School of Information & Communication Technology Revision: 18012017 Principper for gruppedannelse 1 Baggrund Gruppedannelsesprocesser er en essentiel del af den projektorganiserede arbejdsform på AAU, og processerne er af stor betydning for de studerendes trivsel og læring i projektarbejdet. Som oftest forløber gruppedannelserne godt, men gruppedannelserne kan for nogle studerende også opleves som usikre, kaotiske og i visse tilfælde ubehagelige og forbundet med social eksklusion. Som udgangspunkt er der en række forskellige interessenter involveret i gruppedannelserne og ofte med varierende interesser. De vigtigste interessenter er de studerende (herunder både stærke og svage), semesterkoordinatorer (der er overordnede ansvarlige for processerne) og universitetet som helhed (faglig/pædagogisk/didaktisk). Dette notat forsøger at opstille nogle værktøjer til hjælp ved gruppedannelsesprocessen, herunder forskellige muligheder for forløbet af processen, og dækker også de problemer, der kan opstå hermed, herunder studerende der ikke kan komme i en gruppe og efterfølgende mulighed for opsplitning af grupper. 2 Overordnede principper Helt overordnet kan gruppedannelser varieres fra de helt administrative inddelinger, hvor universitetet har det fulde ansvar (eksempelvis P0) til processer fuldt styret af studerende. På trods af forskellige holdninger og ønsker til gruppedannelser er der dog en række forhold, som der umiddelbart er bred enighed om: Det er som udgangspunkt et godt princip, at ingen grupper er lukkede, før alle er i en gruppe. Specielt på de første semestre af uddannelser er der forhold, der kan tale for mere styrede gruppedannelsesprocesser (eksempelvis administrativt fordelte grupper). På semestre med internationale studerende er fordeling af nationaliteter/internationale studerende i forskellige grupper som udgangspunkt hensigtsmæssig. Studerende lærer som udgangspunkt noget forskelligt ved at arbejde i forskellige grupper, hvorfor dette bør tilstræbes. Projektvejledning handler ikke kun om faglig vejledning, men også pædagogisk vejledning, hvorfor det er vigtigt, at vejledere professionelt er klædt på til at støtte og udfordre de studerende i hensigtsmæssig håndtering af såvel gruppedannelses- som samarbejdsprocessen. Semesterkoordinatorerne skal have mulighed for at variere gruppedannelsesprocesserne, da der vil være forskel mellem forskellige uddannelser og semestre.
Der bør være koordinering mellem semesterkoordinatorer, således at der sker en erfaringsoverlevering fra det tidligere semester i forhold til gruppedannelse og gruppearbejdet i det hele taget (dog uden stigmatisering af enkeltstuderende). Gruppedannelsesprocesserne bør som minimum evalueres i forbindelse med semesterevalueringerne. Det kan være hensigtsmæssigt med visse semestre, der bryder med de normale studenterstyrede gruppedannelsesprocesser med henblik på at sikre, at studerende ikke altid arbejder i samme gruppe. Dette kan eksempelvis ske via divergerende semesterstrukturer, andre arbejdsformer end AAU-projektet, forskellige gruppestørrelser eller nye gruppedannelsesprocesser. 3 Projektvalg Semesterkoordinatoren har forud for semesterstarten indsamlet projektforslag fra vejledere og eventuelt studerende. Koordinatoren har i samarbejde med vejlederne sikret, at projektforslagene ligger inden for semesterets emne, og at de er realistiske i forhold til læringsmål, tidsramme, udstyr, laboratorier m.m. Projektforslagene skal offentliggøres minimum en uge før semesterstarten. På visse semestre kan projektet være mere låst, eksempelvis som følge af at der skal laves noget specifikt laboratoriearbejde eller lignede. I disse tilfælde skal der dog stadig ved semesterstart foreligge en beskrivelse af projektet. 4 Gruppestørrelser SICT har vedtaget følgende politik angående det maksimale antal studerende i en gruppe: 1.-2. semester: max 7 studerende 3.-5. semester: max 6 studerende 6. semester: max 4 studerende 7. 9. semester max 6. studerende 10. semester: max 3 studerende Evt. ansøgning om dispensation til et højere antal studerende pr. gruppe skal indsendes til det pågældende studienævn på SICT med saglig begrundelse og godkendelse af vejleder. 5 Forskellige metoder til gruppedannelse Fuld studenterstyring De studerende styrer selv gruppedannelsesprocessen. Semesterkoordinatoren definerer betingelserne for og superviserer gruppedannelsen, herunder antallet af grupper, antal gruppemedlemmer i grupperne m.m. Det vil lette gruppedannelsen, hvis semesterkoordinatoren har mulighed for at melde betingelserne ud inden dagen for gruppedannelsen, så de studerende kan være forberedte på betingelserne for gruppedannelsen. Grupperne kan dannes efter, hvilke emner de studerende ønsker at arbejde med, og/eller hvilke personer de studerende ønsker at være i gruppe med. Grupperne er i udgangspunktet først dannet, når alle studerende er i en gruppe. Erfaringsmæssigt forløber gruppedannelsesprocessen bedst, såfremt de studerende udviser:
Ærlighed sig hvad du mener, men sig det på en ordentlig måde. Åbenhed fortæl hvad du tænker i de situationer, der kan/vil opstå i forbindelse med gruppedannelsen. Respekt vis respekt for dine medstuderende. Også selvom det er nogen, du ikke umiddelbart har lyst til at danne gruppe med. Ansvarlighed husk at du som studerende har et ansvar for, at gruppedannelsen forløber godt og ender med, at alle er tilfredse Hvis det mod forventning viser sig, at en eller flere studerende påberåber sig retten til at skrive alene, kan dette ikke nægtes, men den/de studerende skal gøres bekendt med, at vejlederressourcen reduceres tilsvarende, eksempelvis proportionalt efter gruppestørrelse. Hvis det viser sig, at de øvrige studerende nægter at optage en eller flere studerende i grupper (det er umuligt at lukke grupperne), sådan at der kommer ufrivillige løsgængere, kan der i visse tilfælde aftales en betinget optagelse i en gruppe, således at en studerende, der har svært ved at komme i en gruppe, optages betinget af, at samarbejdet mellem gruppen og den studerende forløber på passende vis. Herved kan gruppen forbeholde sig ret til at ekskludere den pågældende studerende inden for en aftalt tidsperiode (prøveperiode). Det er semesterkoordinatorens ansvar løbende at følge gruppedannelsesprocessen og at gribe ind, hvis processen går i hårdknude. Semesterkoordinator er normalt ikke til stede ved selve gruppedannelsen, men skal være tilgængelig, hvis der opstår problemer. Hvis de studerende ikke selv magter at styre gruppedannelsesprocessen, skal semesterkoordinatoren gribe ind og eksempelvis fordele grupperne administrativt. Delvis studenterstyring Der kan være tilfælde, hvor det er hensigtsmæssigt at kontrollere gruppedannelsesprocessen i højere grad end ved fuld studenterstyring, men hvor det alligevel er muligt for de studerende selv at have indflydelse på gruppedannelsen. Eksempelvis på første semester af kandidatuddannelser der optager studerende, hvor en del af de studerende kommer direkte fra den adgangsgivende bacheloruddannelse, mens de resterende kommer udefra. Der kan her være en interesse i, at der dannes blandede grupper, således at der både er AAUbachelorer og øvrige studerende i hver gruppe. Semesterkoordinatoren kan her opsætte regler om, at der skal være et vist antal AAU-bachelorer og øvrige studerende i hver gruppe. De studerende kan under disse forudsætninger danne grupperne efter emnevalg og/eller efter hvem, man ønsker at være i gruppe med. De samme betingelser gælder, som hvis grupperne dannes helt frit vedr. problemer, hvis der er studerende, der ikke vil/kan komme i en gruppe. Det skal dog pointeres, at der er andre muligheder i forbindelse med opstart af kandidatuddannelser. Studieordningen kan eksempelvis indeholde et introduktionsforløb for de studerende, der ikke kommer med en AAU-bacheloruddannelse, således at de sluses ind via det første semester, hvorefter alle studerende følger samme forløb efterfølgende og danner grupperne frit.
En anden variant af delvis studenterstyring er, hvis studiet ønsker at ryste posen, at grupperne ændres fra semester til semester. Her kan der opsættes regler om, hvor mange gruppemedlemmer fra det tidligere semesters gruppe, der må være i en ny gruppe. Administrativ fordeling I nogle tilfælde kan det være en fordel at fordele grupperne administrativt. Dette er typisk gældende på første semester af en uddannelse, hvor de studerende ikke kender hinanden. Denne fremgangsmåde kan dog være uhensigtsmæssig, hvis projektgrupperne arbejder med forskellige emner, da den enkelte studerende da fratages muligheden for frit valg af emne. Ved administrativ fordeling kan grupperne sammensættes enten helt tilfældigt, eller grupperne kan eksempelvis sammensættes på baggrund af personlighedstest ud fra et ønske om, at en gruppe skal sammensættes af personer med forskellige kompetencer. 6 Opsplitning af gruppe En gruppe studerende kan i yderste konsekvens splittes op, hvis samarbejdet ikke fungerer efter aktiv inddragelse af projektvejlederen. SICT retningslinjer for gruppeopsplitning kan tilgås på sict.aau.dk.
School of Information & Communication Technology Revision: 18012017 Principles for group formation 1 Background Group formation processes are an essential part of the project based learning approach at AAU, and these processes greatly influence the students wellbeing and learning in the project work. Usually the group formations are carried out without problems, but for some students the group formation process can be experienced as problematic, chaotic and sometimes unpleasant and associated with exclusion. A number of different stakeholders with varying levels of interest are involved in the group formation process. The most important stakeholders are the students (both strong and weak students), the semester coordinators (who are overall responsible for the processes) and the university in general (academic/pedagogical/didactic). These guidelines attempt to establish some tools to assist with the group formation process, including different possibilities for the course of the process, and they also address the problems which can arise during the group formation process, e.g. students, who are not assigned to a group and subsequently the possibility of splitting and reorganizing groups. 2 Overall principles Overall, group formations can vary from the entirely administrative groupings where the university takes full responsibility (for example P0) to processes that are fully managed by students. Despite the different attitudes to and wishes for group formations a number of conditions can be agreed upon: As a starting point it is a good principle that no group is closed until all students have been assigned to a group. Especially at the first semesters of the study programmes conditions could call for more controlled group formation processes (for instance administratively formed groups). At semesters with international students distribution of nationalities/international students in different groups is as a starting point desirable. Generally students learn different things by working in different groups, and for this reason this must be attempted. Project supervision is not just limited to academic guidance, but also pedagogical guidance. It is therefore important that the supervisors are professionally prepared to support and challenge the students in both the group formation process and the collaboration process.
The semester coordinators must be in a position to change and adjust the group formation processes as variations between different study programmes and semesters will exist. Coordination between semester coordinators should be established in order to enable an exchange of experiences from previous semesters in terms of group formation and the group work in general (however, without stigmatizing any individual students). The group formation process should as a minimum be evaluated in connection with the semester evaluations. It may be desirable with certain semesters that break with the normal group formation processes controlled by students in order to secure that students are not always working with the same group. This can for instance be done through different semester structures, other working methods than the AAUproject, varying group sizes or new group formation processes. 3 Choice of project Prior to the beginning of the semester, the semester coordinator has collected project proposals from supervisors and possibly students. In collaboration with the supervisors the coordinator has ensured that the project proposals relate to the topic of the semester and that the proposals are realistic in terms of learning objectives, time frame, equipment, laboratories etc. The project proposals must be made public not later than one week before the beginning of the semester. On certain semesters the project can be more fixed due to specific laboratory work or the like. In these instances a description of the project must, however, still be available at the beginning of the semester. 4 Group sizes SICT has decided the following policy for the maximum number of students in a group: 1-2. semester: max.7 students 3-5. semester: max 6 students 6. semester: max 4 students 7-9. semester max 6 students 10. semester: max 3 students Application for exemption to a higher number of students per group must be sent to the relevant study board at SICT with a valid explanation and approval by the supervisor. 5 Different methods of group formation Full student control The students themselves control the group formation process. The semester coordinator defines the conditions for the group formation and supervises the process, including the number of groups, number of group members in each group etc. It will help facilitate the group formation if the semester coordinator announces these conditions prior to the day of the group formation so that the students can be prepared for the conditions of the group formation. The groups can be formed according to the topic, which the
students wish to work with, and/or the persons the students wish to be in a group with. As a starting point, the groups are not final until everyone is assigned to a group. Based on previous experience, the group formation process is carried out most effectively if the students demonstrate: Honesty state your opinion, but in a nice way Openness say what you think in the situations that can/will arise in connection with the group formation Respect show your fellow students respect. Even when there is someone who you at first hand do not wish to be in a group with Responsibility remember that you as a student are responsible for ensuring that the group formation is carried out without problems and that everyone is satisfied in the end. If it, contrary to expectations, turns out that one or more students claim their right to write by themselves this right cannot be denied them. However, the student(s) must be informed that the allocated supervision is reduced accordingly, e.g. proportionally according to the size of the group. If it turns out that the other students refuse to accept one or more students in a group (it is impossible to close the groups) resulting in students involuntarily left without a group, it will be possible in certain cases to agree upon a conditional admission to a group. This means that a student, who experiences difficulties with being accepted by a group, is accepted by a group on the condition that the collaboration between the group and the student proceeds satisfactorily. In this way the group can reserve the right to exclude the student in question within a time period agree upon (try-out period). It is the responsibility of the semester coordinator to supervise the group formation process and to step in if the process reaches a deadlock. Normally, the semester coordinator is not present at the actual group formation but must be available in case of problems. If the students are not able to manage the group formation process themselves, the semester coordinator must intervene and as an example divide the groups administratively. Partial student control In some cases it can be appropriate to control the group formation process to a higher degree than with full student control, but in such a way that it is still possible for the students to have influence on the group formation. This can, for example, be the case on the first semester of Master s programmes admitting students where a portion of the students comes directly from the qualifying Bachelor s programme while the rest of the students comes from outside. In this case there can be an interest in forming mixed groups so that both AAU bachelors and students from other universities are represented in each group. The semester coordinator can in these cases make rules with regard to the number of AAU bachelors and students from other universities in each group. Given these premises the students can then form the groups based on topic and/or who they wish to be in a group with. If one or more students are not accepted in a group, the conditions concerning conditional admission described above under full student control will apply.
However, it should be pointed out that there are alternative options in connection with start-up of Master s programmes. The curriculum may, for instance, include an introduction programme for the students, who do not hold an AAU Bachelor s degree, so that they are eased in through the first semester. Hereafter all students follow the same courses and are free to form groups. The study programme may wish to form new groups. Another variant of partial student control could in this case be that the groups are changed from semester to semester. Rules as to the number of group members from the previous semester group allowed in a new group can here be established. Administrative group formation In some cases it may be an advantage to form the groups administratively. This is typically the case on the first semester of a study programme where the students do not know each other. This approach can, however, be unsuitable if the project groups have different topics, because the individual student is then deprived of the possibility of free choice of topic. By administrative group formation the groups can either be composed randomly, or they can be formed on the basis of personality tests from a wish to compose a group of students with different competences. 6 Split-up of a group As a last resort a group of students can be split-up if the collaboration does not work after active involvement by the project supervisor. SICT s rules for splitting-up project groups can be found at sict.aau.dk.