GUIDELINE TIL ANVENDELSE AF UNSPSC-REGNEARK Formålet med regnearket er At skabe overblik over hvordan UNSPSC version 14.08.01 er opbygget inden for forskellige produkt- og serviceområder At skabe gennemsigtighed omkring ændringer foretaget i forhold til den seneste aktuelle danske version 7.04.01. Regnearkets primære målgruppe er producenter og brancheorganisationer for producenter, som skal klassificere produkter efter UNSPSC, samt brugere af UNSPSC, der har ønsker til, hvordan UNSPSC er struktureret og bygget op. Interessenter bedes sætte sig ind i de dele/segmenter af UNSPSC version 14.08.01, som er relevante for dem, og vurdere, om den eksisterende opbygning er hensigtsmæssig, således at deres produkter og services kan klassificeres på en nem og overskuelig måde. Hvis det vurderes, at UNSPSC strukturen er uhensigtsmæssigt bygget op og der bør flyttes om på den eksisterende struktur, eller det vurderes, at der er mangler nogle commodities før det er muligt at klassificere produkter på en hensigtsmæssig måde, stiles disse ændringsforslag til UNSPSC. GS1 Denmark hjælper gerne til med at sikre, at ændringsforslag stiles metodisk korrekt. Nedenfor er en guide med billedillustrationer om, hvordan regnearket anvendes, samt hvordan ændringsforslag stiles til UNSPSC. Side 1 af 6
Formål at give overblik over UNSPSC version 14.08.01 og ændringer fra version 7.04.01 Primære målgruppe er producenter og brancheorganisationer Processen er at brugere og interessenter vurderer relevante dele af UNSPSC ver. 14.08.01 STEPS ÅBEN REGNEARKET OG PLACER DIG I FANEN START HUSK EVT. AT AKTIVERE REDIGERING AF FILEN. For at anvende regnearket går man ind i fanen start. Fanen start indeholder en oversigt over, hvor mange commodities (et commodity er en gruppering på UNSPSC nederste niveau), der findes i den nyeste engelske version af UNSPSC (14.08.01) og den aktuelle danske version af UNSPSC (7.04.01), samt hvilke typer ændringer der er sket mellem de to versioner. Side 2 af 6
Figur 1 Fanen start I fanen start er ligeledes knapper for hvert enkelt segment af UNSPSC, hvor man ved at klikke på den kan komme hen det valgte segment i fanen Commodity. GÅ FRA FANEN START TIL FANEN COMMODITY VED AT KLIKKE PÅ DET RELEVANTE UNSPSC SEGMENT Når man er kommet over i den relevante del af fanen commodity, skal man vurdere, om opbygningen af UNSPSC segmentet er hensigtsmæssig. Det er vigtigt at vurdere: Om den eksisterende struktur er fornuftig, eller om dele af segmentet bør organiseres anderledes. Om der er dele af segmentet, som ikke er omfattende nok til det nuværende varesortiment, og det derfor bør udvides med flere commodities I fanen er information om UNSPSC code, engelsk version 14.08.01, engelsk og dansk version 7.04.01, Definition og Forskel V7 V14 synlige. Hvis man har behov for at se information om Segment, Family og Class (de tre første niveauer af UNSPSC), så er det muligt for engelsk version 14.08.01 og dansk version 7.04.01 ved at klikke på + øverst i fanen. Side 3 af 6
Figur 2 Fanen Commodity Definition er en nyere del af UNSPSC, og påkrævet, hvis man ønsker at få oprettet en ny commodity. Forskel V7 V14 viser, om der har været ændring fra den danske version til den nyeste engelske version. Når man skal finde ud af, om produkter kan klassificeres korrekt, er det muligt at anvende regnearkets søgefunktion, ved at klikke på søgeknappen i øverste højre hjørne. Side 4 af 6
Billede 3 - Søgefunktion Mener man, at UNSPSC kan blive styrket ved at foretage ændringer af UNSPSC, kan man stille ændringsforslag til UNSPSC. KOMME MED ÆNDRINGSFORSLAG TIL UNSPSC Har man forslag til forbedringer af UNSPSC, så kan man stille ændringsforslag til UNSPSC strukturen. Man stiller et ændringsforslag ved at udfylde en skabelon for et ændringsforslag. Skabelonen kan findes her: http://gs1denmark.net.dynamicweb.dk/files/billeder/unspsc/ændringsforslagskabelon.doc I skabelonen skal der udover information om forslagsstiller og dato for forslag, udfyldes en række informationer om det konkrete forslag. Billede 4 ændringsskabelon for UNSPSC Side 5 af 6
Hvis man har et ændringsforslag til en eksisterende kode, så skal kodenummeret indskrives i feltet Kode der ønskes ændret. For alle ændringsforslag skal udfyldes Ny titel samt Ny kodes placering. Bemærk, at retningslinjerne i afsnit 10 Grammatisk-syntaktiske retningslinjer for UNSPSC i Dansk oversættelse af UNSPSC Classification Guidelines skal følges for opbygning af titel. Ny kodes placering skal alene udfyldes med tal ned til det aktuelle niveau. Resten skal udfyldes med X er. F.eks. hvis der ønskes tilføjet en commodity til Fuel Oils skrives koden som 151017XX. For ændringer/tilføjelser på commodityniveau skal udfyldes Definition, som beskriver i ord, hvad commodity omfatter. Begrundelse skal udfyldes for alle ændringer, og skal beskrive, hvorfor ændringsforslaget stilles. Bemærk, at princippet for opbygning af UNSPSC er produktet, ikke produktets anvendelse. Udfyldt skabelon kan sendes til unspsc@gs1.dk. Der skal udfyldes en skabelon for hvert enkelt ændringsforslag. Et ændringsforslag skal gennemgå en proces for enten at blive vedtaget eller afvist. Information om processen findes her: http://gs1denmark.net.dynamicweb.dk/default.aspx?areaid=1 Side 6 af 6