Procedure for intern audit Formål Denne procedure beskriver rammerne for intern audit af arbejdsmiljøledelsessystemet (i form af arbejdsmiljøhåndbogen) med henblik på at bidrage til en løbende forbedring af arbejdsmiljøindsatsen fastslå, hvorvidt systemet er udformet og fungerer tilfredsstillende undersøge om forpligtelser i arbejdsmiljøpolitikken og opfølgningsplanen bliver opfyldt sikre en effektiv opfølgning på resultaterne af intern audit Afgrænsning (gyldighedsområde) Proceduren gælder for hele Hotel- og Restaurantskolen i forbindelse med intern audit af alle de i arbejdsmiljøhåndbogen eksisterende procedurer. Henvisninger Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 923 af 21. oktober 2001 ( 24) OHSAS 18001 afs. 4.5.3 og 4.5.5 Organisationsdiagram for arbejdsmiljøorganisationen (i arbejdsmiljøhåndbogen) Plan for intern audit (i arbejdsmiljøhåndbogen) Opfølgningsplan for intern audit (i arbejdsmiljøhåndbogen) Bilag 1. Skabelon for plan for intern audit 2. Interviewskema til brug ved intern audit (lokal auditrapport) 3. Skabelon for opfølgningsplan (samlende auditrapport) Fremgangsmåde handlingsplan Det er målet, at alle procedurer i arbejdsmiljøhåndbogen bliver auditeret internt inden for en periode af tre år. Medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen (AMO) gennemfører årligt en intern audit af ca. en tredjedel af skolens arbejdsmiljøhåndbog, jf. plan for intern audit. Plan for intern audit gennemgås hvert år i 4. kvartal på møde i AMO. Følgende principper lægges til grund: Intern audit vedrører procedurer Intern audit gennemføres som interviews af to auditorer sammen, og så vidt muligt ikke med respondenter fra egen afdeling Der gennemføres interviews med 1-2 forskellige medarbejdere samt 1-2 ledere for hver procedure, der auditeres Dokument nr. 7-1 Dato: 20-08-2015 Side 1 af 8
Proceduren for udarbejdelse af personalepolitik, øvrige procedurer under personale, procedurerne for brand, ulykker og arbejdsskader samt nybyggeri, indkøb og projektering auditeres hvert år Intern audit gennemføres i 4. og 1. kvartal den ansvarlige for intern audit inddrager eventuelle bemærkninger fra seneste audit i planen Ved udarbejdelse af auditplanen sikres objektivitet og upartiskhed De lokale auditrapporter afleveres til den tilforordnede sekretær jf. organisationsdiagrammet for AMO. Kun den tilforordnede sekretær og AMO-chefen har umiddelbar adgang til rapporterne. Øvrige kan anmode AMO-chefen om at få adgang til én eller flere rapporter. Opfølgning på gennemførelse og effekt En opfølgningsplan udarbejdes af den tilforordnede sekretær. Opfølgningsplanen forelægges følgende fora i rækkefølge: 1) Skolens direktør og AMO-chef 2) Skolens chefgruppe 3) Skolens ledelsesgruppe 4) Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 5) Samarbejdsudvalget 6) Skolens øvrige medarbejdere AMO-chefen tilser derpå, at de aftalte justeringer af procedurer og/eller praksis udføres af de ansvarlige i henhold til opfølgningsplanen. Den tilforordnede sekretær tilser, at opfølgningsplanen (den samlende auditrapport) offentliggøres i arbejdsmiljøhåndbogen (enkeltpersoner må ikke kunne identificeres). Dokumentation Arbejdsmiljøhåndbogen, hvor opfølgningsplaner kan læses Referater af møder i o Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) o Samarbejdsudvalget o Diverse møder for medarbejdere Ansvar AMO-chefen er ansvarlig for, at denne procedure følges på skolen i sin helhed, herunder at opfølgningsplanen overholdes. Chefgruppen er ansvarlig for, at proceduren følges i egen afdeling. AMO-chefen er ansvarlig for at ajourføre denne procedure. Dokument nr. 7-1 Dato: 20-08-2015 Side 2 af 8
Bilag 1 til Procedure for intern audit Skabelon for Plan for intern audit Plan for intern audit år-år Bemærk: Respondenterne interviewes hver for sig - læs nærmere i procedure for intern audit År Emne Dokument Auditorer Respondenter Hvert år Hvert år Arbejdsmiljøhåndbogen (AMHB) Arbejdsmiljøredegørelse Lovgivning Arbejdsmiljøpolitik Politik for sundhedsfremme Politik for det rummelige arbejdsmarked Audit APV Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Brand, ulykker og arbejdsskader Nybyggeri, indkøb og projektering Procedure for overvågning og vedligeholdelse af AMHB Procedure for ledelsesevaluering Procedure for udarbejdelse af arbejdsmiljøredegørelse Procedure for registrering af udviklingsforslag samt afvigelser Procedure for opdatering af relevant lovgivning Procedure for udarbejdelse og evaluering af arbejdsmiljøpolitik Procedure for kommunikation om arbejdsmiljø Procedure for udarbejdelse af politik for sundhedsfremme Procedure for udarbejdelse af politik for det rummelige arbejdsmarked Procedure intern audit Procedure for APV Procedure for overvågning af arbejdsmiljøet Procedure for valg af repræsentanter til arbejdsmiljøorganisation (AMO) Procedure for potentielle risici Procedure for ulykker, hændelser og afvigelser Procedure i forbindelse brand Procedure for kemiske produkter og arbejdsmiljø Procedure for planlægning af ny-/ombygning, nye arbejdsprocesser og omlægning af arbejdsgange Procedure for indkøb og brug af tekniske hjælpemidler Dokument nr. 7-1 Dato: 20-08-2015 Side 3 af 8
År Emne Dokument Auditorer Respondenter Hvert år Personale Bestilling af serviceydelser Kommunikation Procedure for ansættelse af nye medarbejdere Procedure for PUS / TUS Procedure for sygemelding ved medarbejderes fravær Procedure for HRS personalepolitik Procedure for mærkedage mv. samt afholdelse af arrangementer Procedure for trivselsindsatsen Procedure for introduktion af nye medarbejdere Procedure for arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af medarbejderes fravær Procedure for information om arbejdsmiljøkrav over for eksterne håndværkere og virksomheder Procedure for bestilling af arrangementer og mødeforplejning Procedure for bestilling af pedelservice, rengøring og IT-service Procedure for bibliotek Procedure for kørsel, bookning og brug af skolens biler Procedure for housekeeping Procedure for ekstern kommunikation Procedure for intern kommunikation Procedure for intern og ekstern post Dokument nr. 7-1 Dato: 20-08-2015 Side 4 af 8
Bilag 2 til Procedure for intern audit Interviewskema til brug ved intern audit (lokal auditrapport) Dette skema anvendes af auditorerne og sendes udfyldt efter godkendelse af respondenten elektronisk til den ansvarlige for intern audit. Auditorer: Respondent: Procedure: Dato: 1) Hvordan er respondentens oplevelse af arbejdsmiljøcertificeringen generelt? Kommentarer og anbefalinger: 2) Hvordan er respondentens kendskab til og opfattelse af arbejdsmiljøorganisationen (AMO) generelt? Kommentarer og anbefalinger: 3) Hvordan er respondentens kendskab til og opfattelse af arbejdsmiljøhåndbogen og procedurerne generelt? Kommentarer og anbefalinger: Dokument nr. 7-1 Dato: 20-08-2015 Side 5 af 8
4) Vedrørende den specifikke procedure: Er den til at finde i AMHB? Kommentarer og anbefalinger: Er den forståelig? Er den fyldestgørende og korrekt? Efterleves proceduren? Yderligere kommentarer og anbefalinger fra auditorerne: Dokument nr. 7-1 Dato: 20-08-2015 Side 6 af 8
Bilag 3 til Procedure for intern audit Skabelon for opfølgningsplan for intern audit Opfølgningsplan for intern audit gennemført [uge + år] Interviewmetode anvendt i alle tilfælde. Respondenter var bekendt med emne på forhånd. TABEL 1: Generelt vedrørende arbejdsmiljøledelsessystemet Observationer Vedrørende skolens arbejdsmiljøcertificering (AMC) generelt: Anbefalinger/korrigerende handlinger Kendskabet til AMO: Generelt om arbejdsmiljøhåndbogen (AMHB) og procedurer: Dokument nr. 7-1 Dato: 20-08-2015 Side 7 af 8
TABEL 2: Handlingsplaner på baggrund af intern audit Auditeret procedure/politik Korrigerende handling Deadline Ansvarlig Dato AMO-chef Dokument nr. 7-1 Dato: 20-08-2015 Side 8 af 8