Blåt Medlem. Vejledning i kontingentopkrævning med

Transkript

1 Blåt Medlem Vejledning i kontingentopkrævning med 1

2 Kontingentopkrævning med mail ved brug af Word. (Det kan ikke gøres med den version af Open Office, der er tilgængelig i maj 2012) Din mail-adresse For at du kan sende mails fra Word, skal Office-pakken kende din mail. Det vil typisk ske ved, at du bruger Outlook eller Outlook Express. Hvis du foretrækker at bruge web-mail og ikke Outlook, er der ikke noget i vejen for at sætte Outlook op med din mailadresse men kun bruge den til kontingentopkrævning. Du lader bare være med at trække modtagne mails ind i Outlook. Så vil kun kontingentopkrævningsmails stå dér. Dem vil ikke kunne se i din web-mail. Datafilen Når der er dannet opkrævninger i Blåt Medlem, hentes datafilen. Du kan også hente gamle filer ved at gå ind i Kontingent -> Opkrævninger. I begge tilfælde vælger du Tekst downlolad og får filen Opkrævning.txt. Det kan være stavet Opkrà vning.txt det er somme tider svært med vores danske bogstaver. Det går lettest, hvis du gemmer Opkrævning.txt i mappen datakilder (i dokumenter). Hvis der ligger en i forvejen, så overskriv den. Du kan altid hente den igen i Blåt Medlem. Hvis du åbner Opkrævning.txt, vil du måske synes, at den ikke ligner en datafil for fletning, men den virker faktisk. Lad være med at ændre i den. Mailen Åbn Word Hvis du vil designe din kontingentmail f. eks. med jeres logo eller korpsets logo, så start med at lave et dokument med dette og evt. med startteksten. Den del af teksten, der skal stå direkte sammen med den del af opkrævningen, der varierer fra medlem til medlem, er det lettere at sætte ind senere. Du kan også bruge en skabelon, du har lavet tidligere. Du skal finde datafilen, når du åbner skabelonfilen. Derefter er det lettest at bruge guiden trinvis brevfletning som vist nedenfor, selv om det meste er udfyldt. Word 2007 eller nyere Ældre Word-udgaver kan se lidt anderledes ud, men princippet er det samme.. I Word 2003 skal du vælge Funktioner -> Brevfletning (ikke Guiden Brev) Vælg Fanen Forsendelse og klik på Start brevfletning 2

3 Vælg Guiden Trinvis brevfletning. Guiden Trinvis brevfletning Her bliver du guidet igennem de forskellige trin, men nedenfor finder du et par gode råd til brugen af denne guide: Guiden åbner en boks i højre side af skærmen og her vises de forskellige muligheder for de enkelte trin. Nu vælger du s og klikker Næste. 3

4 Brug det aktuelle dokument, altså det, du har startet. Derefter Næste: Vælg modtagere Find filen Opkrævning.txt Bekræft, at det er Windows standard: 4

5 Hvis nogen ikke skal have mailen, kan du fjerne fluebenet. Du kan ikke umiddelbart se navnene, men du kan trække feltet ud, så det bliver bredere, og du kan ligesom i et regneark trække kolonnerne sammen med musen. Navnene står i kolonne nr. 12. Tjek den sidste linje. Hvis den ikke er komplet, skal fluebenet fjernes. 5

6 Næste: Skriv -meddelelsen. Vælg med Flere elementer. De andre muligheder er noget, Microsoft har fundet på for at gøre det lettere, men det fungerer ikke her. Hver gang, du vil have et felt ind i den tekst, du skriver, klikker du på Flere felter og vælger dit felt, klikker Indsæt og Luk. Felter: Tekst: Beløb Dato Navn Betaler Den flerlinjede tekst, som du kunne se i Blåt Medlem under opkrævningen. Den omfatter medlemmets navn, din generelle tekst fra opkrævningen og posteringstekst og beløb for hvert skyldigt beløb. Der skal være plads til 3 4 linjer. <<Tekst>> skal stå alene på en linje. Det samlede skyldige beløb, altså det, der skal betales. Sidste betalingsdato Medlemmets navn. (Det står også i feltet Tekst.) Hvis du i et eller flere medlemmers stamdata har valgt en pårørende som betaler, får du betalers navn og adresse her. Ellers vil der stå medlemmets navn og adresse en gang til. Betaler-funktionen kan være nyttig for skilte forældre og anbragte børn. Se vejledningen for medlemsdelen. 6

7 Her er et eksempel: NB! Hvis du gemmer her, kan du bruge filen som skabelon næste gang. Klik Næste: Gennemse -meddelelse Navnet ved Hej er betalers navn (eller medlemmets navn, hvis der ikke er valgt betaler i stamdata). Vedr. er en del af Tekst-feltet. Navnet er medlemmets navn. Her kan du med pilene << og >> gennemse alle mailene. Du kan ikke ændre i de enkelte mails, men du kan se, om du har flettet rigtigt. 7

8 Klik Næste: Afslut brevfletningen. Til sidst skal du vælge feltet Betaler_primær_ som adresse. Sæt også en emnelinje på som sædvanlig i mails. Når du klikker OK, sendes alle mailene. Udarbejdet maj 2012 af Jens Sørensen, Blåt Medlem Arbejdsgruppen 8