In- og ekstern rapportering Rapporteringssystem GRI COP Fast Track - Værktøj
Indhold In- og ekstern rapportering / rapporteringssystem / GRI / COP... 2 Indledning... 2 Din rolle som advokat... 3 Rapportering om CSR Business Casen... 3 Etablering af et rapporteringssystem... 4 Global Reporting Initiative... 4 FN s Global Compact Communication of Progress Report... 7 Orden i eget hus... 8 Generel information CSR-værktøjerne er delt op i 5 Fast Track værktøjer og 12 Specialist værktøjer. De enkelte værktøjer indeholder alle sammen et afsnit om "Advokatens rolle", der fokusere på hvordan og i hvilke sammenhænge advokaten kan bruge den pågældende CSR-viden. Endeligt indeholder de enkelte værktøjer et afsnit om "Orden i eget hus", da en god CSR-rådgivning af kunder ideelt set forudsætter, at advokaten har taget sin egen medicin og har styr på CSR indenfor sit eget firma. Indholdet i de enkelte værktøjer er i margen markeret med farver efter følgende systematik: Fast Track / generel CSR-viden: grøn Specialist Track / detail CSR-viden: grå Din rolle som advokat: gul Orden i eget hus: blå 1
IN- OG EKSTERN RAPPORTERING / RAPPORTERINGSSYSTEM / GRI / COP INDLEDNING Virksomheder har en lang historik med måling af deres resultater og fremdrift. Finansielle kvantitative mål og dobbeltbogholderi har været kendt siden omkring år 1500 og fungerer stadig stort set efter de samme principper. På CSR-området er der derimod en meget kortere historik. Den første amerikanske virksomhed som publicerede en social report var Ben and Jerry's i 1989, og den første større Fortune 500 virksomhed, der publicerede en rapport, var Shell i 1998. Her cirka 15 år efter er CSR højt på dagsordenen i flere og flere virksomheder, men CSR er stadig en ny spiller, der endnu ikke er en stærk og udbredt kultur for at måle på. Virksomheder, som eksempelvis vælger at tilslutte sig de mest udbredte og anerkendte principper for CSR - FN s Global Compact 1 - forpligter sig til hvert år at rapportere om deres CSR-fremskridt. Det er der pt. ca. 7.000 virksomheder i 145 lande, der gør. I Danmark er der 209 virksomheder, som aktivt rapporterer. Med baggrund i den danske lovgivning på CSR-området 2 rapporterer virksomheder mere og mere 97 % af de danske virksomheder efterlever rapporteringskravet i Årsregnskabsloven. 3 Det er dog primært emnerne miljø og klima samt sociale forhold på danske arbejdspladser, der rapporteres om: 1 Se værktøj: Oversigt over internationale CSR principper og retningslinjer 2 Se værktøj: Dansk CSR lovgivning 3 Kilde: http://samfundsansvar.dk/file/355819/samfundsansvar_rapportering_danmark.pdf 2
DIN ROLLE SOM ADVOKAT Advokatens rolle For at en virksomhed kan lykkes med CSR-rapportering er det essentielt, at advokaten kan rådgive om internationale rapporteringsstandarder som Global Reporting Initiative (GRI), der kan anvendes, når en virksomhed ønsker at måle på CSR. Rådgivning om GRI's samspil med CSR-principperne i FN's Global Compact er også vigtig, samt rådgivning om rapportering af fremskridt (COP-rapport) til FN's Global Compact. Der er tale om et detaljeret område, som i et egentlig rådgivningsforløb kræver nogen specialistviden. Der er god hjælp at hente på GRI s og Global Compacts hjemmesider, ligesom GRI har udgivet en del materiale både på G3 og G4 niveau. Hvis det passer til virksomheden, vil det enkleste forløb være at begynde med en COP rapport. Her er der templates at hente, og den første rapport er enkel at gå til. Der er ikke store krav til rapporternes omfang eller længde, og kun relativt få krav til indholdet, så også mindre virksomheder kan være med her. Husk at COP rapporten ikke bare er et kommunikationsværktøj over for FN, men ligeså meget over for virksomhedens daglige interessenter, herunder kunder, samarbejdspartnere, potentielle jobansøgere osv. Derfor giver COP rapporten muligheder for at tegne et særligt billede af virksomheden, og det er derfor vigtigt at gøre sig klart, hvilke(n) retning(er) man ønsker at kommunikere i. Er der tale om en mere omfangsrig rapportering på GRI niveau, kræver dette normalt enten uddannelse eller samarbejde med en partner på de første projekter. Under alle omstændigheder er selve rapporteringen et vigtigt omdrejningspunkt for virksomhedens CSR-arbejde, og ligeledes et område som advokaten på sigt kan få opgaver inden for. RAPPORTERING OM CSR BUSINESS CASEN Måling og rapportering er et af de centrale omdrejningspunkter for business casen i CSR dels på de forskellige indholdsmæssige dimensioner menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø samt antikorruption dels på hvilke politikker og procedurer virksomheden har indført, hvilke aktiviteter og handlinger, der er gennemført og sidst men ikke mindst, hvilke resultater der konkret er opnået. De fleste aktiviteter er længerevarende, og en del af virksomhedernes motivation består derfor også i at rapportere om den fremdrift og de løbende 3
forbedringer, som CSR-aktiviteterne betyder. Ekstern CSR-rapportering kan blandt andet bruges til markedsføring over for kunder og investorer, mens intern CSR-rapportering kan bruges til at skabe stolthed og CSR-ejerskab blandt medarbejderne med fx bedre rekruttering til følge. Undgå greenwash Visse virksomheder har på forskellig måde forsøgt sig med det, man i CSR-slang kalder green-wash altså CSR-lignende aktiviteter, som i virkeligheden slet ikke har forretningsmæssigt ophæng eller reel samfundsmæssig effekt. Det til trods er der for længst opstået en erkendelse af, at CSR skal måles og rapporteres på samme måde som alle andre væsentlige aktiviteter i virksomheden. ETABLERING AF ET RAPPORTERINGSSYSTEM Virksomhedsledere giver ofte udtryk for, at de ikke rigtig forstår, hvad bæredygtighed er for en størrelse, før de selv begynder at rapportere om CSR: Det er nemlig her, det abstrakte bliver til virkelighed. De fleste virksomheder ønsker da også at fortælle om deres arbejde på en saglig og transparent måde, da de på denne måde opnår en bedre forståelse fra omverdenen og internt for, hvorfor og hvordan de arbejder med CSR. Men det kan være en vanskelig udfordring at rapportere om aktiviteter og resultater inden for menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Der er en række spørgsmål, der skal tages stilling til: Hvilke personer / funktioner har ansvar for hvilke emner? Hvordan sikres den nødvendige træning og uddannelse? Hvordan skabes relevante rapporter og analyser? Hvordan skabes sikkerhed og datakvalitet? Det er ofte en stor fordel for virksomheden at etablere et rapporteringssystem baseret på konkrete målepunkter udvalgt på baggrund af virksomhedens ambitioner og appetit på CSR. Den internationalt anerkendte standard Global Reporting Initiative (GRI), som gennem flere år har været den mest udbredte standard til rapportering af CSR, er et rigtigt godt værktøj til dette. GLOBAL REPORTING INITIATIVE Global Reporting Initiative (GRI) er et internationalt initiativ, hvor en række aktører har samarbejdet om at udarbejde globale retningslinjer for rapportering om bæredygtighed. GRI har i dag udviklet sig til at være en anerkendt international ramme for rapportering om bæredygtighed. GRI indeholder principper og indikatorer, som virksomheder kan bruge til at måle og redegøre for deres økonomiske, miljømæssige og sociale præstationer. 4
Derudover angiver GRI en række principper, som virksomheder bør tage højde for i forbindelse med forberedelse og udarbejdelse af deres redegørelse om samfundsansvar. GRI er den globalt set mest anvendte ramme for redegørelse om bæredygtighed. De forskellige principper og indikatorer i GRI er alle baseret på internationalt anerkendte regler om blandt andet menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption, og kan dermed konkretisere FN s Global Compacts 10 principper for ansvarlig virksomhedsdrift. 4 Danske virksomheder, som ønsker at blive internationalt kendt for ansvarlig vækst, er afhængige af en international tilgang til arbejdet med samfundsansvar. GRI repræsenterer en sådan international tilgang. Kort fortalt har GRI udviklet en kontoplan-standard for konkret CSRrapportering og dokumentation indeholdende generiske rapporteringsprincipper og retningslinjer, der som udgangspunkt kan benyttes af alle typer af virksomheder. Den meste udbredte GRI-standard er G3, som siden maj 2013 gradvist afløses af den nye GRI G4 -version. G3 G3 består ud over basisoplysninger om den rapporterende virksomhed - af 79 indikatorer grupperet i emneområderne Økonomi (EC) Miljø (EN) Produktansvar (PR) Arbejdsforhold og anstændigt arbejde (LA) Menneskerettigheder (HR) Samfund (SO) Hver indikator har derudover et tema knyttet til sig på dansk kaldet Forhold som referer til eksempelvis vand, energi, antikorruption etc. Indikatorer, som vedrører menneskerettigheder, er eksempelvis følgende i G3: Indikator Forhold FN's GC Princip HR01 Procentdel og samlede antal væsentlige investeringsaftaler, der indeholder klausuler om menneskerettigheder, eller som har gennemgået screening i forhold til menneskerettigheder. Investerings- og indkøbspraksis 1, 2, 3, 4, 5, 6 HR02 Procentdel af vigtige leverandører og samarbejdspartnere, der har gennemgået screening i forhold til menneskerettigheder samt iværksatte tiltag. Investerings- og indkøbspraksis 1, 2, 3, 4, 5, 6 4 Se værktøj: FN's Global Compact 5
HR03 Samlet tidsforbrug til oplæring af medarbejdere i politikker og procedurer vedrørende menneskerettigheder der er relevante for driftsaktiviteterne, herunder den procentdel af medarbejdere, der har modtaget oplæring. HR04 Samlet antal tilfælde af diskrimination samt iværksatte tiltag. HR05 Aktiviteter, hvor retten til foreningsfrihed eller kollektive forhandlinger udsættes for betydelig risiko samt initiativer iværksat til støtte for disse rettigheder. HR06 Aktiviteter, der indebærer betydelig risiko for at involvere børnearbejde samt initiativer iværksat med henblik på at støtte afskaffelsen af børnearbejde. HR07 Aktiviteter, der indebærer betydelig risiko for at involvere tvungent eller pligtmæssigt arbejde, samt iværksatte initiativer til støtte af afskaffelsen af tvungent eller pligtmæssigt arbejde. HR08 Procentdel af sikkerhedsmedarbejderne, der er oplært i virksomhedens politikker eller procedurer vedrørende menneskerettighedsforhold, som er relevante for virksomhedens aktiviteter. HR09 Samlede antal tilfælde af krænkelse af oprindelige folks rettigheder samt iværksatte tiltag. Investerings- og indkøbspraksis Ikke-diskrimination 1, 2, 6 Foreningsfrihed og kollektive forhandlinger 1, 2, 3, 4, 5, 6 1, 2, 3 Børnearbejde 1, 2, 5 Tvungent og pligtmæssigt arbejde 1, 2, 4 Sikkerhedspraksis 1, 2 Oprindelige folks rettigheder 1, 2 Eksempel på GRI G3 rapport egetæpper A/S skriver på deres hjemmeside om deres CSR-rapport, som er baseret på GRI G3: I et let forståeligt sprog præsenterer vi egetæppers opfattelse af samfundsansvar, og hvordan vi forholder os til centrale emner som miljø, medarbejdere, sikkerhed og sundhed. Læs rapporten her: http://catalogs.egecarpet.com/8054000/ Mere om G3 G4 På https://www.globalreporting.org/reporting/g3andg3-1/pages/default.aspx kan du læse mere om G3. G4 er den nye rapporteringsstandard fra GRI, som illustrerer en generel trend i udviklingen på CSR-rapporteringsområdet. I G4 stilles mere skarpt på, at der i rapporteringen fokuseres på: hvad der betyder noget for virksomheden i samspil med samfundet at identificere konkrete forbedringsområder at sortere i hvad der er vigtigt at prioritere blandt emner og i organisationen Det betyder, i modsætning til hvad der har været mindre klart tidligere, at der efter G4 alene bør rapporteres om emner, som er vigtige ( material ) for virksomheden og dens interessenter. Tilsvarende opfordres virksomhederne til at koncentrere deres indsats yderligere om de områder, hvor de har indflydelse. 6
Som eksempel kan nævnes, at hvis et forøget forbrug af grøn energi fra vindmøller ikke er et resultat af virksomhedens egen indsats men udgør et generelt vilkår for lokalområdet, så hører dette emne ikke hjemme i en G4 kontekst. Der arbejdes i G4 med begreberne Materiality og Boundaries. Det handler med andre ord om væsentlighed for det enkelte emne, og de grænser eller områder i organisationen eller værdikæden, hvor denne væsentlighed er repræsenteret. Man arbejder med at prioritere i et 4-trins forløb, hvor man også involverer interessenter: 1. Identificering af emnerne ud fra GRI s emneliste 2. Prioritering og væsentlighedsvurdering 3. Validering er alt i værdikæden også med? 4. Opfølgning og review For hvert emne der identificeres, rapporteres hvorfor emnet er vigtigt, hvordan der arbejdes med emnet i organisationen, hvordan ledelsen motiverer og gennemfører dette, herunder hvordan ledelsen foretager evalueringer og ændringer. Der er 3 hovedkategorier af emner: Economic, Environmental og Social. Hver har de en række underkategorier eller områder under sig, som man kan prioritere blandt ud fra virksomhedens situation. Emnerne skal efter G4 prioriteres ud fra 2 niveauer: Core og Comprehensive. På Core niveau er det en begrænset men prioriteret rapport, der kun indeholder det helt essentielle. På Comprehensive niveau er der tale om en noget mere omfangsrig rapportering og dokumentation, hvor der fx skal rapporteres om alle indikatorer under et givent område. G4 er ligeledes udvidet med en række nye konkrete rapporteringsindikatorer i forhold til G3. De nye indikatorer vedrører blandt andet værdikæden, ledelsen, etik og anti-korruption. FN S GLOBAL COMPACT COMMUNICATION OF PROGRESS REPORT Medlemmer af FN s Global Compact 5 forpligter sig til årligt at sende en fremskridtsrapport (COP-rapport) til Global Compact om indsatser og resultater inden for Global Compacts fire områder. En fremskridtsrapport skal indeholde følgende elementer: En erklæring fra den administrerende direktør, som udtrykker fortsat 5 Se værktøj: FN s Global Compact 7
støtte til Global Compact, og som bekræfter virksomhedens fortsatte engagement i initiativet og de 10 principper En beskrivelse af relevante politikker, procedurer og aktiviteter, som virksomheden har sat i værk for at gennemføre principperne i Global Compact inden for de fire områder (menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption) En opgørelse og beskrivelse af resultater - kvalitative eller kvantitative målinger af resultater - inden for de fire områder (menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption). Virksomheden skal selv uploade sin fremskridtsrapport på Global Compacts hjemmeside og skal selv-erklære om den har rapporteret både indsatser og resultater inden for alle 4 emne-områder i Global Compact. Det er ikke afgørende, om virksomheden til fulde lever op til alle 10 Global Compact principper fra starten. Det vigtige er, at virksomheden er indstillet på at forbedre efterlevelsen af principperne i en løbende proces både indenfor i selve virksomheden og i forhold til omverdenen, herunder leverandører. Global Compact har udviklet et Global Compact Self-Assessment Tool, så en virksomhed kan vurdere og evaluere, hvordan det går med gennemførelsen af de 4 områder inden for Global Compact. Eksempel på COPrapport Se et eksempel på en COP-rapport med integreret GRI-rapportering fra SP Moulding - en dansk produktionsvirksomhed her: http://www.spmoulding.dk/files/sp%20moulding/pdf/sp%20moulding%20- %20COP%202012%20-%2017%2004%202013_tno.pdf Vil du læse mere om CSR-rapportering: På https://www.globalreporting.org/reporting/report-services/featuredreports/pages/default.aspx er der udvalgt en række CSR-rapporter. På https://www.globalreporting.org/reporting/g3andg3-1/pages/default.aspx kan du læse mere om G3 og G3.1. På https://www.globalreporting.org/reporting/g4/pages/default.aspx kan du læse mere om G4. ORDEN I EGET HUS Orden i eget hus Når CSR er på dagsordenen som rådgivningsydelse, bør den også være det internt på advokatkontoret. 8
Det kan være vanskeligt at overbevise kunder om, at CSR er vigtigt som initiativ, hvis man ikke har orden i eget hus. En god vej til rapportering om advokatkontorets CSR-indsatser er gennem en tilslutning til FN s Global Compact, og en årlig redegørelse for fremskridt COP. Se et eksempel fra Forum Advokater og deres COP-rapporter her: Eksempel fra Forum Advokater Forum Advokater har tiltrådt FN s Global Compact-program, hvilket blandt andet betyder, at vi har forpligtet os til at gøre en målrettet indsats inden for Global Compacts fokusområder; menneskerettigheder, arbejdsmiljø, miljø og antikorruption. Samtidig skal vi én gang om året afrapportere over for FN (en COP-rapport). I COP-rapporten (communication on progress-rapport) beskrives de tiltag, som er iværksat, og de forventninger, der er til det kommende år inden for fokusområderne. http://www.forumadvokater.dk/content/cop-rapporter 9