Referat Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: Onsdag 31. maj 2017 kl. 10-16 Sted: Deltagere fra RA: Eksterne deltagere: Se deltagerliste Fraværende: Historiens Hus, Odense vicedirektør Kirsten Villadsen, områdeleder Mette Hall- Andersen, områdeleder Jan Dalsten Sørensen (under pkt. 7), arkivar Christian Larsen, arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Dato: 13. juni 2017 Journalnr.: 16/00400 Referent: Christian Larsen 1. Velkomst v/kirsten Villadsen Kristmar, RA Kirsten Villadsen Kristmar bød velkommen og præsenterede dagens program. 2. Indholdsrevision af Esbjerg Kommunes ESDH-system v/jørgen Dickmann Rasmussen, Esbjerg Byhistoriske Arkiv Jørgen Dickmann Rasmussen fortalte om den indholdsrevision, som arkivet med bistand af eksterne konsulenter har foretaget af kommunens ESDH-system Acadre, jf. præsentation vedlagt referat. Der var følgende spørgsmål fra salen: Var overholdelse af lovgivning det bærende argument og ikke ønsket om videndeling. Svar: Overholdelse af lovgivning var det bærende argument. Er der lavet lokale retningslinjer som supplement til den fælles ESDH-håndbog? Svar: Nej, der er én fælles håndbog for alle. Havde I en ESDH-håndbog før? Svar: Ja, men den blev ikke anvendt. Man har derfor lavet en ny, kortere udgave, ligesom man i højere grad tager dialog. Hvad har I specielt gjort for at få institutionsområdet med? Svar: Vi har holdt generelle kurser, men vi har også inden for hvert direktørområde personer, som tager ud og hjælper. Hvordan adskiller kvalitetskontrollen i Esbjerg fra den, som Rigsarkivet udfører. Svar fra Rigsarkivet, at vi gør meget af det samme: sigende sags- og dokumenttitler, at få lukket sager, at alt relevant bliver journaliseret, kontrol med filformater, og desuden fører vi tilsyn med myndighedernes kvalitetskontrol 2 år efter ibrugtagning
Hvem skal køre de årlige audits? Svar: Der kommer nok udspil til, hvordan det skal organiseres og finansieres Hvordan er sammenhængen mellem Journal- og Arkiveringsgruppen og ESDH-sekretariatet? Svar: Gruppen består af teknikere (sekretariatsmedarbejdere) med stadsarkivaren som formand og har hele journal- og arkivområdet, mens ESDH-sekretariatet har ESDH. Hvor langt tilbage i tid lægge I emnesager ud på weblager.dk? Svar: I første omgang sager fra 2016 og 2017, men vi har rejst spørgsmålet om, at der bør komme mere ud for at få bragt de arkiveringsversioner, der er brugt penge på, i spil Hvad gør I med sletning i systemet? Svar: Vi har ikke turde slette endnu, fordi journaliseringen har været svingende. Kirsten Villadsen Kristmar spurgte til deltagernes erfaringer med kvalitetskontrol: Frederikssund: Man går også efter en ekstern konsulentrapport. Kan man købe Rigsarkivet til denne opgave? Rigsarkivet henviste til ESDH-implementeringsfirmaer og til at indhente et tilbud fra Rigsarkivets Indtægtsdækket Virksomhed. Næstved: Man har set på kvaliteten i forbindelse med kommende ESDH-aflevering og har gjort de samme opdagelser. Man skulle egentligt have foretaget kassation, men det kan man ikke. Nu bliver der lagt fremadrettede planer. Randers: Man har fået lavet rapport af en af konsulenterne, men der er ikke sket opfølgning endnu. Rapporten er dog et godt redskab til at se, hvordan det ser ud i ESDH. Næste trin er at få fokus på ledelsesniveau Slagelse: Man har kunnet benyttet viden fra en konsulent, der har lavet kvalitetstjek for et par kommuner. Man er kommet til det samme resultat og har fulgt op på samme måde. Resultatet betyder, at man ender med merbevaring. 3. Dokumentation af aktuelle begivenheder v/emilie Eskelund Larsen, NæstvedArkiverne Emilie Eskelund Larsen fortalte om forsøget med at få dokumentation af flygtningelejren i Næstved, jf. præsentation vedlagt referatet. En deltager mente, at man kan bruge arkivets facebookside til at indsamle materiale, ligesom der kan være materiale på højreorienterede hjemmesider. Andre gjorde gældende, at arkivfacebooksider ofte har et mere nostalgisk præg og bruges til at vise gamle billeder på. En anden deltager spurgte til, hvad det har kostet i ressourcer, og om man har overvejet at inddrage frivillige. Emilie Eskelund Larsen svarede, at det kan være svært at finde ud, hvad der konkret er brugt af ressourcer, fordi det ikke er gjort op separat. Man har ikke anvendt frivillige, da deres interesse ikke går i denne retning. Tina Knudsen Jensen nævnte, at museerne har puljer, de kan søge til sådanne projekter, og ansætte en medarbejder i 2-3 måneder. 2
4. Status på revision af kommunale bk-bestemmelser v/mette Hall-Andersen, RA Mette Hall-Andersen fortalte om status på revision af kommunale bk-bestemmelsen og den videre proces, jf. præsentation vedlagt referatet. Der var følgende spørgsmål fra salen: Hvornår er vejledningen klar? Måske var det en idé at vente med at udstede bekendtgørelsen, til der foreligger vejledningsmateriale? Svar: Vejledningen burde foreligge i løbet af indeværende år, så den kan går til høring i K-udvalgetBekendtgørelsen kan evt. vente med at træde i kraft, til vejledningen er klar. Måske får I mange spørgsmål, hvis I udsteder bekendtgørelsen først, og vejledningen kommer senere. Det vil være ønskeligt med kursus i bk-regler, herunder også papirarkivalier. Svar: Vi satser på at holde kursus i løbet af efteråret. Der er behov for hyppige opdateringer af d-guldlisten. Det giver god mening med d-guldlisten som vejledning, men det vil være rart med uddybning af de systemer, hvor der kan være usikkerhed om b/k, f.eks. hvis systemet er anvendt sådan og sådan, skal det bevares, så man har spørgsmål, der kan stilles til systemejere. Svar: Her er måske en opgave, som Rigsarkivet og de kommunale parter kan løfte i fællesskab. Man bør træffe valg, om det er data eller systemet, man vil bevare. Svar: Vi går efter indhold, men et system kan have så mange bevaringsværdige data, at det indebærer, at hele systemet skal bevares. Det vil være ønskeligt at få præciseret muligheden for at flytte bevaringsværdige data fra kassabelt system over i et bevaringspligtigt system. Svar: Det vil blive præciseret. Man bør kraftigt overveje, inden man indfører muligheden for at flytte data, fordi det er dyrt, og fordi der kan gå noget tabt. Svar: Muligheden findes allerede. Skal vi gøre noget i forhold til trafiktællingerne? Svar: I skal kun gøre noget, hvis I ikke er en del af Vejdirektoratets it-system Mastra. Der synes at være truffet beslutning om bevaring af AULA. Svar: Der er truffet principbeslutning om bevaring af det samme materiale i AULA, som i dag skal bevares SkoleIntra. Bevaring af yderligere materiale fra AULA afventer analyse af indholdet for at se, om der kommer materiale til, som er bevaringsværdigt. Rigsarkivet bør komme med en udmelding, om at der er bevaringspligtigt materiale i AULA. Svar: Vi vil overveje det internt. Det er godt, at der ikke er taget stilling til AULA som system, men at tage stilling til data i systemet. Vi må gå ud fra, at bevaringspligtige dokumenter kommer i ESDH. 3
Der bør tages en dialog med KOMBIT, så det sikres, at der tænkes varetagelse af arkivmæssige hensyn ind i AULA. Svar: Rigsarkivet er i dialog med KOMBIT og har opfordret til ens brug, opmærkning af dokumenter, begrænsning på filformater m.v. KL: KOMBIT taler om fleksibilitet, så kommunerne kan anvende kommunerne anvende AULA forskelligt. 5. 60-selskaber og kommunale samarbejder erfaringsudveksling om håndtering af arkiveringsforpligtelsen v/peter Damgaard, ODA Peter Damgaard fortalte om erfaringerne ud fra SMOKA, jf. præsentation vedlagt referat. Helsingør: Hvad gør selskabet, hvis arkivet nægter at modtage materiale, f.eks. af ressourcemæssige årsager? Peter Damgaard: Så må man aflevere til Rigsarkivet eller et af de andre arkiver. København: Økonomiforvaltningen har fortegnelse over samarbejder/fællesskaber, man indgår i. Næstved: Man har lavet den aftale med det nye redningsberedskab, at arkivalier fra før sammenlægningen afleveres til de respektive kommuner, mens det nye beredskabs arkiv afleveres til ét arkiv. Aarhus: Hvad gør man med privatiserede selskaber? Kirsten Villadsen Kristmar: Rigsarkivet har taget kontakt til privatiserede, tidligere statslige institutioner for at få afleveret de statslige arkivalier. Selvom ikke alle arkivalier afleveres, eksisterer der stadig en bevaringsforpligtelse. Arkivudvalget ser på, om offentligt ejede selskaber skal inddrages under arkivloven. Hvad gør man med arkivalier fra før 1970, hvor 60-selskaber ikke er omtalt i vejledningen til bek. 693/2003? Kirsten Villadsen Kristmar: Støder man på større mængder fra før 1970, skal man kontakte Rigsarkivet. 6. Vedligeholdelse af overblik over it-systemer og papirarkivalier mellem RA s tilsyn v/oda eller SLA v/charlotte Voss, ODA Charlotte Voss faciliterede processen ud fra to spørgsmål, jf. præsentation vedlagt referat, hvor grupperne skulle svare: Gruppe 1: Overblik over it-systemer håndteres forskelligt, nogle anvender KITOS, andre får informationer fra it-afdelinger og hører på vandrørene, at der kommer et nyt system, eller at et system skal udfases. Overblik over papirarkivalier: Det meste er efterhånden samlet ind. Gruppe 2: Også her gør det sig gældende, at man hører det på vandrørene om it-systemer, men det er også skrevet ind i 7-vedtægterne, at arkivet skal orienteres. Hvad angår papirarkivalier, har man draget nytte af at få overblik til at bygge videre på. Meget er hentet ind, men der er stadig meget derude. 4
Gruppe 3: It-systemer kører via it-afdelingen, nogle har KITOS, andre laver årlig revision. For papirarkivaliernes vedkommende er man på forskellige stadier, men man vil følge op på tilsynsindberetningen. Gruppe 4: Det samme billede gør sig gældende, når det kommer til it-systemer. Nogle steder er man med i implementeringsfasen af it-systemer. Det er erfaringen, at centrale puljer er med til at lette processen med at få arkiveret. I Helsingør er man i gang med at opmærke alle kommunale ejendomme, og om der står arkiver. Gruppe 5: Mange steder foregår der central registrering. I Aalborg har man anvendt tilsynet som løftestang til at få afleveret alle papirarkivalier med udgangen af 2020. 7. Bevaring (fysisk), aflevering og af tilgængeliggørelse af it-arkivalier v/jan Dalsten Sørensen, RA Jan Dalsten Sørensen orienterede om nyt på området for fysisk bevaring og tilgængeliggørelse af digitale arkivalier, jf. præsentation vedlagt referatet. Der mangler punkt i dokumentvejledningen om GIS i ESDH. Håndtering af GIS i ESDH-og andre systemer kunne måske være et punkt til næste møde. 8. Arkivudvalget, herunder nye persondataforordning v/kirsten Villadsen Kristmar, RA Kirsten Villadsen Kristmar orienterede om arbejdet i Arkivudvalget. Baggrund for udvalgets nedsættelse er den nye persondataforordning, som medfører ændringer i national lovgivning. Den nye persondataforordning ser dog ikke ud til at medføre indskrænkninger i arkivernes virksomhed, for der er i forordningen særregler om bevaring af persondata til historisk brug. Kommissoriet oplister de emner, der er til drøftelse: persondataforordningen, forskningsdata, ulovligt indsamlede data, arkivlovens dækningsområde og kommunal/regional anmeldelsespligt. Udvalget vil udarbejde betænkning hen over sommeren og drøfte den efter sommer, hvorefter den forelægges kulturministeren, som beslutter, om der skal laves forslag til ny arkivlov, og hvad den skal indeholde. Man har også drøftet, om tilgængelighedsfristen til personfølsomme oplysninger skal ændres; udfordringen er bl.a. den stigende levealder, som gør, at personer stadig kan være i live, når den gældende 75 års frist udløber. Flemming Nielsen supplerede med at sige, at arkiverne uden for kommissoriet arbejder på, at 7- arkiver kan opkræve betaling for arkivteknisk bistand, ligesom Rigsarkivet kan gøre det. 9. Danske Arkivdage 26.-27.9.2017 v/charlotte Voss, ODA, og Jørgen Thomsen, SLA Charlotte Voss og Jørgen Thomsen fortalte om programmets indhold. Sker tilmeldingen inden Skt. Hans, koster deltagelse 1200 kr., efter Skt. Hans 1600 kr. 5
10. Orientering fra a) K-udvalget v/kirsten Villadsen Kristmar Kirsten Villadsen Kristmar fortalte, at man især har drøftet de nye bk-bestemmelser, ligesom man har planlagt årets aktiviteter i de forskellige kommunale fora. Hun orienterede om Rigsarkivets planer om at opdele det nuværende udvalg i et kommunalt udvalg og i et regionalt udvalg. Ønsket skyldes, at kommuner og regioner har forskellige opgaver, problemstillinger og arkivdannelse, og at det er derfor mest hensigtsmæssigt, hvis Rigsarkivets kontakt med de kommunale og regionale parter sker i hvert sit regi. Det nye K-udvalg får et medlem fra Rigsarkivet, der har med tilgængeliggørelse at gøre, og et nyt medlem fra ODA. Regionsudvalget kommer først og fremmest til at se på revisionen af de regionale bk-bestemmelser. b) Rigsarkivet v/kirsten Villadsen Kristmar Rigsarkivet har udarbejdet en strategi 2025 med tre delmål: 1) bringe arkiverne i spil til flere, 2) bidrage til effektivisering af den offentlige sektor og 3) udvikle og fremtidssikre sine samlinger. Strategien har dannet grundlag for den nye, toårige rammeaftale med Kulturministeriet. Hovedfokus er, at Rigsarkivet bliver et fuldt, digitalt arkiv, hvilket også indebærer en ny strategi for digital bevaring; desuden skal der laves en omverdensanalyse på det digitale område: Rigsarkivet skal fraflytte lokalerne på Slotsholmen. Der er derfor et udbud om flytning af arkivalierne til Kalvebod Brygge undervejs, ligesom man indgår i forhandlinger med Det Kongelige Bibliotek om fælles læsesal. Det er endnu uvist, hvor hovedparten af medarbejderne på Slotsholmen skal placeres. Jan Dalsten Sørensen er blevet formand for det europæiske samarbejde DLM Forum (Document Life Cycle Management Forum), der er forum for europæiske nationalarkiver og it-leverandører om standarder for sags- og dokumenthåndtering og i de senere år også digital arkivering. Mette Hall-Andersen orienterede om Rigsarkivets forvaltningskonference 8. november 2017 om god datakvalitet i det offentlige. Program og tilmelding forventes klar inden sommerferien. c) ODA v/charlotte Voss Landsforeningen til Bevaring af Foto og Film holder 6. juni 2017 sommerseminar om ophavsret, tilgængeliggørelse og formidling set i relation til Copydan-aftalen. d) SLA v/jørgen Thomsen SLA-medlemmer kan søge om Veluxfonden om tilskud til formålet aktive ældre i lokalarkiver, dvs. til udstyr, uddannelse og moderne formidling. 6
Samarbejdet mellem ODA og SLA fortsætter og udvikler sig. Der er et kommende møde om fortsat arbejde, herunder om den kulturstatistik, som Danmarks Statistik udarbejder, idet man fra ODA og SLA s side ønsker, at også brug af digitale platforme og formidling kommer til at indgå i statistikken. Der er endnu ingen afklaring på videreudvikling af Arkibas, men man håber på at kunne finde midler. Hvad angår arkivlovsrevisionen, trænger spørgsmålet om, hvordan får vi indsamlet og bevaret digitale data og dokumenter fra den private sektor, sig stærkt på. 11. Næste møde forslag til dagsordenspunkter Haderslev: arkivernes relationer til KMD, herunder en fælles drøftelse af, hvordan det går efter forretningsomlægningen. Slagelse: Erfaringer med at hjemtage arkivalier fra Rigsarkivet Kirsten Villadsen Kristmar henviste til Vejledning om aflevering af arkivalier til offentligt arkiv, afsnit 5.6, hvori reglerne for hjemtagning er oplistet: https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2014/12/aflevering-af-arkivalier-til-offentligt-arkiv2014.pdf 12. Eventuelt Intet. 7
Liste over tilmeldte deltagere til 7-mødet 31. maj 2017 Navn Malene Ottosen Anette Eriksen Michael Boel Winther Nikolaj Wolthers Andersen Per Reszka Dybbro Jørgen Dickmann Rasmussen Else Gade Gyldenkærne Marianne Rimmen Raasted Lise Schifter Caspar Christiansen Mia C. B. B. Nielsen Gorica Piper Charlotte Voss Camilla Müller Berg Christensen Pernille Sonne Merete Malmskov Christian Frederiksen Filippa Damm Fledelius Søren Pelsen Thyssen Andersen Anders Orris Lone Venderby Rikke Byrdal Nielsen Katrine Illemann Becker Flemming Nielsen Anders Hell Hansen Lise Qwist Nielsen Lars Vangen Christensen Lise Skjøt-Pedersen Mie Andersen Emilie Larsen Claus Thøgersen Jørgen Thomsen Inger Nørgaard Tina Knudsen Jensen Arbejdsplads Billund Kommunes 7-arkiv Bornholms Ø-arkiv Egedal Kommune Esbjerg Byhistorisk Arkiv Esbjerg Byhistoriske Arkiv Esbjerg Byhistoriske Arkiv Faxe Kommunes Arkiver Faxe Kommunes Arkiver FredensborgArkiverne Frederiksberg Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv Gladsaxe Byarkiv Gladsaxe Byarkiv Greve Kommunearkiv Gribskov Arkiv Guldborgsund Stadsarkiv Guldborgsund Stadsarkiv Helsingør Stadsarkiv Historisk Arkiv for Haderslev Kommune Historisk Arkiv for Haderslev Kommune Hjørring Kommunearkiv Hjørring Kommunearkiv Hørsholm Stadsarkiv KL Kolding Stadsarkiv Københavns Stadsarkiv Københavns Stadsarkiv Lyngby-Taarbæk Stadsarkiv NæstvedArkiverne NæstvedArkiverne Odense Stadsarkiv Odense Stadsarkiv Randers Stadsarkiv Randers Stadsarkiv 8
Peter Mouritsen Christoph Klinger Ann-Sofie Wiil Jesper Handberg Peter Damgaard Frank Ahlburg Frank Bache Andersen Rasmus Falk Mie Rise Jönsson Claus Juhl Knudsen Silkeborg Arkiv Slagelse Arkiverne Stadsarkivet for Frederikssund Kommune Stadsarkivet for Frederikssund Kommune Tårnby Stads- og Lokalarkiv Vejle Stadsarkiv Vejle Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv Aarhus Stadsarkiv 9