Referat af bestyrelsesmøde d. 23. november 2013 1. Formalia Ordstyrer: Katrine Tanggaard Referent: Helle B. Krogh Tilstedeværende: Afgående bestyrelse: Patricia Fruelund, Sarah Chehri, Katrine Tanggaard, Mira Kjeldsen, Søren Knudsen og Christian Møller Kommende bestyrelse: Helle B. Krogh, Katja Agerholm Thøgersen, Jakob Hedemark Vestergaard, Maya Fey Hallett, David Alexander Gryesten Jensen og Marie Hauerslev Godkendelse af dagsorden: Godkendt Tidsperspektiv for mødet: 3 timer Godkendelse af referat fra sidste tilsvarende møde: Godkendt pr. e-mail Det er kun den afgående bestyrelse, der er beslutningsdygtige. Både afgående og kommende bestyrelse er med til diskussioner omkring punkterne. 2. Puljeansøgninger Frederik Martiny søger den nationale uddannelses- og transportpulje om 420 DKK til dækning af transport i forbindelse med uddannelsesweekend hos FFF Odense. Beløbet bevilliges, da vi ser det som en god investering i FFF. Thomas Thieu søger den nationale uddannelses- og transportpulje om 270 DKK til dækning af transport i forbindelse med Basispakke Øst. Bevilliges, men pengene skal komme fra trænergruppens budget, da der er penge her, til at dække transport til deltagelse i basispakke. Nadege Sandrine Uwamahoro søger den nationale uddannelses- og transportpulje om 380 DKK til dækning af transport i forbindelse med opstartsmøde i SUNDdag Aalborg. Ansøger har søgt for sent, da der først er søgt efter arrangementets afholdelse. Bevilliges trods sen indsendelse. Dog skal ansøger fremover være opmærksom på, at der skal søges før afholdelse af aktivitet. Desuden skal SUNDdag fremover indlægge penge til transport i deres eget budget til samarbejde mellem Aarhus og Aalborg. Helene Rovsing søger Initiativpuljen om DKK 5000 til opstart af KostMO i Aalborg. Penge søges til uddannelsesseminar af egne medlemmer og en KostMOnaut kuffert. Bestyrelsen anser det som en god idé at give penge til at komme ordentligt i gang. Fremadrettet skal uddannelse og omkostninger til materialer indarbejdes i aktivitetsgruppens eget budget, når gruppen er kommet godt i gang.
Viggo Holten søger Initiativpuljen om 5360 DKK til opstart af EuRegMe 2015 i Aalborg. Der kan ikke støttes til PR. Det besluttes i stedet, at EuRegMe 2015 tilbydes en låneaftale på DKK 10.000, så de har dette at starte op på. Pengene forventes betalt tilbage til IMCC s centrale budget, når pengene atter er kommet ind ved fundraising. Anne Schou søger på vegne af Sexekspressen, FFF og PsykOBS pulje til samarbejde på tværs af aktiviteter om 14.000 DKK i forbindelse med et fælles arrangement om undervisning til børn og unge. Bestyrelsen ser meget positivt på dette initiativ. Der spørges til, hvorfor vores egne trænere ikke bruges. Kommentarer om, at Talerøret virkelig er kompetente, og nogle gange er det også motiverende at komme ud over IMCC s rammer og tilbud. Der er forplejning inkluderet i budgettet, dette kan ikke bevilliges, hvorfor bestyrelsen bevilliger kr. 12.000. Desuden opfordres samarbejdet til at søge penge hos deres lokalbestyrelse til forplejning, da disse har et overskud i år. Steen Fagerberg søger kr. 622 til transport i forbindelse med afholdese af workshop om strategiudvikling og strategimplementering på IMCC Ulands styrelesseminar. Ansøgning kommet for sent, men behandles, da der er blevet misinformeret fra bestyrelsens side. Henstilling til, at det er aktivitetsgrupperne og ikke en træner, der ansøger beløbet. Pengene bevilliges. 2a. Andre ansøgninger Ingen indkomne ansøgninger. 3. Økonomisk update Exchange har et meget stort overskud, som bestyrelsen skal tage stilling til IMCC Exchange har et overskud på kr. 80.000, dette har vi i bestyrelsen først fået at vide her op til bestyrelsesmødet, hvorfor vi ikke tidligere har kunne rykke på det. Exchange har ansøgningsfrist pr. 01.12.13, og det er derfor for sent at ændre på ansøgningsprocedure og frist nu. Gennem kommissoriermøderne er Exchange gjort opmærksom på, at de ikke må akkumulere penge. Der skal derfor fremadrettet findes en løsning på det store overskud, som i sidste ende kan have konsekvenser for IMCC s DUF-bevilling, men det er ikke hensigtsmæssigt på nuværende tidspunkt, så sent i Exchanges ansøgningsprocess at ændre procedure. Desuden skal Exchange fremadrettet være opmærksom på dette, når der laves budget for 2014, således at de ikke næste år står med et så stort overskud, når året er omme.
SUNDdag Aalborg og Aarhus - nationalt samarbejde: Under punktet diskuteres om SUNDdag Aalborg og Aarhus skal være en aktivitetsgruppe med en national aktivitetsleder og en national økonomiansvarlig, eller om de to lokalgrupper skal holdes adskilte. Der er enighed om, at det mest oplagte er, at køre dem økonomisk som to adskildte grupper, da det er to separate events. De skal dog stadig være oplyste om hinandens økonomi, da der er stor sandsynlighed for, at de søger de samme fonde. Beslutning: Budgetter og regnskaber i Aarhus og Aalborg holdes adskilt, og så opfordres der til, men der skal være en national aktivitetsleder, som kan koordinere SUNDdags kontakt til IMCC. Bolivia-regnskabet: Udmelding fra revisor tyder på, at fase 2-regnskabet ligger tæt op ad det oprindelige regnskab efter genindtastningen er færdiggjort, så det burde godkendes. Der kommer en efterregning på omkring DKK 100.000 for revision, grundet at det viste sig at være en større opgave end først antaget. Det forventes at dette kan dækkes af Ulands egne midler, men dette er endnu usikkert. Patricia sørger for, at John videreformidler dette til Ulandsgruppen hurtigst muligt. Ghana-regnskabet: Tilbagemelding fra revisor Ghana-regnkabet er tæt på at være klar. Der var nogle uoverensstemmelser i regnskabet i forhold til en post på DKK 30.000, som der ikke kunne redegøres for. Dette bliver dækket af Ulandsgruppens midler. Mental Health Rwanda-regnskab: Tilbagemelding fra revisor En enkelt bemærkning, men ellers er alt ok og indsendt til CISU. Regnskabet forventes at blive godkendt. Rwanda: Tilbagemedling fra revisor Bemærkning fra revisor om, at der ud af et budget på omkring DKK 130.000 er kr. er DKK 27.000, som der ikke kan redegøres for. Dette har IMCC fået en bemærkning fra revisor om, og det er noget, der ikke må ske igen. Som konklusion på de generelle problemer der har været angående økonomistyring i de internationale projekter snakkes der om, at der skal laves økonomiske retningslinier for udviklingsprojekter og eventuelt kursus / certificering.
4. Opdatering på strategi Til orientering v. Søren. Basispakkerne øst og vest er gået over al forventning. Der var 40 deltagere til begge arrangementer, og der har været god feedback. Basispakkerne vil køre på samme måde i foråret. David og Søren er i dialog om at finde en ny trænergruppeansvarlig. Der skal desuden arbejdes på den interne struktur blandt trænerne. Der er flere grupper, der har været interesserede i trænere, men det har været tydeligt, at det skal gøres mere klart, hvordan man får en træner ud. Der tales også om, hvorvidt der skal uddannes en række nye trænere, siden der har været så stor efterspørgsel. 5. Indførelse af løbende styring med ferie og overarbejde for sekretariat Der har været en del problemer med overarbejde på sekretariatet, hvorfor Tobias har foreslået en ny styring af timetal og ferie, så bestyrelsen og sekretariatet har det fulde overblik. Dette er for at sikre at vi på sigt ikke har alt for mange afspadseringstimer, der skal afholdes i en uhensigtsmæssig periode eller udbetales. Fremover er det Tobias, der henstiller fra sekretariatet til bestyrelsen hvorvidt, der skal afspadseres eller ej. Der sigtes mod, at der skal afspadseres, fremfor at der udbetales løn for overarbejde. 6. Udvælgelse af delegation til MM14 i Tunesien Marie og Benjamin kommer med forslag til delegation fredag. Benjamin og Marie henstiller til, at man sender en delegation på 12 personer af sted til March Meeting. Et af argumenterne for dette er, at det er væsentligt billigere at sende folk af sted til March Meeting i Tunesien fremfor August Meeting i Taiwan. Forslag at vi fremover er lidt mere åbne omkring, hvad det er vi vælger på baggrund af. Desuden et forslag om, at der i byerne kan afholdes et lille kursus om, hvordan man skrive en god ansøgning. Det besluttes, at der sendes tolv af sted til March Meeting, og delegationen ser ud som følgende: Marie Hauerslev Pernille Bruunsgaard Rasmus Bo Hasselbalch Benjamin Ebeling Louise Drejer Jensen Agnethe Neergaard Fallesen Mikkel Munk Sarah Chehri Sofie Korsgaard Hecquet Nissa Khan
Nina Monraed Boel Marianne Højsgaard Kristensen Monica Lauridsen Kujabi 7. IMCC s holdning til Fremdriftsreformen Tidligere på ugen modtog Patricia en henvendelse fra MOK, som ville høre hvad IMCC s holdning til Fremdriftsreformen var. Derfor diskuteres det her hvad bestyrelsen skal stille op med henvendelsen, samt hvordan IMCC generelt skal stille sig i forhold til Fremdriftsreformen. Alle er enige i, at såfremt reformen bliver vedtaget, vil det have store konsekvenser for IMCC, både i forhold til arbejdet i konkrete aktivitetsgrupper som PIT og Uland, men også for det generelle aktivitetsniveau i IMCC, som bygger på det frivllige engagement blandt vores medlemmer. Der er dog uenighed om, hvorvidt IMCC kan sige de er i mod eller ej. I diskussionen nævnes blandt andet Vi skal ikke snakke politik, for det kommer til at begrænse grupperne. Vi skal være meget påpasselige med formuleringen. Det er et validt spørgsmål, hvilke konsekvenser det har. Når vi har en forening, har vi nogle interesserer, der skal forsvares. Vi kan sagtens lave en udtalelse, om at vi er imod reformen, da det ødelægger fundamentet for vores virke. Vi skal holde os til saglige argumenter og holde fokus på konsekvenser for IMCC Vi er en aktør i det internationale sundhedsengagement, derfor er det vigtigt, vi siger, hvad vi mener. Det er bestyrelsens ansvar at sikre organisationens levedygtighed. Det er ikke partipolitisk, det skal vi ikke være, men vi skal være sundhedspolitiske. Da der ikke kan nås til enighed ved konsensus, stemmes der om ordlyden. Der stemmes om, hvorvidt vi skal skrive, at vi er direkte imod reformen, eller om vi skal formulere os i en retning, der kun beskriver, at det vil få konsekvenser for IMCC. På baggrund af afstemning besluttes det, at vi formulerer, at vi er i mod reformen. Sarah Chehri synes det er problematisk, at vi skriver som organisation, at vi er i mod. Der tales yderligere om, at bestyrelsen også skal skrive til Dagens Medicin og Ugeskrift for Læger. 8. Strategirapport Gennemgang at Tobias s oplæg til strategirapport med inputs til den endelige udformning. Oprindeligt var det Benjamin, der skulle koordinere dette, men han har haft meget at se til, hvorfor Mira nu følger op. Alle i bestyrelsen skal skrive relevante afsnit i strategirapporten om de konkrete strategi-tiltag, der er sket, samt komme med generelle anbefalinger i forhold til
strategiprocessen. Deadline sættes til d. 14. december, så Tobias kan nå at kigge på det inden jul og det kan sendes til kommende bestyrelse inden deres budgetlægningsmøde. 9. Nyhedsbrev Der er undersøgt mulighed for tilmelding af medlemmer til nyhedsbrev. Tobias har udarbejdet et dokument med en uddybning af de lovmæssige forhold til orientering. Vi skal beslutte, hvorvidt vi ønsker at arbejde mod den foreslåede løsning. Det er lovligt at sende nyhedsbreve til sine medlemmer, så længe man ikke sender et produkt. Der skrives dog et officielt notat fra en advokat herom. Når man melder sig ind i IMCC fremover, skal man krydse af, om man ønsker nyhedsbrevet. Første nyhedsbrev udkommer d. 15. december. Det er Simon, der står for det, og det er ham, man skal henvende sig til, hvis man ønsker at have noget med. 10. Godkendelse af ændringer af lokale vedtægter Der har været lokale generalforsamlinger. Vedtagede ændringer af deres vedtægter skal godkendes, jf. IMCC s vedtægter. Der har været lokale generalforsamlinger i alle byer. Der har ikke været vedtægtsændringer på lokal plan, der har ført til kommentarer i forhold til vedtægterne på landsplan. 11. Opfordring til at nå nyt taksttrin John anbefaler i sin sidste mail, at vi arbejder for at nå næste taksttrin hos DUF i forhold til antalt medlemmer under 30, hvad er vores holdning til det. Enighed i bestyrelsen om, at vi ikke skal have vækst for vækstens skyld. Det er vigtigt, at vi i stedet fokuserer på, at de medlemmer vi har, er aktive medlemmer. Andre organisationer har et vækstmål. Både afgående og kommende bestyrelse er enige om, at IMCC ikke ønsker dette. Nyt fra sekretariatet Tobias er kommet godt i gang, med stort engagement. Han har en god idé om, hvad der skal prioriteres og er god ar sikre en løbende dialog om dette. Ronja har sagt op i forlængelse af at hun blev sagt op, jf. den nye organisering af ansatte uden lokalsekretærer. Tomas er blevet ansat fra januar 2014 på en fuldtidskontrakt. Tobias og Simon er i gang med at finde ud af, hvordan man kan lave et fildelingssystem, så man kan dele det med hinanden grupperne i mellem og grupperne internt. Dette vil også gøre det nemmere fremover for nye aktivitetsledere, at overtage posten og få adgang til tidligere dokumenter.
Nyt fra lokalafdelingerne Opdatering på lokale generalforsamlinger. Der er holdt generalforsamlinger i alle lokalafdelinger, og det er gået godt. Der er valgt fire nye lokalbestyrelser. Antal medlemmer i lokalbestyrelserne ser således ud: Odense: 4 Aarhus: 6 København: 9 Aalborg: 5 Til orientering Opfølgning på uanmeldt bogholdningseftersyn: Der var ingen kommentarer fra revisor. Tidligere hjemsendelse af Sigurd fra Bolivia-projektet: Beslutning truffet om at Sigurd og Lærke kunne komme tidligere hjem og Ida og Asser kan komme tidligere af sted. Efterfølgende er der så kommet en forespørgsel fra Sigurd om han kan komme hjem i slutningen af November, og dette er imødekommet. Erik Holst, en af IMCC s stiftere er død. Patricia har skrevet mindeord til Ugeskrift for Læger med hjælp fra Steen Fagerberg. Succeser siden sidst Generalforsamlinger er afholdt i alle lokalafdelinger, og der er valgt fire nye lokalbestyrelser. Basispakkerne er forløbet godt.