b l i O t S dag for E m S m I R Ko K v o k G rs O i Fav RG ud 1 N A PL une
Indholdsfortegnelse Kommunikationsveje...3 Opgaver i krisesituationen...4 Når børn er i sorg...9 Yderligere informationer og materialer...11 Du sidder nu med Favrskov Kommunes sorg- og kriseplan i hånden. Sorg- og kriseplanen er blevet til på baggrund af konkrete erfaringer i krisesituationer. Da erfaringer har vist, at det er samme håndtering, der kaldes på uanset om krisen omhandler brand, dødsfald eller andre krisesituationer, er der én samlet kriseplan for det hele. Planen er bygget op, så der er anvisninger omkring kommunikationsveje, medarbejderopgaver og ledelsesopgaver. Formålet med sorg- og kriseplan er på en nem og overskuelig måde at sikre så optimal opgavehåndtering som muligt i krisesituationen. Kommunikationsveje Den første, der får information omkring hændelse, hvad enten det er brand, ulykke eller død, kontakter nærmeste leder hurtigst muligt. Lykkes det ikke kontaktes næste niveaus leder. Navn Telefonnummer Daglig leder, Daglig leder, Daglig leder, Områdeleder, Dagtilbudschef, Lone Bruun Nielsen 51 17 12 87 Direktør for Børn og Skole, Rasmus Møller 41 85 74 74 Krisepsykolog, Nordisk Krisekorps 60 11 11 44 Leder af PPR, Dorte With 89 64 32 13 Områdeleder skal altid orienteres. Den daglige leder/områdeleder/dagtilbudschef vil i dialog med den pågældende medarbejder tage stilling til, hvordan informationen kommunikeres videre. 2 3
Opgaver i krisesituationen Når hændelsen indtræffer Erfaringsmæssigt er der behov for fem roller i en velfungerende krisehåndtering. Det betyder, at fem roller skal varetages af en krisestab uanset, hvor mange personer der er til rådighed og uden skelen til personernes kompetenceniveau. Rollerne kan senere omfordeles og flere personer kan varetage én rolle, så længe de formår at koordinere opgaveløsningen internt. Ligeledes kan én person varetage flere af rollerne. Rollerne består af: 1) Kriselederen 2) Ansvarlig for log og dokumentation 3) Ansvarlig for involverede personer 4) Ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer 5) Ansvarlig for kommunikation Umiddelbart efter sorg- og kriseplanen træder i kraft, fordeler den udpegede kriseleder de fire øvrige roller til de personer, der umiddelbart kan træffes enten fysisk eller telefonisk. Som udgangspunkt vil det altid være områdeleder, der er kriseleder. Til hver rolle findes konkrete opgaver, som skal løses. Herved sikres, at hvem som helst kan involveres i opgavens løsning indtil rette vedkommende/ressourceperson kan være fremme. Kriseleder/områdeleder At koordinere med daglig leder. At indkalde hurtigst muligt til et fællesmøde for alle medarbejdere i huset. Tage stilling til: Skal der markeres/flages på halv stang? Hvornår? Hvem gør det? Skal der afholdes samling/mindehøjtidelighed? Hvornår? Hvem holder den? (afklares evt. med pårørende) Hvordan skal dagen se ud? Skal der laves om i dagens struktur? Skal der holdes fast i dagens struktur? Er der behov for krisepsykologhjælp? Hvordan skal denne struktureres, således at alle medarbejdere kommer omkring psykologen? Er der behov for at transportere medarbejdere/forældre hjem eller til andre steder? Dagene efter: Kriseleder/områdeleder At koordinere med daglig leder. At indkalde til møder efter behov. At samle input fra de fire andre i krisestaben. At vurdere, hvad situationen kalder på i samarbejde med daglig leder. At have kontakt til pårørende i samarbejde med daglig leder. I tiden efter: Kriseleder/områdeleder: At bistå medarbejderne i deres arbejde. At afklare behov for deltagelse i begravelse med pårørende. Som udgangspunkt vil det være primær pædagog, der deltager ved dødsfald af barn. Ved dødsfald i familie er det primær pædagog. At afklare, hvordan medarbejdergruppen sammen kan afslutte forløbet. 4 5
Når hændelsen indtræffer Når hændelsen indtræffer Medarbejderne At opretholde så almindelig en dag som overhovedet muligt for børn, forældre og medarbejdere. At deltage i nødvendige møder. At koordinere med daglig leder/områdeleder, hvad dagen byder på. At sikre en hensigtsmæssig kommunikation til forældre og andre samarbejdspartnere. Opgaver for kriselederen (Oftest områdeleder) Kriselederen har det overordnede ansvar for at binde ressourcepersoner, kommunikation, pædagogik og økonomi sammen, så hændelsen håndteres hurtigt og effektivt med børnenes trivsel i fokus. Kriselederen har ansvaret for udpegning af de øvrige fire roller i krisestab og har ansvar for den fysiske og psykiske sikkerhed for den samlede krisestab. Kriselederen delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og understøtter og sikrer optimalt samarbejde på tværs af forvaltninger, afdelingerne og funktioner. Kriselederen har ansvar for, at det fælles situationsbillede altid er opdateret, og at der arbejdes efter den strategiske retning, som er udstukket. Kriselederen har ansvar for underretning af det nærmeste ledelsesniveau. Kriselederen har ansvar for, at de ansatte i enheder har de fornødne ressourcer til rådighed for opgaveløsningen, og kriselederen er ansvarlig for, at de fornødne interne og eksterne specialister og ressourcepersoner er til rådighed. Kriselederen har det overordnede ansvar for al kommunikation i relation til hændelsen. Den ansvarlige for log og dokumentation (sekretær for krisestaben) har ansvar for at al information ind til krisestaben bliver dokumenteret sammen med krisestabens beslutninger, handlinger og undladelser. Sekretæren for krisestaben har også ansvar for krisestabens fysiske ramme. Dvs. lokaler, kommunikationsudstyr, arbejdsstationer, vagtplan, forplejning, plan for afløsning m.v. Sekretæren for krisestaben sørger løbende for dokumenter og journalisering af både hændelser i løbet af dagen samt diverse informationerne ud af huset (skal altid omkring kriseleder) og til nærmeste leder her områdeleder eller dagtilbudschef. Den ansvarlige for de involverede personer skal varetage alle opgaver i relation til de mennesker, der er direkte berørte af hændelsen. For vores vedkommende medarbejderne og forældre. Som personansvarlig sørger man for et højt informationsniveau til alle berørte persongrupper baseret på de pressemeddelelser eller interne orienteringer, som den kommunikationsansvarlige udarbejder. Den personansvarlige sørger for opdateret kontaktinformation på alle involverede personer, så kommunikationen kan flyde let og ubesværet. Her laves eksempelvis SMS-gruppe. At hjælpe hinanden til børnenes bedste. Dagene efter: Medarbejderne At opretholde så almindelig en dag som overhovedet muligt for børn, forældre og medarbejdere. At deltage i nødvendige møder. At sikre en hensigtsmæssig kommunikation til forældre og andre samarbejdspartnere. At hjælpe hinanden til børnenes bedste. Dagene efter: Opgaver for log og dokumentation (Som oftest områdeleder) I tiden efter: Opgaver for personansvarlig (Oftest daglig leder) 6 7
Når børn er i sorg Opgaver for proces/ teknikansvarlig (Oftest Ejendomscenter) Opgaver for kommunikationsansvarlig (Oftest områdeleder) Som ansvarlig for proces, teknik, bygninger og systemer indgår man i krisestaben med ansvar for teknisk understøttelse og kendskab til de berørte processer og leverancer. Den ansvarlige for proces/teknik har som den helt overordnede og første opgave at skaffe overblik over, hvor hårdt vi er ramt af hændelsen. Hvilke processer er nede? Hvilke samfundskritiske og livsvigtige leverancer kan vi ikke længere tilvejebringe? Hvor hurtigt kan vi være tilbage på sporet med en midlertidig løsning? Og hvad koster det? Alle disse elementer snarest muligt anvendes af krisestaben for at kunne tilrettelægge alle andres arbejde i bestræbelserne på, at normalisere driften hurtigst muligt. Den kommunikationsansvarlige har til formål at sikre hurtigt, korrekt og afpasset information til de mange berørte målgrupper. Den kommunikationsansvarlige har derfor som primæropgave at udarbejde en opdateret interessentanalyse, så kriseleden får overblik over, hvem der skal vide hvad og hvornår. Interessentanalysen kan med fordel udarbejdes i en foreløbig version før en hændelse indtræffer, så den kun lige skal tilpasses den konkrete situation. Herunder skal indtænkes både skole og dagpleje. Den kommunikationsansvarlige udarbejder udkast til pressemeddelelser, interne orienteringer, memoer m.v. som godkendes af kriselederen forud for distribution. 8 Senere i livet kan de have stor gavn og glæde af at vide, at de var med, og de voksne kan hjælpe dem med at huske dagene omkring dødsfaldet. Helt små børn (0 4 år) sanser og oplever med kroppen. De kan ikke bevidst forstå, at nogen er borte for altid, men kroppen sanser og kan savne og sørge. De har ikke sprog og ord til at forstå dét, som er sket eller til at forklare, hvordan de har det, men de kan sagtens fornemme, at noget er alvorligt i familien, og de kan reagere på, at mange er kede af det. Derfor bør også helt små børn have stor opmærksomhed omkring et dødsfald. Større børn (5 10 år) får gradvis en forståelse af, at døden er uigenkaldelig, men der er det vigtigt, at man er konkret, når man taler med disse børn om døden og den døde, for de opfatter meget bogstaveligt. Siger man, at mor er gået bort, kan barnet måske spørge: Hvornår kommer hun så tilbage? Siger man, at far er sovet ind, kan barnet spørge: Hvornår vågner han så?. - Eller barnet kan blive bange for selv at sove. På længere sigt kan børnene have stor gavn af at deltage i alt det, som skal foregå i timerne og dagene efter dødsfaldet, fordi konkrete handlinger og gøremål hjælper børnene til at forstå det, som er sket og skal ske. Man hjælper dem med konkret omsorg og god fysisk kontakt ved, at der er voksne hos dem. Voksne, der kan holde om, sidde med, sove hos osv. På den måde skaber man tryghed og nærhed for det lille barn i de dage, der er svære for hele familien. Går børnene i dagpleje eller institution, kan det for nogle børn være godt at holde fast i det, fordi der er en tryghed, de kender og er fortrolige med. For andre er det bedst at være sammen med familien. Små børn, der endnu ikke har noget sprog, kan have stor nytte af at se, måske røre den døde og deltage sammen med familien i at synge ud og til begravelse. Men det er vigtigt, at de følges med voksne, de kender godt, og som har særligt øje for dem. Ind imellem vender børnene sig måske mod almindelig leg, og det er en meget sund mekanisme, som beskytter dem, når livet bliver svært, og som hjælper dem til at forholde sig til det, som sker omkring dem. Børn kan bevæge sig ud og ind af både legen og sorgen, og det giver dem pauser/rum, hvor de kan forholde sig til, at de har mistet. Det er helt naturligt for børnene, at de det ene øjeblik kan være kede af det, og det næste Et barn er aldrig for lille til at savne og sørge 9
øjeblik lege som om intet var hændt. Derfor er det altid en god idé at have legetøj og tegneredskaber, inden for rækkevidde, når børn mister og sørger. Mange ser personer på gaden, som ligner den, de har mistet, eller de føler trang til stadig at ringe til den døde. Fysiske tegn på kompliceret sorg Den sørgende oplever stadig efter cirka et halvt år overvejende: Søvnproblemer Yderligere informationer og materialer Kræftens bekæmpelse Tlf. 3525 75 00 Børns Vilkår Tlf. 35 55 55 57 Du kan være til god hjælp og give god støtte til et barn, en kollega eller familie i sorg ved at: Kende til almindelige reaktioner i den slags situationer. Tage aktivt kontakt og er villig til at lytte til og samtale med vedkommende. Have tålmodighed og accepterer, at mange trænger til at tale om det, der er sket igen og igen. Forvente at vedkommende har for brug for nogen aflastning eller ekstra hjælp i en periode. Søge evt. råd og vejledning til vedkommende eller institutionen med henblik på redskaber til bedre at kunne støtte barnet. Forsøg ikke at spole sorgen igennem Du kan ikke sætte farten op på sorgprocessen. Selvom de første uger og måneder efter tabet ofte er kaotiske og smertelige, vil de fleste opleve, at de over tid vil kunne tilpasse sig hverdagen igen. Det tager typisk cirka et halvt år i en sund sorgproces. Hvis symptomerne på sorg er meget udtalte eller strækker sig over mere end seks måneder, kan der være tale om kompliceret sorg. Du skal ikke igennem sorgen, men leve med den Sorgen vil almindeligvis udvikle sig til vemod. Mange oplever for eksempel vemod, når de får et barn, bliver gift eller oplever noget andet stort i deres liv, hvor det ville være naturligt at dele oplevelsen med en mistet. Mangel på energi Appetitændringer Hovedpine Mavepine Hjertebanken Social isolation Det er vigtigt at understrege, at disse følelser og symptomer også kan være en del af den sunde sorg, men her uden at dominere sorgprocessen. PPR i Kommunen Tlf. 89 64 31 21 Hjerteforeningen Tlf. 33 93 17 88 Falck Tlf. 70 10 20 30 http://www.folkekirken.dk/_resources/persistent/7/4/0/6/740618c1cece812a0c1446534ff6c4e03434f956/naarboernmister.pdf Sorg er ikke noget, du kommer over det er noget, du lærer at leve med I ethvert menneskes liv er der adskillige tab, der er nødvendige at bearbejde følelsesmæssigt for at kunne fortsætte et liv i almindelig balance. Sorgen er en naturlig reaktion på et tab. Sorg er en kærlighed, vi ikke længere kan komme af med. Kærlighed og sorg går ikke over. Vi lever med den, vi går igennem den. Sorgen kan forandre sig med tiden og få en anden plads, men vi bærer den fortsat med os. Du kommer videre i en ny udgave At komme videre med sit liv på en god måde handler for unge mennesker om at skulle finde ud af, hvem man er som person, når man ikke længere har sin far eller mor at læne sig op ad. For voksne handler det også om at finde nye roller, nye relationer og en identitet uden den afdøde. Er det en ægtefælle, der er død, skal nogle lære at stå alene måske for første gang i mange år. Sorgen har sit forløb, således at man efterhånden kan adskille sig fra det, man har mistet, og dermed blive i stand til at knytte nye bånd, finde livsindhold og lære de nye færdigheder, der skal til for at mestre en anden slags liv. Svære tab betyder nemlig, at man aldrig bliver den samme som før. Derfor er det at sørge hårdt arbejde. Det kan være svært men tal om tabet Det vigtigste er at tale om sorgen både din egen og andres. Det er i orden at sige, at man synes, det er svært at tale om, eller at man ikke ved, hvad man skal sige. Bare det, at man åbner for at tale om sin sorg, hjælper. Hold øje med faresignalerne I en kompliceret sorgproces undgår den sørgende enten sorgen eller sørger så meget, at vedkommende ikke kan komme videre med sit liv. Psykiske tegn på kompliceret sorg Den sørgende har stadig efter cirka et halvt år overvejende følelser af: Savn/ked-af-det-hed Længsel Tomhed Vrede Du skal i gang med at forstå det ufattelige Den døde kommer aldrig mere tilbage. Det kan være næsten ufatteligt at skulle forstå, og nogle bruger lang tid på at forstå, at det er uigenkaldeligt og hedder aldrig mere. Mange ser den afdødes fysiske krop, efter at personen er død, hvilket hjælper til forståelsen af, hvad der er sket. Men selvom man forstår det med hovedet, kan det være svært at forstå med maven. Skyld Hjælpeløshed Koncentrationsbesvær Tab af fremtidsperspektiv 10 11