står for indbydelsen til DM indendørs 2013. Der svaredes at de 2 arrangørklubber, GSK og BBSK, står for disse. 2. På forespørgsel fra GE, som endnu ikke har modtaget faktura vedr. Reps.-mødet fra Vikings, anslog en fortæringspris på ca. 75 kr. /person + drikkevarer og leje af lokale. oplyste at betingelserne er aftalt via mail og aftalen opdateres løbende hvert år. I år var bestilt fortæring m.m. for 38 personer, hvilket svarer til antallet af tilmeldte, ca. 35, reguleret med ca. 10% - baseret på erfaring fra tidligere år. Mødet slut kl. 20.50 referent Dato: 4/12-2012 Referent: Frants Gufler
Bilag 1: Liste vedr. åbne poster. Ansvarlig Tidspunkt Udvalgsrapportering Upload Alle Inden næste møde, 21. marts 2013 Huddle. (Også EM 2013 rapport) Opdatering af Frivilliglisten Alle Inden næste møde, 21. marts 2013 Uploaded til Huddle. HG GE har tilrettet. Regnskabsansvarlig til næste RN Inden næste møde, 21. marts 2013 Junior Tour Ryk for endelig A&O godkendelse HG Inden næste møde, 21. marts 2013 af den nye procedure. Udarbejde hovedretningslinjer for HG, MNJ, BL. Inden Bestyrelsens Visionsdag. hjemmesiden m.m., som så skal drøftes med Medieudvalget. Finde sagkyndig for rådgivning HG Snarest. vedr. omlægning af DSoF aktieportefølje. Kontakt og møde med klubber Klubtilknyttede best.-medlemmer Januar, Februar, marts. vedr. kongres og DIF værktøjskasse. og TL. Kontakt til ny klub Redspurs Snarest. Udkast til Fast dagsorden for OM Snarest kommende Klubmøder. r vedr. kommende Best.- BL, TL Snarest samlinger. Udarbejdelse af sammendrag, TL, HG Inden næste møde, 21. marts 2013 med de vigtigste konklusioner, RM projekt, Am. Rundbold. Uploader af udkast til Konceptet/ form på træneruddannelsen, til Huddle. MNJ Snarest BILAG 2: Ansvarsområder for bestyrelsen i DSoF, pr. 03. Dec. 2012 (Den førstnævnte person er den hovedansvarlige) Område(r) Dec. 2012- feb. 2014 National kontakt, Personaleansvar: HG HG - MNJ Int. kontakt MNJ - JT Visioner, strategier og politikker Fælles i Bestyrelsen Økonomi GE Turneringsudvalg JT Eliteudvalg MNJ Juniorudvalg OM RN Hovedansvar, TR Dommerudvalg, UIC MC Medie - IT BL FU HG MC GE Lovudvalg OM
Bilag 3: Klubkontakter i bestyrelsen, pr. 3.dec. 2012 Henri: Århus + Odense Redspurs Henrik: Ballerup / Hørsholm Michelle: Oysters Rene: UA, Copenhagen Cougars Betina: Giants, KIK Mette: Amager Vikings. Jens: Gilleleje, GSK Ole: Bulls, Jokers. BILAG 4: DSoF s Bestyrelse, Årsplan 2013 2014. Alle møder afholdes så vidt muligt i tidsrummet 17:30 21:00 Repræsentantskabsmøde Lørdag d. 22. februar 2014 DSoF. Bestyrelsesmøder Torsdag d. 21. marts 2013. Mandag d. 22. april 2013. Tirsdag d. 11. juni 2013. Onsdag d. 14. august 2013 Torsdag d. 03. oktober 2013 Onsdag d. 6. november 2013 Tirsdag d. 7. januar - 2014 Mandag d. 03. februar 2014 Tirsdag 11. marts 2014 Konstituering og godkendelse af forretningsorden. Strategidage, Bestyrelsen Lørdag d. 19. januar 2013, Budget og Økonomitema Lørdag d. 23. februar Visionsdag. Forretningsudvalgsmøder Fastlægges løbende af FU Kongres Lørdag d. 16. november 2013 Søndag d. 17. november 2013